Mỗi một doanh nghiệp thơng mại có thể áp dụng cho mình một hình thức sổ sách phù hợp với tình hình kinh doanh, và đặc điểm hoạt động của mình. Hiện nay có bốn hình thức sổ sách kế toán đó là:
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái - Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ
Để thuận tiện cho việc so sánh với tình hình kế toán tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc, em xin đi sâu vào hình thức Nhật chứng từ
Theo hình thức sổ sách này, doanh nghiệp sử dụng các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, sổ cái các tài khoản, các kế toán sổ chi tiết.
Đối với các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá sổ sách kế toán đợc sử dụng chủ yếu là:
- Bảng kê số 8- Bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, hàng hoá
- Bảng kê số 10- Bảng kê hàng gửi bán
- Bảng kế số 11- Bảng kê thanh toán với ngời mua
- Nhật ký chứng từ số 8- Ghi có TK: 156, 511, 521, 531, 532, 632, 641, 642…
- Sổ cái các TK 511, 632, 156, 131…
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng - Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua
Hoá đơn GTGT, Phiếu thu
BK số 8,10,11, Nhật ký chứng từ số 8 số chi tiết TK 511, 632, 156..
Số cái TK 511, 632, 156… Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí
Báo cáo tài chính
Trình tự ghi sổ kế toán cho các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chứng t ừ:
Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT phiếu xuất kho, giấy báo có của ngân hàng, giấy thu tiền mặt… Kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ này sau đó phản ánh vào các bảng kê bán lẻ hàng hoá, bảng kê số 10, 11, sổ chi tiết các TK 511, 521, 531, 532, 631, 632, 711, 811, 911. Cuối tháng kết chuyển số liệu tổng cộng vào bảng kê và nhật ký chứng từ số 8. Cuối tháng thực hiện đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ số 8 với các bảng kê và lấy số liệu tổng cộng phản ánh vào các TK 511, 632, 131, 156…
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra