Công tác lưu trữ:

Một phần của tài liệu BÁO CÁO THỰC TẬP-TẠI ĐƠN VỊ UBND xã Phước Thuận (Trang 26)

1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan:

- Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình của mọi hoạt động và để đảm bảo tốt các tài liệu văn bản UBND Xã có phòng kho lưu trữ riêng. Mặt dù với điều kiện khó khăn, phòng kho UBND Xã vẫn tổ chức tốt các tài liệu lưu trữ và phân công cán bộ chuyên trách để việc bảo quản khoa học và hiệu quả, cán bộ chuyên trách lưu trữ được đào tạo và được cơ quan bồi dưỡng qua lớp học lưu trữ nên mặt dù với điều kiện khó khăn thiếu thốn về cơ sở vật chất nhưng vẫn làm tốt nhiệm vụ của mình.

- Quá trình bảo quản tài liệu văn kiện được thực hiện theo Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác bảo quản

-Hiện nay cơ quan có một phòng lưu trữ do đơn vị văn phòng quản lí, các cán bô lưu trữ đều có trình độ nghiệp vụ và chuyên môn cao. Với việc bố chí cán bộ lưu trữ chuyên trách như vậy nên việc quản lí hồ sơ đưa vào lưu trữ của cơ quan được quản lí tốt và bảo quản tài liệu phục vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ. Nếu mà không bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo.

2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu dược bảo quản tại cơ quan:

- Các loại hình tài liệu của cơ UBND Xã đưa vào bảo quản chủ yếu là các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động và các văn bản do các cơ quan nhà nước cấp trên gửi đến được đưa vào bảo quản làm căn cứ pháp lí để phục vụ cho các hoạt động của cơ quan.

3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu:

Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn bản, nội dung văn bản, chức năng của các văn bản...; các tài liệu trong nơi lưu

trữ được lập thành các hồ sơ hiện hành để tiện cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu, các tài liệu lưu trữ trữ luôn được xác định giá trị để loại bỏ các văn bản đã hết hiệu lực và chỉ bảo quản các tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác điều hành và lãnh đạo của cơ quan cũng như phục vụ công tác nghiên cứu các tài liệu.

4. Giao nộp tài liệu:

Tài liệu của cơ quan không thuộc diện phải nộp vào các trung tâm lưu trữ quốc gia mà chỉ nộp vào trung tâm lưu trữ của tỉnh, các tài liệu trước khi được đưa vào lưu trữ đã được lập hồ sơ hiện hành.

- Hồ sơ, tài liệu của cơ quan được giao nộp vào lưu trữ theo đúng các qui định của nhà nước. Qui trình giao nộp hồ sơ của cơ quan :

+ Khi công việc kết thúc, cán bộ, công chức, viên chức phải hoàn chỉnh hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu thì phải được sự đồng ý của người có quyền cao nhất trong Văn phòng UBND Xã, nhưng thời hạn giữ lại không quá 01 năm.

Trong quá trình giao nôp hồ sơ tài liệu, cán bộ, công chức, viên chức và lưu trữ viên phụ trách lưu trữ hiện hành phải tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu (02 bản), mỗi bên giao nhận giữ một bản.

5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu :

Hiện tại cơ quan chưa có phòng đọc riêng để tổ chức sử dụng tài liệu vì vậy ảnh hưởng rất đến công tác nghiên cứu tài liệu, không có không gian riêng để nghiên cứu tài liệu.

Do số lượng cán bộ lưu trữ còn hạn chế về trình độ chuyên môn nên công tác lưu trữ của cơ quan chưa có xây dựng được công cụ tra cứu khoa học hiện đại mà chủ yếu là dùng phương pháp thủ công.

Do đó mà công tác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan còn hạn chế rất nhiều.

6. Tình hình bảo quản tài liệu :

Kho chứa tài liệu được bố trí tại nơi thoáng mát đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ và phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu. Trong kho, các tài liệu được xắp xếp ngăn nắp trong các giá và các hòm đựng tài liệu, thuận lợi cho việc phân loại tài liệu, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu, với cách này cũng tránh được các yếu tố như chuột, bụi ẩm mốc, các tác động của ánh sáng chiếu vào...

Do áp dụng các phương pháp bảo quản tài liệu nên các tài liệu trong kho không bị hư hại nhiều, một số tài liệu quan trọng được bảo quản rất tốt

7. Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ:

Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ của văn phòng UBND Xã Phước Thuận còn rất hạn chế. Chưa xây dựng được phần mềm dùng

để lưu trữ văn bản đi – đến, chủ yếu tại bộ phận văn thư khi tiếp nhận hay chuyển giao văn bản đều dùng các phương pháp thủ công để lưu văn bản do vậy rất mất nhiều thời gian vào việc này.

B. PHẦN THỰC HÀNH: I. HOẠT ĐỘNG THỰC HIỆN VÀ KẾT QỦA:

1. Thâm nhập thực tế tìm hiểu về cơ quan, đơn vị thực tập: *Biện pháp tìm hiểu:

-Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan kiến tập sau đó tham gia vào một số công việc đơn giản để nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng hơn.

- Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại Văn phòng UBND xã Phước Thuận những ngày tiếp theo tôi được phân công thực tập một số công việc của cán bộ văn thư thực thụ( Tiếp nhận và chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi đến, đóng dấu, thực hành soạn thảo văn bản….).

2. Nội dung tìm hiểu về ngành đào tạo:

2.1.Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng:

Cụ thể là tìm hiểu hoạt động tại Văn phòng UBND xã Phước Thuận.

+ Quan sát học hỏi cách thức tiếp nhận, xử lí văn bản tại bộ phận văn thư. Ghi nhận quá trình chuyển giao công văn trong cơ quan,các mẫu sổ của các công văn đi - đến.

+ Sau những buổi quan sát rút ra được những kinh nghiệm thì trực tiếp bắt tay vào công việc cụ thể tại bộ phận văn thư với các công việc như: tiếp nhận văn bản đến, các thủ tục giải quyết văn bản đi, cho số văn bản đi và các công việc như photocopy, in ấn các văn bản, soạn thảo văn bản trên máy tính.

*. Lợi ích của công việc này:

- Việc thực hành những hoạt động trên không những đã củng cố lại mà còn biết vận dụng những lý thuyết đã học ở trường vào công việc thực tế tại văn phòng, đã giúp em học hỏi có thêm kinh nghiệm về công tác văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn phòng, và giúp em trưởng thành hơn trong nghề nghiệp của mình. Giúp em giải quyết được tình trạng "lý thuyết suông" và tiếp cận với thực tế một cách dễ dàng hơn.

- Sau việc thực hành em cũng đã đúc kết được những kinh nghiệm bổ trợ để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này và là cơ sở để em phân đấu trở thành một cán bộ văn phòng chuyên nghiệp sau khi ra trường và trước mắt là kỳ thi tốt nghiệp sắp tới .

- Thực tập giúp em nắm được các thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan.

- Nắm vững qui trình công vụ trong cơ quan hành chính nhà nước.

- Thực hành các kĩ năng hành chính đúng với vai trò của công chức trong cơ quan hành chính nhà nước.

2.2. Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập (Hội Đồng Nhân Dân- UBND xã Phước Thuận).

- Sau những ngày trực tiếp thực tập và làm việc của một cán bộ văn phòng và kết hợp với quan sát cách làm việc của các nhân viên văn phòng, tại Hội Đồng Nhân Dân- UBND xã Phước Thuận đã giúp em có được những bài học bổ ích và thiết thực, bằng những công việc cụ thể như:

- Quan sát cách bố trí, trang trí văn phòng và cách phân công công việc cho mỗi thành viên trrong văn phòng.

- Quan sát, tìm hiểu mối quan hệ của các thành viên cùng cấp cũng như giữa cấp trên và cấp dưới ở văn phòng kiến tập.

- Thực hành cách tiếp nhận văn bản, cách sắp xếp và các thủ tục giải quyết công văn giấy tờ.

- Thực hành cách thức vào sổ, lưu và chuuyển giao công văn tại bộ phận văn thư.

- Quan sát tìm hiểu cách nghe điện thoại, sử dụng các loại máy trong văn phòng như: máy photo, máy vi tính, máy in...

- Quan sát và học hỏi thái độ cử chỉ tiếp khách của các cô, chú trong văn phòng.

- Xem các loại văn bản đi và đến của cơ quan. - Quan sát và tham gia vào việc của bộ phận văn thư - Học hỏi cách đưa công nghệ thông tin vào cơ quan.

*. Kết quả thu được:

- Qua một thời gian ngắn tiếp xúc với thực tế với sự hướng dẫn tận tình của các cô chú trong cơ quan đã giúp em có được những bài học vô cùng bổ ích cho bản thân mình cụ thể như:

+ Biết được cách lưu văn bản trên máy tính,có thể sử dụng tạm được các loại máy văn phòng như: máy photo, máy in và các loại công nghệ hiện đại khác.

+ Học hỏi được cách sắp xếp văn phòng một cách khoa học, đẹp mắt cho được hiệu quả làm việc cao hơn.

+ Có thêm một số kiến thức mới về người quản trị văn phòng mà ở trường chưa được học.

+ Được chỉ dẫn về cách hành văn của người làm văn phòng lâu năm. + Do được tiếp cận trực tiếp với các văn bản nên một phần nào cũng nắm bắt được cách thức trình bày của các loại văn bản trong trong cơ quan nhà nước.

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ: 1. Nhận xét:

- Nhìn chung, hình thức văn bản hành chính do cơ quan phát hành điều đúng với thể thức thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và trình bày văn bản hành chính quy định.

- Thực hiện công tác giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật năm 2012, được sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định theo ban hành Quyết định số 02/2012/QĐ-UBND ngày 3/2/2012 quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, UBND Xã Phước Thuận đã thực hiện đầy đủ, cập nhật thường xuyên và các lĩnh vực cần giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông chậm được triển khai thực hiện và nhân rộng.

2. Đề nghị:

- Trong thời gian thực tập tại văn phòng UBND Xã Phước Thuận và trực tiếp tại bộ phận văn thư tôi đã thu được rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích. Tôi thấy Văn phòng là vị trí rất quan trọng trong cơ cấu làm việc của ủy ban. Chính vì thế văn phòng UBND Xã Phước Thuận cần nâng cao năng lực hoạt động băng việc bổ sung cán bộ, nhân viên, hiện đại hóa phương tiện làm việc để phát huy tính năng động, thực hiện tốt chức năng của mình. Một hoạt động cơ bản của Văn phòng là quản lí văn bản. Đặc biệt là tra cứu tài liệu để thu thập thông tin phục vụ cho việc giải quyết và ra quyết định quản lí là một khâu quan trọng đòi hỏi chính xác và nhanh chóng.

- Cần bổ xung, xây dựng thêm cơ chế làm việc của UBND rõ ràng, cụ thể thêm để nâng cao lề lối và trách nhiệm làm việc của tập thể cá nhân trong UBND. Đồng thời tăng cường công tác giám sát, kiểm tra của các cơ quan chức năng dối với hoạt động của UBND, của Chủ tịch UBND trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

- Trong Văn phòng UBND Xã Phước Thuận, về trang thiết bị thì cần phải bổ sung thêm cho đầy đủ và phù hợp với chất lượng công viêc cũng như số lương công chức, viên chức đang làm việc trong đơn vị.

PHẦN KẾT LUẬN: I.

Thuận lợi và khó khăn: *. Thuận lợi:

- Được sự quan tâm hướng dẫn cụ thể của giáo viên trường CĐSP Trung Ương Nha Trang về quy trình nghiên cứu và khảo sát tình hình công tác văn thư; quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan, qua thực hiện phương thu thập thông tin từ đó có thể so sánh đánh giá giữa kiến thức đã học tới thực tiễn hoạt động của Ủy ban nhân dân Xã.

- Được sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của cấp lãnh đạo cơ quan, giám sát thường xuyên, sự chỉ dẫn nhiệt tình hỗ trợ của tập thể đơn vị ngoài ra còn có sự tìm tòi và nghiên cứu, để vận dụng kiến thức đã học từ đó có thể kết hợp tốt giữa lý thuyết và thực hành và đúc kết được kinh nghiệm cho bản thân.

*. Khó khăn:

- Giữa lý thuyết học ở trường và thực tiễn công việc còn có sự chênh lệch nhau vì thế tạo sự lúng túng cho bản thân khi thực tập là điều không thể tránh khỏi.

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện phục vụ cho công tác chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

- Trong thời gian thực tập tại cơ quan còn hạn chế nên khi tiếp cận mất một khoảng thời gian vào học việc và làm quen, khi đi vào thu thập tài liệu và trình độ còn hạn chế nên bài bái cáo còn thiếu sót, rất mong dược sự thông cảm và đóng góp, chỉ dạy để bài báo cáo đạt kết quả và hoàn thiện hơn đồng thời sẽ là cẩm nang cho bản thân, nâng cao trình độ của mình khi tốt nghiệp ra trường.

II. Kết quả đạt được:

Trong quá trình nghiên cứu và tham gia các công việc thực tế tại cơ quan đã cung cấp cho tôi những kiến thức tổng quát và những kỹ năng cần thiết về ngành học và biết kết nối những nội dung mà tôi đã được củng cố như: hiểu rõ hơn về thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan; Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan; Tổ chức công tác lưu trữ cơ quan; Hiểu rõ về cách sử dụng các trang thiết bị văn phòng, so sánh giữa lý thuyết và thực hành, học hỏi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức là cẩm nang quí giá để học tập và thi tốt nghiệp sau này.

III. Kết luận:

Đợt thực tập đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế về nền hành chính nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động của cơ quan cụ thể nói riêng

Qua đó tôi thấy mỗi sinh viên hành chính cần có một thái độ tiếp thu nghiêm túc những kiến thức đã học ở trường và một quá trình thực tiễn công việc mới có thể làm tốt công việc của mình khi ra trường, trở thành công chức nhà nước nói chung và về lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng.

Tôi xin gửi lời cảm ơn tối các thầy cô khoa Việt Nam học và Quản trị

Một phần của tài liệu BÁO CÁO THỰC TẬP-TẠI ĐƠN VỊ UBND xã Phước Thuận (Trang 26)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(32 trang)
w