- Tài khoản 331 Phải trả người bán.
1.3.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng kế toán máy.
điều kiện ứng dụng kế toán máy.
+ Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý:
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tựợng cần quản lý. Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không cần nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán.
Việc xác định các đối tượng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Thông thường trong công tác kế toán nguyên vật liệu, những đối tượng chủ yếu sau cần phải đuợc mã hoá:
- Danh mục tài khoản(TK 152, 111, 331,621…)
- Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… - Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hóa.
- Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp). - Danh mục kho
……… + Khai báo, cài đặt:
Sau khi đã mã hoá cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này.Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc những đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó(Do đã ngầm định).
+ Chứng từ kế toán:
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy. - Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu với các bộ phận khác có liên quan như: Kế toán tổng hợp, kế toán chi phí và giá thành… Cuối cùng, chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán nguyên vật liệu để tiến hành nhập liệu.
+ Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong phần mềm kế toán thường cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành.
Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết.
+ Trình tự kế toán:
Khi nhập dữ liệu nhất thiết phảI chỉ ra danh điểm.Để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phần danh mục.Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán vật liệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất vật liệu.Với vật liệu, khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản,lưu giữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu.Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện, nhất là khi doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song mà phòng và ở kho có máy tính nối mạng.
Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiêù loại vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho.Nếu phát sinh chi phí mua cần phân bổ chi phí cho từng vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.
Đối với những nghiệp vụ xuất vật liệu thì chương trình phải tự động tính giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn của vật liệu xuất kho có thể được tính bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước- xuất trước, nhập sau- xuất trước…Vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý hoặc các mục đích khác nhưng thông thường là cho sản xuất và giá trị vật liệu xuất kho để sản xuất cấu thành chi phí vật liệu.
