Các kênh phân phối hoạt động hiệu quả phải đảm bảo đợc sự hoạt động th- ờng xuyên của các dòng chảy trong kênh. Tuy nhiên để đạt đợc điều đó không phải bất cứ doanh nghiệp nào, một nhà quản lý nào cũng có thể vận hành đợc. Tại công ty Hoà Bình các hoạt động này đã và đang đợc vận hành khá tốt.
*Dòng chảy sản phẩm
Việc cung ứng sản phẩm kịp thời cho khách hàng là một đòi hỏi quan trọng cho bất kỳ hoạt động phân phối vật chất nào bởi nó có ảnh hởng lớn đến cơ hội kinh doanh của tất cả các thành viên trong kênh. Để đáng giá về hoạt động này của công ty, chúng ta cùng phân tích câu hỏi sau :
Bảng 5: Ông (bà) vui lòng cho biết ý kiến về nhận xét sản phẩm của công ty –đợc cung ứng kịp thời– Tần suất Phần trăm (%) Hoàn toàn đồng ý 10 33 Đồng ý 13 43,3 Bình thờng 6 20 Không đồng ý 1 3,3 Tổng 30 100
Có 23 đại lý tơng ứng với 76,3% phần trăm số đại lý đợc hỏi hoàn toàn đồng ý hoặc đồng ý với ý kiến sản phẩm của công ty đợc cung ứng kịp thời và chỉ có 3,3% số đại lý không đồng ý với ý kiến này. Điều đó chứng tỏ công ty đang thực hiện khá tốt việc cung ứng sản phẩm cho khách hàng.
Thực hiện dòng chảy này, công ty đã đầu t cho tổ chuyên chở ba xe tải ( trọng tải 1.5 – 3.5 tấn ). Mỗi chuyến xe có thể phục vụ từ 1-3 đại lý, với số lợng xe nh vậy, công ty có thể đảm bảo phục vụ trong điều kiện bình thờng. Tuy nhiên vào những đợt mùa vụ hay có nhu cầu đột xuất nào xảy ra hay những nơi, đại lý có số lợng đặt hàng nhỏ, công ty có thể liên lạc với tầu, xe chở khách trong vùng thị trờng đó để cung cấp sản phẩm, đồng thời bộ phận bán hàng cung có thể nhanh chóng thuê xe để bổ xung, đảm bảo hàng hoá luôn luôn sẵn sàng phục vụ. Với phơng pháp này công ty có thể giải quyết những tình huống cấp bách, tiết kiệm thời gian, nhân lực. Tuy nhiên hiệu quả là không cao do xe chở khách nên họ có thể không sẵn sàng làm việc hết lòng cho công ty, không đáp ứng đợc những đòi hỏi về thời gian làm lỡ cơ hội kinh
doanh của các đại lý hay do việc bảo quản kém nên hàng dễ vỡ, dập nát làm kém chất lợng và mẫu mã sản phẩm. Mặt khác chí phí thuê ngoài cao làm tăng chi phí bán hàng trong khi chi phí vận chuyển cho các đại lý công ty chịu 100% làm cho lợi nhuận giảm sút.
Do các đại lý của công ty thờng bán cả sản phẩm của công ty và các sản phẩm của các công ty khác ( 90% đại lý bán cả sản phẩm của công ty khác – Phụ lục 2 ) nên việc cung ứng sản phẩm nhanh, kịp thời cũng cần đợc thực hiện tốt bởi đây cũng là một lọi thế cạnh tranh nếu công ty thực hiện tốt việc này. Để đáng giá công tác này, chúng ta phân tích câu hỏi sau:
Bảng 6: Ông (bà) vui lòng đáng giá việc cung ứng sản phẩm của công ty so với công ty khác là: Tần suất Phần trăm (%) Tốt hơn 18 60 Ngang nhau 9 30 Kém hơn 1 3,3 Tổng 30 100
Có 18 đại lý tơng ứng 60% số đại lý đợc hỏi cho rằng việc cung ứng sản phẩm của công ty là tốt hơn so với các công ty khác và chỉ có 1 đại lý tơng ứng 3,3% đáng giá là kém hơn, điều này một lần nữa chứng tỏ hoạt động cung ứng sản phẩm đang đợc công ty thực hiện tốt, công ty cần duy trì để tạo lợi thế cạnh tranh cho mình trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt nh hiện nay.
* Dòng chảy thông tin
Hiện nay trên thị trờng miền Bắc, công ty có hơn 100 đại lý lớn cùng với hàng ngàn cửa hàng bán lẻ, các cửa hàng bán lẻ quan hệ trực tiếp với các đại lý và các đại lý lại chịu sự kiểm soát của công ty . Các thành viên kênh ( nhất là các cửa hàng bán lẻ ) là ngời trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, đợc nghe, hiểu về nhu cầu khách hàng . Chính vì thế , những thông tin họ cung cấp là hết sức quan trọng đối với nhà sản xuất. Tuy nhiên, những thông tin này độ chính xác và mức độ tin cậy còn hạn chế do phải chuyển tiếp qua nhiều trung gian khiến “ tam sao thất bản”.
Sản phẩm thuốc BVTV là sản phẩm có nhiều đặc tính riêng biệt, lại mang độc tính cao có thể gây nguy hiểm cho ngời và môi trờng nếu có bất trắc xảy ra. Mặc dù trên bao bì sản phẩm, công ty đã cung cấp những thông tin khá đầy đủ về cách sử dụng sản phẩm, các hớng dẫn an toàn trong sử dụng,… nhng do nhận thức của ngời dân cha phải đã biết và hiểu rõ. Do đó công ty cũng có những đào tạo ngắn hạn cho cả ngời bán hàng cũng nh ngời dân để cung cấp thông tin, đồng thời giúp cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả hơn.
Cơ sở kỹ thuật của công ty cũng đợc trang bị đầy đủ về điện thoại, máy vi tính, máy fax,… nên rất thuận lợi cho giao dịch và thanh toán. Liên lạc giữa các đại lý và công ty hiện nay vẫn đợc thực hiện chủ yếu qua điện thoại. khách
hàng cần bao nhiêu hàng, thời gian và địa điểm thì lập tức công ty sẽ có phơng tiện vận chuyển miễn phí đến tận tay khách hàng, liên lạc qua điện thoại mặc dù khá thuận lợi, nhanh song chi phí tơng đối cao cho cả khách hàng và công ty vì hầu hết khách hàng đều ở xa. Vì thế công ty có những quy định với các khách hàng và đại lý của mình về mã sản phẩm, quy cách sản phẩm và chỉ liên lạc khi có những khác biệt.NgoàI ra nhân viên thị trờng sẽ đến gặp các cơ sở để làm nhiệm vụ cung cấp thông tin.
* Dòng chảy thanh toán
Tất cả khách hàng của công ty đều thanh toán trực tiếp cho công ty bằng tiền mặt, các đại lý ở xa sẽ thanh toán qua nhân viên thị trờng, hay qua nhân viên giao hàng của công ty. Các đại lý có nghĩa vụ thanh toán trong thời gian 30 ngày kể từ ngày giao hàng, quá thời gian trên đại lý sẽ phải chịu mức lãi suất theo từng mức cụ thể nh sau:
Biểu 6 : Lãi suất thanh toán áp dụng năm 2005
Thời hạn > 30 ngày > 45 ngày > 60 ngày > 90 ngày
Lãi suất 1 -1,5% 2 – 2,5% 3 – 4% 5 – 6%
Nguồn : Phòng Marketing.
Nếu quá 100 ngày mà đại lý không thanh toán tiền cho công ty thì công ty sẽ chấm dứt hợp đồng và đại lý phải thanh toán toàn bộ số tiền đó trong thời gian 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Tuy nhiên công ty cũng có những linh động trong việc thanh toán nh với cửa hàng lớn có quá trình hợp tác làm ăn lâu dài, có uy tín với công ty thì giao hàng đợt sau lấy tiền đợt trớc.
* Dòng xúc tiến hỗn hợp
Các cửa hàng, đại lý của công ty đợc cung cấp cho các tờ rơi về sản phẩm, dịch bệnh của cây trồng. Các tờ rơi này đến với khách hàng là kết quả nghiên cứu của công ty để nhằm cung cáp cho khách hàng những thông tin cần thiết về đặc điểm cây trồng , các loại sâu bệnh hại cây trồng và sản phẩm của công ty. Ngoài ra công ty còn tài trợ trong việc tạo bảng, biển cho các thành viên . Các hoạt động khuyến mại, thởng, giảm giá, thi bán hàng luôn đợc tổ chức và các đại lý cũng phải có nhiệm vụ triển khai tới khách hàng một cách trọn vẹn.
Ngoài ra các vấn đề về việc quản lý và thực hiện dòng chảy quyền sở hữu, dòng chảy đàm phán cũng đợc công ty thực hiện một cách có hiệu quả thông qua cấu trúc kênh.