- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi ba nghìn, chín trăm tám lăm đồng.
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Tên khách hàng : CH Tân Hương
Địa chỉ : Yên Phụ Điện thoại : 38239945
TT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 14 x 1.0 Cây 50 41.000 2.050.000 2 14 x 1.1 Cây 50 44.500 2.225.000 3 30 x 1.1 Cây 10 100.500 1.005.000 4 30 x 1.0 Cây 10 92.000 920.000 5 25 x 50 x 1.4 Cây 20 160.000 3.200.000 6 40 x 1.1 Cây 10 135.500 1.355.000 7 50 x 100 x 1.8 Cây 4 402.500 1.610.000 8 20 x 1.4 Cây 40 81.500 3.260.000 9 30 x 60 x 1.8 Cây 15 237.000 3.555.000 10 20 x 40 x 1.4 Cây 10 126.500 1.265.000 11 30 x 1.4 Cây 15 126.500 1.897.500 Cộng 24.712.50 0 CK 3% 741.000 Tổng tiền hàng 23.971.50 0
Thành tiền ( viết bằng chữ ) : Hai mươi ba triệu, chín trăm bảy mươi mốt nghìn, năm trăm đồng.
Ngày 16 tháng 05 năm 2010 Người mua Người vận chuyển Người giao hàng
* Khi hàng hóa được xuất kho, dựa vào các chứng từ, kế toán nhập các dữ liệu vào máy tính như sau :
Đường dẫn : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/
Kế toán bán hàng có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (loại hóa đơn, mã khách, địa chỉ, người mua hàng, diễn giải, TK nợ 131, ngày ht, ngày lập chứng từ, mã hàng, mã kho,số lượng, giá bán/ Enter cho tới khi lưu )
2.2.2.2. Công tác khi khách hàng thanh toán tiền hàng :
Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý chặt chẽ việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng.
* Sau khi nhận được hàng nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán bán hàng vào phiếu thu tiền mặt.
Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu thu
Kế toán khai các thông tin trên phiếu thu giống phiếu chi nhưng TK Nợ lúc này là TK1111, Tk có 131. Sau đó Enter cho tới khi lưu.
• Khi khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán vào Giấy báo có( thu) của ngân hàng.
Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu / Giấy báo
Kế toán khai đầy đủ thông tin trên Giấy báo có ( thu ) của ngân hàng giống giấy báo nợ nhưng TK nợ 1121NN, TK có 131. Sau đó Enter tới khi lưu.
• Trường hợp khách hàng ký nhận nợ, kế toán sẽ mở chi tiết công nợ TK 131 theo từng khách hàng để theo dõi.
Cùng với việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa Công ty luôn chú trọng quá trình thu hồi công nợ phải thu khách hàng. Việc theo dõi kiểm tra và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, đối với khách hàng còn nợ, vẫn phải tổ chức ké toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên TK 131-Phải thu của khách hàng.
Công ty mở sổ chi tiết TK 131, theo dõi riêng cho từng khách hàng, người mua trên sổ chi tiết thanh toán với người mua giúp cho Công ty biết số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng, thông qua đó mà có biện pháp đôn đốc kịp thời thu hồi vốn. Hàng tháng, kế toán công nợ làm Biên bản đối chiếu công nợ với khách.
- Cơ sở số liệu : Căn cứ vào chứng từ hóa đơn GTGT các hợp đồng kinh tế
- Phương pháp lập : Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên với Công ty, kế toán mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ. Đối với những khách hàng có quan hệ không thường xuyên với Công ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển sổ.
VD : Để theo dõi khoản phải thu của Công ty Thiên Ngọc An mua hàng 50 x 100 x 2.0 theo hóa đơn số 005484 ngày 28/04/2010, kế toán mở sổ chi tiết phải thu của khách hàng theo mẫu như sau :