Trong công tác hạch toán kế toán, Công ty Cổ Phần Thi Công Cơ Giới Xây Lắp đã sử dụng chứng từ kế toán đúng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành cho từng phần hành kế toán, Chứng từ kế toán được phân loại theo nguồn hình thành chứng từ, chia làm 2 loại cụ thể:
+ Chứng từ bên ngoài công ty: Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn dịch vụ mua ngoài, giấy báo nợ, giấy báo có,...
+ Chứng từ được hình thành từ nội bộ công ty, được lập và luân chuyển trong nội bộ công ty như phiếu thu, phiếu chi,...
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho
một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số.
Quy trình tạo lập và luân chuyển chứng từ kế toán theo các bước: + Bước 1: Lập chứng từ hay tiếp nhận chứng từ phát sinh từ bên ngoài. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty đều được lập chứng từ đầy đủ. Chứng từ phải được khai đầy đủ cácnội dung bắt buộc theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
+ Bước 2: Kiểm tra chứng từ;
Chứng từ được lập phải được kiểm tra, soát xét, phê duyệt của kế toán trưởng sau đó sẽ chuyển lên giám đốc công ty phê duyệt.
+ Bước 3: Sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán;
Chứng từ sau khi được duyệt sẽ được tiến hành phân loại, ghi chép vào hệ thống sổ kế toán thông qua phần mềm kế toán của công ty.
+ Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ;
Sauk hi hoàn thành việc cập nhật kế toán bảo quản chứng từ cho đến khi kết thúc niên độ kế toán đó và báo cáo tài chính được kiểm toán.
Chứng từ kế toán sau đó được đưa vào lưu trữ. Chứng từ được phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ và được lưu trữ tại phòng kế toán. Chứng từ của phần hành kế toán nào được lưu trữ tại bộ phận đó. Việc theo dõi các chứng từ này được thực hiện thông qua “ Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ.”Trong sổ theo dõi đầy đủ các thông tin loại chứng từ lưu trữ, ngày tháng lưu trữ.... Hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được hủy tại máy hủy tài liệu của công ty.
Các loại chứng từ kế toán doanh nghiệp sử dụng: • Chứng từ tiền tệ bao gồm:
- Phiếu thu; - Phiếu chi;
- Giấy đề nghị tạm ứng; - Giấy đề nghị thanh toán; - Bảng kê vay vốn;
- Biên lai thu tiền; - Bảng kiểm kê quỹ; - Bảng kê chi tiền.
Chứng từ tiền tệ được kế toán vốn bằng tiền lập, là căn cứ cho thủ quỹ để tiến hành thu chi khi có chữ ký đầy đủ. Các phiếu thu, phiếu chi được lưu vào chứng từ thu chi của từng tháng; Giấy báo Nợ, Giấy báo Có được lưu vào chứng từ ngân hàng; Chứng từ vay vốn được lưu tại các hồ sơ vay vốn ngân hàng.
• Chứng từ lao động tiền lương: - Bảng chấm công;
- Bảng chấm công làm thêm giờ; - Bảng thanh toán tiền lương; - Bảng thanh toán tiền thưởng; - Giấy đi đường;
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành; - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ;
- Hợp đồng giao khoán;
- Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán; - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương;
Các chứng từ về tiền lương được bộ phận kế toán tiền lương lập và hạch toán vào phiếu kế toán, sổ kế toán tiền lương.
• Chứng từ hàng tồn kho: - Phiếu nhập kho;
- Phiếu xuất kho;
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa; - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ;
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa; - Bảng kê mua hàng;
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Khi bán hàng thì kế toán căn cứ vào giá trị ghi trong hợp đồng bán hàng để tiến hành viết hóa đơn bán hàng cho khách, đồng thời lập biên bản nghiệm thu thanh toán để xác nhận doanh thu.
Khi mua hàng thì kế toán căn cứ vào giá trị trong hợp đồng, chất lượng và quy cách của hàng hóa để làm phiếu nhập kho.
• Chứng từ tài sản cố định: - Thẻ TSCĐ;
- Sổ TSCĐ;
- Biên bản giao nhận TSCĐ; - Biên bản thanh lý TSCĐ;
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành; - Biên bản đánh giá lại TSCĐ;
- Biên bản kiểm kê TSCĐ;
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Kế toán căn cứ vào các hóa đơn mua và thời gian sử dụng của TSCĐ để lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, nếu các tài sản đã hết thời gian khấu hao, hoặc tài sản này cần sửa chữa thì kế toán tiến hành lập biên bản thanh lý TSCĐ, sau đó dự tính chi phí để tiến hành nâng cấp và đánh giá lại TSCĐ.
Những chứng từ này được áp dụng ở công ty làm căn cứ ghi sổ kế toán, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý.