MTV Viettronics Medda.
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất KD của công ty TNHH – MTV Viettronics Medda.
Hiện nay công ty TNHH một thành viên Viettronics MEDDA là một đơn vị hạch toán độc lập, có tƣ cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng đầu tƣ và phát triển Hà Nội, có con dấu riêng theo thể chế nhà nƣớc quy định. Công ty là đơn vị chuyên sản xuất - kinh doanh: Dƣới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy làm việc tại công ty
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 47
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy làm việc tại công ty
Qua sơ đồ ta nhận thấy, công ty tổ chức bộ máy theo kiểu trực tyến chức năng, thực hiện chế độ một thủ trƣởng quản lý điều hành chính trong sản xuất kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ một tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngƣời lãnh đạo cấp cao nhất vẫn chịu trách nhiệm về mọi công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi tổ chức. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên ( trụ sở chính ) đƣợc
PGĐ kinh doanh PGĐ kỹ thuật
Giám đốc Phòng kế toán Phòng t.chức hành chính Các chi nhánh Phòng kế hoạch, đ.tƣ Xƣởng lắp ráp tủ sấy tiệt trùng Phòng k.thuật và c.nghệ Phòng KCS k Phòng kinh doanh Xƣởng lắp ráp nồi hấp tiệt trùng Xƣởng lắp ráp máy LM máy HD Chủ tịch hội đồng thành viên
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 48
phân bố theo các phòng ban chức năng phân xƣởng….các bộ phận chức năng này có vai trò trong việc giúp cán bộ lãnh đạo trong quá trình ra và thực hiện quyết định. Có thể nói bộ máy tổ chức của công ty khá đơn giản phù hợp vói hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này sẽ đƣợc làm rõ hơn khi ta xem xét chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban.
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Chủ tịch hội đồng thành viên
Ông Lê Ngọc Sơn chức vụ Chủ tịch ( Sđt: 0932.321.009 ) với 14 năm công tác. Ông Nguyễn Quý Anh chức vụ thành viên ( Sđt: 0983.898.897) với 10 năm công tác Ông Phạm Đình Cƣờng chức vụ thành viên (Sđt: 0936.633.344) với 10 năm công tác Chủ tịch hội đồng thành viên có nhiệm vụ nhân danh công ty thự hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật có liên quan.
Giám đốc:
Ông Trần Minh Sinh chức vụ Giám đốc ( Sđt: 0913.723.030) với 6 năm công tác Giám đốc, là ngƣời đứng đầu công ty, đại diện pháp nhân của công ty, điều hành mọi hoạt động và chịu trách nhiệm về tổ chức quản lý kinh doanh theo đúng pháp luật của Nhà Nƣớc. Giám đốc quản lý và điều tra mọi phần hành hoạt động thông qua sự trợ giúp của 2 giám đốc.
Giám đốc có quyền hạn và nhiệm vụ sau: + Xác định mục tiêu cho công ty
+ Sắp xếp cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh + Tổ chức các hoạt động kinh doanh
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 49
Căn cứ vào tình hình thực tế của thị trƣờng, Giám đốc tổ chức các hoạt động kinh doanh từ khâu nghiên cứu, xác định nhu cầu thị trƣờng đến tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng mua bán và dịch vụ sau bán hàng nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu thị trƣờng, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
+ Xây dựng mối quan hệ với bạn hàng trong và ngoài nƣớc
* Phó giám đốc kinh doanh:
Ông Lê Tuấn Anh ( Sđt: 0903.444.689) với 5 năm công tác Phụ trách các phòng ban và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về những hoạt động liên quan đến lĩnh vực của mình nhƣ nghiên cứu thị trƣờng đầu vào, đầu ra, quan hệ với đối tác.
* Phó giám đốc phụ trách sản xuất:
Ông: Lê Quốc Tuấn ( Sđt: 091.363.2323) với 4 năm công tác
Là ngƣời phụ trách bộ phận kỹ thuật và phân xƣởng, kiểm định kiểm kê chất lƣợng, hƣớng dẫn lắp đặt, sử dụng các mặt hàng công nghệ mới
Việc bố trí lao động trong ban giám đốc nhƣ vậy là hợp lý, trình độ chuyên môn cao, bố trí công việc phù hợp với trình độ đào tạo. Ban giám đốc đã thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình tƣơng đối tốt giúp công ty đứng vững và thích ứng nhanh với điều kiện hiện nay.
* Phòng tổ chức hành chính :
Ông: Trần Minh An (Sđt: 0915.676.768) với 4 năm công tác
Trực thuộc ban giám đốc, giúp giám đốc quản lý, chỉ đạo thực hiện các mặt tổ chức cán bộ, quy hoạch cán bộ, quản lý lao động, chế độ chính sách. Tham gia đào tạo cán
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 50
bộ, huấn luyện nâng cao tay nghề cho công nhân, tham mƣu cho giám đốc về công tác thi đua, khen thƣởng kỷ luật, bảo vệ kinh tế, phòng chống cháy nổ. Xây dựng mới và sửa chữa cơ sở vật chất kỹ thuật của toàn công ty. Quản lý tốt công tác hành chính, quản trị phục tốt sản xuất kinh doanh.
* Phòng đảm bảo chất lƣợng (KCS)
Ông: Hoàng Hải Tùng (Sđt: 0166.9797.897) với 3 năm công tác
Giúp giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác quản lý chất lƣợng. Tổ chức kiểm nghiệm, kiểm tra, kiểm soát đảm bảo quy trình sản xuất từ khâu đầu vào đến đầu ra một cách hợp lý và hiệu quả nhằm nâng cao chất lƣợng, đảm bảo tiêu chuẩn đã quy định.
Số lƣợng lao động trong phòng đảm bảo chất lƣợng phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, chất lƣợng lao động cao, có chức năng nhiệm vụ phù hợp với chuyên nghành đào tạo.
* Phòng tài chính kế toán
Ông Nguyễn Minh Trãi – kế toán trƣởng sđt: 0912.264.139 với 5 năm công tác
Trực thuộc ban giám đốc, giúp giám đốc quản lý kế toán. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện hạch toán kế toán trong toàn công ty.
Hƣớng dẫn các phòng ban thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế toán, các quy định của nhà nƣớc trong quá trình kiểm tra và luật thuế kiểm tra chặt chẽ, quản lý tài sản, tiền vốn. Quản lý tài chính hàng tháng, quý, năm trình lên giám đốc. Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính của công ty hàng quí, năm. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nƣớc theo chế độ quy định hiện hành của nhà nƣớc. Tham mƣu cho giám đốc vè các biện pháp quản lý tài chính theo chế độ hiện hành để
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 51
phục vụ sản xuất kinh doanh. Thực hiện việc huy động các nguồn vốn theo chủ trƣơng của công ty. Trực tiếp quản lý các loại vốn, quỹ, công nợ và đề xuất các biện pháp nhằm giảm phí lƣu thông, giảm giá thành sản xuất, tăng vòng quay vốn thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển có lãi.
Nhìn chung phòng tài chính kế toán đã có sự bố trí lao động phù hợp giữa trình độ chuyên môn và công việc đƣợc giao. Chất lƣợng lao động cao, tất cả đều đƣợc đào tạo chuyên nghành kế toán. Tuy trong phòng mỗi ngƣời thực hiện một nhiệm vụ riêng nhƣng tất cả mọi ngƣời đều thực hiện công việc tốt góp phần hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
* Phòng kế hoạch đầu tƣ
Bà: Trần Minh Hoa (Sđt: 0912.333.121) với 5 năm công tác
Trực thuộc ban giám đốc, giúp giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất, kế họach lƣu thông, phân phối, kế hoạch vật tƣ thiết bị ngắn hạn và dài hạn. Tổ chức cung ƣng nguyên liệu, phụ liêu, bao bì cho sản xuất phân xƣởng. Thực hiện các công tác tìm hiểu thị trƣờng nhập khẩu sản phẩm và bán hàng trong nội địa dựa trên kế hoạch của công ty. Trực tiếp quản lý hàng hóa vá đôn đốc thực hiện các quy chế chuyên môn của nghành, quy định của công ty…
* Phòng kinh doanh
Ông: Nguyễn Mạnh Cƣờng (Sđt: 0166.888.125) với 4 năm công tác
Thực hiện chức năng kinh doanh các sản phẩm sản xuất từ công ty và nhập khẩu, tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu thị trƣờng… Lập báo cáo định kỳ về hoạt dộng kinh doanh của công ty. Nghiên cứu đề xuất các biện pháp đổi mới phƣơng thức kinh doanh.
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 52
Ông: Đỗ Thái Hoàng (Sđt: 0923.454.898) với 5 năm công tác
Thực hiện chức năng tổ chức lập kế hoạch phát triển sản phẩm tháng, quý, năm. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiến độ công việc trong phòng, lập kế hoạch đào tạo các kỹ năng chuyên môn cho các Phòng, Ban, Phân xƣởng liên quan trong công ty. Chỉ đạo thử nghiệm và phối hợp kiểm tra, xác nhận các kết quả và thử nghiệm. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện sản xuất sản phẩm, kết hợp với phòng Kế hoạch đầu tƣ để giải quyết các phát sinh trong quá trình triển khai sản xuất.
- Thực hiện và giám sát quá trình mã hóa linh kiện trong toàn Công ty.
- Chịu trách nhiệm cuối cùng về các thông số, các tài liệu ban hành về kỹ thuật. - Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức quản lý, bảo dƣỡng, sửa chữa các thiết bị trong toàn Công ty.
* Các chi nhánh
Có con dấu riêng, tài khoản riêng, làm nhiện vụ tìm kiếm thị trƣờng và phân phối hàng hóa cho công ty. Hàng tháng nộp báo cáo doanh thu, chi phí về công ty. Để phòng kế toán tập hợp báo cáo toàn công ty.
* Xƣởng sản xuất
Thực hiện việc sản xuất ra các sản phẩm theo cấp trên. Xƣởng sản xuất trực tiếp phối hợp với phòng đảm bảo chất lƣợng kỹ thuật – công nghệ để đảm bảo sản phẩm đạt chất lƣợng tốt và đƣợc nhập kho.
Các phòng ban trong cơ cấu quản lý của công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau khi thực hiện các chức năng quản lý, các dự án, các biện pháp tổ chức lao động, chấp hành các quan hệ báo cáo cung cấp thông tin giữa các cá nhân và các bộ phận trong việc tổ chức hợp lý các dòng thông tin trong bộ máy quản lý.
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 53
Tóm lại với bộ máy tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban là điều kiện tốt để công ty nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH –MTV Viettronics MEDDA
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty áp dụng mô hình tập trung
* Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty
Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức kế toán của công ty
Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán * Kế toán trƣởng:
Ông Nguyễn Minh Trãi – kế toán trƣởng sđt: 0912.264.139 với 5 năm công tác
Phụ trách chung toàn bộ mô hình tổ chức công tác kế toán ở công ty. Phân công chỉ đạo, đôn đốc trực tiếp các nhân viên kế toán của đơn vị đang làm việc tại bất cứ bộ
Kế toán trƣởng Kế toán TSCĐ, CCDD, hàng hóa, NVL Kế toán thu chi tiền mặt, tiền lƣơng và BHXH Kế toán công nợ và chi phí.
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 54
phận nào thực hiện đúng, kịp thời chức năng của mình. Tổ chức phổ biến và hƣớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán do nhà nƣớc quy định.
Kế toán trƣởng còn có nhiệm vụ là trên cơ sở đảm nhiệm kế toán tổng hợp. Theo dõi các sổ, lập báo cáo tài chính cần thiết và phù hợp cho ban giám đốc của công ty và các cơ quan quản lý tài chính có liên quan. Tham mƣu cho giám đốc về chế độ tài chính thu – chi… đảm bảo hợp lý, hợp pháp, đúng quy tắc và mang lại hiệu quả cho công ty.
* Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa và TSCĐ
Bà: Hoàng Hồng Hà (Sđt: 0989.263.989) với 3 năm công tác
Theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu hàng hóa của công ty. Theo dõi tình hình xuất tồn công cụ dụng cụ, phân bổ giá trị của chúng vào các kỳ kinh doanh một cách hợp lý. Theo dõi toàn bộ tình hình tăng giảm tài sản cố định tại công ty, tình hình trích khấu hao và việc phân bổ chi phí khấu hao ở các bộ phận có liên quan.
*Kế toán thu chi tiền mặt
Bà: Lê Thị Hà (Sđt: 0912.333.666) với 2 năm công tác
Bảo đảm theo dõi chặt chẽ tình hình thu chi tiền mặt của công ty theo đúng chế độ quản lý kinh tế tài chính của nhà nƣớc. Đảm bảo trả lƣơng kịp thời cho từng bộ phận theo đúng mức lƣơng mà bộ phận hành chính đã tính và chuyển giao. Phân bổ kịp thời chi phí tiền lƣơng vào các bộ phận có liên quan.
* Kế toán công nợ và chi phí
Bà: Hoàng Hồng Linh ( Sđt: 0166.8787.288) với 2 năm công tác
Đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ của công ty và các đơn vị khác theo từng chủ nợ. Đảm bảo đôn đốc việc thanh toán kịp thời, đầy đủ, tránh tình trạng để các đơn
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 55
vị khác chiếm dụng vốn của công ty. Theo dõi chặt chẽ tình hình cho từng hoạt động của công ty.
2.1.4.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty: * Chính sách kế toán chung áp dụng tại công ty:
- Chính sách kế toán công ty áp dụng theo quyết định 15 (QĐ 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính)
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N. - Kỳ tính thuế theo từng tháng
- Xác định giá trị tồn kho của công ty theo giá gốc, giá vốn hàng bán là giá trị thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan
trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Đơn vị tiền tệ đƣợc sử dụng: VNĐ. Nếu có nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì đƣợc quy đổi theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm hạch toán.
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng xuất kho: Phƣơng pháp thực tế đích danh
- Phƣơng pháp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Thuế GTGT áp dụng việc kê khai, tính thuế GTGT theo hƣớng dẫn của luật thuế hiện hành với mức thuế suất thuế GTGT 5% đối với các vật tƣ, sản phầm hàng hóa thiết bị y tế
- Thuế TNDN: Công ty áp dụng mức thuế suất thuế TNDN là 25% trên lợi nhuận chịu thuế.
- Phƣơng pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng( theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của bộ tài chính)
www.thuvienluanvan.org Tƣ vấn hỗ trợ viết luận văn, tiểu luận Trang 56
* Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Công ty áp dụng chế độ chứng từ theo quyết định 15 (QĐ 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính)
Cách thức tổ chức và luân chuyển chứng từ tại công ty:
- Các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho: phiếu nhập kho, xuất kho biên bản kiểm kê.
- Các chứng từ có liên quan đến tiền lƣơng: bảng chấm công, bảng thanh toán lƣơng - Các chứng từ liên quan đến tài sản cố định: biên bản bàn giao TSCĐ, ...
- Các chứng từ liên quan đến thanh toán: phiếu thu, giấy báo nợ, phiếu chi,….
- Chứng từ liên quan đến bán hàng: hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, các hóa đơn bán hàng ...
Ngoài ra còn sử dụng một số mẫu do công ty tự thiết kế cho phù hợp với đặc điểm