Thực hiện % thực hiện Kế hoạch Thực hiện % thực hiện Kế hoạch Thực hiện % thực hiện 30100 27725 92,11% 35480 33735 95,08% 44150 42500 96,26% ( Nguồn: Phòng Kế toán )
Tình hình thực hiện định mức theo khối lượng hàng bán của công ty tăng cao nhất vào năm 2010 thực hiện đạt 96,26%, năm 2008 thực hiện đạt 92,11%, năm 2009 thực hiện đạt 95,08%. Việc xác định định mức bán hàng của công ty ngày càng tăng qua các năm đã thúc đẩy, khích lệ nhân viên bán hàng nỗ lực hoàn thành hạn ngạch đề ra.
Việc xác định định mức bán hàng của công ty được thực hiện thông qua khối lượng hàng bán cho mỗi nhân viên bán hàng trong 1 tháng và trong 1 năm, ví dụ trong 1 tháng công ty quy định mỗi nhân viên bán hàng phải bán được ít nhất là 4 phần mềm và 4 bộ sản phẩm thiết bị siêu thị: máy quét mã vạch, máy in tem mã vạch,.... Ngoài ra việc xác định định mức bán hàng của công ty còn thông qua số lượng khách hàng, trong 1 tháng mỗi nhân viên kinh doanh phải tạo thêm được ít nhất 5 khách hàng mới.
Huấn luyện lực lượng bán hàng
Dựa trên việc xác định hạn ngạch bán hàng công ty sẽ xác định số lượng nhân viên bán hàng cần thiết để có thể tăng hoặc giảm bớt quy mô lực lượng bán hàng. Công ty còn sử dụng hạn ngạch như một tiêu chí để kiểm soát, đánh giá năng lực, khả năng hoàn thành công việc của mỗi nhân viên bán hàng. Thông qua đó công ty có thể đưa ra được những chương trình tạo động lực khích lệ cho lực lượng bán hàng một cách kịp thời và đúng đối tượng.
Việc xác định theo định mức giúp công ty khuyến khích nhân viên luôn cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ và công ty cũng đạt được kết quả kinh doanh tốt. Tuy nhiên, ở việc xác định định mức bán hàng theo hạn ngạch kết quả chỉ thúc đẩy nhân viên cố gắng trên cơ sở doanh số, như vậy họ sẽ làm mọi cách để đạt được mà không chú ý rèn luyện phẩm chất của mình, xét về lâu dài thì đây không chỉ ảnh hưởng đến bản thân người lao động mà ảnh hưởng rất lớn đền uy tín, hình ảnh của công ty trong lòng khách hàng.
3.4.2.2. Tuyển dụng lực lượng bán hàng
Bảng 3.7: Bảng cơ cấu tuyển dụng lực lượng bán hàng Công ty Cổ phần VNUNI
Chỉ tiêu 2008 2009 2010 Chênh lệch 2009/2008 2010/2009 Tổng số nhân viên bán hàng tuyển dụng 0 3 5 3 2 Chức danh Trưởng phòng kinh doanh 0 1 0 1 -1 Giám sát bán hàng 0 0 1 0 1
Nhân viên kinh
doanh 0 2 4 2 2 Cơ cấu tuyển theo độ tuổi Từ 20 đến 25 0 2 2 1 0 Từ 26 đến 30 0 0 3 0 3 Trên 30 0 1 0 1 -1 Cơ cấu theo trình độ Đại học 0 2 3 2 -1 Cao đẳng 0 1 2 1 1 Trung cấp 0 0 0 0 0 ( Nguồn: Phòng Nhân sự )
Trong 2 năm 2009 và 2010 năm nào LLBH của công ty cũng có sự thay đổi. Năm 2009 trưởng phòng kinh doanh và 1 nhân viên bán hàng xin thôi việc, năm 2010 giám sát bán hàng và 2 nhân viên bán hàng xin thôi việc. Năm 2009 công ty tuyển 3 người, năm 2010 công ty tuyển 5 người. Việc thay đổi tình hình nhân sự bán hàng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty, vì vậy công ty cần xây dựng các chính sách thích hợp để thu hút LLBH gắn bó lâu dài với công ty.
Độ tuổi LLBH của công ty nhìn chung công ty tuyển dụng những nhân viên trẻ để đáp ứng yêu cầu của công việc là phải đi lại nhiều, cần phải có sức khỏe và nhiệt tình trong công việc.
Công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng của công ty được thực hiện qua các bước sau: định danh công việc cần tuyển, thông báo tuyển dụng, xử lý hồ sơ, tổ chức phỏng vấn các ứng viên, đánh giá các ứng viên, quyết định tuyển dụng. Nhân viên trúng tuyển sẽ được thử việc 2 tháng, sau 2 tháng thử việc nếu nhân viên đó làm việc có hiệu quả thì công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động.
Các tiêu chí được công ty chú trọng khi tuyển dụng lực lượng bán hàng là: Kiến thức về kinh doanh, về marketing, về thị trường công nghệ thông tin, giá cả của các sản phẩm phần mềm và thiết bị siêu thị trên thị trường.
Kỹ năng: sử dụng tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp tốt vì lực lượng bán hàng của công ty luôn tiếp xúc với khách hàng.
Phẩm chất: trung thực, thật thà, lòng yêu công việc, khả năng làm việc trong môi trường áp lực vì nhân viên kinh doanh chính là cầu nối giữa công ty với khách hàng.
Công ty đăng thông báo tuyển trên website của công ty www.vnuni.net và qua internet chứ không thông trung tâm môi giới. Điều này đã giúp công ty tiết kiệm được chi phí tuyển dụng nhưng nó cũng hạn chế rất nhiều về chất lượng cũng như số lượng các ứng viên tham gia dự tuyển, công ty ít có sự lựa chọn.
3.4.2.3. Huấn luyện và đào tạo lực lượng bán hàng
Hiện nay công ty Cổ phần VNUNI thực hiện huấn kuyện lực lượng bán hàng thông qua các phương thức là kèm cặp, tự nghiên cứu và thông qua máy vi tính. Việc kèm cặp nhân viên mới thường được giao cho các nhân viên có kinh nghiệm đảm nhận. Việc kèm cặp như vậy có thể giúp cho nhân viên mới có thể thích nghi với công việc một cách nhanh chóng và có cái nhìn đầy đủ hơn về thị trường cũng như quá trình tiếp xúc khách hàng của một nhân viên bán hàng. Tuy nhiên do lực lượng bán hàng
của công ty còn mỏng mà khối lượng công việc nhiều nên nhiều khi việc kèm cặp nhân viên mới còn bị lơ là và ở mức độ thấp khiến nhân viên mới chậm hòa nhập.
Công ty cũng sử dụng phương pháp huấn luyện và đào tạo bằng cách tự nghiên cứu thông qua việc biên soạn các tài liệu, giáo trình về sản phẩm, thị trường, tiêu chuẩn kỹ thuật… nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên tự nghiên cứu qua đó nâng cao trình độ, năng lực, kiến thức hiểu biết về sản phẩm, khách hàng. Ngoài ra công ty cũng sử dụng phương pháp huấn luyện thông qua máy vi tính cho LLBH khi có các sản phẩm phần mềm mới.
Nội dung đào tạo LLBH:
Đối với các nhân viên bán hàng mới: đào tạo kiến thức về công ty, sản phẩm, khách hàng và các kỹ năng như: đàm phán, giao tiếp, thuyết phục, và kỹ năng truyền đạt thông tin...Đối với các nhân viên bán hàng mới công ty thường sử dụng phương pháp đào tạo thông qua sự kèm cặp của giám sát bán hàng, các nhân viên có kinh nghiệm và đào tạo thông qua máy vi tính. Đào tạo thông qua kèm cặp sẽ giúp các nhân viên mới viên nhanh chóng nắm bắt được kinh nghiệm làm việc và các kiến thức về sản phẩm, khách hàng.
Tuy nhiên trong phương pháp huấn luyện công ty chưa sử dụng phương pháp huấn luyện tại các phòng học nên hạn chế rất nhiều trình độ của lực lượng bán hàng, nhiều tình huống bán hàng phức tạp nhân viên chưa giải quyết được.
3.4.2.4. Tạo động lực cho lực lượng bán hàng
Để khuyến khích người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao thì trong những năm qua công ty luôn có sự điều chỉnh thường xuyên chế độ cho nhân viên ngoài những khoản lương cơ bản thì nhân viên sẽ được thưởng thêm các khoản như: thưởng tháng, quý, năm do hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và mục tiêu. Có rất nhiều mức thưởng khác nhau và tất cả các khuyên khích này nhằm tạo cho người lao động có trách nhiệm cao trong công việc, gắm bó với doanh nghiệp.
Bảng 3. 8: Bảng lương và phụ cấp nhân viên bán hàng
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
So sánh 2009/2008 So sánh 2010/2009 Chênh lệch Tỷ lê (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Số nhân viên 4 6 8 2 50 2 33,33 Lương cứng 3.200.000 3.550.000 4.000.000 350.000 10,94 450.000 12,68
trung bình Thưởng
trung bình 650.000 800.000 1.000.000 150.000 23,08 200.000 25,00
(Nguồn: Phòng kế toán)
Nhìn vào bảng tiền lương và thưởng của Công ty Cổ phần VNUNI qua 3 năm 2008, 2009 và 2010 ta thấy rằng tiền lương của nhân viên và tiền thưởng tăng đều qua các năm. Lương cứng trung bình năm 2009 tăng 10,94% so với năm 2008, năm 2010 tăng 12,68% so với năm 2009. Thưởng trung bình năm 2009 tăng 23,08% so với năm 2008, năm 2010 tăng 25% so với năm 2009. Công ty ngày càng chú trọng vào công tác đãi ngộ về mặt tài chính cho nhân viên bán hàng, công ty trả lương cho nhân viên bán hàng bao gồm: lương cứng +10% doanh số bán + thưởng, tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất cho nhân viên bán hàng, từ đó tạo động lực kích thích nhân viên bán hàng làm việc hiệu quả hơn.
Tuy nhiên công ty khi xác định lương cho nhân viên, công ty đã không tính đến tiền phụ cấp xăng xe đi lại cho nhân viên. Do tính chất công việc của LLBH trong công ty là phải đi lại nhiều, nhiều khi phải đi xa mà công ty không cộng thêm tiền phụ cấp vào lương nhân viên nên về chính sách đãi ngộ của công ty cũng chưa thực sự làm thỏa mãn tất cả các nhân viên bán hàng.
Để khích lệ LLBH ngoài biện pháp kích lệ về tài chính công ty cũng sử dụng biện pháp khích lệ về phi tài chính như: tổ chức các buổi tham quan, thăm hỏi.
Công ty mới chỉ sử dung hình thức đãi ngộ tài chính là chủ yếu,công ty chưa sử dụng hình thức đãi ngộ phi tài chính khích lệ tinh thần làm việc của lực lượng bán hàng. Đây là một điểm bất cập trong công tác đãi ngộ lực lượng bán hàng mà công ty cần phải khắc phục để thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn. Công ty cần đẩy mạnh hơn nữa công tác đãi ngộ lực lượng bán hàng để ngày càng nâng cao mức sống, thỏa mãn nhu cầu về vật chất và tinh thần cho lực lượng bán hàng qua đó tạo động lực cho họ làm việc tốt hơn
CHƯƠNG 4
CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNUNI 4.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty Cổ phần VNUNI
Sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần VNUNI, bằng các phương pháp quan sát, điều tra trắc nghiện, phỏng vấn trực tiếp cùng với những phương pháp thu thập và phân tích những dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, đề tài xin đưa ra một số kết luận và phát hiện về công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty Cổ phần VNUNI.
4.1.1 Các kết luận và phát hiện chính
4.1.1.1 Các thành công và nguyên nhân
Qua phân tích, đánh giá số liệu về kết quả bán hàng trong 3 năm 2008-2010 và công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty Cổ phần VNUNI ta có thể thấy hiệu quả kinh doanh của công ty đã được cải thiện theo chiều hướng ngày càng tốt hơn,biểu hiện của nó là sự gia tăng doanh sô trong 3 năm qua, uy tín của công ty đã được từng bước khẳng định đối với các nhà cung cấp và khách hàng. Tất cả các thành quả trên có được là do công ty đã có các chính sách tổ chức lực lượng bán hàng của công ty là có phần hợp lý:
Công ty có một đội ngũ lao động trẻ, có trình độ, năng động và nhiệt tình sáng tạo trong công việc
LLBH của công ty hiện nay gồm có 10 người: trong đó một trưởng phòng kinh doanh, một giám sát bán hàng và 8 nhân viên bán hàng. Độ tuổi trung bình LLBH của công ty là 25 tuổi, một đội ngũ bán hàng trẻ và luôn mong muốn cống hiến hết mình cho công ty. Với tính chất công việc của LLBH trong công ty là phải đi lại nhiều và giao tiếp nhiều với khách hàng. Ngoài ra trình độ của LLBH trong công ty đều có trình độ đại học, cao đẳng. Vì vậy, việc sở hữu một LLBH trẻ, chịu khó học hỏi trong công việc như vậy là một điều kiện rất thuận lợi của công ty trong quá trình kinh doanh đạt mục tiêu đề ra.
Nguyên nhân: nhận thức được tầm quan trọng của nguồn nhân lực và tính chất công việc kinh doanh của công ty VNUNI nên ban lãnh đạo công ty trong quá trình tuyển dụng đã rất chú trọng đến các ứng viên có tuổi đời trẻ, có năng lực làm việc tốt.
Xác định định mức bán hàng
Việc xác định định mức của bán hàng đã giúp cho nhân viên xác định rõ định mức cụ thể cho mình. Từ đó giúp công ty hoàn thành kế hoạch bán hàng của mình và
bản thân các nhân viên sẽ phát huy tối đa tính sáng tạo trong công tác bán hàng để hoàn thành định mức do công ty đề ra.
Việc xác định định mức bán hàng cùng với phần trăm thực hiện định mức của nhân viên bán hàng ngày càng tăng qua các năm gần đây đã thúc đẩy, khích lệ nhân viên bán hàng nỗ lực hoàn thành hạn ngạch đề ra đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, hạn ngạch của công ty được xác định theo khối lượng hàng bán là một dạng hạn ngạch đơn giản, dễ hiểu, đồng thời nó là một công cụ để kiểm soát, khích lệ, đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng
Nguyên nhân: Công ty đã xác định hạn ngạch bán dựa trên hai tiêu chí đó là: khối lượng hàng bán và khách hàng mới. Công ty đã xác định hạn ngạch cho từng nhân viên giúp nhân viên dễ dàng xác định được mục tiêu của mình.
Về công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng
Theo như đánh giá thì chất lượng của các nhân viên mới được tuyển vào công ty đều được đánh giá là tốt. Công tác tuyển dụng của công ty thực hiện nghiêm túc, bài bản, đơn giản, đỡ tốn kém về thời gian và tài chính, chí phí, ứng viên được tuyển dụng thường đáp ứng nhanh với yêu cầu công việc.
Nguyên nhân: Do chính sách tuyển dụng của công ty đã được công ty chú trọng để tránh và hạn chế tuyển dụng nhầm người. Quy trình tuyển dụng của công ty được thực hiện một cách bài bản gồm các bước: xác định công việc cần tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, thu thập và xử lý hồ sơ, phỏng vấn và đánh giá ứng viên, chọn người đạt yêu cầu, thử việc 2 tháng, ký hợp đồng lao động. Công ty còn sử dụng hình thức tuyển dụng qua người quen giới thiệu vì qua người quen thường là những người đang làm việc tại công ty giới thiệu người đến ứng tuyển, những người được tuyển chọn sẽ dễ hòa nhập vào môi trường làm việc của công ty hơn do có người quen giúp đỡ.
Ngoài ra công ty cũng xây dựng một số tiêu chí khi đánh giá và tuyển chọn lực lượng bán hàng là : Trình độ học vấn; kinh nghiệm, kiến thức về kinh doanh, về marketing, về thị trường phần mềm và thiết bị siêu thị; kỹ năng: sử dụng tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp tốt vì lực lượng bán hàng của công ty luôn tiếp xúc với khách hàng; phẩm chất: trung thực, thật thà, lòng yêu công việc, khả năng làm việc trong môi trường áp lực …
Nhờ có công tác huấn luyện lực lượng bán hàng mà LLBH có thể hoàn thành tốt công tác bán hàng được giao, lực lượng bán hàng luôn am hiểu thị trường, đối thủ cạnh tranh, các kỹ năng bán hàng, sản phẩm và khách hàng của công ty qua đó làm tăng hiệu quả làm việc, năng lực, sự tự tin, lòng nhiệt tình cho lực lượng bán hàng
Nguyên nhân: Khi nhân viên mới vào làm việc, công ty đã áp dụng phương pháp đào tạo thông qua kèm cặp bằng máy vi tính và tự nghiên cứu. Mỗi hình thức huấn luyện được sử dụng tại công ty hỗ trợ, bổ sung lẫn nhau, khắc phục nhược điểm