Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp. Bao gồm: Hình thức nhật ký chung, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ, Hình thức nhật ký sổ cái.
1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái.
Chứng từ gốc
Nhật ký mua hàng
Sổ cái tài khoản
Nhật ký chung Thẻ kho của thủ kho
Sơ đồ 4: hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Báo cáo tài chínhBáo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư
Sổ chi tiết vật tư
Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng
Sổ cái
Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái.
Trường hợp cần mở thêm sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Cuối tháng ghi vào sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
Ưu điểm và nhược điểm:
- Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu số đơn giản
- Nhược điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời
Phương pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao.
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Sổ nhật ký sổ cái
Thẻ kho của thủ kho
Sơ đồ 5: hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chínhBáo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:
Nhật ký - Sổ cái
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký Sổ cái sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết).
Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu số đơn giản Nhược điểm: Việc ghi chép bị trùng lắp
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là ghi sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ ghi sổ, bao gồm: Ghi theo hình thức thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ kế toán liên quan
Sổ cái tài khoản
Chứng từ ghi sổ Thẻ kho của thủ kho
Sơ đồ 6: hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chínhBáo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư
Sổ chi tiết vật tư
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Ưu nhược điểm của hình thức này :
Ưu điểm : dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản,dễ kiểu tra đối chiếu.
Nhược điểm : Việc ghi chép dễ bị trùng lặp,việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm.
Hình thức này áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản .
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán : Nhật ký chứng từ
Bảng kê Sổ cái
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng.
Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm: giảm bớt số lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sơ đồ 7: Hạch toán theo hình thức Nhật Ký Chứng Từ
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu