GVHD: Th.s PHẠM Quốc
THUẤN
4.2.2.2. Phương pháp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế
- Công ty nên ghi hóa đơn GTGT liền ngay sau khi giao hàng
đem bán, chứ
không nên đợi 1 hoặc 2 tuần sau để xác định hàng đã được chấp nhận
thanh toán
mới ghi hóa đơn. Khi ghi hóa đơn liền, có thể sẽ phát sinh các khoản
làm giảm trừ
doanh thu (hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương
mại), vì vậy
công ty nên phản ánh các khoản này trên tài khoản 531, 532, 521. Th
đó, công ty
mới có những biện pháp khắc phục làm giảm các khoản này, và xác
định chính xác
doanh thu thuần cho hoạt động kinh doanh.
Cụ thể là hóa đơn VU2007N100923 với sô" tiền ghi trên hóa đơn là
10.340.0 (chưa có thuế) vào ngày 14/12/2007, công ty đã bán 50
cuộn giây in
Cống ty nên đinh khoản
Ngày 14/12/2007 công ty định khoản:
4- Phản ánh doanh thu Nợ TK 131 12.650.000 CÓTK511 11.500.000 Có TK 3331 1.150.000 4" Phản ánh giá vốn Nợ TK 632 9.250.000 Có TK 1561 9.250.000 Ngày 21/12/2007 công ty định khoản + Phản ánh trị giá hàng giảm cho khách hàng Nợ TK 532 1.276.000 CÓTK 131 1.160.000 Có TK 3331 116.000
380 kg X 13.500 đ/kg = 5.130.000 đồng Giá nhập kho là: 5.130.000 đồng
Công ty đã đinh khoản nghiêp vu: - Nhập kho: Nợ TK 156 5.130.000 Nợ TK 133 513.000 CÓTK331 5.643.000 - Chi phí vận chuyển NỢTK641 150.000 C Ổ T K 1 1 1 150.000 Công ty nên đính khoản:
- Nhập kho: Nợ TK 1561 5.130.000 Nợ TK 133 513.000 CÓTK331 5.643.000 - Chi phí vận chuyển NỢ TK 1562 150.000
Công thức tính toán: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ
Chi phí mua hàng liên
quan đến hàng tồn kho đầu kỳ
Chi phí mua
hàng phát sinh trong kỳ
Trị giá mua của hàng hiện còn cuối kỳ
và hàng hóa đã xuất bán xác định tiêu thụ trong kỳ
Trị giá của hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ
Cuối kỳ, phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kỳ, kế toán NỢ TK 632
Có TK 1562
4.2.2.3. Các báo cáo được cung cấp
- Theo luật thuế Thu nhập doanh nghiệp hiện hành, các chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, tiếp tân, khánh tiết, chi phí giao dịch, chi hoa hồng môi giới, chi hội nghị và các khoản chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không được vượt quá 10% tổng chi phí hợp lý được trừ để tính thu nhập chịu thuế. Vì vậy công ty nên mở sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để dễ dàng kiểm soát được các chi phí liên quan phát sinh. Từ đó mổi có thể lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, đặt ra những bước đi mới cho cho quá trình phát triển của công ty nhằm mang lại hiệu quả kinh tế, tạo được uy tín của công ty trên thị trường.
Tài khoán 641 - Chi phí bán hàng, cổ 7 tài khoán câ^p 2:
• Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,...bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn...
• Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sữa chữa, bảo quản TSCĐ,... dùng cho bộ phận bán hàng.
• Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,...
• Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,..
• Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa.
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng
Sô" phát sinh
Số Ngày Nợ Có
• Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng...
sổ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tài khoản: Loại chi phí:
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng
Sô" phát sinh
Số Ngày Nợ ■ Có
Tên hàng hóaĐơn vị tínhDoanh sô" bánCác khoản giảm trừDoanh thu thuần GVHB ■
1 3 4 6
Tài khoản 642 - Chi phì quản lý doanh nghiêp, cổ 8 tài khoản cấp 2
• Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
• Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm,... vật
• Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý
• Tài khoản 6424 - Chí phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,...
• Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,... và các khoản phí, lệ phí khác.
• Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của công
• Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,... (Không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý
sổ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Tài khoản: Loại chi
- Khi Giám đốc hoặc phòng kinh doanh yêu cầu cung cấp thông tin về doanh thu của từng mặt hàng thì bộ phận kế toán không nên photo 1 bản các tờ kê chi tiết tài khoản 632, 511 đưa cho Giám đốc hoặc phòng kinh doanh, mà nên lập báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng và báo cáo doanh thu bán hàng theo từng loại hình (hàng giấy fax, hàng văn phòng phẩm, hàng in ấn, hàng gia công), vì các tờ kê chi tiết tài khoản 632, 511 này về bản chất là chứng từ, không phải là báo cáo. Từ đó kế toán có thể nắm bắt được trong tháng ở từng mặt hàng đạt doanh thu là bao nhiêu, cao hay thấp hơn tháng trước, báo cáo với ban lãnh đạo để có những hướng giải quyết cho những mặt hàng không có doanh thu hay doanh thu thâp. Công ty có thể lập báo cáo doanh thu theo mẫu sau:
BÁO CÁO DOANH THU BÁN HÀNG THEO TỪNG MẶT HÀNG
Ngày... tháng... năm... Kho hàng...
Người lập Kế toán trưởng
+ Thông tin cung cấp: Doanh số bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, doanh thu thuần, giá vốn hàng bán và lãi gộp của từng mặt hàng theo từng kho hàng.
Tên
Doanh sô" bánCác khoản giảm trừDoanh thu thuần GVHB
1 2 4 5
Hàng giây FAX
Văn phòng phẩm Hàng in â"n
Hàng gia công
Cột 1: Ghi tên của từng loại hàng hóa
Cột 2: Ghi đơn vị tính của từng loại hàng hóa tương ứng
Cột 3: Ghi doanh số’ bán theo từng mặt hàng
Cột 4: Ghi các khoản giảm trừ doanh thu theo từng mặt hàng
Cột 5: Tính doanh thu thuần theo từng mặt hàng (cột 3 - cột 4)
Cột 6: Ghi giá vôn hàng bán của từng mặt hàng Cột 7: Tính lãi gộp của từng mặt hàng (cột 5 - cột 6)
LOẠI HÀNG
Ngày... tháng... năm...
Người lập Kế toán trưởng
+ Thông tin cùng cấp: Doanh sô" bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, doanh thu thuần, giá vôn hàng bán và lãi gộp của từng mặt hàng theo từng kho hàng.
Tên nhà cung câ"p Hóa đơn Diên giải Hạn thanh toán
Số Ngày
1 2 4 5 6
1
+ Người lập: Kế toán kho
+ Người nhận: Kế toán trưởng, Giám đốc, Phòng kinh doanh
+ Thời điểm lập: hàng tháng
+ Nguồn dữ liệu cung cấp cho báo cáo: các sổ chi tiết bán hàng và các bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa.
+ Phương pháp lập:
Cột 1: Ghi doanh sô" bán theo từng loại
Cột 2: Ghi các khoản giảm trừ doanh thu theo từng loại
Cột 3: Tính doanh thu thuần theo từng mặt hàng (cột 1 - cột 2)
Cột 4: Ghi giá vốn hàng bán của từng loại Cột 5: Tính lãi gộp của từng loại(cột 3 - cột 4)
- Do hoạt động bán chịu là phổ biến ở công ty nên kế toán công nợ nên lập các báo cáo cung cấp thông tin về nợ phải thu của khách hàng. Để khi cần thiết sẽ trình lên cho Giám đốc và phòng kinh doanh nhanh chóng tìm ra
BÁO CÁO NỢ ĐẾN HẠN PHẢI TRẢ
Ngày... tháng...năm...
Người lập Kế toán trưởng
+ Thông tin cung cấp: Các khoản nợ đến hạn phải trả cho nhà cung câ"p và những khoản nợ đã quá hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
+ Người lập: Kế toán công nỢ.
+ Người nhận: Giám đô"c, kế toán trưởng, phòng kinh doanh.
+ Thời điểm lập: hàng tháng
+ Nguồn dữ liệu cung câp cho báo cáo: sổ chi tiết 331 + Phương pháp lập:
Tên nhà cung cấp
Hóa đơn Diễn
giải
Chiết khấu
Hạn thanh toán ■
1 BÁO CÁO NỢ PHẢI TRẢ TRONG THỜI HẠN 2 3 7
CHIẾT KHẤU
Người lập Kế toán trưởng + Thống tin cung cấp: những khoản nợ phải trả trong thời
gian được hưởng chiết khấu, và phần trăm chiết khấu được hưởng + Người lập: Kế toán công nợ
+ Người nhận: Giám đốc, kế toán trưởng, phòng kinh doanh.
+ Nguồn dữ liệu cung cấp cho báo cáo: sổ chi tiết 331 của từng nhà cc + Phương pháp lập:
Cột 1: Ghi tên của từng nhà cung cấp.
Cột 2, 3: Ghi số hóa đơn, ngày hóa đơn.
Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
4.2.3. Một sô' kiến nghị khác
4" Trong cơ chế thị trường, việc kinh doanh không tránh được sự cạnh tranh gay gắt với các đơn vị cùng ngành. Công ty chủ yếu là kinh doanh thương mại chỉ mua đi bán lại, nên việc giảm giá vốn hàng bán không nằm trong cơ chế của công ty. Doanh sô'bán hàng của công ty tăng đều qua các năm, nhưng lợi nhuận mang lại không cao. Do đó, để làm tăng khoản lợi nhuận của công ty, thì vân đề đặt ra là phải hạn chế các khoản chi phí và tăng lượng hàng hóa bán ra. Để khắc phục hạn chế trên, em xin đưa ra một sô' giải pháp nhằm làm cho công ty phát triển hơn, đạt được lợi nhuận cao trong kinh doanh cũng như giúp công ty đứng vững hơn
- Xây dựng mức tồn kho và công nợ phù hợp tài chính của công ty
- Công ty phải có kế hoạch vận chuyển hàng hóa hợp lý. Chỉ giao hàng khi đơn hàng giao với số lượng lớn đủ bù đắp chi phí vận chuyển và có lợi nhuận.
- Cổng ty cần có kế hoạch chặt chẽ trong công việc quản lý hàng tồn kho, không để tình trạng hàng hóa hư hỏng, giảm châ't lượng, hao hụt, mâ'^má)c xảy ra.
+ Để tăng hàng hóa tiêu thụ trước tiên cổng ty cần chú ý đến châ't lượng để tìm nguồn hàng thích hợp, tránh tình trạng nhập về rồi xuất trả lại.
♦ Trong việc phân phối qua người trung gian, công ty nên trích suất tỷ lệ trên doanh thu của hợp đồng cho người môi giới là 1% đến 2%, bởi những người này được xem là lực lượng tiếp thị của công ty.
+ ĐỐI với những nhân viên nào đạt thành tích tốt trong công việc, có nhiều biện pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao doanh thu cần khen thưởng, biểu dương. Định kỳ xét tăng lương sẽ khuyên khích mọi người tích
KẾT LUẬN
Hiện nay, trong điều kiện đất nước hội nhập vào quá trình phát triển của khu vực và thế giới, nhiều thành phần kinh tế đã mạnh dạn tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và ra sức tạo lợi thế cạnh tranh cho mình. Để tồn tài và phát triển, công ty đã không ngừng cố’ gắng tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý chi phí... Thông qua việc ghi chép chính xác, kịp thời các chi phí phát sinh tại đơn vị, đã phát huy vai trò của kế toán trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh tế, tài chính của công ty Châu Vạn Phát.
Những thành công mà công ty đạt được là do sự nổ lực của mỗi thành viên trong công ty. Nhất là phòng kế toán - nơi đã cung cấp khá đầy đủ và kịp thời tình hình biến động tài chính của công ty. Trên cơ sở đó giúp cho Ban Giám đốc và phòng kinh doanh phân tích và phát huy những mặt tích cực, hạn chế những điểm không còn phù hợp với công ty. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của cổng ty.