Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ, loại vật liệu. Mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo loại nhóm thứ vật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép kiểm tra, đối chiếu và quản lý.
Cách ghi thẻ kho nh sau: hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ kế toán nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ. Đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất với số liệu ghi trên phiếu xuất, phiếu nhập rồi ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, ghi số lợng nhập vào cột nhập, ghi số lợng xuất vào cột xuất, cuối ngày tính ra số tồn kho của từng thứ loại vật liệu và ghi vào cột tồn của thẻ kho. Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu.
Tháng 10/2010, Công ty nhận đợc phiếu nhập kho, thủ kho lập thẻ kho
Công ty cổ phần xây lắp thơng mại
Nguyên Hà
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 1/10/2010 Tên kho:K-01: Kho vật t
Tên, quy cách vật liệu:Cáp vặn xoắn các loại ĐVT: M Mã số:
Chứng từ Diễn giải Ngày Số lợng Ký x/n
Số Ngày N-X Nhập Xuất Tồn
Tồn ngày 30/09/2010
0 25/10 Nhập của Cty Dây cáp điện Minh
Hiển
4.144 4.144
25/10 Xuất cho Đội thi công số 01 4.144 0 Cộng phát sinh tháng 10 4.144 4.144 0 Tồn kho ngày 31/10/2010 0 Ngày tháng năm… … … Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên,đóng dấu)
2.2.4.4. Kế toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán:
Định kỳ khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển lên, kế toán hàng tồn kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra tính đúng đắn của việc phân loại chứng từ và việc ghi chép trên thẻ kho. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ và số liệu trên thẻ kho, nếu hợp lý thì kế toán nhận chứng từ và ký xác nhận vào thẻ kho.
Sau khi nhận đợc chứng từ, kế toán vật liệu tiến hành cập nhật chứng từ trên máy. Khi cập nhật chứng từ kế toán chỉ cần nhập số hiệu của chứng từ, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ, nội dung của chứng từ. Đối với vật liệu nhập kho kế toán chỉ cần nhập số lợng và đơn giá, máy sẽ tự động tính thành tiền. Đối với vật liệu xuất kho, kế toán nhập phần số lợng xuất kho, máy tự tính trị giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp đích danh.
Sau khi cập nhật xong chứng từ, máy sẽ quản lý vật liệu theo tên hoặc theo mã quy định. Nếu muốn xem sổ chi tiết của một loại vật liệu nào đó, từ màn hình nhập liệu vào “ Sổ sách kế toán” ,“ sổ chi tiết theo tài khoản”
Công ty CP xây lắp thơng mại Nguyên Hà
Mẫu số S09 DNN–
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của BT BTC
Sổ chi tiết tài khoản
K-01 : Kho vật t
Vật t: CAP VAN XOAN- Cáp vặn xoắn các loại Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/10/2010
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ
Đơn giá Nhập Xuất
Ngày Số SL SL TT Tồn đầu kỳ 0 25/10 PN Nhập cáp vặn xoắn 4x70 của cty Dây cáp điên Minh Hiển 3311 56.000 2.825 158.200.00 0 2.825 25/10 PN Nhập cáp vặn xoắn 4x50 của cty Dây cáp điên Minh Hiển 3311 40.000 1.256 50.240.000 1.256 25/10 PN Nhập cáp vặn xoắn 2x50 của cty Dây cáp điên Minh Hiển 3311 21.000 63 1.323.000 63 25/10 PX Xuất cáp vặn xoắn4x70ch o đội thi công 01 1541 56.000 2.825 158.200.000 25/10 PX Xuất cáp vặn xoắn4x50ch o đội thi công 01 1541 40.000 1.256 50.240.000 25/10 PX Xuất cáp vặn xoắn 2x50 cho đội thi công số 01 1541 21.000 63 1.323.000 Cộng phát sinh 4.144 209.763.00 0 4.144 209.763.000 Tồn cuối kỳ 0
Tổng hợp Nhập Xuất Tồn Kho: K-01 Từ ngày: 01/10/2010 đến ngày 31/10/2010 ĐVT: Đồng ST T Mã vật t Tên vật t
ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
1 CAP VAN XOAN Cáp vặn xoắn 4x70
M 0 0 2.825 158.200.000 2.825 158.200.000 0 0 2 CAP VAN XOAN Cáp vặn xoắn
4x50
M 0 0 1.256 50.240.000 1.256 50.240.000 0 0 3 CAP VAN XOAN Cáp vặn xoắn
2x50
M 0 0 63 1.323.000 63 1.323.000 0 0 4 COT BE TONG Cột bê tông
vuônag H 8,5B
Cột 0 0 9 19.800.000 9 19.800.000 0 0 5 COT BE TONG Cột bê tông
vuônag H 7,5B
Cột 0 0 98 186.200.000 98 186.200.000 0 0 6 COT LY TAM Cột ly tâm 12B Cột 0 0 2 10.973.626 2 10.973.626 0 0
Ngày 31 tháng 10 năm 2010 Ngời lập biểu
2.2.5. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
2.2.5.1. Chứng từ sử dụng
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu đợc mua ngoài. - Chứng từ sử dụng:
Công ty sử dụng các chứng từ sau để kế toán nhập vật liệu mua ngoài: + Phiếu nhập kho
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t + Hoá đơn GTGT…
2.2.5.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK152 “Nguyên liệu, vật liệu” để phản ánh số hiện có và tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
Tài khoản 152 chỉ mở một tài khoản chi tiết là 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nh TK 111, 112, 331...
2.2.5.3. Quy trình nhập liệu
Từ màn hình chọn phần mềm MISA SME.NET 2010 sau đó nhập dữ liệu kế toán, tên ngời dùng rồi ấn đồng ý.
Cửa sổ làm việc của phần mềm hiện ra
Chọn phân hệ kho để khai báo thông tin ban đầu gồm: vật t hàng hoá ,CCDC( nếu có), kho, khách hàng nhà cung cấp, nhân viên, phòng ban.
Khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho vật t mua về chọn nhập kho - Phần thông tin chung:
Chọn đối tợng: MH - Công ty TNHH Dây cáp điện Minh Hiển Địa chỉ : Tam Hiệp - Thanh Trì - Hà Nội
Ngời giao: Nguyễn Thị Hạnh
Nhập diễn giải: Nhập cáp vặn xoắn các loại Nhập số chứng từ gốc kèm theo: 01
Nhập ngày chứng từ: 25/10/2010 Nhập ngày hạch toán: 25/10/2010 Số chứng từ: NK011
- Trên trang hàng tiền
Chọn mã hàng: CV 4x70, CV 4x50, CV 2x50
Diễn giải: Cáp vặn xoắn 4x70, cáp vặn xoắn 4x50, cáp vặn xoắn 2x50 TK Nợ: 152
Số lợng: 2.825; 1.256; 63
Đơn giá: máy tự tính 56.000; 40.000; 21.000
Thành tiền: máy tự tính 158.200.000; 50.240.000; 1.323.000 Xem trang thống kê kiểm tra thông tin sau đó ấn nút cất
2.2.6. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu 2.2.6.1. Chứng từ sử dụng
Công ty thờng sử dụng các loại chứng từ sau để kế toán xuất vật liệu: Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ …
2.2.6.2. Tài khoản sử dụng
Nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất, thi công ngoài ra còn phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp, thay thế phụ tùng....Để theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 152 ( Kết cấu và nội dung nh phần nhập)
ở công ty việc xuất kho vật liệu đợc đa qua tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
2.2.6.3. Quy trình nhập liệu
Từ cửa sổ làm việc của phần mềm chọn phân hệ kho:
- Thông tin chung
Chọn đối tợng: Nh - Công ty cổ phần xây lắp thơng mại Nguyên Hà Địa chỉ: số 44 Tổ 3 Ngõ 253 Định Công Hoàng Mai Hà Nội
Ngời nhận: Trần Ngọc Khoát Tú
Nhập lý do xuất: xuất cáp vặn xoắn các loại Số chứng từ gốc kèm theo: 1
Nhập ngày chứng từ: 25/10/2010 Ngày hạch toán: 25/10/2010 Số chứng từ: XK 011
- Tại trang hàng tiền
Chọn mã hàng: CV 4x70, CV 4x50, CV 2x50
Diễn giải: Cáp vặn xoắn 4x70, cáp vặn xoắn 4x50, cáp vặn xoắn 2x50 Kiểm tra kho: K-01
Tài khoản Nợ: 15411 Tài khoản Có: 152 Đơn vị tính: m
Số lợng: 2.825; 1.256; 63
Đơn giá: máy tự tính 56.000; 40.000; 21.000
Thành tiền: máy tự tính 158.200.000; 50.240.000; 1.323.000 Mục đích xuất: xuất dùng cho thi công
- Trên trang thống kê kiểm tra thông tin rồi ấn nút cất
2.2.7. Sổ sách, báo cáo kế toán
MISASME.NET 2010 là phần mềm kế toán gồm 13 phân hệ đợc thiết kế ngoài các mẫu sổ theo quy định của Nhà Nớc, chơng trình còn cho phép mở các sổ theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Với chơng trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chơng trình tự động chạy ra và cho phép kiết xuất, in ra các sổ sách tơng ứng từ chi tiết đến tổng hợp nhất tuỳ theo yêu cầu của ngời sử dụng. Các loại sổ sách, báo cáo kế toán nguyên vật liệu của công ty gồm:
Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái TK 152 , TK 111, 112, 331..., Sổ nhật ký mua hàng.
Sổ kế toán tổng hợp phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu của công ty theo chỉ tiêu giá trị. Số liệu trên sổ kế toán tổng hợp làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
Sổ kế toán chi tiết nh sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Sổ chi tiết dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha phản ánh đợc. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết làm căn cứ lập báo cáo quản trị.
Ngoài ra phần mềm MISA SME. NET 2010 cập nhật các chế độ kế toán tài chính mới nhất
Chế độ kế toán theo quyết định 48, quyết định 45 Thông t 129/2008/TT- BTC
Thông t 130/2008/TT- BTC Thông t 60/2007/TT- BTC Thông t 84/2008/TT- BTC
Trích sổ cái
TK: 152 - Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/10/2010 ĐVT: Đồng Chứng từ Nagày Số Số d đầu tháng 0 25/10/2010 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn
4x70 của cty Dây cáp điện Minh Hiển
3311 158.200.000
25/10/2011 PX 011 Xuất cáp vặn xoắn 4x70 cho đội thi công số 01
1541 158.200.000
25/10/2010 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn 4x50 của cty Dây cáp điện Minh Hiển
3311 50.240.000
25/10/2010 PX 011 Xuất cáp vặn xoắn 4x50 cho đội thi công số 01
1541 50.240.000
25/10/2010 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn 2x50 của cty Dây cáp điện Minh Hiển
3311 1.323.000
25/10/2010 PX 011 Xuất cáp vặn xoắn 2x50 cho đội thi công số 01
1541 1.323.000
28/10/2010 PN 012 Nhập cột bê tông vuông H 8,5B của cty xây dựng Hiền Linh
3311 19.800.000
28/10/2010 PX 012 Xuất cột bê tông vuông H 8,5B cho đội thi công số 01
1541 19.800.000
28/10/2010 PN 012 Nhập cột bê tông vuông H 7,5B của cty xây dựng Hiền Linh
3311 186.200.000
28/10/2010 PX 012 Xuất cột bê tông vuông H 7,5B cho đội thi công số 01
28/10/2010 PN 012 Nhập cột ly tâm 12B của cty xây dựng Hiền Linh
3311 10.973.626
28/10/2010 PX 012 Xuất cột ly tâm 12B cho đội thi công số 01
1541 10.973.626
Cộng phát sinh 426.736.630 426.736.630
Tồn kho cuối tháng 0
Ngày....tháng .năm .… …
Ngời ghi sổ Kế toán Giám đốc
Trích sổ cái
TK: 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/10/2010 ĐVT: Đồng Chứng từ Nagày Số Số d đầu tháng 0 25/10/2010 PX 011 Xuất cáp vặn xoắn
4x70 cho đội thi công số 01
1521 158.200.000
25/10/2010 PX 011 Xuất cáp vặn xoắn 4x50 cho đội thi công số 01
1521 50.240.000
25/10/2010 PX 011 Xuất cáp vặn xoắn 2x50 cho đội thi công số 01
1521 1.323.000
28/10/2010 PX 012 Xuất cột bê tônag vuông H 8,5B cho đội thi công số 01
1521 19.800.000
28/10/2010 PX 012 Xuất cột bê tông vuông H 7,5B cho đội thi công số 01
1521 186.200.000
28/10/2010 PX 012 Xuất cột ly tâm 12B cho đội thi công số 01
1521 10.973.626
Cộng phát sinh 426.736.630
Tồn kho cuối tháng 0
Ngày....tháng .năm .… …
Ngời ghi sổ Kế toán Giám đốc
Trích sổ cái TK: 331 - Phải trả ngời bán Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/10/2010 ĐVT: Đồng Chứng từ Nagày Số Số d đầu tháng 0 25/10/2010 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn
4x70 của cty Dây cáp điện Minh Hiển
1521 158.200.000
25/10/2010 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn 4x50 của cty Dây cáp điện Minh Hiển
1521 50.240.000
25/10/2010 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn 2x50 của cty Dây cáp điện Minh Hiển
1521 1.323.000
28/10/2010 PN 012 Nhập cột bê tônag vuông H 8,5B của cty xây dựng Hiền Linh
1521 19.800.000
28/10/2010 PN 012 Nhập cột bê tông vuông H 7,5B của cty xây dựng Hiền Linh
1521 186.200.000
28/10/2010 PN 012 Nhập cột ly tâm 12B của cty xây dựng Hiền Linh
1521 10.973.626
Cộng phát sinh 426.736.630
Ngày....tháng .năm .… …
Ngời ghi sổ Kế toán Giám đốc
Công ty cổ phần xây lắp thơng mại Nguyên Hà
Trích sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (CtyTNHH Dây Cáp Điện Minh Hiển)
Tháng 10/2010 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 25/10 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn 4x70 1521 158.200.000 25/10 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn 4x50 1521 50.240.000 25/10 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn 2x50 1521 1.323.000 Cộng phát sinh 209.763.000 Ngày....tháng .năm .… …
Nagời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số S31 - DN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của BT
Công ty cổ phần xây lắp thơng mại Nguyên Hà
Trích sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
(CtyTNHH Xây Dựng Hiền Linh) Tháng 10/2010 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 28/10 PN 012 Nhập cột bê tông vuông H 8,5B 1521 19.800.000 28/10 PN 012 Nhập cột bê tông vuông H 7,5B 1521 186.200.000 28/10 PN 012 Nhập cột ly tâm 12B 1521 10.973.626 Cộng phát sinh 216.973.626 Ngày....tháng .năm .… …
Nagời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số S31 - DN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của BT
Công ty cổ phần xây lắp thơng mại Nguyên Hà
Trích sổ nhật ký chung
Tháng 10/2010
ĐVT: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
25/10 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn 4x70 của cty dây cáp điện Minh Hiển
1521 158.200.000
1331 15.820.000
331 174.020.000
25/10 PX 011 Xuất cáp vặn xoắn 4x70 cho đội thi công số 01
1541 158.200.000
1521 158.200.000
25/10 PN 011 Nhập cáp vặn xoắn 4x50 của cty dây cáp điện Minh Hiển
1521 50.240.000
1331 5.024.000
331 55.264.000
25/10 PX 011 Xuất cáp vặn xoắn 4x50 cho đội thi công số 01 1541 50.240.000 1521 50.240.000 Số trang trớc chuyển sang 437.724.000 437.724.000 25/10 PN 011 Nhập cáp vặn 1521 1.323.000 Mẫu số S03a - DN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của BT
xoắn 2x50 của cty dây cáp điện Minh Hiển
1331 132.300
331 1.455.300
25/10 PX 011 Xuất cáp vặn xoắn 2x50 cho đội thi công số 01
1541 1.323.000
1521 1.323.000
28/10 PN 012 Nhập cột bê tông vuông H8,5B của cty xây dựng Hiền Linh
1521 19.800.000
1331 1.980.000
331 21.780.000
28/10 PX 012 Xuất cột bê tông vuông H8,5B cho đội thi công số 01
1541 19.800.000
Ngày . tháng . năm… … …
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Chơng 3
Những nhận xét, đánh giá và phơnG Hớng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên
Số trang trớc chuyển sang
482.082.300 482.082.300
28/10 PN 012 Nhập cột bê tônag H7,5B của cty xây dựng Hiền Linh
1521 186.200.000
1331 18.620.000
331 204.820.000
28/10 PX 012 Xuất cột bê tônag H7,5B cho đội thi công số 01
1541 186.200.000
1521 186.200.000
28/10 PN 012 Nhập cột ly tâm 12B của cty xây dựng Hiền Linh
1521 10.973.626
1331 1.097.362,6
331 12.070.989
28/10 PX 012 Xuất cột ly tâm 12B của cty xây dựng Hiền Linh
1541 10.973.626
1521 10.973.626