ISO 9001:2000 bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Khái quát chung về Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu chung
- Các yêu cầu chung về tài liệu (Sổ tay chất lượng, Kiểm soát tài liệu, Kiểm soát hồ sơ).
Trách nhiệm lãnh đạo - Cam kết của lãnh đạo
- Định hướng bởi khách hàng - Chính sách chất lượng - Hoạch định
- Trách nhiệm, quyền hạn và thông tin liên lạc - Xem xét của lãnh đạo
Quản lý nguồn lực - Cung cấp các nguồn lực - Nguồn nhân lực
- Cơ sở vật chất
- Môi trường làm việc
Liên quan tới quá trình tạo sản phẩm - Hoạch định các quá trình tạo sản phẩm - Các quá trình liên quan đến khách hàng - Thiết kế và phát triển
- Mua hàng
- Sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường
Các hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến - Theo dõi và đo lường
- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp - Phân tích dữ liệu
III. Quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000
1. Tại sao phải Quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000? Ngày nay đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào vấn đề chất lượng sản phẩm đang là mối quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, để có được những sản phẩm đầu ra tốt thì cần phải có các đầu vào tốt, một trong những đầu vào quan trọng đó là nguồn nhân lực hay nguồn lực con người, bởi lẽ con người là chủ thể của các nguồn lực khác, điều khiển, kiểm soát và khai thác một cách tối đa các nguồn lực đó.
Trên thị trường sản phẩm, các doanh nghiệp đóng vai trò là nguồn cung, sản phẩm của họ được đánh giá bằng sự hài lòng của khách hàng, tuy nhiên không phải tất cả các khách hàng đều có cách đánh giá đúng về chất lượng sản phẩm do đó để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng cần phải có một tổ chức đứng ra đánh giá, quy định về hệ thống chất lượng của Công ty đó. Quá trình đánh giá hệ thống quản lý nguồn nhân lực là một khâu nhỏ của quá trình này.
Hơn nữa việc áp dụng hệ thống ISO 9001:2000 vào quản lý nguồn nhân lực mang lại một số lợi ích cơ bản sau:
Đối với người lao động
- Được cung cấp phương pháp làm việc đúng ngay từ đầu - Được học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm với đồng nghiệp - Phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn
Đối với tổ chức
- Tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng: Một hệ thống quản lý nguồn nhân lực phù hợp với ISO 9001:2000 sẽ tạo tiền đề cho Công ty quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ thống và kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành và làm lại. Cải tiến liên tục chất lượng nguồn nhân lực như theo yêu cầu của tiêu chuẩn sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm. Như vậy, hệ thống quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 rất cần thiết để cung cấp các sản phẩm có chất lượng.
- Tăng năng suất và giảm giá thành: Thực hiện hệ thống quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sẽ giúp Công ty tăng năng suất và giảm giá thành. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực theo ISO 9001:2000 sẽ giúp cho người lao động thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó sẽ giảm khối lượng công việc làm lại và giảm chi phí sử lý sản phẩm sai hỏng, giảm lãng phí về thời gian, nguyên liệu, nhân lực và tiền bạc.
- Tăng tính cạnh tranh : Quản lý nguồn nhân lực phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Có được một hệ thống quản lý nguồn nhân lực phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh, vì thông qua việc chứng nhận hệ thống quản lý nguồn nhân lực doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng và các đối thủ cạnh tranh khác, là các sản phẩm của họ được sản xuất ra từ một nguồn nhân lực có chất lượng, từ đó các sản phẩm cũng bao hàm giá trị cao hơn. Trong thực tế, phong trào áp dụng ISO 9001:2000 được định hướng bởi chính người tiêu dùng, những người luôn mong muốn được đảm bảo rằng sản phẩm mà họ mua về có chất lượng đúng như chất lượng mà nhà sản xuất đã khẳng định. Mặc dù tất cả các khách hàng khi mua hàng đều yêu cầu ghi rõ sản phẩm mua phải kèm theo chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000, chứ không yêu cầu phải kèm theo chứng nhận hệ thống quản lý nguồn nhân lực nhưng trong thâm tâm của họ đều mong muốn rằng Công ty cung cấp sản phẩm đó phải là Công ty có giấy chứng nhận ISO 9001:2000 về mọi mặt. Một số doanh nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội kinh doanh chỉ vì họ thiếu giấy chứng nhận ISO.
- Tăng uy tín của Công ty: Áp dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là một cách gián tiếp để chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của Công ty đều được kiểm soát theo một quy trình chuẩn tuyệt đối. Đây là một trong những chiến lược thu hút khách hàng hiệu quả nhất mà các Công ty hiện nay đang theo đuổi và áp dụng. Điều này cũng giải thích vì sao
các Công ty đang đổ sô vào việc tìm cho mình những nhà cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 uy tín nhất để nhanh chóng có được một hệ thống chứng chỉ, nhằm thực hiện những mục tiêu tiếp theo của mình.
Đối với khách hàng:
- Được cung cấp các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng các yêu cầu và vượt sự mong đợi.
- Được cung cấp các bằng chứng để củng cố niềm tin đối với chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
2. Các bước của quá trình áp dụng ISO 9001:2000 vào quản lý nguồn nhân lực
Việc xây dựng ISO 9001:2000 tại doanh nghiệp có thể được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Cam kết của lãnh đạo
Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển của tổ chức, bởi lẽ đã từ lâu nguồn nhân lực được coi là chủ thể của mọi nguồn lực trong tổ chức, các nguồn lực khác sẽ chỉ ở dạng tiềm ẩn nếu không được nhân tố này tác động tới. Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của nguồn nhân lực, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2000
Việc áp dụng ISO 9001:2000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận thuộc phạm vi áp dụng của ISO 9001:2000.
Bước 3: Đánh giá thực trạng quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn.
Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO
9001:2000, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ áp dụng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết thực hiện. Thông thường ở các doanh nghiệp, các quá trình và thủ tục chưa được thiết lập một cách phù hợp hoặc chưa được lập thành văn bản đầy đủ, thậm chí đôi khi không có các thủ tục hoặc có thủ tục nhưng chưa được tuân thủ. Trong trường hợp các quá trình và các thủ tục đã được thiết lập và được viết ra thì người đánh giá sẽ xem xét và đối chiếu với tiêu chuẩn. Còn trong trường hợp doanh nghiệp chưa có hệ thống văn bản thì cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản.
Sau khi đánh giá thực trạng quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống quản lý nguồn nhân lực phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Thực hiện những thay đổi hoặc bổ xung đã được xác định trong đánh giá thực trạng quản lý nguồn nhân lực phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Từ đó, xây dựng và hoàn chỉnh các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
Bước 5: áp dụng hệ thống văn bản
Công ty cần áp dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong Công ty nhận thức về ISO 9001:2000.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo qui trình, thủ tục đã được viết ra.
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp.
Bước 6: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
- Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống quản lý nguồn nhân lực của Công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính Công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào đánh giá và cấp chứng chỉ.
- Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá.
Bước 7: Đánh giá chứng nhận
Tổ chức chứng nhận đã được Công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống quản lý nguồn nhân lực của Công ty.
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và không ngừng cải tiến, hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý nguồn nhân lực của Công ty.
Trên đây là các bước cơ bản cần phải tiến hành để tiến tới chứng nhận ISO 9001:2000. Thời gian và khối lượng công việc phải làm phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng, qui mô và phạm vi áp dụng của ISO 9001:2000 tại doanh nghiệp. Bên cạnh kế hoạch tổng thể, Công ty cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bước cụ thể, trong đó có việc phân công bộ phận hay người chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết.