THIẾT BỊ MÁY TÍNH TẠI CễNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO ỨNG DỤNG
VÀ CHUYỂN GIAO CễNG NGHỆ 3.1.Những phỏt hiện qua nghiờn cứu
3.1.1.Kết luận: Những vấn đề đú làm tốt
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh kế toỏn tập trung hay cũn gọi là tổ chức kế toỏn một cấp. Việc ỏp dụng mụ hỡnh này là rất phự hợp với đặc điểm ngành nghề, đặc điểm tổ chức quản lý cũng như quy mụ của Cụng ty.
Toàn bộ cụng việc như hạch toỏn ban đầu cho một số hoạt động, việc ghi sổ, lập bỏo cỏo đều được thực hiện ở phũng kế toỏn. Như vậy kế toỏn trưởng sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dừi, kiểm tra, đụn đốc cỏc nhõn viờn kế toỏn, kịp thời sửa chữa những thiếu sút trong việc hạch toỏn và ghi sổ kế toỏn. Việc tập trung về một mối như vậy giỳp cho việc tập hợp và cung cấp thụng tin kế toỏn tài chớnh nhanh chúng, chớnh xỏc đỏp ứng được yờu cầu của ban lónh đạo.
Phần hành kế toỏn thanh toỏn với người bỏn và người mua được thực hiện bởi 2 nhõn viờn kế toỏn: một nhõn viờn chuyờn theo dừi cụng nợ và một nhõn viờn chuyờn theo dừi cỏc khoản thanh toỏn. Việc phõn tỏch như vậy đảm bảo cho việc theo dừi và kiểm tra việc thực hiện của từng nhõn viờn kế toỏn. Bờn cạnh đú làm
việc với sự hỗ trợ của mỏy vi tớnh, đặc biệt là phần mềm kế toỏn của Tổng cụng ty Điện lực Việt Nam đó làm cho cụng tỏc kế toỏn được nhanh chúng và đơn giản hơn.
Cụng ty Cổ phần Đào tạo ứng dụng và chuyển giao cụng nghệ là một cụng ty được thành lập và hoạt động trong lĩnh vực thương mại đó nhiều năm nờn cú thể nhận thấy bộ mỏy kế toỏn của cụng ty là rất hợp lý. Về mặt nhận sự thỡ toàn bộ cỏn bộ nhõn viờn trong phũng đều đạt trỡnh độ đại học và trờn đại học nờn khi phõn cụng cụng việc khỏ rễ dàng, kế toỏn trưởng cú sự bố trớ nhõn viờn một cỏch khoa học dựa vào trỡnh độ, kinh nghiệm và khả năng làm việc. Mặt khỏc cụng ty cũng rất chỳ trọng đến mặt bồi dưỡng và nõng cao năng lực của nhõn viờn bằng việc thường xuyờn bố trớ cỏc buổi giảng giải về cỏc chớnh sỏch và quy định mới của cơ quan thuế. Cũn về mặt sổ sỏch và hạch toỏn cụng ty luụn thực hiện đầy đủ cỏc hệ thống chứng từ sổ sỏch theo quy định của bộ tài chớnh. Hệ thống sổ sỏch được tổ chức một cỏch hơp lý và khoa học. Tại cụng ty thỡ cụng tỏc kế toỏn được thực hiện hoàn toàn trờn phần mềm kết toỏn mỏy nờn cụng tỏc kế toỏn luụn được thực hiện một cỏch dễ dàng, nhanh chúng và đảm bảo độ chớnh xỏc cao.
Thực trạng cụng tỏc kế toỏn cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với người bỏn và người mua của cụng ty:
-Cỏc chớnh sỏch quản lý hoạt động mua bỏn và thanh toỏn với người bỏn và người mua của cụng ty diễn ra hết sức thuận lợi và phự hợp. điều này được chứng mỡnh là khả năng thanh toỏn của cụng ty luụn đạt ở mức độ an toàn, Cụng ty chưa từng lõm vào tỡnh trạng mất khả năng thanh toỏn cỏc khoản nợ đến hạn.
3.1.2.Phát hiện
Về cụng tỏc tổ chức hạch toỏn kế toỏn
Về chứng từ kế toán
Trước khi ghi sổ cỏc chứng từ đều được kế toỏn trưởng, kế toỏn phần hành kiểm tra, phõn loại và sắp xếp theo từng phần hành để từ đú định khoản vào phần mềm kế toỏn.
Cỏc chứng từ phỏt sinh trong nghiệp vụ thanh toỏn với người bỏn và người mua sau khi ghi sổ sẽ được bảo quản và lưu trữ ở kế toỏn thanh toỏn, vừa thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu chứng từ khi cần thiết.
-Về tài khoản kế toán
Tuy nhiờn trong cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với người bỏn và người mua bằng ngoại tệ Cụng ty chỉ theo dừi trờn cỏc TK 111, TK 112 chi tiết thành cỏc loại tiền tệ tương ứng, chứ khụng theo dừi trờn TK 007 như vậy sẽ rất khú khăn trong việc quản lý lượng nguyờn tệ của Cụng ty. Hơn nữa, khi phỏt sinh cỏc khoản chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi trong kỡ Cụng ty lại hạch toỏn qua TK 4131 là khụng chớnh xỏc về mặt chế độ kế toỏn.
Về sổ kế toán
Hệ thống cỏc sổ sỏch kế toỏn chỉ được kiểm tra sau khi đó in ra do vậy nếu cú sai sút thỡ việc sửa chữa cỏc sai sút này là khỏ phức tạp. Mẫu sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn và người mua trong nước và quốc tế cú mẫu giống nhau như vậy việc theo dừi cỏc khoản thanh toỏn người bỏn và người mua quốc tế chỉ theo dừi bằng tiền Việt Nam cũn nguyờn tệ lại phải xem xột trong cỏc sổ chi tiết TK 111, TK 112.
3.2.Các quan điểm giải quyết những tồn tại
Trong nền kinh tế thị trờng với sự định hớng của nhà nớc xuất hiện rất nhiều thành phần kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt. Các doanh nghiệp kinh doanh phải đối mặt thờng xuyên với sự biến động của môi trờng kinh doanh trong nớc và quốc tế. Chính vì vậy, muốn đạt đợc hiệu quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình. Để đạt đợc mục tiêu đó, công tác kế toán phải không ngừng hoàn thiện đặc biệt ở công ty.
- Hoàn thiện phơng pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp.
công cụ đắc lực cho việc quản lý, đa ra những quyết định thích hợp. Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng và ảnh hởng lớn đến các quá trình sau của lu chuyển hàng hoá. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Phải phù hợp với chính sách kinh tế tài chính, chế độ thể lệ hiện hành về kế toán của nhà nớc. Đặc biệt trong kế toán tài chính, các tài khoản cấp 1 và một số tài khoản cấp 2, các nội dung kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo theo đúng hớng dẫn của chế độ kế toán. Điều đó có nghĩa là kế toán tài chính phải vận dụng hợp lý các nguyên tắc chuẩn mực kế toán thừa nhận.
- Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý cảu doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh, cững nh các doanh nghiệp khác mục tiêu chiến lợc của công ty là phải đạt tới mức lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất. Nh vậy, việc tăng lợi nhuận và giảm chi phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lợng thông tin kế toán.
Kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ trong nội bộ doanh nghiệp, sử dụng để quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh .
- Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo tính khả thi và tính hiệu quả cao. Bất kỳ một phơng án tổ chức kinh doanh hoặc một phơng án tổ chức quản lý nào ngời ta đều phải tính toán đến tính hiệu quả và tính khả thi của nó không thể thực hiện bằng mọi giá. Vì vậy hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và khả năng áp dụng trong doanh nghiệp. Để thực hiện đợc yêu cầu này hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải tỉ mỉ, thận trọng và có cơ sở khoa
Việc hoàn thiện phải tuõn thủ cỏc nguyờn tắc kế toỏn tài chớnh. Lấy cỏc chuẩn mực, Nghị định, Thụng tư hướng dẫn thi hành làm trọng tõm để từ đú xõy dựng hệ thống kế toỏn cho Cụng ty. Tuy nhiờn, sự tuõn thủ chỉ dừng lại ở những nguyờn tắc chung, Cụng ty cần vận dụng một cỏch sỏng tạo cỏc cơ chế vào điều kiện hoạt động cụ thể của Cụng ty trờn cơ sở tụn trọng chế độ kế toỏn do Bộ Tài chớnh ban hành.
Việc hoàn thiện phải theo hướng phự hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ỏp dụng của cỏc kế toỏn viờn và theo yờu cầu quản lý của Ban giỏm đốc. Cỏc giải phỏp đề ra phải cú tớnh khả thi cao, phự hợp với thực tế hoạt động của Cụng ty, đồng thời cũng phải giỳp Cụng ty tiết kiệm chi phớ, tận dụng tối đa những tiện ớch mà mỏy vi tớnh và phần mềm kế toỏn đem lại để nõng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc.
Việc hoàn thiện phải đảm bảo kết hợp kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết, kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị, từ đú đưa ra cỏc thụng tin chớnh xỏc, kịp thời phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hỗ trợ đắc lực cho cụng tỏc quản lý tài chớnh của Cụng ty.
3.3.Các đề xuất kế toán mua hàng thiết bị máy tính tại công ty Cổ phần Đào tạo ứng dụng và chuyển giao công nghệ
* Về việc ỏp dụng kế toỏn mỏy
Vận dụng cụng nghệ thụng tin trong quỏ trỡnh hạch toỏn sẽ làm khối lượng cụng việc kế toỏn giảm đi đỏng kể. Tuy nhiờn, để đảm bảo tớnh bảo mật của thụng tin, phũng kế toỏn nờn xỏc định lại nhiệm vụ của mỗi kế toỏn viờn, quyền hạn và thẩm quyền trong việc ghi chộp sổ sỏch, sau đú, sử dụng chế độ “Quản lý người dựng”
trong phần mềm kế toỏn để quản lý việc ghi chộp sổ sỏch. Với chế độ này, mỗi kế toỏn viờn sẽ cú một Password riờng cho một số phần hành nhất định, mỗi người chỉ được phộp nhập hay sửa chữa dữ liệu ở những phần hành được phõn cụng đú. Với chức năng này, khi xảy ra sai sút hay gian lận, Cụng ty cú thể dễ dàng quy kết trỏch nhiệm và ra quyết định xử lý.
Một vấn đề nữa là việc mó húa khỏch hàng và nhà cung cấp, Cụng ty nờn mó húa kết hợp cả số hiệu và ký tự, tức là mó húa theo tờn viết tắt của khỏch hàng hoặc nhà cung cấp kết hợp với số thứ tự của họ.
Cụng ty nờn xõy dựng lại danh mục tiểu khoản đối với TK 131 và TK 331 một cỏch tương đồng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu cũng như việc hạch toỏn chi tiết cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với người mua và người bỏn.
Đối với cỏc nghiệp vụ mua hàng và bỏn hàng thu tiền ngay, kế toỏn cần phản ỏnh cỏc bỳt toỏn thụng qua tài khoản 111 và 112, tức là khi nhập chứng từ vào mỏy, kế toỏn chỉ phải nhập một lần cho những nghiệp vụ này.
Vớ dụ, đối với nghiệp vụ bỏn hàng thu tiền ngay, tuy nghiệp vụ này cú chứng từ trựng là Húa đơn GTGT và Phiếu thu/Giấy bỏo Cú nhưng do phần mềm kế toỏn đó được thiết kế cơ chế “khử trựng” nờn kế toỏn cú thể vào cả hai phần hành Tiền mặt, tiền gửi và phần hành Bỏn hàng và cụng nợ phải thu để nhập số liệu mà khụng sợ bỳt toỏn được phản ỏnh hai lần:
- Trước hết, khi bỏn hàng, kế toỏn cụng nợ vào phần “Bỏn hàng và cụng nợ phải thu” >> “Cập nhật số liệu” >> “Húa đơn bỏn hàng” để lập bỳt toỏn:
Nợ Tk 111/ 112
Cú Tk 511/ 512 Cú Tk 33311 Và bỳt toỏn: Nợ Tk 632
Cú Tk 156
- Cựng lỳc đú, kế toỏn tiền mặt và tiền gửi vẫn cú thể vào phần hành tiền mặt vào phần hành “Tiền mặt, tiền gửi” để cập nhật phiếu thu với bỳt toỏn:
Nợ Tk 111/112
Cú Tk 511/512 Cú Tk 33311
* Về việc phõn cụng cụng việc
Theo em, những cụng việc kế toỏn chi tiết nờn giao cho cỏc kế toỏn viờn thực hiện, cũn lónh đạo phũng kế toỏn chỉ đảm nhận nhiệm vụ soỏt xột, tổng hợp hoặc cú thể đảm nhận thờm việc phõn tớch tỡnh hỡnh thanh toỏn và khả năng thanh toỏn của Cụng ty. Như vậy sẽ gúp phần nõng cao hiệu quả của cụng tỏc quản lý
cũng như tớnh khỏch quan của cỏc thụng tin kế toỏn, đồng thời đưa ra được những ý kiến tham mưu sắc bộn mang tớnh chất quản trị cho giỏm đốc.
Kết luận
Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thơng mại với lợng vốn dự trữ hàng hoá chiếm khoảng 80-90% trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp. Muốn kinh doanh đợc thì các doanh nghiệp thơng mại phải có hàng hoá mà trớc hết là thực hiện tốt qúa trình thu mua đầu vào. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán mua hàng một cách đúng đắn là điều cần thiết để quản lý tốt quá trình này và góp phần quyết định đến công tác kế toán. Tổ chức kế toán mua hàng gắn liền tình hình thanh toán với ngời bán sẽ đa lại hiệu quả cao hơn cho hoạt động thu mua hàng hoá.
Là một sinh viên chuyên ngành kế toán, qua thời gian thực tập nghiệp vụ tại phòng kế toán của Cụng ty Cổ phần Đào tạo ứng dụng v chuyà ển giao cụng nghệ, em nhận thấy công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty có những điểm mạnh cũng nhng cũng có những điểm ha hoàn thiện. Vì vậy em đã chọn đề tài này để làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên do thời
gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, trong chuyên đề này em mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận của công tác mua hàng và thanh toán tiền hàng nói chung, thực trạng tại công ty dợc liệu nói riêng. Từ cơ sở lý luận góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty.
Một lần nữa en xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong khoa kế toán, đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Tuấn Duy, cùng toàn thể các cô, các bác trong phòng kế toán của Cụng ty Cổ phần Đào tạo ứng dụng v chuyà ển giao cụng nghệ đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đề tài này.
Tài liệu tham khảo
1.Chế độ kế toán doanh nghiệp, quyển 1 – Hệ thống tài khoản kế toán (NXB tài chính - 2006)
2.Chế độ kế toán doanh nghiệp, quyển 2 – Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán, sơ đồ kế toán (NXB tài chính - 2006)
3.Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thơng mại ( NXB Tài chính – 2005) 4. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (NXB Tài chính – 2006)