(Nguồn : Phòng Văn thư – Lưu trữ Công ty) * Về nguyên tắc:
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
* Công tác tiếp nhận và giải quyết văn bản đến của Công ty đã được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
- Cán bộ văn thư của Công ty khi tiếp nhận văn bản đến đã kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì cán bộ văn thư báo ngay cho Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm (Phó Chánh văn phòng, Trưởng ban hành chính) đồng thời kèm theo xác nhận của người chuyển giao văn bản. Đối với văn bản đến chuyển phát qua máy Fax, nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…trường hợp phát hiện có sai sót Cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh văn phòng hoặc người được giao
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
trách nhiệm (Phó chánh Văn phòng, Trưởng ban Hành chính) xem xét giải quyết.
- Cán bộ văn thư Công ty không bóc các loại phong bì văn bản đến sau đây:
+ Các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên. + Các bì văn bản gửi đích danh tên người nhận:
Đối với bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Công ty thì người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển văn bản cho cán bộ văn thư Công ty để làm thủ tục đăng ký.
+ Các bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì” thì cán bộ văn thư Công ty đã vào sổ chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì giải quyết.
- Cán bộ văn thư Công ty được phép bóc tất cả các bì văn bản đến còn lại gửi đến Công ty và làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi bóc bì đã thực hiện theo hướng dẫn sau:
+ Những bì có đóng các dấu độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời.
+ Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản; địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện được soát lại tránh để sót văn bản.
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
+ Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh hoặc đối chiếu khi xử lý thì cán bộ văn thư đã giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm chứng.
- Đóng dấu “ĐẾN” vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống dưới địa danh và ngày tháng văn bản kể cả bản Fax (trừ hoá đơn, chứng từ kế toán).
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNGKHÔNG VIỆT NAM KHÔNG VIỆT NAM
Đ Số Số đến……… ……. Ngày đến……… …. Chuyển……… ……
TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT
Năm 2009
Quyển số: 01
Từ số 01………Đến số………Từ ngày 01/01/2009………..Đến ngày…...