bàn thành phố Hồ Chí Minh.
3.3Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thutiền Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
+ Thiết lập sổ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng để đối chiếu theo dõi với đơn đặt hàng, hóa đơn khi có sự cố xảy ra.
+ Để tránh tình trạng đơn đặt hàng bị lập sai, không hợp lệ do khách hàng tự lập,…doanh nghiệp nên có một mẫu đơn đặt hàng chuẩn, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và phải được người có thẩm quyền ký duyệt trước khi chấp nhận đơn đặt hàng. Trong đơn ghi đầy đủ nội dung từng điều khoản, điều kiện, quy cách cụ thể. Tất nhiên là giữa các khách hàng khác nhau thì những điều khoản này có thể khác nhau.
+ Nhiều doanh nghiệp xảy ra vấn đề thất lạc đơn đặt hàng dẫn đến xử lý chậm, làm ảnh hưởng đến việc giao hàng. Do đó để có thể kiểm soát tốt đơn đặt hàng và xử lý kịp thời thì doanh nghiệp nên thiết lập lại quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng. Cần có một bộ phận xác nhận về tình trạng còn hàng và sắp xếp lịch giao hàng, 1 bộ phận xác nhận về chất lượng tín dụng của khách hàng, đặc biệt là những khách hàng mới. Đồng thời một bộ phận khác có trách nhiệm kiểm tra về việc xác nhận này (nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện và cảm thấy cần thiết). Các bộ phận này phải hoạt động độc lập với nhau. Thành viên trongcác bộ phận này phải là những người có kinh
nghiệm, đạo đức tốt, am hiểu về lĩnh vực kinh doanh, tài chính và độc lập với người xét duyệt bán hàng. Người ra quyết định cuối cùng có chấp nhận đơn đặt hàng hay không và lập lệnh bán hàng là ban giám đốc.
- Hoàn thiện thủ tục kiểm soát hoạt động xuất, giao hàng, lập chứng từ, gửi hàng, chứng từ, vận chuyển.
+ Trước khi xuất hàng hóa đi bán, bộ phận kho phải kiểm tra, xem xét lệnh bán hàng đã được xét duyệt, có đầy đủ chữ ký và con dấu của những người có thẩm quyền hay chưa. Nếu chưa thì chuyển trả ngược lại, không chấp nhận xuất hàng.
+ Để theo dõi, kiểm tra đối chiếu chặt chẽ số lượng hàng thực tế xuất kho, các doanh nghiệp nên sử dụng phiếu xuất kho khi xuất hàng giao cho khách hàng và phiếu xuất kho được đánh số thứ tự trước. Có thể lập phiếu xuất kho thành 3 liên: 1 liên chuyển cho người giao hàng, 1 liên cho khách hàng giữ, liên còn lại lưu tại doanh nghiệp.
+ Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng, nếu có chênh lệch thì báo cho bộ phận xử lý đơn hàng, nếu có thiếu thì báo quản lý kho hàng xử lý.
+ Rà soát kỹ đối tượng nhận hàng hóa + Đối chiếu, kiểm tra số lượng giao
+ Căn cứ số lượng trên phiếu giao hàng, nếu đã giữ số hàng mà khách hàng đặt mua, kế toán chi tiết lập hoá đơn bán hàng, 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển kế toán tổng hợp, 1 liên lưu lại sổ.
+ Sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng cũng như khuyến khích khách hàng sử dụng hóa đơn
+ Định kì kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh leechjdo bán hàng nhưng không ghi vào sổ.
+ Để tránh tình trạng giao hàng không đúng về phẩm chất, số lượng gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, có thể thực hiện một số giải pháp sau: Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt; lập phiếu giao hàng phải bao gồm các thông tin về số lượng hàng giao, đã giao, tên, địa chỉ khách hàng và các thông tin cần thiết khác để người vận chuyển có thể tiến hành giao hàng; bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Nếu có thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó. Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để doanh nghiệp có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó.
+ Tùy theo tình hình kinh doanh, quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, nếu trong một ngày diễn ra lượng giao dịch lớn thì doanh nghiệp nên quy định việc ghi nhận doanh thu phải được thực hiện trong ngày, không nên để dồn một thời gian sau rồi mới ghi nhận dẫn đến khó kiểm soát.
+ Để tránh tình trạng ghi sai giá bán, doanh nghiệp nên sử dụng một danh sách giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi chính xác giá bán trên hoá đơn.
+ Chỉ nên lập hoá đơn khi đã căn cứ vào: phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận; đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng và hợp đồng giao hàng (nếu có).
+ Doanh nghiệp nên ghi lại trên hoá đơn hoặc trên sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu.
+ Trước khi giao hóa đơn giá trị gia tăng cho khách, hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký của người lập, trưởng phòng kinh doanh, nhân viên kế toán phụ trách việc kiểm tra hóa đơn.
+ Việc kiểm tra giá bán, cộng trừ trên hóa đơn được tiến hành một cách ngẫu nhiên hoặc đối với những hóa đơn vượt quá một giá trị nhất định bởi kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ.
+ Việc sử dụng hoá đơn mỗi khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không hạch toán.
+ Thường xuyên kiểm tra hoặc kiểm tra đột xuất việc ghi nhận doanh thu tại các đơn vị, các trung tâm phân phối có đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định hay không. Khi phát hiện có sai phạm thì sẽ điều chỉnh và có hình thức xử phạt nghiêm minh.
+ Để kiểm soát hiện tượng chạy theo doanh thu của bộ phận bán hàng, cuối tháng, ngoài việc lập báo cáo tình hình công nợ của khách hàng, phòng kế toán cần phải lập bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại theo từng địa điểm bán hàng. Nếu doanh thu bán hàng hoặc hàng bán bị trả lại gia tăng trên mức bình thường thì đây là dấu hiệu xảy ra hiện tượng chạy theo doanh thu.
- Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu tiền
+ Nếu thu tiền trực tiếp từ khách hàng, doanh nghiệp nên giao cho một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng để thu tiền, không nên để nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp của khách hàng. Nhưng nếu trong trường hợp doanh nghiệp có tổ chức bán hàng tại các sạp nhỏ ở trung tâm thương mại, người bán hàng khi đó cũng thường là người thu tiền, doanh nghiệp nên lắp đặt camera theo dõi hoạt động, tổ chức người giám sát,…
+ Cuối ngày, thủ kho phải báo cáo lượng hàng xuất trong ngày và gửi về phòng kế toán tài chính của doanh nghiệp. Căn cứ lệnh xuất hàng đã duyệt, kế toán kiểm tra số lượng thực xuất và đối chiếu với lượng tiền thu về có phù hợp hay không.
+ Để kiểm soát việc nhân viên bán hàng thu tiền từ khách hàng đến cuối ngày đều phải nộp về doanh nghiệp kịp thời, không chiếm dụng tiền thu được sử dụng vào mục đích cá nhân, các doanh nghiệp nên khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hoặc thẻ tín dụng hoặc đem trực tiếp đến nộp tại doanh nghiệp. Khuyến khích kháchhàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân
hàng cũng giúp làm giảm bớt rủi ro và các chi phí hành chính liên quan đến bán hàng bằng tiền mặt.
+ Cuối tháng, các trung tâm bán hàng, các nhà phân phối của doanh nghiệp phải báo cáo lượng hàng bán ra và tiền thu vào từ bán hàng. Ngoài ra, nên tiến hành kiểm tra đột xuất tiền mặt tại quỹ của các cửa hàng, đại lý trực thuộc với số tiền ghi chép trên sổ sách nhằm phát hiện những khoản tiền chưa nộp về doanh nghiệp; đặc biêt, phải lập báo cáo hàng ngày và cuối ngày gửi fax về doanh nghiệp tình hình bán hàng, thu tiền trong ngày.
+ Trường hợp bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng, không nên để kế toán tiền gửi ngân hàng là người kiểm tra số dư trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp với số dư trên sổ phụ ngân hàng. Điều này không những vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm mà còn dễ dẫn đến gian lận xảy ra. Doanh nghiệp nên cử ra một nhân viên có thẩm quyền và không phải là kế toán tiền gửi ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
+ Nếu là bán chịu, để tránh tình trạng nhân viên thông đồng với các bộ phận khác chiếm dụng tiền phải thu khách hàng sau đó đề nghị xóa sổ nợ với lý do nợ khó đòi, định kỳ phải kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ kiên quan, hay chiếu giữa số liệu kế toán và các bộ phận khác như giao hàng, bán hàng,..; cần sử dụng hệ thống sổ sách theo dõi chi tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho phù hợp. Đối với những khách hàng không còn khả năng thanh toán, cần ban hành chính sách xóa sổ nợ phải thu. Kế toán tổng hợp phải được tổng giám đốc phê duyệt mới được xóa sổ nợ phải thu khó đòi. Định kỳ, kế toán in báo cáo về số dự phòng phải thu khó đòi đề nghị trích lập, số nợ khó đòi đã xóa sổ theo từng nhân viên theo dõi công nợ.
+ Trong tình hình kinh tế khó khăn hiện nay, các doanh nghiệp thương mại không những phải cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành nghề khác trong nước mà còn cả nước ngoài. Vì vậy không thể tránh khỏi việc nhà quản lý đưa ra các chính sách ưu đãi nhằm thu hút khách hàng, trong đó có chính sách nới lỏng về hạn mức bán chịu. Tuy biện pháp này có đem lại hiệu quả trong việc thu hút khách hàng nhưng cũng đồng thời tăng thêm mức độ rủi ro về tài chính cho doanh nghiệp. Để khắc phục vấn đề này, nên tách biệt giữa bộ phận xét duyệt bán chịu và bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng. Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải xác định rõ ràng những chính sách bán chịu sẽ ảnh hưởng đến rủi ro tín dụng của mình như thế nào. Nếu đủ điều kiện, nên thành lập một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng. Đối với những khách hàng mới hoặc khách hàng nhỏ, chỉ giao dịch một lần nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn so với những khách hàng lớn, thường xuyên. Trường hợp là khách hàng nước ngoài, các doanh nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
gặp khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng tín dụng, khi đó, hình thức thức tính dụng L/C là sự lựa chọn an toàn và tối ưu nhất, cùng với đó, ngân hàng phát hành L/C phải lớn và có uy tín.
+ Để giảm động lực ăn cắp tiền của thủ quỹ hay nhân viên bán hàng, có thể áp dụng những cách sau: Lắp đặt camera tại vị trí thu tiền; tổ chức giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên; nếu có điều kiện, doanh nghiệp nên lắp đặt máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành hoá đơn ở các điểm bán hàng,các máy này sẽ giúp in ra biên lai cho khách hàng;bản ghi nội bộ về giao dịch trên tệp tin máy tính hoặc băng từ được khoá trong máy, tệp tin hoặc băng từ không được để cho thủ quỹ tiếp cận;doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn; nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên tài khoản.
3.4 Hoàn thiện các báo cáo và phân tích phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền- Báo cáo công nợ khách hàng