- Phũng kế hoạch dự thầu: Tham mưu cho Giỏm đốc về quản lý kinh tế,
a. Chuẩn bị tuyển dụng:
1.2 Tuyển dụng mới.
Khi phiếu đề xuất tăng nhõn sựđược duyệt mà qua quỏ trỡnh xem xột, phõn tớch khụng lựa chọn được nhõn viờn thớch hợp đểđiều động, bổ nhiệm vào chức vụđang khiếm khuyết trưởng bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự quyết định tiến hành cụng việc tuyển dụng mới.
Sau khi căn cứ vào bản mụ tả cụng việc, xỏc định được yờu cầu của cụng việc trưởng bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự tiến hành lập kế hoạch cụng bố tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng.
Kế hoạch cụng bố tuyển dụng nờu rừ thời gian cụng bố, cụng bố trờn phương tiện nào, nội dung, số hồ sơ cần tiếp nhận và cả chi phớ dự trự cho việc cụng bố. Kế hoạch cụng bố tưyển dụng và kế hoạch tuyển dụng được trỡnh lờn Giỏm đục xem xột và ký duyệt. Sau khi được ký duyệt, trưởng bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự cho tiến hành việc tuyờn bố tuyển dụng (thụng bỏo tuyển dụng).
Tuy nhiờn trong việc tuyển dụng mới này, cụng ty chỉ chỳ trọng đến cỏc nguồn bờn ngoài thụng qua đăng bỏo cũn cỏc nguồn khỏc thỡ cụng ty chưa chỳ trọng. Cụng ty chỳ trọng đến cỏc nguồn: nhõn viờn cũ, sinh viờn ... màđõy lại là những nguồn lao động rất dồi dào vàđầy tiềm năng, sẽ cung cấp cho chi nhỏnh những nhõn viờn tốt nhất.
* THễNGBÁOTUYỂNDỤNG.
Thụng thường, cụng ty thường thụng bỏo tuyển dụng trờn một số cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng như: Bỏo chớ (Bỏo Lao động, bỏo Hà nội mới), qua phỏt thanh, qua truyền hỡnh hoặc qua cỏc trung tõm dịch vụ lao động nhưng chủ yếu là thụng bỏo qua bỏo chớ.
Trong nội dung của thụng bỏo cú ghi túm tắt cỏc điều kiện đối với ứng viờn, nờu rừ số lượng ứng viờn, thời hạn tiếp nhận hồ sơ cũng như nội dung một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, thời gian, địa điểm, lịch phỏng vấn…
Việc thụng bỏo sẽđược tiến hành với một số ngày nhất định tuỳ từng yờu cầu cụ thể của cụng việc cũng như thực tế.Cụng ty tiến hành cụng việc thụng bỏo tuyển dụng với chi phớ thấp nhất cú thể nhưng vẫn đảm bảo được nhu cầu tuyển người của cụng ty. Với việc thụng qua bỏo chớ, phỏt thanh, cụng ty hoàn toàn cú thể thu nhận được rất nhiều hồ sơđạt yờu cầu với nhiều ứng viờn cú năng lực với thị trường rộng lớn và cúđiều kiện sàng lọc để chọn được những người ưu tỳ nhất, phự hợp nhất.
* THUNHẬNVÀNGHIấNCỨUHỒSƠ.
Sau khi tiến hành thụng bỏo tuyển dụng,bộ phận Hành chớnh – Nhõn sự bắt đầu tiếp nhận hồ sơ. Tuỳ từng cụng việc cụ thể và tuỳ từng bộ phận cụ thể mà bộ hồ sơ của ứng viờn cú khỏc nhau, nhưng về cơ bản thỡ thường cú một số giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch.
- Bản sao cỏc văn bằng, giấy tạm trỳ, tạm vắng. - Đơn xin việc.
- Giấy chứng nhận đủ sức khoẻ.
- Bản sao về cỏc chứng nhận quỏ trỡnh làm việc trước đú. - 04 tấm hỡnh 3x4.
Với bộ hồ sơ này, bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự cú thể hiểu một cỏch khỏi quỏt nhất về từng ứng viờn để lựa chọn được những bộ hồ sơ cú cỏc tiờu chuẩn tương đối phự hợp với yờu cầu của cụng việc.
Bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự tiến hành tiếp nhận hồ sơ cỏc ứng viờn cho tới khi đủ số hồ sơ như dự kiến hoặc khi chưa thu nhận đủ nhưng thời gian dự tớnh thụng bỏo tuyển dụng đó hết (tuỳ từng điều kiện cụ thể cú thể co dón số ngày thụng bỏo để tiếp nhận đủ hồ sơ).
Sau khi đó cúđủ số hồ sơ cần thiết, bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự tiến hành nghiờn cứu, phõn loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Căn cứ vào cỏc tiờu chuẩn đóđược lập sẵn trong kế hoạch tuyển dụng cho ứng viờn, bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự tiến hành đỏnh giỏ, cho điểm cho mỗi bộ hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơđều cú những tiờu chớ nhất định và mỗi tiờu chớđều cú mức điểm tối đa, bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự sẽ tiến hành cho điểm cho từng tiờu chớ rồi lấy tổng sốđiểm của cỏc tiờu chớ làđiểm của bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào cú sốđiểm quỏ thấp, khụng đỏp ứng được yờu cầu tối thiểu sẽ bị loại ngay. Cỏc tiờu chớđú cú thể bao gồm:: quỏtrỡnh thành đạt, bằng cấp, kinh nghiệm, thể lực … và trong đú tiờu chớ về kinh nghiệm là rất quan trọng, nếu hồ sơ nào mà chưa cú kinh nghiệm thỡ sẽ bị loại ngay.
Nhờ việc lựa chọn hồ sơ, nghiờn cứu hồ sơ chặt chẽ và cú khoa học như vậy nờn cụng ty luụn chọn được những bộ hồ sơ cú chất lượng nhất.
Sau khi đó chọn được những bộ hồ sơđạt yờu cầu nhất, bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự sẽ tiến hành lập danh sỏch trớch ngang cỏc ứng viờn và phiếu đề xuất phỏng vấn. Nếu danh sỏch này quỏ dài và như vậy sẽ khỏ tốn kộm về tiền của, thời gian cho phỏng vấn do vậy sẽ khụng cú hiệu quả. Cho nờn cú thể Trưởng bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự sẽ rà soỏt lại cỏc hồ sơ cỏ nhõn để lọc bớt những hồ sơ khụng phự hợp về ngành nghềđào tạo, thiếu kinh nghiệm…
Trong bước này, do cụng ty luụn lưu lại những hồ sơ cỏ nhõn khụng được tuyển dụng trong những lần tuyển dụng trước, do vậy trưởng bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự cung tiến hành lựa chọn những bộ hồ sơ lưu lại đú, xem xột xem cú phự hợp hay khụng để lập danh sỏch đề nghị phỏng vấn.
Sau khi đó lựa chọn kỹ càng, trưởng bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sỏch cỏc thành viờn Hội đồng phỏng vấn trỡnh Giỏm đốc ký duyệt sau đú thụng bỏo cho cỏc thành viờn Hội đồng phỏng vấn và cỏc ứng viờn biết.
Như vậy, cụng tỏc nghiờn cứu và lựa chọn sơ bộ hồ sơ của cụng ty tiến hành rất cú bài bản và chặt chẽ, đảm bảo thống nhất quy trỡnh nhưđóđặt ra vàhạn chếđược thấp nhất những thiếu xút trong việc lựa chọn những ứng viờn cúđầy đủ năng lực, đảm bảo cho cụng tỏc phỏng vấn thuận lợi hơn và cú chất lượng hơn.
* PHỎNGVẤNSƠBỘ (vũng 1).
+ Trước khi phỏng vấn.
Sau khi trưởng bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự lập danh sỏch Hội đồng phỏng vấn, Giỏm đốc tiến hành thành lập Hội đồng phỏng vấn. Việc thành lập Hội đồng phỏng vỏn rất chu đỏo và chớnh xỏc. . Đối việc tuyển dụng nhõn viờn thỡ Hội đồng phỏng vấn gồm trưởng bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự, trưởng bộ phận đề nghị tăng nhõn sự và cú thể gồm Giỏm đốc .
Đối với việc tuyển dụng cỏn bộ cho chức trưởng phũng, phú phũng thỡ Hội đồng phỏng vấn gồm trưởng bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự, trưởng bộ phận đề nghị tăng nhõn sự (nếu tuyển phú phũng), Giỏm đốc và cỏ nhõn đề nghị tăng nhõn sự (nếu cỏ nhõn này phụ trỏch một dựỏn lớn nào đú).
Như vậy Hội đồng phỏng vấn bao gồm những người đó cú kinh nghiệm lõu năm trong tuyển dụng và làm việc, những người đi sỏt thực tế nhất với những cụng việc yờu cầu cần tăng nhõn sự do vậy sẽ cú những cỏi nhỡn khỏi quỏt nhất, chớnh xỏc nhất đối với cỏc ứng viờn. Tuy vậy, Hội đồng phỏng vấn này sẽ là rất mỏy múc khi Giỏm đốc luụn là người phải tham gia như vậy cú thểảnh hưởng rất nhiều đến cụng việc của Ban giỏm đốc.
Hội đồng phỏng vấn sau khi được thành lập, căn cứ vào yờu cầu của cụng việc, của vị trớ; căn cứ vào kết quả nghiờn cứu hồ sơ, vào những điểm lưu ý của mỗi ứng viờn để tiến hành chuẩn bị cỏc cõu hỏi phỏng vấn cho cỏc ứng viờn hoặc cho mỗi ứng viờn cụ thể.
+ Phỏng vấn.
Để cho quỏ trỡnh phỏng vấn cú hiệu quả, Chủ tịch Hội đồng phỏng vấn sẽ thụng bỏo cho cỏc ứng viờn biết về qui trỡnh tuyển dụng của cụng ty đểứng viờn chuẩn bị sẵn tinh thần. Với những cõu hỏi đẫđược soạn sẵn dành cho mỗi ứng
viờn, Chủ tịch Hội đồng phỏng vấn tiến hành đặt cỏc cõu hỏi phỏng vấn cho ứng viờn trả lời. Để cho cỏc ứng viờn cú thể bộc lộ hết khả năng, tớnh tỡnh, nhận thức, ước vọng của mỡnh; cỏc cõu hỏi đặt ra thường là những cõu hỏi mởđể cho ứng viờn cú thể trỡnh bày rừ cỏc quan điểm của mỡnh. Thường cỏc cõu hỏi đặt ra cho ứng viờn về một số phương diện sau:
+ Về làm việc, cụng việc:
- Cú hài lũng với cụng việc hiện tại của mỡnh hay khụng? - Với cụng việc đó làm, điều gỡ thớch nhõt, ưng ý nhất? - Nếu được tuyển chọn, mục tiờu phấn đấu?
- Động lực thỳc đẩy làm việc?
- Đó làm ở cụng ty nào cựng ngành chưa?
- Khi làm việc độc lập sẽ gặp những khú khăn gỡ? - Yếu tố nào trong nghề làm bạn thớch nhất? - Chọn và mụ tả cho mỡnh một vị trớ thớch hợp? + Về bản thõn:
- Tiờu chuẩn đỏnh gớa sự thành đạt của một cỏ nhõn. - Sở thớch lớn nhất.
- Muốn hoàn thiện bản thõn ở phương diện nào nhất. - Đặc tớnh quan trọng được hưởng từ cha mẹ.
- Gia đỡnh bạn bố núi gỡ về bạn.
- Điểm mạnh nào giỳp cho bạn thành cụng trong cụng việc.
Khi Chủ tịch Hội đồng phỏng vấn đưa ra cỏc cõu hỏi, cỏc thành viờn khỏc của Hội đồng phỏng vấn cú thểđưa ra, đặt ra cỏc cõu hỏi bổ sung để tỡm hiểu thờm thụng tin và củng cố cỏc dữ liệu.
Thụng qua quỏ trỡnh phỏng vấn này Hội đồng phỏng vấn sẽđỏnh giỏđược tổng quỏt về cỏc yếu tố như hoàn cảnh, tớnh tỡnh, quan niệm sống, sự năng động và bộn nhạy, ý chớ phấn đấu trong quỏ trỡnh làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện ỏp lực cụng việc cao của từng ứng viờn.
Ngay sau khi phỏng vấn, Hội đồng phỏng vấn tiến hành họp để bỡnh xột, lấy ý kiến chung theo thang điểm đỏnh giỏ của tưng thành viờn phỏng vấn để lựa chọn được những ứng viờn cúđủ khả năng trỳng tuyển vũng một. Bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự sẽ thụng bỏo cho cỏc ứng viờn để họ biết được cú trỳng tuyển hay khụng và nếu trỳng tuyển, bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự sẽ thụng bỏo ngày giờ phỏng vấn vũng hai cho ứng viờn.
Nhờ quỏ trỡnh này, cụng tỏc tuyển dụng sẽ giảm được thời gian, chi phớđỏng kể cho việc loại thờm lần nữa những ứng viển khụng đủ năng lực cũng như kinh nghiệm để cú thể bước vào phỏng vấn lần hai nhanh chúng và tiết kiệm hơn.
Trong quỏ trỡnh sàng lọc này, nếu thấy khụng đủ số lượng ứng viờn được lựa chọn vào vũng hai như yờu cầu cụng việc và trong kế hoạch tuyển dụng đó duyệt, Hội đồng tuyển dụng (bộ phận Hành chớnh - Nhõn sự ) sẽ tổ chức chọn thờm hồ sơđể cụng tỏc tuyển dụng diễn ra đỳng như kế hoạch đóđịnh.
* PHỎNGVẤNLẦNHAI (phỏng vấn sõu). +Trước khi phỏng vấn.
Sau khi đó cú danh sỏch ứng viờn phỏng vấn lần hai, Hội đồng phỏng vấn dựa vào yờu cầu của cụng việc, dựa vào kết quả, những nhận xột, những lưu ý của mỗi ứng viờn trong phỏng vấn lần một để chuẩn bị sẵn cỏc cõu hỏi cho mỗi ứng viờn ở vũng hai này.
Hội đồng phỏng vấn cũng chuẩn bị sẵn những tỡnh huống, những cõu hỏi cú thểứng viờn sẽ thắc mắc trong quỏ trỡnh phỏng vấn, chuẩn bị sẵn những phương ỏn trả lời để khụng bịđộng trước cỏc cõu hỏi của ứng viờn.
Như vậy, hiểu rừđược tầm quan trọng của bước này cho nờn Hội đồng phỏng vấn đó rất thận trọng, rất quan tõm đến việc chuẩn bị phỏng vấn để buổi phỏng vấn cú thể diễn ra thoải mỏi nhất, cú hiệu quả nhất trỏnh trường hợp gõy ra bầu khụng khớ căng thẳng, khụng thoả món được những thắc mắc của ứng viờn và cú thểứng viờn sẽ khụng phục.
+ Phỏng vấn.
ứng viờn cỏc tỡnh huống cụng việc, cỏc tỡnh huống kinh doanh cụ thểđể cho ứng viờn trả lời cỏch xử lý. Như vậy, Hội đồng phỏng vấn đó tạo điều kiện cho cỏc ứng viờn tự bày tỏ hiểu biết, khả năng kiến thức của mỡnh, bày tỏ sự nhạy bộn, kinh nghiệm của mỡnh qua cỏc tỡnh huống cụ thể giỳp cho Hội đồng phỏng vấn đỏnh giỏđược chớnh xỏc nhất năng lực của từng ứng viờn để cúđược sự lựa chọn đỳng đắn nhất.
Nhờ việc đưa ra những tỡnh huống mà Hội đồng phỏng vấn cú thểđỏnh giỏ một cỏch khỏch quan nhất cú thể về những vấn đề thuộc về khả năng chuyờn mụn, nghiệp vụ và cỏc kỹ năng nghề nghiệp của ứng viờn, thấy được năng lực thật sự của mỗi ứng viờn. Như vậy đõy là tài liệu quan trọng nhất, cú sức thuyết phục nhất để Hội đồng tuyển dụng cú thể lựa chọn, tuyển dụng được những nhõn viờn cần tuyển.
Trong quỏ trỡnh phỏng vấn ở vũng này, cỏc ứng viờn đều cú thể nờu ra cỏc thắc mắc, những cõu hỏi để biết khỏi quỏt về tổ chức hoạt động của cụng ty, biết được chức năng, nhiệm vụ cũng như quyền lợi của họ nếu họđược tuyển dụng vào cụng ty. Cỏc cõu hỏi này chỉ cú Chủ tịch Hội đồng phỏng vấn mới được quyền giải đỏp.
Nhờ quỏ trỡnh phỏng vấn này mà Hội đồng tuyển dụng cú thểđỏnh giỏđược khả năng chuyờn mụn, nghề nghiệp của ứng viờn cao hay thấp và thấy được ứng viờn cú thiện chớ hợp tỏc và làm việc lõu dài với cụng ty hay khụng thụng qua việc Hội đồng phỏng vấn cho ứng viờn xem bản mụ tả chi tiết cụng việc để thống nhất quan điểm.
+ Sau khi phỏng vấn.
Sau khi quỏ trỡnh phỏng vấn kết thỳc, Hội đồng phỏng vấn tiến hành họp để lấy ý kiến nhận xột chung về cỏc ứng viờn, thống nhất vềđiểm số và kết quả của cụng việc này sẽ là kết quảđể Hụi đồng tuyển dụng căn cứ vào đú tiếp nhận nhõn viờn hoặc tiếp tục phỏng vấn vũng 3.
Nếu trong vũng này sốứng viờn giữ lại quỏớt khụng đỏp ứng đủ yờu cầu cụng việc thỡ Hội đồng tuyển dụng sữ quyết định ngay việc tiếp nhận thờm hồ sơ và lại tiếp tục lại quy trỡnh tuyển dụng cho những ứng viờn mới.
phỏng vấn lần hai, cụng ty chưa quan tõm đến việc sàng lọc kỹ càng hơn nữa những ứng viờn khụng đủ năng lực bằng việc tổ chức thi trắc nghiệm. Với hỡnh thức thi này cụng ty sẽđưa ra được nhiều tỡnh huống kinh doanh hơn nữa, cú thểđỏnh giỏđược chớnh xỏc hơn nữa năng lực cũng như trỡnh độ của mỗi ứng viờn để cú thể loại ra được những ứng viờn yếu kộm như vậy sẽ tiến kiệm được rất nhiều thời gian và chi phớ cho quỏ trỡnh phỏng vấn lần hai này.
* ĐIỀUTRA, XÁCMINHLíLỊCH.
Thực chất này của cụng tỏc này trong cụng ty là tổ chức phỏng vấn lần 3. Cụng ty đó kết hợp phương phỏp phỏng vấn với điều ta xỏc minh lý lịch do vậy đõy là một thế mạnh trong cụng tỏc tuyển dụng của cụng ty.
Sau khi cú kết quả của phỏng vấn lần hai, Hội đồng phỏng vấn xem xột tỡnh hỡnh những ứng viờn nào cú thểđược tuyển vào mà khụng cần phải qua vũng 3 nữa và những ứng viờn nào cần phải xỏc minh cho rừ ràng hơn nữa để tổ chức phỏng vấn lõn 3. Phỏng vấn lần 3 này được trưởng bộ phận Hành chớnh- Nhõn sựđứng ra thực hiện.
Trưởng bộ phận Hành chớnh- Nhõn sự sẽ thụng bỏo và lập cuộc hẹn với ứng viờn. Trưởng bộ phận Hành chớnh- Nhõn sự sẽ trực tiếp tiếp xỳc với ứng viờn tại gia đỡnh họ, tiếp xỳc với cỏc thành viờn trong gia đỡnh.
Hơn ai hết cụng ty đó nhận thấy rừ gia đỡnh là một nhõn tố hết sức quan trọng hỡnh thành nờn nhõn cỏch, tỏc phong của mỗi người do vậy thụng qua việc tiếp xỳc với gia đỡnh của ứng viờn sẽ làm sỏng tỏ hơn vềứng viờn thụng qua cỏc chỉ tiờu như:
- Tớnh kỷ cương, kỷ luật, tụn ti.
- Tỏc phong của một số thành viờn trong gia đỡnh. - Tớnh lễđộ.
- Uy tớn của ứng viờn trong gia đỡnh. - Tớnh kinh tế của gia đỡnh.