2. Công tác đào tạo và phát triển của PJICO
2.3. Kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực tại PJICO trong năm
Khi lập kế hoạch đào tạo thường bao gồm các nội dung: xác định nhu cầu đào tạo, mục tiêu, đối tượng, lên chương trình như thế nào, chi phí bao nhiêu, công tác tổ chức thực hiện và đánh giá hiệu quả đào tạo.
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo phát triển
Hàng năm nhu cầu đào tạo của Công ty được xác định dựa theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm đó và dựa theo tình hình thực tế về số lượng và chất lượng lao động, vào tình hình vốn, cạnh tranh.... mà xác định nhu cầu thực tế để lên kế hoạch đào tạo nhằm tạo sự phù hợp giữa kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Khi xác định nhu cầu đào tạo và phát triển ở PJICO đã dựa vào các căn cứ cụ thể sau: - Mục tiêu chiến lược cụ thể : Dựa vào mục tiêu kế hoạch về doanh thu từng giai đoạn xem xét đánh giá các yếu tố cần để có thể đạt được mục tiêu đề ra trong đó không thể thiếu yếu tố về nguồn nhân lực. Với những mục tiêu chiến lược cụ thể, công tác xác định nhu cầu đào tạo phát triển nguồn nhân lực đó được lập ra cho từng giai đoạn cả về số lượng lẫn chất lượng.
- Tiêu chuẩn chức danh công việc: mỗi chức danh khác nhau có các yêu cầu về trình độ, kĩ năng, năng lực khác nhau. Dựa vào chức danh công việc và thực tế thực hiện công
việc của người đó trưởng các ban, đơn vị sẽ xem xét xem người đó đã đáp ứng được hay chưa, thiếu những kĩ năng gì để có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng để họ hoàn thành tốt công việc của mình.
- Kế hoạch bổ nhiệm cán bộ của công ty: Ví dụ kế hoạch trong tương lai sẽ bổ nhiệm nhân viên A vào vị trí trưởng phòng nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải, hay là giám đốc chi nhánh mới…Như vậy cần có kế hoạch đào tạo nhân viên A để họ có thể đáp ứng được công việc trong tương lai.
- Dựa vào nhu cầu đào tạo của các đơn vị: Mỗi đơn vị sau khi xem xét sẽ lập danh sách và gửi lên ban TCNS để ban TCNS xem xét, đánh giá và quyết định.
Nhìn chung các căn cứ được đưa ra khá rõ ràng, tuy nhiên vẫn chưa đầy đủ, chưa có căn cứ phản hồi từ người lao động. Để công tác đào tạo có hiệu quả cần phải căn cứ vào phản hồi của người lao động về chương trình đào tạo đó, xem xét họ có nhu cầu nguyện vọng gì không vì ngoài việc đánh giá khả năng thì thái độ của người lao động rất quan trọng, nó có thể là động lực cũng có thể là yếu tố gây cản trở đối với hiệu quả đào tạo. Có thể thăm dò bằng cách cung cấp cho người lao động bảng câu hỏi và yêu cầu họ trả lời theo bảng hỏi sẵn có.
Việc xác định nhu cầu đào tạo hầu hết được xác định cho từng năm một, kế hoạch cho dài hạn trong vài năm vẫn chưa có. Có thể thấy rằng công tác xác định nhu cầu đào tạo phát triển của Công ty không có định hướng phát triển lâu dài, chỉ dựa vào thực tế nhu cầu thôi chưa đủ thích ứng với thị trường kinh doanh hiện nay, đôi khi không đáp ứng tình huống thay đổi bất thường của môi trường kinh doanh. Vì vậy, đào tạo và phát triển phải có định hướng tương lai, phải gắn liền với kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong dài hạn và phải thực sự có chất lượng mới đáp ứng được những biến đổi về chất trong kinh doanh hiện nay.
Hơn nữa, muốn xác định nhu cầu ở đơn vị đòi hỏi người quản lý phải hiểu rõ mục tiêu của tổ chức về sản xuất kinh doanh, về chiến lược phát triển nhân lực và quan trọng hơn là mục tiêu của đơn vị cũng như các kỹ năng mà nhân viên mình cần bổ sung.
Như vậy, PJICO cần quan tâm hơn nữa đối với việc xác định nhu cầu đào tạo, cần đi theo đúng quy trình hai chiều để công tác đào tạo đạt hiệu quả cao hơn.
STT Đối tượng Số lượng I Cán bộ Cán bộ nâng cao trình độ - Phòng tài chính- kế toán - Phòng Nhân sự - Phòng đầu tư - Phòng bồi thường 6 2 1 2 1 Cán bộ nâng cao kỹ năng mềm
- Phòng bảo hiểm hàng hải
- Phòng quản lý và phát triển đại lý ….
45 3 3
II Nhân viên 121
Nhân viên nâng cao trình độ 2 Nhân viên nâng cao kỹ năng mềm
100
Đào tạo chuyên môn 19
- BH tài sản và hỏa hoạn 3
- Bảo hiểm kỹ thuật 2 - Giám định-bồi thường 2 - Phát triển đại lý 5 - bảo hiểm phi hàng hải 2
Tái bảo hiểm 5
Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo phát triển
Việc xác định mục tiêu đào tạo của Công ty dựa vào yêu cầu ban đầu đặt ra cần đạt được kết quả như thế nào, trên cơ sở đó xác định mục tiêu cho đào tạo. Mục tiêu đào tạo của Công ty năm 2009 được xác định như sau:
- Tăng khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty và đáp ứng với sự thay đổi, tác động bên ngoài.
- Thực hiện hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch do cấp trên giao và kế hoạch phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mục tiêu này rất chung chung, không cụ thể hoá vì vậy không thể đối chiếu hay lượng hoá được kết quả thực hiện với mục tiêu đặt ra xem có thực hiện được hay không. Mục tiêu đặt ra phải cụ thể, rõ ràng và lượng hoá được để có thể so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đặt ra.
Bước 3: Xác định đối tượng đào tạo
Tại PJICO đối tượng đào tạo được xác định dựa trên quy chế và số liệu thống kê đào tạo. Dựa vào chỉ tiêu đã được xác định và quy chế quy định đối tượng được đào tạo người quản lý trực tiếp sẽ gửi danh sách lên ban CBNS xem xét và trình Tổng Giám Đốc phê duyệt. Những đối lượng được đi đào tạo cần đáp ứng những điều kiện sau: - Chấp hành tốt nội quy lao động của công ty, hoàn thành tốt công việc được giao, có sự nỗ lực có trách nhiệm với công việc, cam kết làm việc lâu dài với PJICO
- Thuộc phạm vi đào tạo được cấp có thẩm quyền phê duyệt - Đáp ứng được những yêu cầu của cơ sở thực hiện việc đào tạo.
Ngoài những điều kiện chung đó đối với các loại hình khác nhau có những tiêu chí riêng:
- Đào tạo Đại học văn bằng 2, cao học:
+ Đang làm việc tại PJICO theo loại HĐLĐ không xác định thời hạn. + Có bằng tốt nghiệp loại khá trở lên
+ Có trình độ ngoại ngữ phục vụ quá trình nghiên cứu. - Đào tạo dài hạn tại nước ngoài:
+ Đang làm việc tại PJICO có HĐLĐ từ 36 tháng trở lên + Có bằng tốt nghiệp loại khá trở lên
+ Có trình độ tiếng anh có thể đáp ứng yêu cầu chương trình đào tạo + Nằm trong diện quy hoạch lãnh đạo quản lý
- Đào tạo ngắn hạn ở nước ngoài:
+ Đang làm việc tại PJICO có HĐLĐ từ 12 tháng trở lên
+ Chuyên ngành đào tạo phù hợp với công việc chuyên môn hiện tại - Đào tạo khoá ngắn hạn trong nước:
+ Tất cả các nhân viên đang làm việc trong công ty + Chuyên ngành đào tạo phù hợp với công việc hiện tại.
Ta thấy, các quy chế quy định về đối tượng đào tạo khá rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định đối tượng được cử đi đào tạo. mặt khác tạo được sự hài lòng, không gây mất đoàn kết nội bộ. Tuy nhiên do khâu xác định nhu cầu đào tạo và xác định mục tiêu đào tạo làm chưa tốt ảnh hưởng đến hiệu quả của bước này. Cần có những biện pháp khắc phục nhược điểm trên và có biện pháp tác động vào thái độ và cách nhìn nhận của người lao động đối với chương trình đào tạo.
Bước 4: Xây dựng chương trình và lựa chọn phương pháp đào tạo
Do PJICO đào tạo chủ yếu thông qua việc gửi cán bộ ra đi học nên sau khi xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo cán bộ nhân sự sẽ trực tiếp liên hệ với nơi đào tạo để cùng thảo luận và thống nhất các môn cần được đưa vào chương trình giảng dạy. tuy nhiên do phụ thuộc quá nhiều vào yếu tố bên ngoài nên khó khăn trong việc chủ động tiến trình thực hiện, mặt khác nhiều khi không đưa ra được sự thống nhất chung cho chương trình giảng dạy.
Về phương pháp đào tạo hiện nay tại PJICO có sự kết hợp giữa đào tạo trong công việc và ngoài công việc nhưng đào tạo cán bộ thì phương pháp được sử dụng chủ yếu vẫn là đào tạo ngoài công việc. Các phương pháp cụ thể là:
- Đào tạo dài hạn trong nước cho các đối tượng cao học, văn bằng 2… - Đào tạo dài hạn và ngắn hạn ở nước ngoài
- Đào tạo ngắn hạn trong nước - Các chương trình hội thảo
Tuy đã có sự kết hợp giữa đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc tuy nhiên phương pháp đào tạo trong công việc vẫn chiếm tỷ lệ nhỏ. Việc đào tạo bằng phương
pháp ngoài công việc là chủ yếu dẫn đến tốn kém. Có thể áp dụng đào tạo trong công việc cho những kỹ năng như tin học, kèm cặp chỉ bảo các kỹ năng thực hiện công việc, chỉ dẫn công việc cho nhân viên quản lý,…
Bước 5: Lựa chọn giảng viên
Do phương pháp được sử dụng chủ yếu là đào tạo ngoài công việc nên giáo viên chủ yếu là giáo viên được thuê ngoài. Phương pháp đào tạo trong công việc rất ít được tổ chức chủ yếu là tổ chức các khoá tập huấn ngắn hạn nâng cao trình độ về tin học và sử dụng phần mềm nhân sự.
Giảng viên bên ngoài: Là giảng viên của các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng
Giảng viên nội bộ: Là những người cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp tại các đơn vị, các cán bộ thuộc chuyên viên chính, chuyên viên cấp cao của PJICO. Giảng viên đào tạo là những người được lựa chọn chặt chẽ, trước tiên phải là những người có trình độ kinh nghiệm làm việc lâu năm, có phẩm chất đạo đức tốt và có phương pháp sư phạm tốt. Đối với những công việc hiện tại đang được PJICO đào tạo bằng phương pháp đào tạo trong công việc thì các tiêu chuẩn lựa chọn giáo viên như vậy là không cần thiết. Đối với những kỹ năng cơ bản như vậy có thể lựa chọn người hướng dẫn là người có kinh nghiệm hơn.
Đối với PJICO hầu hết các giảng viên được thuê ở ngoài nên còn có những hạn chế nhất định như cách giảng dạy chưa phù hợp với người học gây cản trở trong việc tiếp thu kiến thức của đối tượng được đào tạo. Ngoài ra kinh phí dành cho đào tạo lớn hơn nhiều so với thuê giảng viên nội bộ.
Bước 6: Chi phí đào tạo
Chi phí đào tạo do doanh nghiệp chi trả cho cán bộ đi học, lượng chi phí này được trích ra từ quỹ đầu tư phát triển của doanh nghiệp. Hàng năm doanh nghiệp dự kiến trích một phần quỹ này phục vụ cho hoạt đông đầu tư phát triển. Chi phí được tính chi tiết cho từng đối tượng như bảng và dự trù một phần dôi ra không quá 10%.
Trong đó : * Nguồn kinh phí từ Tập Đoàn chiếm khoảng 18 % tổng chi phí đào tạo * Nguồn kinh phí từ công ty chiếm khoảng 82 % tổng chi phí đào tạo
PJICO cần có dự tính và tổ chức khoá học hợp lý hơn, phù hợp với mục tiêu và nhu cầu đào tạo
Bảng kế hoạch chi phí của PJICO năm 2009 ST T Nội dung Tổng số Số tháng học CF tháng đv: 1000đ Tổng CF đv: trđ I Đào tạo cán bộ 51 12 1000 612
II Đào tạo nhân viên 121
Nâng cao trình độ 2 24 500 24
Kỹ năng mềm 100 3 400 120
Chuyên môn
- Nhân viên BH tài sản hỏa hoạn
3 6 500 9
- Nhân viên BH kỹ thuật 2 6 500 6
- Nhân viên BH Giám định- BT
2 6 500 6
- Nhân viên phát triển đại lý
5 6 500 15
- Nhân viên BH phi hàng hải
2 6 500 6
- Nhân viên tái bảo hiểm 5 6 500 15
Tổng số 172 48 4900 913
( Nguồn: báo cáo kế hoạch đào tạo năm 2009 PJICO )
Bước 7: Đánh giá chương trình và hiệu quả đào tạo
Hiện nay tại PJICO có các phương pháp dùng để đánh giá hiệu quả công tác đào tạo đó là:
- Quản lý phần mềm thống kê đào tạo: Trong quá trình đào tạo, người được đào tạo sẽ được điểm danh rồi lưu vào phần mềm này,từ đó có thể đánh giá được số lượng người và số lượt người được đi đào tạo, nội dung, các khoá đào tạo. Thông qua đó có thể so sánh thực tế thực hiện với chương trình đề ra.
- Dựa vào các bài kiểm tra, sát hạch và các báo cáo kết quả học tập của đối tượng đào tạo.
Sau khi thực hiện chương trình đào tạo người lao động được các trung tâm cấp chứng chỉ tham gia khoá học và làm báo cáo kết quả học tập nộp lên ban TCNS. Ban TCNS sẽ tiến hành tổ chức sát hạch xem hiệu quả của quá trình tiếp thu kiến thức của đối tượng đào tạo và sẽ có những cách bố trí hợp lý.
- Dựa vào kết quả thực hiện công việc sau khi đào tạo.
Trưởng đơn vị có trách nhiệm giám sát tình hình thực hiện công việc của người lao động sau đó báo cáo lên ban TCNS. Có thể dựa vào sự bình xét thi đua được tổ chức theo kỳ. Hoặc căn cứ vào kết quả thực hiện công việc theo dự án, nhóm…
- Thái độ làm việc và sự hài lòng của đối tượng sau khi tham gia khoá đào tạo Ví dụ để đánh giá mức độ hài lòng đối với chương trình đào tạo công ty tiến hành khảo sát phỏng vấn 30 người thuộc các ban tổ chức nhân sự, bảo hiểm kỹ thuật, tái bảo hiểm, bảo hiểm hàng hải, bảo hiểm phi hàng hải tại văn phòng công ty có kết quả sau:
Bảng 12: Kết quả đánh giá sự hài lòng của đối tượng tham gia đào tạo
Chỉ tiêu Số lượng người hài lòng Tỷ lệ % Nội dung-chương trình đào
tạo
20 66,67
Công tác tổ chức 25 83,33
Bố trí sử dụng sau đào tạo 15 50
Trong đó nội dung chương trình đào tạo bao gồm: Nội dung chương trình, nhịp độ, kiến thức giảng dạy,…
Công tác tổ chức gồm: Ăn, ở, các trang thiết bị phục vụ cho học tập,…
Nhìn chung công tác đào tạo ở PJICO theo sự đánh giá của người lao động tương đối tốt, từ khâu tổ chức đào tạo đến sử dụng nhân lực sau đào tạo. Tất cả đều được đánh giá với số phiếu khá cao trên 50%.
Chi phí đào tạo là một nhân tố quan trọng phản ánh hiệu quả công tác đào tạo nhưng ở PJICO chưa có sự so sánh giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra.
Do sự đánh giá chủ yếu dựa vào các trưởng ban trực tiếp quản lý người được đào tạo nên cần phải đảm bảo những người quản lý trực tiếp này hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Tổng giám đốc sẽ tổng hợp đánh giá hiệu quả đào tạo vào cuối năm trước khi lập kế hoạch đào tạo cho năm sau.