2.2.4.1. Kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ thành phẩm
Khi có sản phẩm hoàn thành theo đơn đặt hàng, Công ty thông báo cho khách hàng (phiếu báo sản phẩm hoàn thành) đến nhận hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, phòng kinh doanh viết hoá đơn giá trị gia tăng xuất kho cho khách hàng. Căn cứ vào hoá đơn này, kế toán nhập số liệu vào sổ chi tiết doanh thu.
2.2.4.2. Kế toán tổng hợp doanh thu tiêu thụ thành phẩm
2.2.4.2.1. Tài khoản sử dụng
Về nguyên tắc doanh thu tiêu thụ sản phẩm chỉ được phản ánh khi hàng hoá chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang đơn vị mua. Do đó tại thời điểm xác định là bán hàng và ghi nhận doanh thu Công ty có thể đã thu được tiền hoặc chưa thu được. Vì vậy, để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 131: Phải thu khách hàng
- TK 511: Doanh thu bán thành phẩm - TK 1111: Tiền mặt
- TK 1121: Tiền gửi ngân hàng 2.2.4.2.2. Trình tự hạch toán
Khi có sản phẩm hoàn thành theo đơn đặt hàng, Công ty thông báo cho khách hàng (phiếu báo sản phẩm hoàn thành) đến nhận hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Tuỳ theo từng phương thức thanh toán, kế toán ghi vào các sổ kế toán liên quan cho phù hợp. Khi giao hàng cho khách hàng kế toán ghi sổ theo định khoản:
* Trường hợp bán hàng thu tiền ngay (thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...):
Khi đó phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT sau đó làm một số thủ tục khác như kế toán trưởng ký tên, thủ quỹ lập phiếu thu và thu tiền.
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển chứng từ của phòng kế toán
Sau đó khách hàng mang hóa đơn xuống kho nhận hàng, kế toán tiến hành ghi sổ Nợ TK 1111 : 109 499 500
Có TK 511 : 99 545 000 Có TK 3331 : 9 954 500
* Trường hợp chưa thu được tiền ngay hay khách hàng trả chậm:
+ Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại nhỏ hơn mức nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách khách hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng, trưởng phòng ký duyệt sau đó lập hoá đơn GTGT.
+ Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại lớn hơn mức dư nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách khách hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng và trình giám đốc. Nếu giám đốc ký duyệt thì lập hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Các thủ tục khác tương tự trường hợp thanh toán ngay. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được lập thành 3 liên trong đó:
Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển chứng từ Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng
Liên 3: Màu xanh, lưu tại phòng kế toán ghi sổ.
Việc hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng trả chậm là vô cùng quan trọng bởi nó chi phối rất lớn đến lượng vốn lưu động trong công ty cũng như các tỷ suất tài chính phản ánh hiệu quả kinh doanh của Công ty. Vì thế doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm đến vấn đề này đặc biệt là công tác hạch toán các khoản phải thu khách hàng phải rõ ràng, tránh những sai sót sảy ra. Tại Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh đã rất chú trọng vấn đề này. Việc hạch toán khoản phải thu khách hàng được tiến hành bao gồm hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
- Hạch toán chi tiết phải thu khách hàng
Trong vấn đề tiêu thụ thành phẩm việc theo dõi các khoản phải thu là hết sức quan trọng. Có khách hàng thì công ty mới tiêu thụ được thành phẩm, tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng được ưu tiên mua chịu mà với Công ty cổ phần tấm lợp Đông Anh chỉ ưu tiên bán chịu với những khách hàng quen thuộc, không
bán chịu cho khách tư nhân và khách vãng lai... Bởi như đã nói ở trên nó sẽ dẫn đến vốn lưu động bị chiếm dụng, giảm số vòng quay của vốn lưu động, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh có nhiều khách hàng quan hệ thường xuyên do vậy việc theo dõi thanh toán do cả
phòng kế toán và phòng kinh doanh thực hiện. Tại Công ty, khi khách hàng mua hàng mà hoá đơn là trả chậm thì kế toán sẽ ghi cột tiền nợ của bảng chi tiết TK131.
- Hạch toán tổng hợp Phải thu khách hàng
Tài khoản sử dụng: TK131. Tại Công ty tài khoản này không mở chi tiết cho từng khách hàng mà mở chung cho tất cả các khách hàng.
Trình tự hạch toán:
Khi xuất kho để bán thành phẩm cho khách hàng, khách hàng chưa thanh toán ngay, kế toán ghi:
Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331
Khi khách hàng thanh toán số nợ trước đó, kế toán ghi: Nợ TK 1111, 1121
* Sau khi hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng trả tiền ngay hoặc trả chậm khi xuất bán thành phẩm, cuối tháng kế toán trong Công ty tiến hành kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK911-Xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK511 : Doanh thu bán hàng Có TK911 : Xác định kết quả tiêu thụ
Ví dụ: Theo chứng từ BK131, ngày 17 tháng 1 năm 2011, Công ty xuất bán tấm lợp cho Xí nghiệp tập thể Bình An với hình thức thanh toán là trả chậm, kế toán ghi:
Nợ TK131 : 14327234,9 Có TK511 : 13024759 Có TK3331 : 1302475,9
Tổng doanh thu của Công ty cổ phần tấm lợp và vật liệu xây dựng Đông Anh tháng 01 năm 2011 là 23 093 569 872 đồng, trong tháng không có hàng bán bị trả lại, vì vậy cuối tháng kế toán tổng hợp ghi bút toán kết chuyển doanh thu thuần sang TK911 để xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán ghi:
Nợ TK511 : 23 093 569 872 Có TK911 : 23 093 569 872
* Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, sau khi định khoản xong kế toán phải ghi vào sổ cái doanh thu bán hàng và các sổ sách có liên quan như sổ cái TK131, ...