Hệ thống này cho phép nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau cùng tham gia vào cùng phòng họp. Mỗi người có thể chia sẻ video, voice, trình chiếu, chia sẻ file, chat…
• Quản lý user : Admin có quyền thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các tài khoản trong hệ thống một cách dễ dàng.
• Quản lý phòng ban đơn vị trong công ty : Admin có thể thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các phòng ban trong công ty, các phòng ban được chia nhỏ làm nhiểu cấp để quản lý các thành viên trong công ty.
• Quản lý chức vụ : Admin có thể quản lý chức vụ của các thành viên trong công ty.
• Quản lý các phòng họp : Để tạo ra một cách nhìn quen thuộc đối các phòng ban trong công ty, admin có thể tạo ra các phòng cứng để cho người sử dụng dễ hình dung và tìm vào phòng họp, admin có thể thêm, sửa, xóa, tìm kiếm và cài đặt các thông tin cần thiết cho mỗi phòng họp.
• Quản lý cuộc họp : Admin có thể quản lý các cuộc họp trên hệ thống một cách dễ dàng, thông tin liên quan cần thiết đến các cuộc họp đã , đang và chưa diễn ra, admin còn có thể sửa, xóa các cuộc họp đó.
• Quản lý tài nguyên : Admin có thể quản lý tất cả các tài nguyên được up lên hệ thống, được can thiệp vào tài nguyên trên hệ thống.
• Quản lý các bản ghi : Quản lý các bản ghi lại sau các cuộc họp, có thể xem lại nội dung của các bản ghi , và các thao tác khác đến các bản ghi
• Quản lý các cuộc họp hay được dùng : Admin có thể quản lý được các cuộc họp hay được dùng của những user trong hệ thống.
• Quản lý ngôn ngữ : Admin có thể thêm, sửa và xóa các ngôn ngữ có thể của hệ thống.
• Update hệ thống : Khi có yêu cầu từ nhà dịch vụ thì có thể update được hệ thống.
Các chức năng bên phía người dùng:
• Đăng nhập hệ thống : Người dùng cần có tài khoản để đăng nhập vào hệ thống để sử dụng các dịch vụ của hệ thống.
• Đăng ký một tài khoản mới : Người dùng có thể đăng ký tài khoản mới vào hệ thống khi chưa có tài khoản.
• Chức năng tạo ra một phòng họp mới, và cài đặt các cấu hình cần thiết cho cuộc họp.
• Tham gia vào một cuộc họp
Nếu là khách mời thì chỉ cần nhập pass vào là có thể tham gia vào cuộc họp
Nếu không phải là khách mời thì cần gửi yêu cầu tham gia cuộc họp tới chủ phòng họp, nếu được chấp nhận thì sẽ được tham gia vào phòng họp
• Chức năng quản lý tài nguyên : Mỗi người dùng có thể quản lý các tài nguyên của mình đã up lên hệ thống, có thể up thêm file lên hệ thống
để chuẩn bị cho cuộc họp, có thể xóa các file upload không cân thiết, tìm kiếm các file upload theo nhiều cách khác nhau.
• Chức năng quản lý các bản ghi : Mỗi người dùng có thể quản lý các bản ghi của các cuộc họp mình đã tham gia, để có thể xem lại nội dung các cuộc họp đó, có thể xóa các bản ghi đó.
• Quản lý tài khoản : Người dùng có thể tùy chỉnh tài khoản của mình, như thay đổi password , thay đổi họ tên, avatar.. các thông tin liên quan đến tài khoản.
• Chức năng xem lại các cuộc họp hay dùng : Người dùng có thể xem lại các cuộc họp mà hay dùng đến cho các công việc lâu dài, cần họp nhiểu lần, có thể không cần cấu hình lại cuộc họp mà có thể cho họp ngay được.
• Chức năng quản lý các cuộc họp : Người dùng có thể quản lý được các cuộc họp của mình, các cuộc họp mà mình tạo ra và các cuộc họp được mời.
• Chức năng thay đổi ngôn ngữ : Người dùng có thể thay đổi ngôn ngữ của trang web.
Các chức năng khi vào phòng họp:
• Chia sẻ audio
Cho phép các bên có khả năng nói, nghe thấy tiếng của nhau Có các chức năng điều khiển chất lượng audio, âm lượng
Tắt voice của một người trong cuộc họp, không muốn nghe người dùng nào đó nói.
Người dùng có thể nói cho cả phòng nghe thấy, hoặc nói cho một group nhỏ trong phòng họp
Có chức năng cấp quyền sử dụng audio của chủ phòng họp cho các người dùng khác có trong phòng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Chia sẻ video
Dùng webcam, camera để chia sẻ hình ảnh trong phòng họp
Chức năng xem hình ảnh trực tuyến của các thành viên trong phòng họp
Người dùng có thể dùng để chia sẻ các sự kiện trực tuyến như party, holiday..
Tham gia các lớp học trực tuyến, các diễn đàn
Chức năng tạm dừng, minimize cửa sổ video của chủ phòng, hoặc người trình chiếu presenter
Chức năng điều chỉnh chất lượng hình ảnh: chất lượng thấp, trung bình hay chất lượng cao
Chủ phòng có thể cấp quyền sử dụng video cho các người dùng khác và thu quyền chia sẻ cửa sổ video
• Trình chiếu văn bản (powerpoint, pdf, ppt, pptx)
Cho phép trình chiếu các loại file văn bản khác nhau, bao gồm file ảnh
Có chức năng cho phép gạch chân, viết ghi chú.,.
Mỗi phần ghi chú sẽ có màu giống như màu của mỗi nick người dùng có trong phòng họp để phân biệt
Người trình chiếu có thể cho phép hoặc không cho phép người dùng trong phòng comment vào tài tài liệu trình chiếu, xóa tất cả comment của người dùng đã viết trước đó
Người dùng có thể zoomIn, Zoom Out, fullscreen
• Chia sẻ màn hình màn hình (PC desktops)
Chia sẻ màn hình máy tính của người presenter cho cả phòng họp
Presenter phải cải đặt một tool hỗ trợ việc chia sẻ màn hình trong lần chia sẻ đầu tiên
Yêu cầu đối với chức năng này là giảm độ trễ, độ phân giải tốt
• Chia sẻ bảng trắng (Share whiteboards)
Chia sẻ các dòng văn bản, con số, đồ thị, hình vẽ, kết quả tính toán
Có các công cụ để vẽ, tẩy xóa, phân biệt người dùng thông qua màu của mỗi người dùng có trong list
Chủ phòng họp có quyền cấp hay hủy quyền Chia sẻ bảng trắng của người dùng
• Chia sẻ web page
Chia sẻ các Url, nội dung các trang web, các đoạn video, clip, audio trên web cho cả phòng họp
Các thành viên trong phòng họp có thể điều hướng các trang tùy theo màn hình mỗi người
Các thành viên có thể tắt màn hình chia sẻ web page, thành viên phòng họp muốn chia sẻ web page phải được chủ phòng cấp quyền
• Ghi lại hội nghị và phát lại
Có chức năng ghi lại nội dung của hội nghị
Các hình ảnh và âm thanh sẽ được lưu dưới dạng các file video Các chia sẻ như: whiteboard, share document, share webpage…
được lưu dưới dạng file video (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nội dung chat public, chat private sẽ được lưu dạng text
Các file lưu trữ sẽ được lưu trữ tại server của hệ thống, server sẽ gửi đường dẫn tới chủ phòng họp
Chủ phòng có thể tải về máy tính và phát lại nội dung của hội nghị đã được ghi lại
Các thành viên được quyền tham gia, chia sẻ các nội dung công cộng
Hỗ trợ các emoticon
Có thể lưu trữ các nội dung chat tạm thời hoặc lưu vào trong máy tính cá nhân
• Private chat
Chat private giữa hai người dùng, một người dùng có thể private chat cùng lúc với nhiều người dùng khác
Hỗ trợ emoticon
Có chức năng thông báo cho người dùng khác khi có tin nhắn đến
Chức năng sendfile, chia sẻ ảnh, biểu tượng, trạng thái
• Group chat
Các người dùng có thể tạo group chat, mời các thành viên tham dự
Một pop up cho phép bạn đồng ý hay từ chối tham gia group
• Đặt lịch cuộc họp
Chủ phòng có thể sử dụng ứng dụng calendar để đặt trước phòng họp. Đến giờ họp thì hệ thống tự động tạo phòng họp với các chức năng của phòng được để mặc định
Các người dùng có thể xóa, chỉnh sửa và bắt đầu ngay phòng họp mà mình đã đặt
• Email và calendaring
Tài khoản mail chính là tài khoản đăng nhập hệ thống
Cho phép chủ phòng họp và các thành viên phòng họp có thể trao đổi email cho nhau
Chức năng calendar cho phép xem ngày giờ, viết ghi chú, nhắc nhở, ghi chép, nhật ký
Hỗ trợ chức năng đặt lịch phòng họp
• Vote
Biểu quyết: chức năng phòng họp đưa ra quyết định cuối cùng về một lĩnh vực bằng cách tham gia biểu quyêt
Các chức năng của host
• Meeting room: Là tên phòng họp, có định dạng, và giới hạn kích thước
o Không chứa ký tự đặc biệt
o Phải nhiều hơn 4 ký tự
• Người dùng List: Là chức năng hiện các người dùng và trạng thái của họ khi tham gia vào phòng họp
• Auto accept extendees: Xuất hiện thông báo nếu có thành viên tham gia vào phòng họp, chủ phòng họp chấp nhận hay không chấp nhận cho phép tham gia phòng họp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Persistent chat: Khi bạn thoát khỏi phòng họp mà không lưu lại nội dung chat, thì chức năng này cho phép xem lại lịch sử chat từ thời điểm 20 phút trước
• Video option: Có thể điều chỉnh chất lượng, số frame, hight quality video, on/off video, tùy chỉnh màn hình video, ghi lại video, phát lại video
• Audio option: Điều chỉnh âm lượng, on/off/stop, ghi và phát lại audio
• Lưu và phát lại cuộc họp: Các cuộc họp sẽ được lưu phát lại cho những ai không tham gia và cho những người muốn xem lại.
• Trạng thái người dùng: Chức năng này cho phép các người dùng lựa chọn để thể hiện trạng thái của mình như: online, muốn phát biểu.
• Lựa chọn ngôn ngữ: Cho phép tùy chọn ngôn ngữ thể hiện ( tiếng Việt/tiếng Anh)
• Các chức năng khác để thiết lập hệ thống như:
o Thiết lập số người tham gia phòng họp
o Thời gian họp: định thời gian họp và có thể thêm thời gian họp
o Điều khiển băng thông
o Quit và logout