- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ
1.4.3.4.Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ.
Theo chế độ hiện hành, trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu được thực hiện trên nhiều sổ: gồm nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
- Sổ chi tiết Tk 331 “ Phải trả cho người bán”. Sổ này có hai phần chính: + Phần 1: “Ghi có TK 331- Ghi nợ tài khoản có liên quan”
- Nhật ký chứng từ số 5: Sổ này được dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị bán vật tư, hàng hóa....hoặc cung cấp lao vụ dịch vụ cho doanh nghiệp.
Nhật ký chứng từ số 5 được tiến hành vào cuối tháng, trên cơ sở số liệu cộng sổ cuối tháng của sổ chi tiết số 2. Mỗi người bán được ghi trên một dòng.
- Nhật ký chứng từ số 6: Ghi có TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Sổ này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến bên có TK 151. Nguyên tắc cơ bản ghi Nhật ký chung từ số 6 là ghi theo hóa đơn chứng từ và phải theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng. Đối với kế toán tổng hợp xuất vật liệu, hạch toán các nghiệp vụ xuất được phản ánh trên bảng phân bổ số 2. Sổ này dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật liệu được phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 ghi vào bảng kê số 4, 5. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng trên được ghi vào nhật ký chứng từ số 7.
- Hiện nay tại công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.
Trình tự ghi sổ như sau:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các bảng chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng
số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng kết chi tiết.
Sơ đồ 1.6. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợpchứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng