Để làm rõ vấn đề hàng tồn kho hiện nay, ta tìm hiểu những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho của một doanh nghiệp kinh doanh máy tính nổi tiếng và đang được sử dụng phổ biến ở Việt Nam. Đó là hãng máy tính Dell. Sau đây là dòng tâm sự về những khó khăn trong công tác quản lý hàng tồn kho mà hãng máy tính Dell gặp phải:
Dell được thành lập dựa trên giả thuyết về “hứa ít và đem lại nhiều” cho khách hàng, nhân viên và người cung cấp. Chúng tôi cũng xây dựng uy tín của công ty, một phần dựa trên việc chúng tôi xoay sở tốt hàng hoá tồn kho, mà điều đó dẫn tới việc cung cấp dịch vụ nhanh hơn và giúp tiết kiệm nhiều hơn cho khách hàng. Do đó, có lẽ rất kỳ lạ đối với chúng tôi khi hiểu được cú thụt
lùi có ý nghĩa đầu tiên mà chúng tôi đã trải qua năm 1989 khi mà công ty có quá nhiều hàng tồn kho.
Vì chúng tôi đã quen với việc theo đuổi mục tiêu tăng trưởng từng đồng lãi, doanh số bán hàng của công ty tăng càng ngày càng nhiều. Một cách tự nhiên, chúng tôi coi đó là một dấu hiệu khả quan. Và để hoàn thành yêu cầu đó, tất nhiên chúng tôi phải mua các linh kiện rời – trong đó có có con chíp bộ nhớ. Nhưng thay vì mua đúng số lượng cần – đủ mà ngày nay chúng tôi đang làm – chúng tôi đã mua như những kẻ say mê bất cứ con chíp nào mà chúng tôi có thể mua được.
Chúng tôi đã mua con chíp bộ nhớ nhiều hơn số chúng tôi cần. Và sau đó giá cả bị rớt xuống thấp. Vấn đề càng tồi tệ hơn vì chúng tôi cũng đã mua các con chíp ở vào “ngã ba đường” về mặt kỹ thuật, tức là dung lượng của chíp tăng từ 256K lên 1 Mb hầu như chỉ trong một đêm.
Bỗng nhiên chúng tôi bị kẹt giữa đống chíp bộ nhớ mà không ai muốn – chưa nói đến việc chúng ngốn của chúng tôi hàng đống tiền. Và công ty đã bị rơi vào tình thế khó khăn về tồn kho hàng. Chúng tôi đã phải bán tống bán tháo tất cả số hàng tồn kho đó. Điều này làm giảm số tiền lãi đến mức mà công ty chỉ thu được mỗi một xu cho mỗi một cổ phần trong một quý. Để bồi thường, chúng tôi phải tăng giá sản phẩm, làm chậm lại quá trình tăng trưởng. Và chúng tôi phải hoãn lại các kế hoạch tung ra chiến dịch tại các quốc gia mới. Lần đầu tiên trong lịch sử của công ty, chúng tôi đã không cung cấp hàng. Trước sự hoài nghi choáng váng, chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra là công ty đang gặp vấn đề về hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là thứ tồi tệ nhất phải sở hữu trong ngành công nghiệp mà giá trị của nguyên liệu hay thông tin giảm xuống nhanh chóng. Ngày nay, điều đó có nghĩa đối với bất cứ ngành công nghiệp nào – từ máy tính tới hàng không, hay thời trang. Trong ngành công nghiệp điện tử chẳng hạn, tốc độ thay đổi công nghệ nhanh chóng có thể nhấn chìm giá trị của hàng tồn kho mà bạn đang có chỉ trong một vài ngày. Trong ngành công nghiệp thông tin, giá trị của thông tin có thể giảm đi từng giờ hoặc từng phút, thậm chí từng giây ví dụ như khi bạn tham gia trong các thị trường tài chính. Và khi bạn chưa đạt được vị trí hàng đầu trong một ngành công nghiệp thì việc xoay sở với hàng tồn kho thậm chí còn trở nên khó khăn hơn. Quay trở lại năm 1989, chúng tôi đã không có mối quan hệ bán hàng như hiện nay chúng tôi đang có, chúng tôi cũng không có kỹ năng dự báo như chúng tôi có hiện nay, và chúng tôi không có thái độ coi thường hàng tồn kho như chúng tôi có hiện nay. Tất cả những kinh nghiệm này chúng tôi đều học được từ sự việc đó. Vấn đề hàng tồn kho thực sự là một vấn đề lớn nhận thấy ngay đối với chúng tôi, buộc chúng tôi phải có những bước đi tốt hơn và tìm ra lại một trong những toà nhà của sự thành công của công ty: giá trị và tầm quan trọng của việc quản lí hàng tồn kho. Ngoài kinh nghiệm này ra, chúng tôi còn rút ra được bài học về việc nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng hoá tồn kho không phải chỉ là một chiến lược giành được chiến thắng mà còn là sự cần thiết: nó đánh bại sự sụt giảm nhanh chóng giá trị của nguyên liệu và đòi hỏi ít tiền và ít rủi ro hơn. Chúng tôi cũng cam kết mạnh mẽ hơn cho việc hiểu và áp dụng kỹ năng dự đoán.
Qua ví dụ trên ta thấy: vấn đề hàng tồn kho vừa rất đơn giản nhưng cũng vừa phức tạp đến kinh ngạc. Phức tạp vì có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nó mà chúng ta không kiểm soát được, chỉ có thể dựa trên sự phán đoán mà thôi. Sự
phán đoán được biết dưới cái tên dự báo nhưng thực ra đó chỉ là việc phỏng đoán có phương pháp. Những yếu tố không thể kiểm soát gồm có: mong muốn, nhu cầu khách hàng của công ty bạn và tất cả khách hàng trên toàn bộ chuỗi cung ứng, nguồn cung ứng linh kiện và nguyên vật liệu từ nhà cung cấp của bạn và tất cả các nhà cung cấp khác trong chuỗi cung ứng, tính sẵn có của nguồn tín dụng và giá trị tiền liên quan đến lãi suất, tỷ lệ lạm phát và tỷ giá. Ngay đến những yếu tố mà ta có thể kiểm soát được thì ta cũng không thể nào hoàn toàn làm chủ tất cả. Có thể kể một số yếu tố như sản lượng đầu ra hay năng suất, chất lượng và số lần giao hàng, kể cả những biến động - điều luôn có trong bất kỳ hệ thống nào.