D nợ cuối kỳ: 423.551.200
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
Tài khoản đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Có 1 2 3 4 5 6 31/05/2 001 01 Nhập vật liệu ... 543.301.200 31/05/2 001 02 Xuất vật liệu ... 450.000.0 00 820.450.000 450.000.0 00 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
B
ớc 3 : Tổ chức giai đoạn lập báo cáo kế toán:
Máy tính căn cứ vào các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, Sổ cái của tất cả các phần hành thực hiện phơng pháp tổng hợp-cân đối để kết xuất báo cáo kế toán vào bất kỳ thời điểm nào.
Xí nghiệp yêu cầu công tác kế toán cung cấp 3 báo cáo kế toán chính: Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh gồm 3 phần: • Phần 1:lãi, lỗ
• Phần 2: Nghĩa vụ • Phần 3: Thuế GTGT Bảng lu chuyển tiền tệ
Ngoài ra, tại mỗi phần hành còn có các báo cáo riêng cho phần hành đó nh: Báo cáo giá thành thực tế, Báo cáo công nợ, Báo cáo thu nộp BHXH, Báo cáo quân số và tiền lơng, Báo cáo chi mua TSCĐ v.v...
Phần hành kế toán vật liệu cho phép xem và in Báo cáo tồn vật t đầu kỳ, cuối kỳ theo mã số vật t, theo mã nhóm hoăc theo bộ phận sử dụng v.v... Kết cấu báo cáo này giống Bảng cân đối vật t nhng chỉ kết xuất tồn đầu và d đầu hoặc tồn cuối và d cuối.
Trớc khi lập Bảng cân đối kế toán, Kế toán trởng có thể in Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản để kiểm tra số phát sinh và số d của mỗi tài khoản. Tổng d nợ và d có của tất cả tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh bằng nhau, số d từng tài khoản trên bảng này bằng số d từng tài khoản tơng ứng trên Sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản. Cụ thể, số d tài khoản 152 trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d tài khoản 152 trên Bảng cân đối vật t.
Biểu số 13: Bảng cân đối phát sinh (trích)
Bảng cân đối số phát sinh
Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001
Số hiệ u TK
Tên TK
Số d đầu Số phát sinh Số d cuối
Nợ C ó Nợ Có Nợ C ó 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... ... ... ... ... ... ... 152 Nguyên liệu, vật liệu 330.250.00 0 543.301.2 00 450.000. 000 423.551. 200 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng xxx x x x xxx xxx xxx xx x
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức lao động kế toán trong bộ máy. Việc tổ chức lao động kế toán là sự lựa chọn, sắp xếp tổ chức con ngời tạo mối liên hệ dọc ngang trong bộ máy. Đơn vị không chỉ phải tổ chức xây dựng đội ngũ kế toán về số lợng nhân viên và chất lợng chuyên môn mà còn tổ chức phân công lao động kế toán nhắm thiết lập mối quan hệ lao động trong bộ máy kế toán cũng nh mối quan hệ của phòng Tài chính với các phòng ban khác trong Xí nghiệp.
Xuất phát từ thực tiễn tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán đã trình bày ở các mục trớc, bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đợc tổ chức theo hình thức tập trung.
Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dợc phẩm 120
Theo hình thức thể hiện trong sơ đồ này, toàn bộ công tác kế toán đợc tập trung ở một phòng duy nhất là phòng Tài chính. Phòng gồm 1 Kế toán trởng kiểm trởng phòng Tài chính, 1 Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán thanh toán, 2 Kế toán viên và 1 Thủ quỹ với chức năng, nhiệm vụ cụ thể nh sau:
Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của
Xí nghiệp, giúp giám đốc lập dự toán thu chi tài chính hàng năm, tham mu cho giám đốc trong việc điều hành quản lý sản xuất kinh doanh, tham gia lập kế hoạch sản xuất và các chỉ tiêu giao nộp Ngân sách Quốc phòng và Nhà n- ớc.
Kế toán trởng có vai trò xác nhận chứng từ ban đầu đợc lập có ý nghĩa kinh tế và minh chứng cho nghiệp vụ xảy ra, cho phép chứng từ luân chuyển đến nơi quy định, đóng dấu tất cả sổ tài khoản của Xí nghiệp.
Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán tiêu thụ, thanh toán nợ phải thu, nợ phải trả: Một mặt lập hồ sơ hàng tháng về tình hình gửi hàng đi và tiêu thụ hàng
Kế toán trởng Kế toán nguyên vật liệu và CCDC Kế toán tiền l- ơng, bhxh +thủ quỹ Kế toán tiêu thụ và thanh toán Kế toán giá thành và TSCĐ
hoá, lập, tham gia luân chuyển, định khoản và phân loại cho chứng từ liên quan theo quy định. Mặt khác, theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu, nghiệp vụ chi vốn bằng tiền, bằng hiện vật, nghiệp vụ thanh toán, nghiệp vụ vay ngắn hạn, dài hạn tại Ngân hàng để hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc ký duyệt đóng dấu để viết phiếu thu hoặc phiếu chi, xin chữ ký của Kế toán trởng, chữ ký của giám đốc, sau đó chuyển cho thủ quỹ thực hiện.
Hơn nữa, với t cách là một Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán đồng thời kiểm tra tất cả chứng từ gốc trớc khi cập nhật vào máy và quản lý lu trữ; quản lý chặt chẽ sổ cái, sổ chi tiết và các bản báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh trên máy cũng nh khi in ra. Cuối tháng hoặc cuối quý kết sổ và báo cáo Kế toán trởng kiểm tra ký vào sổ tháng đó, quý đó. Kế toán tổng hợp còn giúp Kế toán trởng tổng hợp, cân đối sổ sách, lập Báo cáo tài chính.
Kế toán nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình biến
động giá cả nguyên vật liệu thu mua, tình hình sử dụng công cụ dụng cụ, định mức tiêu hao vật liệu, tìm các biện pháp giảm giá, tiết kiệm vật liệu dùng cho sản xuất và khắc phục trờng hợp hao hụt mất mát các loại vât liệu. Kế toán vật liệu còn có nhiệm vụ xuống kho giao nhận chứng từ gốc, định khoản và phân loại chứng từ, ghi đơn giá và thành tiền, dùng phiếu nhập - xuất vật t để cập nhật vào máy tính.
Kế toán giá thành, TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi cơ cấu, tình hình biến động
và hiệu quả sử dụng TSCĐ, tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách, nguyên tắc ghi chép biến động TSCĐ rồi đa lên Kế toán trởng xác nhận trên cơ sở công tác quản lý tài sản tại các phòng, ban.
Kế toán tiền lơng, BHXH kiêm Thủ quỹ: có nhiệm vụ tính toán các chỉ tiêu
về lơng, BHXH hàng tháng đồng thời cập nhật và định khoản nghiệp vụ liên quan đến tiền lơng và BHXH. Bên cạnh đó, để thuận lợi cho công tác quản lý, Kế toán có thể chỉ tiếp nhận chứng từ lao động tiền lơng dới phân xởng gửi lên và ký xác nhận để chuyển chứng từ cho Thủ quỹ thanh toán.
Do giảm thiểu khối lợng công việc nh vậy, Kế toán tiền lơng và BHXH đồng thời trực tiếp quản lý tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, căn cứ chứng từ thu- chi đầy đủ chữ ký mới đợc thực hiện. Thủ quỹ quản lý sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, đối chiếu với sổ tổng hợp, báo cáo Kế toán trởng kiểm tra và
ký sổ. Hàng ngày thủ quỹ nghỉ thu chi tiền vào hồi 16 giờ, kiểm quỹ và liêm phong két. Chìa khoá két cho vào túi niêm phong gửi văn th bảo mật không đợc mang về nhà.
Do công tác kế toán mỗi phần hành tơng đối đơn giản lại có sự trợ giúp của máy vi tính nên việc kiêm nhiệm một số phần hành của kế toán viên ở Xí nghiệp là hoàn toàn phù hợp. Quan hệ lao động trong bộ máy là quan hệ trực tuyến, phù hợp với nguyên tắc chỉ đạo trực tiếp từ Kế toán trởng hay Trởng phòng Tài chính của Xí nghiệp đối với kế toán viên.
Với các tổ chức nh trên, mỗi bộ phận kế toán tuy có chức năng, nhiệm vụ riêng song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó thiết lập đợc mối quan hệ quản lý về mặt tổ chức cũng nh về mặt tài chính giữa phòng Tài chính với các phòng ban khác, vừa bảo đảm nguyên tắc "phân cách nhiệm vụ" vừa giảm thiểu chi phí về nhân sự, chi phí tổ chức, nhất là giảm sự lãng phí mà không hiệu quả trong công tác kiểm tra, kiểm soát. Tuy nhiên, sự phân công nhiệm vụ trong đơn vị còn cha thực sự triệt để, và hiệu quả còn thiếu tính chủ động và khoa học trong việc phân công công việc hàng ngày nên còn tạo một số khó khăn cho công tác hạch toán và kiểm tra, kiểm soát.