Trong trường hợp muốn gửi một văn bản có cùng nội dung đến nhiều người như giấy báo họp, giấy báo thi, giấy mời ... ta phải in nhiều Họ Tên, Địa chỉ ... cho nhiều người khác nhau. Chức năng Mail Merge trong Word có chức năng trộn nội dung thư với danh sách Họ Tên, Địa chỉ ...
Để thực hiện trộn thư, ta phải có sẵn hai tập tin:
• Tập tin chính (Main Document) chứa nội dung chung của văn bản. Ví dụ :
• Tập tin dữ liệu (Data Document) chứa các trường (field) nội dung cần trộn vào tập tin chính.
Ví dụ:
Phụ huynh Học sinh
Nguyễn Dũng Nguyễn Thị Lan
Hồ Văn Hùng Hồ Trân
Lê Bá Lê Hoàng
Trần Văn Trần Hòa
Võ Văn Lân Võ Hòa
Các bước thực hiện trộn thư:
− Tạo tập tin chính, dùng lệnh File | Save as để ghi tên tập tin vào đĩa, ví dụ: giaymoi-1.doc.
Trường PTCS ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY MỜI Kính mời : Ông/Bà Là phụ huynh em : Lớp : 9A1 Đến tại phòng : 12
để tham dự buổi họp phụ huynh đầu năm học.
Nội dung : Phổ biến quy chế và chủ trương của Nhà trường trong năm học mới.
Rất mong quý phụ huynh tham dự đông đủ.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 9 năm 2004
− Dùng lệnh Tools | Letters and Maillings | Mail Merge, xuất hiện hộp thoại
Mail Merge, hướng dẫn ta làm 6 bước:
• Bước 1: Trong cửa sổ Mail Merge, dưới mục
Select document type, click chọn mục
Letters, sau đó nhấn Next để qua bước 2.
• Bước 2: Trong vùng Select Start Document
chọn mục Use the current document và click vào Next để đến bước 3 hoặc Previous
để về lại bước 1 hiệu chỉnh lựa chọn lại
• Bước 3: Trong mục Select recipients, ta chọn Uses an existing list. Tiếp tục click vào Next để thực hiện kết nối với dữ liệu đã được tạo sẵn.
Sau khi click vào Next thì hộp thoại sau xuất hiện:
trong vùng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Look In chọn thư mục chứa tập tin dữ liệu đã tạo ra trước đó, trong vùng File name sẽ chứa tên tập tin dữ liệu.
Nhấn vào nút lệnh Open để hiển thị bảng danh sách các record cần thực hiện trộn thư:
nhấn vào Edit để hiệu chỉnh dữ liệu và Close để đóng hộp thoại. Tiếp tục bước 4
• Bước 4: Trong mục Write your letter. Để đưa nội dung các trường cần trộn vào thư, click chọn nơi cần đưa nội dung vào rồi chọn More items… chọn tên trường tương ứng rồi click insert.
Tiếp tục click vào Next để sang bước 5
• Bước 5: click vào Next để sang bước cuối cùng
• Bước 6: Hộp thoại sau sẽ xuất hiện.
Chọn Edit Individual letters… Xuất hiện hộp thoại Merge to New Document
Click nút OK để bắt đầu trộn tập tin chính và tập tin dữ liệu.
Sau khi trộn các văn bản ta có thể dùng lệnh File \ Print để in ra máy in. Mỗi một giấy mời sẽ được in bắt đầu từ một trang mới. Tên tập tin văn bản sau khi trộn có tên ngầm định là Letters1, ta có thể ghi vào đĩa với tên khác.