PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG MARKETING BAN GIÁM ĐỐC
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Ban giám đốc: Là những người đứng đầu trong công ty. Chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động của công ty Đưa ra các kế hoạch chiến lược, mục tiêu hoạt động Phê duyệt hồ sơ, hợp đồng kinh tế, công văn …
Phòng hành chính:
Tiếp nhận công văn đến, các văn bản,thư điện tử có liên quan đến công ty, trình Ban Giám Đốc xử lý và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan để giải quyết. Gửi công văn đi của các phòng ban trong công ty cho các cơ quan ngoài công ty
Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu Quản lý nhân sự, bảng lương của nhân viên trong công ty
Phòng kinh doanh:
Lập các kế hoạch Kinh Doanh và triển khai thực hiện
Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty
Phòng Marketing:
Là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu cầu khách hàng
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu
Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng
Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu
Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm….)
Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hòa, suy thoái, và đôi khi là hồi sinh.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing Sử dụng Sharepoint Administrator để tạo Web application
Tạo Web Application Pool: Vào Start\Programs\Microsoft Office Server, chọn Sharepoint 3.0 Central Administration
- Trong cửa sổ Create or Extend Web Application, chọn Create a new Web Application
- Ở mục IIS Website, chọn Create a new IIS web site • Port: nhập vào số port tùy ý (ví dụ: 55555)
• Security Configuration: chọn kiểu chứng thực là NTLM
- Nhập vào User name và Password, các mục còn lại giữ nguyên như mặc định. Nhấn OK để bắt đầu tạo Web Application Pool.
- Quá trình thiết lập diễn ra.
- Tạo Top-Level Site Collection: Trong cửa sổ Application Created, nhấn chọn Create Site Collection
- Trong cửa sổ Create Site Collection, điền vào mục sau: • Title: Trang chủ
• Template Section: Sharepoint cung cấp 4 nhóm template: Collaboration, Meetings, Enterprise và Publishing
Nhóm Collaboration: bao gồm các Template như Team Site, Blank
cho mục đích làm việc nhóm
Nhóm Meetings: bao gồm các Template như Basic Meeting Workspace, Decision Meeting Workspace, Social Meeting, Workspace và Multipage
Meeting Workspace Đây là nhóm template phục vụ cho mục đích trao đổi thông tin, thảo luận nhóm
Nhóm Enterprise: bao gồm các Template như Document Center,
Records Center, Personalization Site, Site Directory, Search Center và Search Center with Tabs Đây là nhóm template phục vụ cho mục đích quản lý thông tin cho hệ thống doanh nghiệp
Nhóm Publishing: Bao gồm các Template: Publishing Site, Publishing Site with Workflow và News Site Khác với 3 nhóm trên, đây là nhóm Sharepoint Site cho phép tôi thiết kế giao diện, chuẩn bị sẵn nội dung sau đó mới công bố cho các thành viên (tính năng Approval và Unpublished)
- Chọn template Team Site để hỗ trợ cho công việc của nhóm
- Ở mục Primary Site Collection Administrator, nhập vào user dùng để quản lý Site Collection
- Làm tương tự cho mục Secondary Site Collection Administrator - Nhấn OK để bắt đầu tạo site mới
- Quá trình tạo Top-Level Site thành công, bây giờ tôi có thể vào site vừa tạo bằng cách click vào đường link: http://server:55555
3.2 Xây dựng hệ thống quản trị thông tin nội bộ doanh nghiệp
Tạo ra các Site tương ứng với các phòng ban trong công ty. Và tổ chức SharePoint Custom List theo các phòng ban sau:
3.2.1 Phòng hành chính
-Quản lý nhân sự: Để xây dựng ứng dụng quản lý nhân sự tôi cần xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu bằng SharePoint List bao gồm các List chính như sau: Danh sách nhân viên, bằng cấp, phòng ban, chức vụ, bản lương, tỉnh thành
Hình 3.2: Phòng ban
Hình 3.4:Bằng cấp
- Ngoài ra phòng hành chính còn quản lý các công văn đến và đi của công ty
Hình 3.6: Quản trị công văn
3.2.3 Phòng kinh doanh
Xây dựng ứng dụng quản lý cho phòng kinh doanh nhằm
Quản lý tập trung được các file báo cáo của từng nhân viên trong công ty. Xem trực quan các giá trị doanh số mà phòng kinh doanh đạt được
Hệ thống cảnh báo về doanh số đạt được cho từng nhân viên và cho cả phòng
Hình 3.10: Doanh số trong năm của phòng
3.2.2 Phòng Marketing
- Giới thiệu về sản phẩm của công ty, các tính năng của sản phầm, lý do khách hàng tin dùng sản phẩm nhằm giúp khách hàng có cái nhìn bao quát về sản phẩm
- Sau đây là một số hình ảnh về phần giới thiệu:
Hình 3.14: Lý do khách hàng tin dùng sản phẩm
- Giới thiệu các khách hàng đang sử dụng sản phẩm của công ty và các khách hàng đang tìm hiểu về sản phẩm của công ty để khách hàng thấy được lợi ích của sản phẩm đem lại cho công ty
- Sau đây là hình ảnh về khách hàng
Hình 3.16: Đang tham khảo
- Mục tin tức giúp cho khách hàng thấy được khái quát về các hoạt động của công ty cũng như các tin tức của sản phẩm và tuyển dụng.
Hình 3.18: Website doanh nghiệp
Hình 3.19: Tuyển dụng
- Hướng đẫn khách hàng về nâng cấp và cài đặt sản phẩm giúp các khách hàng sử dụng sản phẩm một cách đơn giản và hiệu quả nhất
Hình 3.21: Nâng cấp
- Liên hệ giúp khách hàng biết chi tiết về các thông tin liên hệ như địa chỉ, số điện thoại, fax, email, website của công ty
Hình 3.23: Giao diện trang chủ của phòng marketing
3.2.4 Trang chủ của công ty
- Đây là trang làm việc chung của công ty lưu trữ các tài liệu văn bản của công ty, lịch làm việc của các phòng ban và cá nhân, và các tin nội bộ trong công ty, ngoài ra còn có phần khảo sát của công ty với nhân viên để lấy ý kiến của mọi người nhằm xây dựng một môi trường làm việc thoải mái, chuyên nghiệp và hiệu quả cho nhân viên trong công ty.
-Thư viện nơi lưu trữ các hình ảnh, tài liệu, văn bản mẫu của công ty giúp nhân viên có thể tìm được tài liệu dễ dàng
Hình 3.24: Dành cho lãnh đạo
Hình 3.25: Dành cho nhân viên
Hình 3.27: Văn bản mẫu
- Lịch họp tuần tuần nhằm tổng kết lại tất cả các hoạt động của công ty trong tuần và đề ra nhiệm vụ cho tuần tiếp theo. Phòng hành chính tổ chức cuộc họp tuần vào lịch họp hằng tuần để chuẩn bị cho cuộc họp như: mục đích cuộc họp, nội dung, người tham gia, tài liệu, và những thiết bị cần thiết cho cuộc họp.
Hình 3.28: Lịch họp tuần
-Tin nội bộ trong công ty giúp các nhân viên có thông tin để làm việc. Các thông tin này xuất phát từ phòng hành chánh, và phải qua một qui trình kiểm duyệt thì thông tin đó mới xem được
Hình 3.30: Tin nội bộ
Hình 3.31: Khảo sát
3.2.5 Diễn đàn của công ty
Nơi chia sẽ, thảo luận, trao đổi thông tin nhằm phục vụ cho công việc cũng như giải tỏa căng thẳng cho nhân viên trong công ty. Diễn dàn này chỉ có thể truy cập trong nội bộ công ty
3.2.6 Tìm kiếm:
Giúp các nhân viên trong công ty tìm kiếm thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng và chính xác nhất
Kết chương:
Trong chương này tôi đã áp dụng các bài toán thực tế như: quản trị tài liệu, văn bản công văn, hình ảnh, báo cáo kinh doanh… Để xây dựng hệ thống quản trị thông tin nội bộ doanh nghiệp trên Sharepoint Portal
LỜI KẾT