1. Điều kiện phạm vi bán hàng:
• Hàng được coi là hàng bán phải thỏa mãn các điều kiện sau:
- Hàng hóa phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định.
Giá trị hàng mua đi đường đầu kỳ được kết chuyển từ TK 151 sang
Giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ được kết chuyển từ TK 156 sang
Giá trị hàng hóa gửi bán đầu kỳ được kết chuyển từ TK 157 sang
Giá trị hàng hóa mua vào nhập kho trong kỳ.
Kết chuyển giá trị hàng mua đi đường cuối kỳ sang TK 151.
Kết chuyển hàng hóa tồn kho cuối kỳ sang TK 156
Giá trị hàng hóa gửi bán cuối kỳ được kết chuyển từ TK 157.
Khoản được giảm giá vì vật tư, hàng hóa đã được cung cấp không đúng quy cách phẩm chất.
Giá trị vật tư mất mát, thiếu hụt, ( nếu xác định được).
Giá trị vật tư đã xuất kho trong kỳ.
(5) Cuối kỳ kết chuyển giá trị HH tồn kho, hàng mua đang đi đường và hàng gửi bán cuối kỳ
151,1561,157 6112
(1) Đầu kỳ, kết chuyển 632
giá trị HH tồn kho, hàng (6) Tổng giá trị HH
mua đang đi đường và xuất bán trong kỳ
hàng gửi bán đầu kỳ
111, 112, 141, 331… (4) Tổng giá trị hàng bán bị trả lại
(2) Giá thực tế HH tăng trong kỳ do các nguyên nhân
(3) CKTM, giảm giá, trả lại hàng mua
(3) Cuối kỳ, kết chuyển CP thu mua HH cuối kỳ 6112 (CP mua hàng)
Đầu kỳ kết chuyển CP
thu mua HH đầu kỳ
111, 112, 141… 632
(4) CP thu mua phân bổ Cho hàng bán ra trong kỳ (2) CP thu mua HH phát sinh trong kỳ
- Hàng hóa phải được chuyển quyền sở hữu từ DN thương mại (bên bán) sang bên mua và DN thương mại đã thu được tiền vay hay một loạt hàng hóa khác hoặc được người mua chấp nhận nợ.
- Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của DN, DN mua vào hoặc gia công chế biến rồi bán ra.
• Các trường hợp sau cũng được coi là hàng bán:
- Hàng hóa xuất bán cho đơn vị nội bộ DN có tổ chức kế toán riêng.
- Hàng hóa dùng để trao đổi lấy hàng hóa khỏc khụng tương tự về bản chất và giá trị.
- DN xuất hàng hóa của mình để tiêu dùng nội bộ. - Hàng hóa DN mua về và xuất ra làm hàng mẫu.
- Hàng hóa xuất để biếu, tặng, trả lương, trả thưởng cho cán bộ công nhân viên, chia lãi cho cỏc bờn góp vốn hoặc đối tác liên doanh.
2. Phương thức bán hàng:
Trong các DN thương mại, việc thu mua hàng hóa có thể được thực hiện theo các phương pháp sau:
- Phương thức bán buôn hàng hóa:
Đ Trường hợp bán hàng qua kho theo hình thức nhận hàng thì đơn vị bán buôn phải lập “hoỏ đơn GTGT” hoặc “hoỏ đơn bán hàng” thành 3 liờn: liờn 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho giữ lại để ghi thẻ sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ. Trên chứng từ bán hàng phải ghi đầy đủ các yếu tố như: tên hàng, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế GTGT nếu có tổng số tiền thanh toán. Trờn cỏc bao, kiện hàng phải dán phiếu đóng hàng ghi rõ loại hàng và số lượng hàng trong bao kiện. Nếu là thùng gỗ còn phải ghi trọng lượng hàng hoá bên trong và trọng lượng bao bì.
Đ Hoá đơn chứng từ bán hàng là căn cứ để xuất hàng, ghi thẻ kho, sổ sách kế toán, thanh toán tiền hàng với người mua và làm cơ sở kiểm tra khi cần thiết.
Đ Trường hợp bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng thì sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” làm chứng từ lưu thông hàng hoỏ trờn thị trường. Sau khi bán được hàng thì lập hoá đơn cho hàng đó bỏn.
Đ Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì đơn vị bán buôn căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, báo cho người cung cấp biết để làm thủ tục chuyển hàng cho người mua hoặc báo cho bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung cấp. Sau đó đơn vị bán buôn chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng với đơn vị cung cấp và với người mua hàng. - Phương thức bán lẻ hàng hóa:
Đ Khi bán lẻ hàng hoá, nhân viên bán hàng phải lập “Hoỏ đơn GTGT” hoặc “Hoỏ đơn bán hàng” thành 2 liờn: liờn 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng. Cuối ngày lập báo cáo bán hàng nộp về cho phòng kế toán cùng
với tiền bán hàng thu được để hạch toán doanh thu bán hàng và tính giá vốn của hàng đó bỏn trong ngày.
Giá vốn của hàng đó bỏn = Số lượng hàng đó bỏn x Giá vốn đơn vị hàng bán.
Đ Trường hợp bán lẻ hàng hoá có giá trị thấp dưới mức quy định phải lập hoá đơn thì phải lập bảng kê bán lẻ theo từng lần bán, theo từng loại hàng, cuối ngày lập bảng kê gởi cho phòng kế toán làm căn cứ tính doanh thu và thuế GTGT.
Đ Bộ phận kế toán phân loại doanh thu bán lẻ theo từng loại hàng hoá và theo nhóm thuế suất thuế GTGT, tính doanh thu và thuế GTGT phải nộp của hàng hoá bán ra theo quy định.
- Phương thức bán hàng đại lý.
- Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm.
3. Thời điểm ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thỏa mãn hợp đồng 5 điều kiện sau:
- DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu SP hoặc hàng hóa cho người mua.
- DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn.
- DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng/ - Xác định được các khoản CP liên quan đến giao dịch bán hàng.
4. Phương pháp kế toán:
4.1 Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT (01GTKT-3LL)
- Hóa đơn bán hàng thông thường (02GTTT-3LL) - Hóa đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền – 07MTT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03PXK – 3LL) - Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý (04HDL – 3LL)
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa - Hợp đồng kinh tế.
- Phiếu thu (01-TT), phiếu chi (02-TT). - Giấy báo nợ, giấy báo có.
4.2 Kế toán chi tiết:
4.2.1/ Sổ sách sử dụng:
Sổ chi tiết bán hàng
4.2.2/ Trình tự hạch toán:
Tương tự quá trình mua hàng (Kế toán Sử dụng 1 trong 3 phương pháp: thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư)
4.3 TK sử dụng:
+ TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ kế toán. TK 511 có 4 TK cấp 2:
- TK 5111 “Doanh thu bán hàng húa”. - TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm”. - TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. - TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giỏ”.
- TK 5117 “Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư”. + Nguyên tắc hạch toán trên TK 511:
- Chỉ phản ánh vào TK 511 doanh thu của số SP, HH, DV đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Giá bán làm căn cứ ghi nhận doanh thu tùy theo:
DN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: doanh thu là giá bán chưa thuế GTGT.
DN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT: doanh thu là giá bán đã bao gồm thuế GTGT.
DN kinh doanh SP, HH, DV chịu thuế TTĐB hoặc thuế XK: doanh thu là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK).
- DN nhận giỏ cụng chế biến vật tư, HH thì chỉ phản ánh vào TK 511 số tiền gia công thực tế được hưởng, không bao gồm trị giá vật tư, HH nhận gia công.
- Đối với hàng hóa nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào TK 511 phần hoa hồng mà DN được hưởng.
- Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp: DN ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay, còn phần lãi trả chậm coi như một khoản doanh thu chưa thực hiện và hạch toán vào TK 3387. Sau đó, định kỳ kết chuyển vào doanh thu tài chính phần tiền lãi của từng kỳ.
- Trường hợp trong kỳ DN đã viết Hóa đơn và nhận tiền hàng nhưng cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua thì doanh thu của số hàng này vẫn chưa được ghi nhận và số tiền đã thu được coi như khách hàng ứng trước.
- Đối với DN thực hiện nhiệm vụ cung cấp SP, HH, DV theo yêu cầu của Nhà nước, được Nhà nước trợ cấp, trợ giá theo quy định thì khoản trợ cấp, trợ giá cũng được phản ánh trên TK này và chi tiết TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá).
- Một số trường hợp không được hạch toán vào doanh thu:
Trị giá vật tư, HH, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài giỏ cụng chế biến.
Trị giá SP, bán thành phẩm, DV cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong công ty, tổng công ty hạch toán ngành.
Số tiền thu được về nhượng bán, thanh lý TSCĐ
Trị giá SP, HH đang gửi bán , DV hoàn thành đã cung cấp cho khách hàng nhưng chưa được người mua chấp nhận thanh toán.
Trị giá hàng gửi bán theo phương thức gửi bán đại lý, ký gửi ( chưa xác định là tiêu thụ).
Các khoản thu nhập khác, thu nhập về hoạt động đầu tư tài chính không được coi là doanh thu bán hàng và cung cấp DV (VD: số tiền thu được về nhượng bán, thanh lý TSCĐ).
- Nội dung và kết cấu của TK 511
511
TK 512 “Doanh thu nội bộ”: phản ánh doanh thu của số SP, HH, DV tiêu thụ trong nội bộ DN (giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một cty, tổng công ty)
Nội dung và kết cấu TK 512 tương tự TK 511
TK 512 “Chiết khấu thương mại”: phản ánh chiết khấu thương mại mà DN đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách hàng do khác hàng mua hàng với số lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên Hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua bán hàng.
- Nguyên tắc hạch toán trên TK 521:
Chỉ phản ánh khoản CKTM, người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách CKTM của DN đã quy định.
Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng CKTM, giá bán phản ánh trên Hóa đơn là giỏ đó giảm giá (đã trừ CKTM) thì doanh thu bán hàng phản ánh theo giá Hóa
đơn đã trừ CKTM; và khoản CKTM này không được ghi
nhận.
Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản CKTM này được ghi giảm trừ vào giá bán trên Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng lần cuối cùng. Khi khách hàng không tiếp tục mua hàng hoặc khi số CKTM người mua hàng được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên Hóa đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền CKTM cho người mua. Khoản CKTM trong các trường hợp này sẽ được phản ánh vào chỉ tiêu CKTM.
Thuế XK, TTĐB của số hang tiêu thụ. Các khoản CKTM, GGHB, HBBTL phát sinh trong kỳ.
Thuế GTGT phải nộp của kỳ hạch toán đối với DN nộp thuế theo phương pháp trực tiếp).
Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh.
Nội dung và kết cấu của TK 521
TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: phản ánh trị giá số SP, hàng hóa dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phảm Hợp đồng, hàng bị mất hoặc kém phẩm chất, hàng không đúng chủng loại hoặc quy cách.
- Nguyên tắc hạch toán trên TK 532:
o Nếu số giảm giá cho phép đã được ghi trên Hóa đơn và được trừ vào tổng giá trị hàng bán ghi trên Hóa đơn thì doanh thu được ghi nhận theo số tiền đã giảm.
o Chỉ phản ánh vào chỉ tiêu giảm giá hàng bán đối với các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hóa đơn, tức là sau khi phát hành Hóa đơn.
Nội dung và kết cấu của TK 531
TK 532 “Giảm giá hàng bỏn”: phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán cho HK được hưởng do hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách theo yêu cầu trong Hợp đồng đã ký kết.
- Nguyên tắc hạch toán trên TK 531:
o Chỉ phản ánh vào chỉ tiêu Giá trị hàng bán bị trả lại đối với hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ, bị KH trả lại do các nguyên nhân: do vi phạm cam kết; vi phạm hợp đồng KT; hàng bị mất, kém phẩm chất; không đúng chủng loại, quy cỏch…
o Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại này mà DN phải chi được phản ánh vào TK 641 - CPBH
- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 532:
532
TK 157 “Hàng gửi đi bỏn”: phản ánh trị giá HH, SP gửi cho khách hàng nhưng chưa được thanh toán hay gửi bán đại lý.
Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại vào TK 511 để tính doanh thu thuần. Khoản chiết khấu thương mại đã chấp
nhận thanh toán cho khách hàng.
Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại sang TK 511 để tính doanh thu thuần Doanh thu của hàng bán bị trả lại phát
sinh trong kỳ
Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang TK 511 để tính doanh thu thuần. Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp
- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 157: 157
4.3 Phương pháp hạch toán:
4.3.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên:
(a) Trường hợp bán hàng trực tiếp tại kho: + Xác định giá vốn:
Nợ 632 Có 156(1) + Ghi nhận doanh thu:
Nợ 111, 112, 131…. Giá thanh toán
Có 511 Giá bán chưa thuế GTGT
Có 333(11) Thuế GTGT
(b) Thuê ngoài gia công, chế biến: - Xuất kho đưa đi gia công, chế biến:
Nợ 154 Có 156(1)
- Chi phí gia công, chế biến: Nợ 154
Nợ 133
Có 111, 112, 331,… - Gia công xong nhập lại kho:
Nợ 156(1) Có 154
(c) Xuất gửi bán cho khách hàng:
- Khi xuất hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phản ánh giá thực tế của hàng gửi bán:
Nợ 157 Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho gửi bán Có 156(1)
- Khi hàng gửi bán được xác đinh là tiêu thụ, đã thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu:
Nợ 131 Có 511 Có 333(11)
+ Đồng thời phản ánh giá vốn của số hàng đã tiêu thụ: Nợ 632
Có 157
(d) Bán hàng vận chuyển thẳng (giao tay ba):
Giá trị hàng hóa, thành phẩm lao vụ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán hay đã thanh toán.
Giá trị hàng hóa, thành phẩm, lao vụ gửi đi bị khách hàng trả lại.
Giá trị HH, thành phẩm đã gửi cho khách hàng hay nhờ đại lý bán, ký gửi.
Giá trị lao vụ, dịch vụ đã thực hiện đối với khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
Số dư: Giá trị hàng hóa, thành phẩm hiện đang gửi bán
- Căn cứ vào Hóa đơn (GTGT) hoặc Hóa đơn bán hàng do DN lập và các chứng từ thanh toán của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ 111, 112, 131 Giá thanh toán
Có 511 Giá bán chưa thuế GTGT
Có 333(11) Thuế GTGT đầu ra
- Căn cứ vào HĐ (GTGT) hoặc Hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp lập, phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ 632 Giá mua chưa thuế GTGT
Nợ 133 Thuế GTGT khấu trừ
Có 111, 112, 331 Giá thanh toán
(e) Bán hàng có phát sinh thừa thiếu(bỏn hàng theo phương thức chuyển hàng cho khách hàng):
Trường hợp thừa hàng: - Xuất kho hàng gửi bán:
Nợ 157 Trị giá hàng gửi bán