động lớn do chịu ảnh hưởng của nền kinh tế thế giới trong những năm gần đây, đây cũng chính là tình hình chung của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
2.3. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng A.I.C. vấn thiết kế và xây dựng A.I.C.
2.3.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu, cách phân loại nguyên vật liệu của công ty.
a. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty.
Nguyên vật liệu của công ty sử dụng cho việc hoạt động sản xuất xây dựng công trình cũng như mua bán, tư vấn cho khách hàng là loại vật liệu dễ mua trên thị trường trong và ngoài nước, nhưng dù vật liệu thu mua ở nguồn nhập nào thì khi về đến công ty đều không được phép hao hụt, thanh toán và vận chuyển theo
đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng quy cách của vật liệu hợp với yêu cầu sản xuất, với kế hoạch của phòng kinh doanh.
Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng sản phẩm và quy trình thi công của mỗi đội thi công tại công ty là khác nhau nên điều đó cho thấy để đảm bảo quá trình sản xuất, thi công và chất lượng các công trình của công ty thì công ty đã phải sử dụng một lượng vật tư tương đối lớn, đa dạng về chủng loại.
b. Phân loại nguyên vậy liệu của công ty.
Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại nguyên vật liệu đối với từng công trình và giúp hạch toán chính xác một khối lượng tương đối lớn và đa dạng về chủng loại thì việc phân loại NVL của công ty là vô cùng khó khăn. Vì mỗi loại công trình cần một loại NVL chính, phụ để cấu thành nên công trình đó là khác nhau. Tuy có thể căn cứ vào công dụng của vật liệu trong quá trình thi công thì NVL của công ty được chia thành các loại NVL chủ yếu.
- Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên các công trình như: Sắt, thép, xi măng, bê tông đúc sẵn.
- Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau làm tăng chất lượng của các công trình: Sơn các loại màu, mác, cát, gạch ốp, que hàn,….
- Nhiên liệu: Dầu máy, dầu thủy lực, xăng,….
- Phụ tùng thay thế gồm: Cốp pha, một số thiết bị trong công nghệ thi công, ….
2.3.2. Nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty.
2.3.2.1 Trong khâu quản lý thu mua.
Căn cứ vào kế hoạch của tháng quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt, phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo NVL đúng chất lượng, đủ về số lượng, hợp lý về giá cả.
2.3.2.2. Khâu bảo quản.
Công ty bảo quản NVL tương đối tốt, bảo đảm chất lượng NVL đúng đủ, không bị hư hỏng, mất mát và thiếu hụt.
2.3.2.3. Bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.a. Khâu dự trữ nguyên vật liệu. a. Khâu dự trữ nguyên vật liệu.
Xuất phát từ đặc điểm NVL chỉ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, NVL luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ NVL ở công ty rất được coi trọng.
Vì công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng là công ty sản xuất sản phẩm mà sản phẩm chủ yếu là các công trình xây dựng, cầu đường, hạ tầng đô thị,.…có giá trị lớn và các địa bàn khác nhau. Nên khi các công trình được khởi công thì khối lượng NVL được chuyển thẳng đến chân công trình tuy nhiên để tránh sự biến động của NVL nên việc dự trữ NVL của công ty là rất cần thiết.
Ví dụ: Những vật liệu chính trong quá trình thi công tuy khá phổ biến trên thị trường song công ty vẫn dự trữ một khối lượng lớn để cung ứng kịp thời cho các công trình.
BẢNG 4: BẢNG TỔNG HỢP DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU.
ĐVT: Đồng.
(Nguồn: Tổ kế toán công ty cung cấp).
Nhìn vào bảng tổng hợp dự trữ NVL ta thấy nguồn vốn lưu động của công ty là tương đối lớn vì công ty đã bỏ ra một lượng vốn không nhỏ vào công tác dự trữ nguyên vật liệu.
STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép U Thái Nguyên NLT01 Kg 2200 13180 28.996.000
2 Thép cuộn gai D8 CB240T Kg 3100 17.470 54.157.000
3 Thép hình V90 CT3/SS400 Kg 1200 17.500 21.000.000
b. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng.
Từ sự đang dạng về sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi công trình là khác nhau nên công ty phải sử dụng một lượng NVL khá lớn. Việc xác định lượng NVL cần dùng của công ty là hết sức quan trọng, vì vậy công ty đã phải xác định chi tiết NVL cho từng công trình là rất cụ thể để tránh tình trạng làm chậm tiến độ thi công và thất thoát NVL.
c.Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đã hoạt động rất tích cực, tìm kiếm các nguồn NVL đúng về quy cách, số lượng, chất lượng cung cấp hợp lý kịp thời cho các công trình, nên hiện tượng thiếu hụt NVL và chậm tiến độ thi công rất ít khi xảy ra.
2.3.2.4. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu.
Công ty đã có những hợp đồng dài hạn với những công ty chuyên cung cấp NVL cho xây dựng như công ty thép hình Hà Nội và công ty xi măng Hòa Phát cùng một số công ty vật liệu khác. Việc này giúp doanh nghiệp nhằm tránh hiện tượng giá NVL trên thị trường thay đổi và biến động khi khan hiếm.
2.3.2.5 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu.
Công ty đã tiến hành tiếp nhận NVL tương đối tốt. Việc tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại NVL theo đúng hợp đồng giao hàng, phiếu vận chuyển nên đã không có trường hợp thất thoát NVL và có những vật liệu không đúng quy cách hay phẩm chất.
Mặt khác công ty đã áp dụng đầy đủ các tiêu thức sau khi có việc tiếp nhận NVL:
+ Mọi vật tư hàng hóa đều phải có giấy tờ hợp lệ.
+ Mọi vật liệu tiếp nhận phải đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. + Kiểm tra, xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại.
+ Phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu, hỏng sai quy cách Với những quy định đã được áp dụng trên nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho thủ kho mỗi khi xuất nhập và kiểm kê tránh được thất thoát NVL của công ty.
2.3.2.6 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu.
Công ty đã tổ chức cấp phát NVL theo đúng chương trình của công ty, mỗi khi công ty thường áp dụng đầy đủ các thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực của công trình và lập biên bản, giấy xác nhận của công ty vào các công trình đã được cấp phát.
2.3.2.7 Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu.
Các nguyên vật liệu của công ty khi mua về thì thường được chuyển thẳng đến các khu công trình đang được thi công.
Tuy nhiên cũng có một số NVL được nhập vào kho công ty để dự trữ nhằm tránh trường hợp khan hiếm hoặc biến động giá của vật liệu. Công ty đã tổ chức NVL theo các phương pháp như.
Đối với trường hợp thanh quyết toán khi mua về. + Trả ngay bằng tiền mặt.
+ Trả bằng tiền tạm ứng. + Trả chậm.
2.3.2.8. Tổ chức thu hồi phế liệu phế phẩm.
Phế liệu thu hồi của công ty chủ yếu là những sản phẩm mà sau khi đã thi công nhưng vần còn sót lại song giá trị sử dụng cũng không nhỏ. Những phế liệu của công ty có thể là vỏ bao xi măng, sắt vụn, thép vụn,.… Có thể sử dụng vào các công việc hữu ích như che mưa cho bê tông, lót khuôn đúc cột, ngoài ra còn được nhập lại kho để sử dụng cho những việc khác và cũng có thể được bán ra ngoài để tái xuất. Hiện tại số công trình công ty đang thi công là nhiều nên việc tính tổng giá trị thu hồi phế liệu là khá lớn và công ty đã tận dụng được nguồn phế liệu này.
Do vậy công ty đã phần nào tiết kiệm được chi phí NVL, giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.
2.3.3. Công tác quản lý nhập kho nguyên vật liệu.
Đối với bất kì một NVL nào khi nhập kho, xuất kho công ty đều lập chứng từ đúng thủ tục kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác theo quy định của nhà nước.
2.3.3.1. Thủ tục nhập kho.
- Theo chế độ kế toán qui định tất cả các NVL nhập kho công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho.
- Khi NVL về đến công ty người chịu trách nhiệm mua vật tư có hóa đơn bán hàng (do người bán giao cho), từ hóa đơn đó thủ kho vào sổ cái chính của kho vật tư. Thủ kho là người có trách nhiệm kiểm tra về số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng. Sau đó thủ kho ký vào sổ cái chứng minh số vật liệu đó đã được nhập, hóa đơn được chuyển lên phòng kế toán, kế toán viên kiểm tra chứng từ và viết phiếu nhập kho sau đó thủ kho ký vào phiếu nhập, để ghi vào thẻ kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của kể toán, thủ kho, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị.
+ Liên 1: Phòng kế toán lưu lại
+ Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho + Liên 3: Giao cho người mua để thanh toán.
Dưới đây là một số chứng từ mua bán của công ty.
Bảng 5: Hóa đơn bán hàng của công ty thép hình Hà Nội HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 04/01/2011 Đơn vị bán hàng : Công ty thép hình Hà Nội Địa chỉ : Hoàng Mai- Hà Nội
Số tài khoản :
Điện thoại : MST:
Họ và tên người mua : Nguyễn Đức Minh
Tên đơn vị : Công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng A.I.C
Địa chỉ : Số 1A- N3, KTT Công ty Xây Dựng Số 1 Đường Lê Thanh Nghị, P. Thanh Xuân Bắc, Q. Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Số tài khoản : 072 006 031 751
Hình thức thanh toán : Tiền Mặt MST: 0101770037
Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B Kg 1 2 3=1x2
1 Thép U Thái Nguyên Kg 2 000 13.180 26.360.000
2 Thép cuộn gai D8 Kg 1 200 16.410 19.692.000
Cộng tiền hàng : 46.052.000 Thuế suất gtgt : 10 % tiền thuế gtgt 4.605.200 Tổng cộng tiền thanh toán 50.657.200
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu, sáu trăm năm mươi bảy nghìn, hai trăm đồng. Ngày 04, tháng 01, năm 2011 Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 6: Mua cát đen của công ty TNHH TM & vận tải Năm Bảy
Mẫu số: 02GTGT- 3LL
Mẫu số: 02GTGT – 3LL 02- B
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 10/01/2011
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH TM & vận tải Năm Bảy Địa chỉ : Hoàn Kiếm – Hà Nội
Số tài khoản :
Điện thoại : MST:
Họ và tên người mua : Trần Văn Tiến
Tên đơn vị : Công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng A.I.C
Địa chỉ : Số 1A- N3, KTT Công ty Xây Dựng Số 1 Đường Lê Thanh Nghị, P. Thanh Xuân Bắc, Q. Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Số tài khoản : 072 006 031 751
Hình thức thanh toán : Tiền Mặt MST: 0101770037
Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Cát đen đổ nền M3 300 38.000 11.400.000
Cộng tiền hàng : 11.400.000 Thuế suất gtgt : 10 % tiền thuế gtgt 1.140.000 Tổng cộng tiền thanh toán 12.540.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu năm trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày 10, tháng 01, năm 2011 Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 7: Mua xi măng của công ty CP xi măng Hòa Phát
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số: 02GTGT- 3LL Liên 2: Giao khách hàng 02B- CT00116
Ngày 15/01/2011
Đơn vị bán hàng : Công ty CP xi măng Hòa Phát Địa chỉ : Hoàng Mai- Hà Nội
Số tài khoản :
Điện thoại : MST:
Họ và tên người mua : Lê Văn Minh
Tên đơn vị : Công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng A.I.C
Địa chỉ : Số 1A- N3, KTT Công ty Xây Dựng Số 1 Đường Lê Thanh Nghị, P. Thanh Xuân Bắc, Q. Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Số tài khoản : 072 006 031 751
Hình thức thanh toán : Tiền Mặt MST: 0101770037
Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Xi măng Tấn 5 1100 5.500.000
Cộng tiền hàng : 5.500.000 Thuế suất gtgt : 10 % tiền thuế gtgt 550.000 Tổng cộng tiền thanh toán 6.050.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu không trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Ngày 15, tháng 01, năm 2011 Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 8: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa
Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng A.I.C
Địa chỉ: Thanh Xuân- Hà Nội.
Mẫu số: 03- VT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, HÀNG HÓA
Ngày 03 tháng 01 năm 2011 Biên bản kiểm nghiệm gồm:
+ Ông : Đặng Ngọc Anh Chức vụ : Trưởng ban + Ông : Đào Văn Hiếu Chức vụ : Uỷ viên + Bà : Vũ Thu Phương Chức vụ : Kế toán + Bà : Trần Thị Tuyết Chức vụ : Thủ kho
Đã kiểm nghiệm các loại:
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá MS Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng
theo CT Kết quả kiểm nghiệm
SL đúng phẩm chất SL không đúng phẩm chất A B C D E 1 2 3 1 Gạch nền M2 150 150 0 2 Gạch ốp tường M2 180 180 0
Số lượng: Đủ khớp với hoá đơn Chênh lệch: không
Thiếu: không Phẩm chất: tốt
Ngày 03 tháng 01 năm 2011
Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên)
Kế toán (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Trưởng ban kiểm kê (Ký, họ tên)
Bảng 9: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa.
Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng A.I.C
Địa chỉ: Thanh Xuân- Hà Nội.
Mẫu số: 03- VT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, HÀNG HÓA
Ngày 04 tháng 01 năm 2011 Biên bản kiểm nghiệm gồm:
+ Ông : Đặng Ngọc Anh Chức vụ : Trưởng ban + Ông : Nguyễn Đức Minh Chức vụ : Uỷ viên + Bà : Vũ Thu Phương Chức vụ : Kế toán + Bà : Trần Thị Tuyết Chức vụ : Thủ kho
Đã kiểm nghiệm các loại:
S T T
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá MS Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo CT
Kết quả kiểm nghiệm
SL đúng phẩm chất SL không đúng phẩm chất A B C D E 1 2 3 1 Thép U Thái Nguyên Kg 2.000 2.000 0 2 Thép cuộn gai D8 Kg 1.200 1.200 0
Số lượng: Đủ khớp với hoá đơn Chênh lệch: không
Thiếu: không Phẩm chất: tốt
Ngày 04 tháng 01 năm 2011
Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên)
Kế toán (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Trưởng ban kiểm kê (Ký, họ tên)
Bảng 10: Phiếu nhập kho.
Đơn vi: Công ty TNHH tư vấn thiết kế và xây dựng A.I.C
Địa chỉ: Thanh Xuân- Hà Nội
Mẫu số: 01- VT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 03, tháng 01, năm 2011
Nợ TK: 152 Có TK: 111 Số: 01
Họ tên người giao hàng: Hoàng Thị Minh. Theo hoá đơn GTGT số: 0005421
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá thành tiền Theo CT Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Gạch nền M2 150 150 90.000 13.500.000