Đối với hàng phải lưu kho bãi của Cảng, việc giao nhận gồm 2 công đoạn lớn sau : Cảng nhận hàng từ tàu và Cảng giao hàng cho chủ hàng.
3.2.1_1. Cảng nhận hàng từ Tàu.
Sơ đồ quy trình.
Cảng nhận bản lược khai hàng hóa, sơ đồ hàng được từ tàu, đại lý hãng Tàu
Dỡ hàng, Kiểm tra tình trạng container.
Chuyển hàng vào lưu bãi.
Đối chiếu số lượng hàng nhận và Ký Working Sequence Sheet. Cảng tính toán và lên kế hoạch xếp dỡ hàng
Nghiệp vụ tại Cảng.
− Bước 1: Cảng nhận bản lược khai hàng hóa, sơ đồ xếp hàng… từ Tàu, đại lý
Tàu.
Theo đó, trước khi tàu đến Cảng thì hãng tàu sẽ cung cấp cho Ban Khai Thác của Cảng các tài liệu:
• Bản lược khai hàng hóa ( Cargo Manifest) : đối với mỗi mặt hàng sẽ có một bản Cargo Manifest riêng cung cấp thông tin về hàng hóa, tên hàng , trọng lượng hàng trong cont, số, mã cont , loại cont….
• Bản danh sách hàng hóa ( Cargo list) : danh sách này thể hiện các cont xuất- lên tàu, số hiệu , mã container , trọng lượng, loại cont..
• Sơ đồ xếp hàng trên tàu ( Cargo plan): cho biết vị trí xếp container trên tàu, nhờ đó cán bộ cảng có thể lên kê hoạch bốc xếp một cách hợp lý, theo thứ tự.
• Lịch tàu : tàu cung cấp cho Cảng các thông tin về thời gian cập bến, thời gian cắt máng,dời bến……
− Bước 2 : Cảng lên kế hoạch xếp dỡ hàng.
Dựa trên các thông tin được cung cấp, ban Khai thác của Cảng sẽ lên kế hoạch bao gồm:
• Bố trí vị trí cầu tàu để tàu đỗ: tại vị trí cầu 1 sẽ có 2 cẩu Dàn QC, với năng suất xếp dỡ cao nhất. Các vị trí cầu 2,3,4 mỗi cầu có 2 cẩu TAKUL, mức xếp dỡ không cao như cẩu QC. Tùy vào số lượng hàng xếp dỡ, thời gian làm hàng, nguốn lực của Cảng ban Khai thác sẽ lên kế hoạch hợp lý.
• Bố trí công nhân,phương tiện cảng tham gia xếp dỡ: Với mức xếp dỡ liên tục và lớn nên cảng luôn phải bố trí, phân bổ công nhân, phương tiện một cách hợp lý, đáp ứng nhu cầu làm hàng, cũng như đàm bảo tiển độ. Công nhân tham gia bao gồm: công nhân lái cẩu, lái xe , lái xe nâng hạ,nhân vien giao nhận, đèn tín hiệu….
• Bố trí vị trí bãi để xếp hàng: tùy theo đặc tính, loại, hãng cont Ban sẽ bố trí vị trí hạ cont hợp lý tại bãi. Khu bãi cont của cảng được chia ra làm 4 khu
A,B,C,D với mức xếp tổng lên tới 12.834 TEU. Cont hàng tại bãi ngoài việc xếp theo khu phân đinh còn phải đảm bảo các nguyên tắc an toàn. Xếp cao 3 với cont hàng, 4 với cont vỏ, cont nặng được xếp xuống dưới cùng Các cont lạnh được bố trí xếp tại vị trí riêng.
• Lập Working Senquence Sheet : thể hiện danh sách các cont xuất nhập theo một thứ tự đã được bố trí sắp xếp để phù hợp với việc xếp dỡ, công nhân phương tiện, cách bố trí của Ban. Đây cũng là căn cứ để cán bộ giao nhận cảng giám sát quá trình xếp dỡ.
• Liên hệ, thông báo với các bên liên quan: bao gồm chủ hàng,hãng tàu Hải quan…
− Bước 3: Dỡ hàng và Kiểm tra tình trạng container.
Hai quá trình này được diễn ra song hành cùng nhau.Việc dỡ hàng được tiến hành theo như kế hoạch của Ban và đc sự đồng ý của các bên. Trong quá trình dỡ hàng sẽ có nhân viên giao nhận của cảng và của tàu giám sát, nhân viên giao nhận cảng theo dõi dựa trên bản Working Senquence Sheet. Nhân viên giao nhận đối chiếu số cont trên danh sách với sỗ cont thực tế, tiến hành ghi sỗ chì của cont, quan sát tình trạng cont ghi lưu vào đó, sau đó sẽ thể hiện rõ trên EIR của từng cont riêng. Trong quá trình xếp dỡ nếu xảy ra sự cố đổ vỡ, hư hỏng do lỗi từ phía Cảng gây ra thì sẽ tiến hành lập biên bản hiện trường, xác nhận hiện trạng để quy trách nhiệm. Sau khi dỡ hàng xong, cán bộ giao nhận Cảng sẽ lập biên bản hàng hư hỏng ( COR ) nêu rõ số lượng cont, tình trạng hỏng của cont, đại diện chủ Tàu và Cảng sẽ ký vào biên bản đó.
− Bước 4: chuyển hàng về bãi.
Hàng dỡ xuống được xếp lên ô tô của cảng vận chuyển tới vị trí quy định theo phiếu vận chuyên và ghi rõ số lượng, loại hàng và số B/L. Tất cả công nhân tham gia quy trình đều có 1 bảng công việc riêng, cuối mỗi ca sẽ được đối chiếu,chốt sản lượng. Đây là cơ sở để đối chiếu lượng hàng hóa thực nhập, cũng như là cơ sở tính lương cho cán bộ công nhân.
− Bước 5 : Đối chiếu số lượng hàng hóa giao nhận và ký WSS
Cuối mỗi ca và sau khi xếp hàng xong, Cảng và đại diện tàu phải đối chiếu sô lượng hàng xếp dỡ và cùng ký vào WSS sau khi đã khớp số lượng.Trường hợp hàng giao thiếu, cảng sẽ tiến hành yêu cầu Tàu cung câp phiếu thiếu hàng ( CSC).
Đây là công đoạn cuối của quá trình nhận hàng với tàu. Ban kinh doanh sẽ tiến hành lập Báo cáo xếp dỡ hàng conainer trên cơ sở WSS sau khi đã hoàn thành việc xếp dỡ. Bản báo cáo này cho ta số lượng cont nhập xuất của từng hãng, cont loại nào ( bình thương-quá khổ- nguy hiểm ). Sau khi thống nhất, đại diên tàu và cảng sẽ cùng ký vào bản báo cáo này, hoàn thành việc kêt toán. Trên cơ sở bản báo cáo này, ban Kinh doanh sẽ tiến hành tính cước xếp dữ cho từng hãng và sẽ gửi thông báo tiền cước đến từng hãng.
3.2.1_2 Cảng giao hàng cho chủ hàng. Sơ đồ quy trình.
Nghiệp vụ tại cảng.
− Bước 1 : Chủ hàng mang B/L, giấy giới thiệu đến hãng Tàu đổi lấy lệnh giao
hàng D/O
Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng sẽ mang các giấy tờ trên, chứng minh thư nhân dân và các giấy tờ cần thiết khác đến hãng tàu để đổi lấy D/O ( sẽ được cấp 2 bản D/O ).
− Bước 2 : Nộp phí lưu kho và lưu bãi tại cảng.
Chủ hàng đến ban Tài chính tại cảng ( gần công cảng 2, trong dãy phòng thủ tục) đê nộp phí và lấy biên lai
− Bước 3 : Làm phiếu xuất kho.
Chủ hàng mang B/L gốc, giấy giới thiệu đến hãng Tàu để đổi lấy D/O
Nộp phí xếp dỡ và lưu bãi tại Cảng. ( lấy biên lai)
Làm phiếu xuất kho
Làm thủ tục hải quan thông quan hàng.
Sau khi đóng phí tại ban tài chính, chủ hàng mang biên lai đó cùng với 2 bản D/O, Packing List, Invoice sang quầy thủ tục cấp lệnh. Tại đây nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của D/O, nhập số hóa đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị mố số thông tin ban đầu ( phương án tác nghiệp, số hiệu cont… máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiển thị lên màn hình các dữ liệu khác như : cỡ, kiểu, trạng thái, nhiệt độ, thông gió…) Sau đó nhân viên chứng từ tiếp tục cập nhập các thông tin từ D/O vào máy tính ( người nhận, số hiệu D/O, ngày hết hạn, Đại lý phát hành,…) thu D/O và in phiếu EIR, ký vào mục người phát hành và giao cho khách hàng( 1 bộ 3 liên )
thực hiện theo các bước sau để lấy phiếu giao nhận container: • Chủ hàng đăng ký xin lấy phiếu xuất kho EIR. • Sau khi đăng ký:
Chủ hàng trình cho Trực ban ĐHSX giấy đăng ký lấy phiếu xuất kho EIR bao gồm: 2 bản D/O, Packing List, Invoice và biên lai nộp phi…và các giấy tờ yêu cầu cần thiết khác.
Trực ban ĐHSX xem xét thông tin, nếu hợp lệ sẽ tiến hành xác nhận trên
3.2.2 Quy trình giao nhận hàng container nhập khẩu không phải lưu kho bãi
Sơ đồ quy trình:
• Nhận Manufest, Cargo list, Cargo plan từ tàu hoặc đại lý tàu. • Nhận D/O và B/L và các thủ tục cần thiết khác từ chủ hàng. •
• Lên kế hoạch bôc xếp
• Cấp lệnh giao hàng thẳng cho chủ hàng
Nghiệp vụ tại cảng.
− Bước 1:
• Cảng nhận Manufest, Cargo list, Cargo plan từ Tàu hoặc đại lý Tàu.
Cũng tương tự như việc nhận hàng lưu kho bãi, trước khi tàu cập cảng để bốc xếp hàng hóa thì tàu phải thông báo cho Cảng các thông tin cấn thiết liên quan tới hàng hóa bốc xếp, tình trạng hàng và lích trình tàu. Ban Khai Thác của Cảng sẽ tiếp nhận nhưng thông tin trên để lên kế hoạch bốc xếp, bố trí nguồn lực….
• Cảng nhận D/O , B/L và các giấy tờ cân thiết từ chủ hàng.
Cũng tương tự như khâu nhận hàng từ cảng, tuy nhiên trong nghiệp vụ này thì quy trình thủ tục nhận hàng được diễn ra trước khi Cảng nhận hàng từ Tàu. Chủ hàng phải cung cấp cho Cảng các giấy tờ :
Lệnh giao hàng ( D/O) : chủ hàng phải đến hãng tàu đổi B/L để lấy lệnh giao hàng này. Đây là cơ sở chứng minh quyền sớ hữu của chủ hàng với lô hàng.
Vận đơn ( B/L ) : chủ hàng sẽ cung cấp cho cảng 1 bản B/L ( copy), làm cơ sở cho việc nhận hàng
Kế hoạch xếp dỡ của chủ hàng: theo đó chủ hàng phải trình bày rõ kế hoạch xếp dỡ lô hàng của mình, việc bố trí các phương tiện, khả năng đáp ưng tiến độ, thời gian phù hợp ( dựa trên thông báo cập cảng của Tàu ). Chủ hàng phải cam kết và chịu trách nhiệm với Cảng về những điều trên.
Giao hàng cho chủ hàng
Đối chiếu số lượng hàng nhận và Ký Working Sequence Sheet.
Ngoài các giấy tờ, thủ tục cần thiết trên Chủ hàng phải xin được công văn chấp thuận từ phía Cảng chính.
Sau khi nhận các giấy tờ trên từ phía hãng Tàu và Chủ hàng thì Cảng sẽ tiến hành đối chiếu, xem xét các giấy tờ trên.
− Bước 2 : Lên kế hoạch bốc xếp, tính cước phí xếp dỡ, cấp lệnh giao hàng thẳng. • Lên kê hoạch bôc xếp: Sau khỉ nhận các thông tin từ chủ tàu và kế hoạch xếp
dỡ nhận hàng của chủ hàng thì Ban khai thác sẽ lên kế hoạch dỡ hàng của Cảng. Kế hoạch của cảng bao gồm:
Bố trí cầu cảng dỡ hàng: tùy vào lượng hàng, thời gian làm hàng, điều kiện của Cảng, cũng như chủ hàng mà cảng sẽ bố trí vị trí cầu cảng thích hợp. Bố trí phương tiện công nhân tham gia : Cũng tương tự như việc dỡ hàng
vào lưu kho, nhưng ở đây có thêm nhận viên giao nhận từ phía chủ hàng tham gia quá trính dỡ hàng.
Thông báo cho các bên liên quan: Sau khi lên kê hoạch xong Cảng sẽ tiến hành thông báo kê hoạch đó với các bên tham gia để bố trí công việc. Về phía hãng tàu thì ngoài các giấy tờ với cảng còn có các giấy tờ với người giao nhận của chủ hàng. Về phía chủ hàng thì bỗ trí phương tiên, cán bộ để tham gia quy trình xếp dỡ , đảm bảo đúng tiến độ. ..
Lập Working Senquence Sheet : thể hiện danh sách các cont xuất nhập theo một thứ tự đã được bố trí sắp xếp để phù hợp với việc xếp dỡ, công nhân phương tiện, cách bố trí của Ban. Đây cũng là căn cứ để cán bộ giao nhận cảng giám sát quá trình xếp dỡ.
• Cấp lệnh giao hàng thẳng: Cảng nhận các giấy tờ từ phía chủ hàng và chủ tàu và công văn từ trụ sở chính rối đối chiếu các thông tin , sau đó hoàn thành thủ tục cho lô hàng và cáp lệnh giao hàng cho khách, hình thưc ở đây là giao Nhập qua kho.
− Bước 3: Tiến hành dỡ hàng.
Việc dỡ hàng được tiến hành theo như kế hoạch của Cảng và đc sự đồng ý của các bên. Trong quá trình dỡ hàng sẽ có nhân viên giao nhận của cả 3 bên là Cảng, Tàu và từ phía Chủ hàng. Nhận viên giao nhận của chủ hàng sẽ tiến hành giao nhận trực tiếp với Tàu, Cảng chỉ đong vai trò dỡ hàng. Nhân viên giao nhận cảng theo dõi dựa trên bản Working Senquence Sheet. Nhân viên giao nhận đối chiếu
số cont trên danh sách với sỗ cont thực tế, tiến hành ghi sỗ chì của cont, quan sát tình trạng cont ghi rõ trên EIR của từng cont riêng. Trong quá trình xếp dỡ nếu xảy ra sự cố đổ vỡ, hư hỏng do lỗi từ phía Cảng gây ra thì sẽ tiến hành lập biên bản hiện trường, xác nhận hiện trạng để quy trách nhiệm. Sau khi dỡ hàng xong, cán bộ giao nhận Cảng sẽ lập biên bản hàng hư hỏng ( COR ) nêu rõ số lượng cont, tình trạng hỏng của cont, đại diện chủ Tàu và Cảng sẽ ký vào biên bản đó. Phía chủ hàng có thê trực tiếp lập COR , hoặc thư dự kháng đối với hàng tổn thất không rõ rệt.
− Bước 4: Giao hàng cho chủ hàng.
Cảng sẽ tiến hành giao hàng cho chủ hàng ngay tại cầu tàu. Chủ hàng sẽ đưa phương tiện của mình vào để trở hàng về kho theo như kế hoạch, đảm bảo tiến độ bóc xếp của cảng. Chủ hàng sẽ xuất trình cho nhân viên giao nhận tại cảng lệnh giao hàng thẳng, nhân viên giao nhận kiểm tra số lượng, số cont, tình trạng, chủng loại cont − Bước 5 : Đối chiếu số lượng hàng nhận và Ký Working Sequence Sheet.
Cuối mỗi ca và sau khi xếp hàng xong, Cảng, đại diện tàu và chủ hàng phải đối chiếu sô lượng hàng xếp dỡ và cùng ký vào WSS sau khi đã khớp số lượng.Trường hợp hàng giao thiếu, chú hàng phải tiến hành yêu cầu Tàu cung câp phiếu thiếu hàng ( CSC).
− Bước 6: Ký biên bản kết toán hoàn thành thủ tục giao hàng
Đây là công đoạn cuối của quá trình nhận hàng với tàu. Ban kinh doanh sẽ tiến hành lập Báo cáo xếp dỡ hàng conainer trên cơ sở WSS. Bản báo cáo này cho ta số lượng cont nhập xuất của từng hãng, cont loại nào ( bình thương- nguy hiểm ). Sau khi thống nhất, đại diên tàu và cảng sẽ cùng ký vào bản báo cáo này, hoàn thành việc kêt toán. Trên cơ sở bản báo cáo này, ban Kinh doanh sẽ tiến hành tính cước xếp dữ cho từng hãng.
Về phía chủ hàng thì nhân viên giao nhận cảng và giao nhận của chủ hàng sau khi đối chiếu số lượng hàng trên WSS thì nhân viên giao nhận cảng sẽ ký vào lệnh giao hàng thẳng cho chủ hàng để chủ hàng có thể mang hàng về. Để có thể mang hàng về chủ hàng cần phải hoàn thành thêm một số mục nữa như nộp phí xếp dỡ, làm thủ tục hải quan cho lô hàng.
3.2.Kiến nghị,đề xuất 3.2.1.Về phía công ty
Trong quá trình thực tập nghiệp vụ giao nhận em có một số ý kiến đề xuất như sau:
-Nên đa dạng các loại hàng hóa,không chỉ giao nhận hàng container,hàng thiết bị mà nên làm thêm về hàng bao,hàng dời.
-Chỉ đạo công nhân chú trọng vấn đề bảo hộ an toàn lao động vì điều kiện làm việc nguy hiểm
-Đào tạo đội ngũ công nhân có trình độ cao hơn,đảm bảo giao nhận nhanh chóng,kịp thời.
-Tăng cường công tác quản lí,bảo vệ an toàn hàng hóa.
3.2.2.Về phía Nhà nước
Tạo điều kiện thuận lợi về mặt pháp lí để xí nghiệp ngày càng lớn mạnh và phát triển.
Kết luận
Vận tải biển là phương thức vận tải lâu đời nhất và quan trọng nhất trong hoạt động thương mại quốc tế. Tại Việt Nam,hoạt động ngoại thương đang ngày càng phát triển kéo theo sự phát triển của ngành vận tải biển góp phần đưa Việt Nam hội nhập nhanh với kinh tế thế giới,cùng với nó là sự phát triển của dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Tân cảng Hải phòng là một đơn vị còn non trẻ,song lại đang không ngừng phát triển.Cảng luôn chú trọng đến chất lượng và hiệu quả.Công tác giao nhận hàng hóa luôn được tiến hành nhanh chóng,chính xác,được cac đối tác tin tưởng và hợp tác lâu dài.
Là một sinh viên khoa kinh tế vận tải biển,trong quá trình thực tập nghiệp vụ tại Xí nghiệp xếp dỡ Tân cảng,nhờ sự hướng dẫn chỉ bảo của các anh chị trong đội giao