II. ctr ng c ah th ng BI
5. Li ích ca Business Inteligent (BI) đi vi doanh ngh ip
T i sao c n s d ng BI?
T i sao c n ng d ng BI trong các doanh nghi p hi n nay Vi t Nam? V n đ
công ngh luôn đ t ra nh ng yêu c u c n đ i m i và b t k p th i đ i. Và ng d ng công ngh là bài toán mà b t c doanh nghi p nƠo đ ng tr c th m h i nh p c ng
ph i nh n ra. có m t h ng đi đúng đ n cho con đ ng phát tri n c a doanh nghi p mình, bài toán s d ng nh ng ph n m m công ngh thành công trên th gi i, áp d ng th c t cho đi u ki n hoàn c nh Vi t Nam sao cho phù h p lƠ b c đi đúng đ n và cung là l i gi i thông minh cho bài toán h i nh p đ a doanh nghi p đi lên
Nhìn t ng quát b c tranh toàn c nh n n kinh t th gi i, thì BI nói riêng c ng nh
nh ng ph n m m ng d ng công ngh hƠng đ u khác t ERP, CRM, SCM, GISầđư vƠ đang đóng góp m t ph n quan tr ng trong chi n l c phát tri n IT c a các doanh nghi p Vi t Nam, tuy nhiên vi c s d ng vƠ đón nh n BI Vi t Nam còn khá s
khai. Thông th ng đ u ra trong m i h th ng ERP, CRMầ lƠ các d li u đư s n sàng ph c v vi c phơn tích. Tuy nhiên, đ i v i nhi u t ch c/doanh nghi p, vi c khai thác các d li u nƠy ch a đ c chú tr ng nên ch d ng các yêu c u k t xu t báo cáo nghi p v đ n thu n c a các phòng ban. Khá nhi u thông tin quan tr ng cho
ng i ra quy t đnh và l p k ho ch chi n l c đư b b qua do thi u công c t ng h p, phơn tích, ắmóc n iẰ các d li u này, ho c do ng i lưnh đ o không nhìn nh n kh n ng nƠy nên không đ t ra yêu c u v i h th ng CNTT. Xét góc đ đ u t thì đơy lƠ s lãnh phí l n.
Theo ông V ng Quơn Ng c –Giám đ c kinh doanh FPT ERP cho bi t Ằ Khi m t doanh nghi p đư có ng d ng ERP trong qu n lý và s n xu t c a mình r i thì vi c áp d ng BI là ph n liên k t r t nên phát tri n và t n d ng. i u đó s giúp cho doanh nghi p không nh ng thu đ c nh ng l i ích to l n mà còn giúp doanh nghi p hoàn thi n h th ng ng d ng IT c a mình đ thúc đ y s phát tri n, nâng cao kh n ng
c nh tranhẰ.
Kh o sát c a Gartner (t ch c nghiên c u th tr ng toàn c u) đ i v i các CIO (Chief Information Officer – Giám đ c truy n thông) trong ba n m tr l i đơy cho
th y gi i pháp BI luôn đ ng đ u trong th t u tiên v nhu c u đ u t công ngh c a doanh nghi p (DN):
B ng th t u tiên v nhu c u công ngh c a DN trên th gi i
Trong th c t , BI mang l i l i ích rõ nét nh t cho các doanh nghi p ngành hàng tiêu dùng, gi i khát, th c ph m khi mà y u t v th i gian đ c đ t lên hƠng đ u. Trên th gi i, BI đư tr thành công c qu n tr quen thu c c a nhi u tên tu i l n nh :
BMW, Coca-Cola, Unilever... Còn t i Vi t Nam, m t s công ty l n đư vƠ đang tri n
khai BI vƠ coi đó nh m t l i th c a mình.
L i ích c a BI?
Thông th ng, khi Ban lưnh đ o t ch c/doanh nghi p c n các thông tin đ th ng
kê, phơn tích đ qu n lý doanh nghi p c a mình vƠ đ a ra nh ng quy t đ nh đ ng th i, ph ng pháp truy n th ng là h s yêu c u các b ph n h tr (th ng là các
phòng ban tƠi chính) đ đ a ra các báo cáo. Công vi c nƠy th ng s m t r t nhi u th i gian đ t o l p báo cáo, th m chí đôi khi các s li u đ c cung c p c ng ch có tính ch t tin t ng m t các t ng đ i b i l , công vi c này h u nh đ c làm m t cách th công v i s h tr c a các công c tin h c v n phòng, mƠ ch y u là MS Excel.
Theo ti n s Lê Vi t D ng, chuyên gia t v n gi i pháp FPT ERP – nh n đ nh ắBI
có th đ c ng d ng cho m i t ch c/doanh nghi p mà có nhu c u tích h p d li u
vƠ phơn tích thông tinẰ Vì v y, đ i v i nhà qu n lỦ đơy lƠ m t h th ng phân tích thông tin doanh nghi p t i u vƠo lo i b c nh t. Trên c s đó có th nh n th y rõ ý
ngh a lƠ t m quan tr ng c a BI trong các ng d ng đ nâng cao t m nhìn c a nhà qu n tr c v b r ng và chi u sâu. Tính chính xác, quy t đoán vƠ k p th i là m t k t qu rõ r t nh t mà h th ng BI cung c p. K t qu là doanh nghi p s d dƠng có đ c ngay l p t c các thông tin phân tích qu n lỦ, đ tr l i các câu h i nh ắBa khách
hàng quan tr ng nh t c a doanh nghi p hi n nay lƠ ai?Ằ ho c ắth tr ng nƠo đang
mang l i t tr ng l i nhu n chínhẰ ho c Ằ NgƠy x thu đ c bao nhiêu ti n?Ằầ V i các doanh nghi p đư tri n khai ERP và các h th ng qu n lý thông tin tác nghi p đ c
thù nh Ngơn hƠng, B o hi m, b nh vi n, ch ng khoánầ.thì BI s t đ ng móc n i vào các h qu n lý tác nghi p nói trên đ t đ ng cung c p báo cáo th ng kê phân tích ph c v quá trình qu n lý và ra quy t đ nh t c th i.
Ngoài ra, BI còn giúp doanh nghi p d dàng xác l p nh ng báo cáo đ ng (ad-hoc report) theo b t c chi u thông tin nào mà không c n ki n th c chuyên môn cao v
c s d li u. BI giúp tích h p các ph ng ti n phơn tích, so sánh, vƠ đánh giá rõ
ràng, ti n l i nh các khung qu n lý chi tiêu (dashboard), h th ng các bi u đ đ ng (graphical chart), b ch tiêu qu n lý hi u n ng doanh nghi p (key performance indicators – KPIs), h th ng báo cáo phân tích gi l p (Simulation and Forecasting
reports)ầ
Có th li t kê các l i ích c a BI nh :
D đoán và lên k ho ch: Trong môi tr ng th c t , đ t ng h p đ c m t b ng
r t ph c t p. H u nh các b ng k ho ch và d báo c a DN đ u ph thu c vào nh n
đnh ch quan c a m t s ng i có kinh nghi m. T t c nh ng ng i qu n lý ch c h n ai c ng mu n có đ c s h tr đáng tin c y và mang tính khoa h c nh m giúp h đ a ra đ c nh ng d báo v ng ch c h n. N m b t nhu c u này, các tên tu i hàng
đ u v h th ng BI nh : Business Objects, Cognos, SAP Business Intelligence,ầđ u h tr khá t t kh n ng d báo và lên k ho ch c a DN. K t h p v i kinh nghi m c a
ng i s d ng, nh ng b ng k ho ch cho t ng lai đ c t ng h p khá nhanh và có
đ chính xác cao.
Ti t ki m chi phí: Thông th ng đ bi t đ c lí do vì sao k t qu kinh doanh tháng này gi m so v i tháng tr c, nhà qu n lỦ th ng ph i tìm hi u qua nhi u kênh thông tin khác nhau t phòng k toán t i phòng kinh doanh.., nhi u khi tiêu t n khá nhi u th i gian, ngu n l c. Còn v i gi i pháp BI, t n d ng u th có th phân tích sâu theo nhi u chi u, nhà qu n lý có th tìm ngay đ c nguyên nhân b gi m doanh thu là do
đơu, c th vùng mi n nào mà h u nh không c n nh đ n b t c ai. Trong b i c nh hi n nay, vi c giúp doanh nghi p truy xu t nhanh g n thông tin đ c coi nh m t gi i pháp giúp ti t ki m chi phí, nâng cao hi u qu ho t đ ng.
Ch n l c m t hàng kinh doanh : B ng cách đo l ng các ch s đánh giá hi u qu ho t đ ng ch ch t v s l n b o hành, các m t hàng bán ch m nh t hay s khách hàng mua và t ng doanh thu bán đ c t nh ng m t hƠng đó, BI giúp nhƠ qu n lý bi t đ c nh ng m t hàng kém hi u qu , làm tiêu t n nhi u chi phí cho các ho t
đ ng h tr , t n kho đ t đó ra quy t đ nh lo i b hay c i ti n thành m t s n ph m m i.
Phân tích hi u qu c a các ch ng trình khuy n mãi, qu ng cáo: Thông qua vi c thu th p thông tin v s l ng hàng bán, doanh thu, chi phí, s khách hàng m i, s s n ph m bán đ c... c a các ch ng trình khuy n mãi, qu ng cáo, h th ng BI s
đ a ra báo cáo phơn tích v m c đ hi u qu c a ch ng trình, t đó nhƠ qu n lý s bi t đ c ch ng trình d ng nào mang l i hi u qu cao nh t đ áp d ng l i cho nh ng l n sau. Ngoài ra, d a trên nh ng b ng kh o sát, d li u v bán hàng, BI có th cho bi t tác đ ng c a nh ng ho t đ ng đó nh th nào sau m i k qu ng cáo, tung ra s n ph m, d ch v m i.
Nâng cao n ng l c c a nhân viên kinh doanh : Trong doanh nghi p có nhi u kênh
phân ph i, nhi u chi nhánh đ i lỦ, nhơn viên kinh doanh đ c t ch c thành nhi u c p nên vi c đo l ng vƠ đánh giá hi u qu làm vi c c a nhân viên m t cách chính
xác th ng khó kh n vƠ t n nhi u th i gian. đánh giá đúng ph i d a trên nhi u tiêu chí: doanh s , s khách hàng m i tìm đ c, và ph i có tr ng s riêng cho t ng
kênh bán hàng.. V i s h tr c a h th ng BI, nhà qu n lý có th đo l ng nhi u
tiêu chí đánh giá, t đó có nh ng quy t đ nh th ng ph t, đi u ch nh nhân s chính xác.
Nâng cao hi u qu ph c v khách hàng : N m b t thông tin khách hàng nhi u
góc đ khác nhau s giúp doanh nghi p ph c v khách hàng t t h n. H th ng BI cung c p cho doanh nghi p cái nhìn t ng th v khách hàng b ng cách phân lo i khách hàng theo nhi u tiêu chí khác nhau: đ tu i, gi i tính, n i sinh s ng, thu nh p,
doanh thu... đ doanh nghi p có th cung c p nh ng s n ph m phù h p v i nhu c u c a h hay có th thi t k nh ng ch ng trình khuy n mãi, qu ng cáo riêng cho nh ng khu v c mà nh ng đ i t ng đó t p trung đông nh t.
ánh giá đ i th c nh tranh, m r ng th tr ng : i v i th tr ng c nh tranh
gay g t nh hi n nay, nhà qu n lý không nh ng ph i n m rõ tình hình c a doanh nghi p mình mà c n ph i đánh giá đ c ti m l c c a đ i th c nh tranh trong ngành, n m đ c danh sách nh ng khách hàng ti m n ng đ m r ng th ph n, tìm ki m thêm khách hàng m i. Thông qua vi c thu th p thông tin t bên ngoài doanh nghi p, BI có th đ a ra báo cáo so sánh doanh thu, s l ng khách hàng... c a doanh nghi p so v i các đ i th khác trong ngành. Ho c khi đ i th tung ra m t ch ng trình
khuy n mưi nƠo đó, doanh nghi p s d ng h th ng BI đ đo l ng doanh thu và s khách hàng c a mình, t đó đ i chi u v i m c đ lôi cu n c a ch ng trình, n u s khách hàng gi m đáng k nh ng doanh thu v n không gi m nhi u ch ng t ch ng
trình c a đ i th ch thu hút nh ng khách hàng có giá tr th p, vƠ ng c l i lƠ ch ng
trình thành công. T đó doanh nghi p có th h c đ c đ i th và có nh ng hành
đ ng đ kéo nh ng khách hàng có giá tr cao v phía mình.