- Hình thức thanh toán bằng séc: Séc là tờ lệnh trả tiền của công ty lập theo
2.3 Quản lý nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Rạng Đông.
1. Phạm vi của hàng bán.
Sản phẩm coi là đã hoàn thành việc bán và ghi nhận doanh thu tiêu thụ phải đảm bảo các điều kiện nhất định. Theo quy định hiện hành được coi là hàng đã bán phải thoả mã những điều kiện sau:
- Sản phẩm phải là quần áo do công ty sản xuất ra nằm trong ngành nghề chính là sản xuất hàng may mặc phục vụ nhu cầu trong và ngoài nước hoặc các hoạt động thương mại, mặt hàng đã đăng ký trong giấy phép đăng ký kinh doanh. - Nếu công ty hoạt động thương mại hàng hoá phải thông qua quá trình mua bán và thanh toán theo phương thức thanh toán nhất định.
- Công ty mất quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hóa hoặc có quyền sở hữu về tiền tệ hay có quyền đòi tiền ở khách hàng khi đã tiêu thụ thành phẩm.
- - Thành phẩm bán ra phải thuộc diện kinh doanh của công ty, do công ty mua vào hoặc nhận gia công chế biến, được cấp phát, biếu tặng.
Ngoài ra trong một số trường hợp sau công ty cũng coi là thành phẩm bán:
- Hàng xuất để đổi lấy hàng hoá khác gọi là hàng hoá đối lưu, hay còn gọi là hàng đổi hàng.
Sản phẩm xuất để làm quà tặng, thưởng cho nhân viên, biếu tặng, quảng cáo, ỏ công ty Rạng Đông việc dùng quần áo làm quà tặng, chào thành phẩm, quảng cáo diễn ra thường xuyên.
- Sản phẩm xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên khác trong công ty.
- Sản phẩm xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty như việc xuất quần áo đồng phục trong công ty.
Những sản phẩm thuộc phạm vi nêu trên thì công ty coi là sản phẩm đã được tiêu thụ.
2.Thời điểm ghi nhận doanh thu tiêu thụ thành phẩm.
Doanh thu của công ty Rạng Đông được ghi nhận khi thoả mãn các điều kiện sau:
- Công ty đã chuyển giao phần lớn rủi ro hoặc lợi ích gắn liền với quyền sở hữu thành phẩm hoặc sản phẩm cho người mua.
- Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý sản phẩm như người sở hữu sản phẩm hoặc kiểm soát sản phẩm.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch tiêu thụ thành phẩm.
Trong thực tế tại công ty Rạng Đông do sự vận động của thành phẩm có sự khác nhau, có các trường hợp sau:
- Công ty Rạng Đông mất quyền sở hữu về sản phẩm trước khi nắm được quyền sở hữu về tiền tệ, Thời điểm xác định và ghi chép sản phẩm bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên hoá đơn tiêu thụ sản phẩm.
- Một số trường hợp công ty nắm quyền sở hữu về tiền tệ trước khi mất quyền sở hữu về sản phẩm, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán khi công ty đã thu tiền(Phiếu thu hoặc giấy báo có)
- Công ty mất quyền sở hữu về sản phẩm đồng thời nắm quyền sở hữu về tiền tệ, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán khi khách hàng ghi nhận và ký nhận trên chứng từ.
3. Kết quả tiêu thụ thành phẩm.
Nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm tại công ty diễn ra thường xuyên, liên tục vì thế công tác quản lý các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm cũng diễn ra thường xuyên, liên tục.
Quản lý nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm đòi hỏi phải quản lý về các chỉ tiêu: Doanh thu, tình hình công nợ, giá cả thành phẩm, số lượng và chất lượng cụ thể:
- Quản lý doanh thu tiêu thụ thành phẩm: Xác định doanh thu tiêu thụ thành phẩm của công ty một cách đúng đắn sẽ cung cấp thông tin một cách chính xác về tình hình kinh doanh của công ty, cho các bên quan tâm như Ngân hàng, cổ đông, các nhà đầu tư… những thông tin về hiệu quả kinh doanh của công ty. Từ đó thiết lập mối quan hệ giữa công ty với khách hàng và các đối tượng liên quan, là cơ sở hợp tác lâu dài và bền chặt.
Kết quả tiêu thụ là chỉ tiêu phản ánh kết quả cuối cùng về tiêu thụ sản phẩm, của hoạt động sản xuất kinh doanh chính và kinh doanh phụ được thể hiện qua chỉ tiêu lãi hoặc lỗ. Nói cách khác đây chính là phần chênh lệch giữa một bên là doanh thu thuần của tất cả các hoạt động với một bên là toàn bộ chi phí đã bỏ ra. Số chênh lệch sẽ là chỉ tiêu cuối cùng.
chính vì vậy điều này đòi công ty phải quản lý theo từng phương thức và hình thức tiêu thụ thành phẩm, quản lý doanh thu theo từng điểm bán, nhóm thành phẩm hay từng lần tiêu thụ thành phẩm một các chính xác và đúng đắn.
Kết quả hoạt động tiêu thụ được xác định như sau:
Lãi ( Lỗ) = Tổng doanh thu tiêu thụ thành phẩm – Tổng chi phí liên quan
Tổng số thuế Giảm giá Doanh thu thành phẩm
tiêu thụ đặc biệt thành phẩm bán bán bị trả lại
Tổng giá vốn Chi phí Chi phí quản lý
= - -
thành phẩm bán tiêu thụ thành phẩm Doanh nghiệp Tổng Tổng giá Chi phí Chi phí = doanh thu - vốn - tiêu thụ quản lý Thuần thành phẩm thành phẩm doanh nghiệp
= Tổng Chi phí Chi phí
- -
lợi nhuận gộp tiêu thụ thành phẩm quản lý DN - Doanh thu tiêu thụ thành phẩm :Doanh thu từ hoạt động tiêu thụ thành phẩm ( ở trong Công ty Rạng Đông là hoạt động bán sản phảm may mặc do công ty sản xuất ra ), là phần doanh thu phát sinh từ giao dịch được xác định bởi thoả thuận của công ty với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản. Doanh thu này chính là doanh thu thuần về tiêu thụ và được xác định bằng giá trị hợp lý của những khoản đã thu được hoặc sẽ thu được( là giá trị tài sản có thể trao đổi hoặc giá trị một khoản nợ được thanh toán một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá) sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá thành phẩm bán và doanh thu thành phẩm bán bị trả lại.
- Doanh thu hoạt động tài chính: Là doanh thu công ty thu được từ các giao dịch thuộc hoạt động tài chính như tiền lãi, lãi tiền gửi, tín phiếu, cổ phiếu, bản quyền phát minh sáng chế... ở công ty Rạng Đông phần doanh thu hoạt động tài chính này thường là phần tiền khách hàng chưa trả hết nợ trong hạn thanh toán và tính lãi theo hợp đồng .
- Chi phí hoạt động tiêu thụ thành phẩm và cung cấp dịch vụ: Các khoản chi phí của công ty đã được nêu ở trên, do đặc thù ngành may nên các khoản chi phí chủ yếu là các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp về vải vóc, chỉ may… chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, khấu hao máy móc thiết bị, chi phí quản lý, chi phí tiêu thụ thành phẩm… Ngoài ra còn một số khoản chi khác như chi phí môi giới giao dịch, chi phí do vi phạm hợp đồng, chi phí sữa chữa lại kiểu dáng trang phục cho phù hợp.
- Chi phí hoạt dộng tài chính: Là những khoản phát sinh từ hoạt động giao dịch mà Công ty tiến hành thuộc hoạt động tài chính như lãi tiền vay, các khoản tương đương tiền, chiết khấu thanh toán…Công ty Rạng Đông thường vay vốn để mở rộng sản xuất ở các tổ chức tín dụng trong nước.
- Phù hợp với doanh thu, thu nhập và chi phí của các hoạt động là kết quả của các hoạt động tương ứng. Kết quả đó chính là phần chênh lệch giữa một bên là doanh
thu hoặc thu nhập và một bên là chi phí của hoạt động đó, Kết quả của một hoạt động được xác định như trên.
Hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ chính xác tạo điều kiện để đánh giá, thống kê tình hình phát triển của nền kinh tế quốc dân, tình hình thị trường và tiêu dùng. Thông qua kết quả hoạt động tiêu thụ của công ty có thể tìm được phương hướng phát triển, có chính sách phát triển hay hạn chế hoạt động kinh doanh của từng mặt hàng cụ thể.
Trong quá trình lưu thông thành phẩm công ty cần bỏ ra nhiều khoản chi phí giúp cho quá trình lưu thông được thông suốt. Các khoản chi phí được hạch toán vào chi phí tiêu thụ thành phẩm và chi phí quản lý công ty. Như vậy, chi phí tiêu thụ thành phẩm là những khoản chi phí mà công ty có thể bỏ ra liên quan hoạt động tiêu thụ sản phẩm, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ, dịch vụ trong kỳ như: Chi phí nhân viên tiêu thụ thành phẩm, chi phí dụng cụ tiêu thụ thành phẩm, chi phí quảng cáo. Công ty Rạng Đông kết chuyển chi phí tiêu thụ thành phẩm trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiêu thụ trong kỳ được căn cứ vào mức độ( quy mô) phát sinh chi phí, căn cứ vào doanh thu tiêu thụ thành phẩm và vào chu kỳ kinh doanh của công ty sao cho đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Trường hợp chi phí tiêu thụ thành phẩm phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc chưa có thì công ty kết chuyển vào tài khoản 142 – Chi phí chờ kết chuyển- Số chi phí này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập một hoặc nhiều lần ở các kỳ sau khi có doanh thu.
Sơ đồ 11: Hạch toán chi phí tiêu thụ thành phẩm, chi phí quản lý doanh nghiệp trong tiêu thụ thành phẩm tại công ty Rạng Đông.
TK 334.338 TK641,642 TK111.112 Chi phí nhân viên Giá trị ghi giảm
Chi phí tiêu thụ TP
TK911
TK152.53 TK142
Chờ K/C Kết chuyển Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ
vào kỳ sau TK214
Kết chuyển chi phí Chi phí khấu hao
tiêu thụ thành phẩm trừ vào kết quả
TK335.142
Chi phí theo dự toán TK.112.131
Chi dịch vụ mua ngoài
Từ các hoá đơn và chứng từ thanh toán, kế toán lập phiếu chi tiền mặt, các phiếu này là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ phản ánh các khoản chi phí tiêu thụ thành phẩm. các khoản liên quan đến chi phí tiêu thụ thành phẩm kế toán vào sổ cái. Mẫu sổ cái được lập như sau:
Bảng số 17
SỔ CÁI
TK- Chi phí tiêu thụ thành phẩm Số hiệu: 641
Tháng 3 năm 2006
CT- GS Diễn giải TKĐU Số tiền
SH NT Nợ Có …. 06 … 15 22 …. 7/2 … 31/3 4/4 ……
Chi phí quảng cáo …. Chi phí tiếp khách Lương, BHXH .. 111 ……… 111 111 … 7.258.640 .. 4.837.189 23.263.00 0 Cộng 85.123.499 Ngày 31 tháng 3 năm2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Trong thời gian qua đội ngũ kế toán công ty về cơ bản đã thực hiện tốt các nhiệm vụ trên nên có ý nghĩa rất lớn đối với việc quản lý công tác tiêu thụ, giúp cho khâu lưu thông được thông suốt trong công ty. Để thực hiện tốt điều đó nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ thành phẩm trong công ty bao gồm:
- Quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ từ khâu ký kết hợp đồng, gửi hàng, thanh toán
tiền hàng, tính thuế và các khoản phải nộp nhà nước. Cụ thể là phải chọn phương thức tiêu thụ phù hợp với từng thị trường, từng khách hàng để thúc đẩy quá trình tiêu thụ. Xem xét khả năng thanh toán của từng khách hàng, đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, công tác Marketting để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
- Kế toán tại công ty Rạng Đông có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra việc ký kết và thực hiện các hợp đồng tiêu thụ thành phẩm, theo dõi và đôn đốc việc thanh toán tiền hàng, kiểm tra việc tính toán và xác định kết quả kinh doanh của công ty.
- Tổ chức công tác hạch toán tiêu thụ một cách chính xác, khoa học, hợp lý để có thể cung cấp cho công ty những thông tin có giá trị và kịp thời trong công tác quản lý. Đồng thời kiểm tra thường xuyên tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ và chấp hành các chế độ chính sách có liên qua.
- Phân tích các nguyên nhân, xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tình hình biến động doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
- - Phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tư vấn cho công ty lựa chọn các phương án đầu tư có hiệu quả.
- Quản lý tình hình công nợ: Để đảm bảo việc thu hồi tiêu thụ thành phẩm một cách nhanh chóng và đầy đủ, người quản lý tính đúng, tính đủ và theo dõi tình hình thanh toán theo từng khách hàng. Thực hiện công việc này sẽ tạo điều kiện cho vốn được quay vòng nhanh và có thể kịp thời huy động vốn khi cần thiết. Chính vì vậy công ty Rạng Đông rất chú trọng việc theo dõi chặt chẽ, kịp thời hạn thanh toán tiền hàng của khách để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn, tránh để bị chiếm dụng vốn kinh doanh.
Công ty cũng trích lập các khoản dự phòng đối với những khách thành phẩm có khoản nợ khó đòi để tránh tình trạng số nợ không thu hồi được này sẽ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Doanh thu tiêu thụ thành phẩm được công ty ghi nhận chỉ khi đảm bảo là công ty nhận được lợi ích kinh tế từ việc giao dịch. Trường hợp lợi ích kinh tế còn phụ thuộc vào yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong.
Nếu doanh thu đã ghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì chỉ khi xác định khoản tiền nợ phải thu là không thu được thì công ty hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không ghi giảm doanh thu.
Khi xác định các khoản doanh thu là không chắc chắn thu được thì công ty lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu.
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự không đòi được thì được công ty bù đắp bằng nguồn dự phòng khoản phải thu khó đòi.
Để lập dự phòng phải thu khó đòi công ty phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi ( Khách hàng bị phá sản hoặc thiệt hại lớn về
tài sản… nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ).
Khi đó công ty hạch toán dự phòng phải thu khó đòi như sau:
Công ty mở tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi – Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên nợ: - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập cuối năm trước giảm chi phí sản xuất kinh doanh.
- Khoản nợ phải thu khó đòi xử lý xoá sổ được bù đắp bằng dự phòng phải thu khó đòi
Bên có: - Số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập vào chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính.
Dư nợ: - Các khoản dự phòng hiện còn cuối kỳ Việc hạch toán được thực hiện như sau:
Cuối kỳ kế toán công ty căn cứ vào số nợ phải thu được xác định chắc chắn là không thu được. Kế toán xác định số dự phòng cần phải lập
- Nếu số dự phòng cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở niên độ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có tài khoản : 139: Dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay bé hơn số dự phòng