5. Kết cấu của khóa luận
2.2.1.3. Chuẩn bị chứng từ
¾ Nhận bộ chứng từ
Công ty Việt Hoa nhận chứng từ từ khách hàng: Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list. Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Hồ sơđể xin cấp C/O
- Giấy giới thiệu của Công ty (1bản chính). - Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan . - Phiếu ghi chép hồ sơ .
- Phiếu nộp/ nhận C/O. - Packing list (nếu có).
- Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính). - Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu
ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu COPY.
- Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính). - Hóa đơn thương mại.
- Vận tải đơn .
- Nếu xét thấy cần thiết, Tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu Người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu; giấy phép xuất khẩu; hợp đồng mua bán; hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước; mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.
=> Để làm thủ tục cấp C/O nhân viên giao nhận cầm bộ hồ sơ đến tại địa chỉ: Lầu 1, Trung tâm hổ trợ xúc tiến thương mại – đầu tư, đường Võ Thị Sáu ,Q1, Tp.HCM. Tại đây nhân viên giao nhận đóng số thứ tự vào phía trên góc phải của mỗi C/O, kế đến nhập số tỷ xích vào máy tính theo số thứ tự đã đánh, sau đó đem hồ sơ này nộp vào bộ phận tiếp nhận C/O. Nhân viên giao nhận sẽ chờ cán bộ kiểm tra sau đó trả lại người giao nhận gồm: Tờ khai, Phiếu xác nhận đã làm thủ tục Hải quan, Phụ lục tờ khai, Phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra. Thông thường nếu nộp
hồ sơ vào buổi sáng thì chiều có thể nhận C/O hoặc hẹn sau 1 ngày đến đóng lệ phí và nhận C/O.
¾ Kiểm tra bộ chứng từ
Đây là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu một lô hàng, có ảnh hưởng rất lớn đến các khâu nghiệp vụ phức tạp sau này.
Kiểm tra hợp đồng: Nhân viên giao nhận kiểm tra ngày ký hợp đồng, ngày hết hạn, điều khoản của hợp đồng, xem bản dịch có đúng với hợp đồng hay không.
Kiểm tra hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa: Kiểm tra xem các chi tiết ở hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa đã phù hợp với B/L và hợp đồng chưa. Đặc biệt, kiểm tra ngày phát hành hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa phải sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gởi hàng. Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do người bán lập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao, đó cũng là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên đó.