Pháp luật Mỹ về hợp đồng ủy quyền nói chung là giống nhau. Tuy nhiên, mỗi bang có thể quy định các quy tắc khác nhau liên quan đến hoạt động uỷ quyền. Do đó, các vấn đề liên quan đến ủy quyền cần phải đƣợc thực hiện theo pháp luật của từng bang nơi mà việc ủy quyền đƣợc thực hiện [67].
Ủy quyền là quá trình trao quyền cho một tổ chức hoặc ngƣời có quyền lực pháp lý hoặc phê chuẩn để làm một cái gì đó cụ thể [66].
Một "giấy ủy quyền" là một công cụ pháp lý mà trong đó có các điều khoản về việc ngƣời khác thực hiện các hành vi pháp lý thay cho một cá nhân và có thể đƣa ra các quyết định có tính ràng buộc pháp lý thay cho cá nhân đó.
Trong khi nó không phải là đặc biệt khó khăn để tìm thấy mẫu giấy ủy quyền trên Internet, tuy nhiên nó thƣờng có ít hoặc không có kèm theo lời giải thích về từng loại mẫu giấy ủy quyền, và khi một cá nhân cần một mẫu giấy ủy quyền nào đó thì ngƣời đó cần phải lựa chọn một trong những loại mẫu đó.
Khi đƣa ra một giấy ủy quyền, ngƣời đƣợc ủy quyền có quyền lực thay mặt ngƣời ủy quyền giao kết hợp đồng có giá trị pháp lý với bên thứ ba (ngƣời đƣợc ủy quyền thay mặt ngƣời ủy quyền ký tên vào hợp đồng có giá trị pháp lý). Vì vậy, ngƣời ủy quyền phải xem xét cẩn thận ngƣời mà mình trao quyền lực cho và về giới hạn quyền lực trong khoảng thời gian giấy ủy quyền có hiệu lực.
Các loại giấy ủy quyền: Ở mức độ cơ bản, có hai loại giấy ủy quyền. Một giấy ủy quyền chung “general power of attorney” của ngƣời ủy quyền không giới hạn phạm vi ủy quyền và thời gian ủy quyền; và cho phép các cá nhân có tên trong giấy ủy quyền làm đại diện pháp lý (ngƣời đƣợc ủy quyền) cho ngƣời ủy quyền. Một giấy ủy quyền riêng biệt “specific power of attorney” của ngƣời ủy quyền có quy định rõ sự áp đặt giới hạn về ngƣời đƣợc đại diện (chỉ định rõ tên cụ thể) và có
nhất hoặc một hành động pháp lý duy nhất. Ví dụ, ngƣời đƣợc ủy quyền có thể đƣợc cấp quyền tham gia vào các giao dịch tài chính từ một tài khoản kiểm tra cụ thể, hoặc để ký văn bản kết thúc cho một giao dịch bất động sản cụ thể thực sự [40].
Thông thƣờng, hình thức của giấy ủy quyền không cần phải đƣợc đăng ký với cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền. Tuy nhiên, nếu một giấy ủy quyền trao cho ngƣời đƣợc ủy quyền quyền đƣợc tham gia vào các giao dịch liên quan đến bất động sản có thể cần thiết phải ghi lại hình thức của sự ủy quyền [70].
Chấm dứt Giấy uỷ quyền: Ngƣời ủy quyền có thể chấm dứt việc ủy quyền mà họ đã lập bất cứ lúc nào, miễn là họ vẫn có thẩm quyền để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình. Trong phạm vi có thể, bạn nên thu thập và hủy các giấy ủy quyền gốc và các bản sao để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót vào một ngày sau đó [70].
Chỉ định nhiều ngƣời đại diện hoặc nhiều ngƣời đại diện thay thế luân phiên [40]: Khi thiết lập một giấy ủy quyền, ngƣời ủy quyền có thể chọn để chỉ định nhiều hơn một ngƣời để thay mặt họ. Điều này có thể đòi hỏi rằng hai hoặc nhiều ngƣời đƣợc ủy quyền có thể cùng ký vào giấy ủy quyền và sẽ cùng làm và cùng ràng buộc trách nhiệm đối với ngƣời ủy quyền; hoặc có thể cho phép mỗi ngƣời đƣợc ủy quyền hành động riêng lẻ thay cho ngƣời ủy quyền. Tuy nhiên, do có những khó khăn có thể phát sinh từ việc xung đột giữa các đại diện hoặc do có nhiều chữ ký trong một văn bản nên hầu hết trong các hoàn cảnh ngƣời ủy quyền chỉ cử ra một ngƣời là đại diện theo ủy quyền cho mình.
Ngƣời ủy quyền cũng có thể để thêm tên một đại diện thay thế (hoặc một loạt tên của đại diện thay thế) cho ngƣời đƣợc ủy quyền để trong trƣờng hợp ngƣời đƣợc ủy quyền đầu tiên bị chết, bị tàn tật, bị mất năng lực hành vi thì ngƣời có tên trong đại diện thay thế sẽ là ngƣời đƣợc ủy quyền tiếp theo.
Thời điểm giấy ủy quyền có hiệu lực: Một giấy ủy quyền có hiệu lực từ thời điểm đƣợc ký kết [70].
Trong sự luân chuyển (thay phiên), giấy ủy quyền có thể có hiệu lực tại một ngày trong tƣơng lai đƣợc mô tả trong tài liệu có liên quan, hoặc giấy ủy quyền có
thể có hiệu lực khi xảy ra một sự kiện cụ thể đƣợc dự đoán trong tƣơng lai cụ thể hoặc dự phòng (ví dụ nhƣ của bạn trở thành ngƣời tàn tật) [42].
Ngay cả khi ngƣời ủy quyền đã trao quyền cho một ngƣời đại diện thông qua giấy ủy quyền, ngƣời ủy quyền vẫn có thể đƣa ra quyết định quan trọng cho bản thân. Tuy nhiên, ngƣời đƣợc ủy quyền của họ có thể làm cho họ là tốt hơn. Ngƣời đƣợc ủy quyền phải tuân theo các quy định trong giấy ủy quyền và hành động hay quyết định nhƣ đang giải quyết chính vấn đề của mình. Giấy uỷ quyền là một cách đơn giản để một ngƣời ủy quyền cho một ngƣời khác.
Trong trƣờng hợp có sự xung đột giữa quyết định của ngƣời ủy quyền và ngƣời đƣợc ủy quyền thì quyết định của ngƣời ủy quyền sẽ có giá trị quyết định, giả định rằng ngƣời đƣợc ủy quyền trao đổi với ngƣời ủy quyền trƣớc khi thực hiện một hành động. Nếu ngƣời đƣợc ủy quyền không tôn trọng mong muốn của ngƣời ủy quyền, ngƣời ủy quyền phải thu hồi giấy ủy quyền.
Ngƣời ủy quyền có thể thu hồi quyền đại diện của ngƣời đƣợc ủy quyền bất cứ lúc nào nếu họ không hài lòng với các hành động của ngƣời đƣợc ủy quyền. Trong trƣờng hợp ngƣời ủy quyền không thu hồi giấy ủy quyền thì tự nó sẽ hết hiệu lực sau cái chết của một trong các bên. Giấy ủy quyền không phải là một văn bản thay thế cho một di chúc. Sau cái chết của ngƣời ủy quyền, sự phân chia di sản sẽ theo sự định đoạt trong di chúc hoặc theo pháp luật của nhà nƣớc.
Ngƣời đại diện (ngƣời đƣợc ủy quyền) có một số trách nhiệm sau: Trƣớc hết, ngƣời đƣợc ủy quyền có nghĩa vụ phải hành động vì lợi ích tốt nhất của ngƣời ủy quyền. Ngƣời đƣợc ủy quyền luôn luôn phải tuân theo chỉ dẫn của ngƣời ủy quyền. Ngƣời đƣợc ủy quyền phải hành động với mức độ thiện ý cao nhất của họ khi đại diện cho ngƣời ủy quyền. Vì vậy, điều quan trọng là các cá nhân đáng tin cậy đƣợc chọn để thực hiện công việc theo giấy ủy quyền. Và khi cá nhân thiết lập một giấy ủy quyền thì họ phải nêu rõ những gì họ muốn ngƣời đƣợc ủy quyền làm cho họ.
Trong hầu hết trƣờng hợp khi các cá nhân tạo ra một giấy ủy quyền, chữ ký của họ trong đơn phải đƣợc sự chứng kiến của một công chứng viên. Nếu giấy ủy quyền liên quan đến việc bán, cho thuê, hoặc các hoạt động liên quan đến việc xử lý
có thẩm quyền “Registry of Deeds” khi thiết lập giấy ủy quyền với nội dung nhƣ trên. Cơ quan Đăng ký này thƣờng sẽ đƣợc đặt tại tòa án quận hạt nơi có tài sản nằm trong đó. Ngƣời ủy quyền cần phải cung cấp cho ngƣời đƣợc ủy quyền các tài liệu để ngƣời đƣợc ủy quyền sử dụng khi tham gia vào các giao dịch đƣợc ủy quyền với các cá nhân hoặc tổ chức. Ngƣời ủy quyền cần phải giữ một bản sao để lƣu trong hồ sơ của mình. Ngƣời ủy quyền có thể giao các tài liệu gốc để ngƣời đƣợc ủy quyền thực hiện nghĩa vụ theo nhƣ giấy ủy quyền ngay sau khi thiết lập giấy ủy quyền hoặc chờ đến khi giấy ủy quyền đƣợc thực hiện trên thực tế.
Để thiết lập đƣợc giấy ủy quyền, ngƣời ủy quyền phải có năng lực hành vi về vấn đề đƣợc ủy quyền. Ngƣời ủy quyền cần phải biết và hiểu những gì mình đang làm. Một ngƣời không có năng lực hành vi không thể đáp ứng các yêu cầu này. Luật pháp không quy định ngƣời ủy quyền phải thuê luật sƣ soạn thảo giấy ủy quyền. Tuy nhiên, nếu ngƣời ủy quyền có dự định trao quyền quyết định một vấn đề quan trọng cho ngƣời đƣợc ủy quyền thì việc nhờ luật sƣ soạn thảo giấy ủy quyền là một ý tƣởng tốt để tìm kiếm sự tƣ vấn pháp lý trƣớc khi ngƣời ủy quyền ký vào các tài liệu đó. Ngƣời ủy quyền phải đảm bảo rằng mình hiểu các thỏa thuận cụ thể chi tiết đƣợc quy định trong giấy ủy quyền cũng nhƣ các vƣớng mắc về pháp lý hay tài chính có thể vẫn tiềm ẩn trong hiện tại.
Khi cá nhân thiết lập ra một giấy ủy quyền, họ có thể đặt tên hai hoặc nhiều ngƣời để làm ngƣời đại diện theo ủy quyền cùng một lúc. Cá nhân thiết lập ra giấy ủy quyền cũng có thể đặt tên một cá nhân thay thế một cá nhân đƣợc trao quyền trong giấy ủy quyền trong những hoàn cảnh nhất định, chẳng hạn nhƣ cái chết hoặc mất khả năng thực hiện các nhiệm vụ đƣợc ủy quyền của ngƣời đƣợc ủy quyền đầu tiên. Trƣớc khi ngƣời ủy quyền quyết định trao quyền lực cho nhiều hơn một ngƣời đƣợc ủy quyền trong cùng một lúc, ngƣời ủy quyền nên xem xét liệu có sự xung đột hoặc nhầm lẫn nào đó có thể ảnh hƣởng đến kết quả của hành động ủy quyền hay không.
Giấy uỷ quyền lâu dài “Durable Power of Attorney”[68]
Trừ giấy ủy quyền riêng biệt nói cách khác, quyền đại diện của ngƣời đƣợc ủy quyền kết thúc nếu ngƣời ủy quyền trở nên bất lực (không còn năng lực hành vi).
Mặt khác, một giấy ủy quyền vẫn có hiệu lực và không bị giới hạn bởi bất kỳ lý do gì cho dù là việc ngƣời ủy quyền không đủ năng lực hành vi trong tƣơng lai. Việc quy định điều khoản này trong giấy ủy quyền thì giấy ủy quyền đó đƣợc gọi là giấy ủy quyền lâu dài. Từ "durable" có nghĩa là ngƣời đại diện (theo ủy quyền) của ngƣời ủy quyền có thể tiếp tục thực hiện các hành vi pháp lý hoặc công việc kinh doanh cho ngƣời ủy quyền nếu ngƣời ủy quyền trở nên bất lực. Bởi vì các lợi ích tiềm năng của ngƣời ủy quyền, ngƣời mà sau khi thiết lập giấy ủy quyền bị mất năng lực hành vi nên giấy ủy quyền lâu dài đƣợc cho là hình thức quan trọng nhất của sự linh hoạt trong quy định của các văn bản quy phạm pháp luật. Giấy ủy quyền lâu dài đƣợc quy định để giải quyết các vấn đề pháp lý xảy ra nếu có trong các trƣờng hợp một ngƣời bị mất năng lực hành vi trong tƣơng lai và ý chí trƣớc đó của họ thể hiện họ muốn chỉ định một ngƣời đại diện cho mình trong trƣờng hợp đó. Ngƣời đƣợc đại diện vẫn phải hành động vì lợi ích tốt nhất của ngƣời ủy quyền, ra quyết định và sử dụng tài sản của ngƣời ủy quyền chỉ vì lợi ích của chính ngƣời ủy quyền. Việc hành động của ngƣời đƣợc ủy quyền này sẽ đƣợc giám sát tại cơ quan quyền lực địa phƣơng, nơi mà ngƣời ủy quyền đã đăng ký giấy ủy quyền lâu dài. Trong trƣờng hợp ngƣời đƣợc ủy quyền lâu dài bị mất năng lực hành vi hoặc một ngƣời không thiết lập một giấy ủy quyền lâu dài, khi họ bị mất năng lực hành vi thì tòa án có thể chỉ định một ngƣời giám hộ cho họ.
Giống nhƣ tất cả các giấy ủy quyền khác, giấy ủy quyền lâu dài kết thúc hoặc chấm dứt thực hiện sau cái chết của ngƣời ủy quyền. Nếu ngƣời ủy quyền muốn ngƣời đƣợc ủy quyền lâu dài có thẩm quyền quyết định các vấn đề sau cái chết của mình, ngƣời ủy quyền phải lập di chúc và ghi tên ngƣời đƣợc đại diện theo ủy quyền lâu dài này ở trong di chúc với vai trò nhƣ là ngƣời thi hành của mình.
Ngoài cái chết của ngƣời ủy quyền, một giấy ủy quyền lâu dài cũng sẽ kết thúc nếu có một trong những điều sau đây đƣợc áp dụng: Ngƣời ủy quyền thu hồi giấy ủy quyền lâu dài; Tòa án tuyên giấy ủy quyền lâu dài không hợp lệ (Điều này không xảy thƣờng xuyên, tuy nhiên, một tòa án sẽ tuyên bố một giấy uỷ quyền không hợp lệ nếu tòa án thấy rằng ngƣời ủy quyền không có năng lực hành vi khi thiết lập giấy ủy quyền hoặc ngƣời ủy quyền là nạn nhân của sự gian lận); Ngƣời ủy
quyền ly dị trong trƣờng hợp ngƣời đƣợc ủy quyền lâu dài chính là vợ/chồng của họ; Ngƣời đƣợc ủy quyền lâu dài không còn khả năng thực hiện nhiệm vụ đƣợc ủy quyền (mất năng lực hành vi hoặc chết) mà không có ngƣời khác đƣợc chỉ định thay thế. Vì vậy, để tránh tình trạng khó xử này, một ngƣời ủy quyền nên chỉ định thêm một cá nhân khác có thể thay thế ngƣời đƣợc ủy quyền lâu dài ngay trong giấy ủy quyền lâu dài.
Huỷ bỏ Giấy uỷ quyền trong các trƣờng hợp sau: Tất cả các giấy ủy quyền tự động hết hạn sau cái chết của ngƣời ủy quyền. Một số giấy ủy quyền hết hạn vào một ngày cụ thể do ngƣời ủy quyền quy định. Tất cả các giấy ủy quyền đƣợc hủy bỏ nếu các quyền lợi đƣợc quy định đã đƣợc đáp ứng. Ngƣời ủy quyền thu hồi giấy ủy quyền (bất cứ lúc nào và không cần đƣa ra lý do thu hồi) đƣợc lập thành văn bản. Điều quan trọng là ngƣời ủy quyền phải gửi bản sao của bản thông báo thu hồi giấy ủy quyền này đến ngƣời đƣợc ủy quyền và bên thứ ba có liên quan đến giấy ủy quyền bị thu hồi.
Sau khi giấy ủy quyền bị thu hồi, ngƣời ủy quyền có thể: thực hiện thiết lập một giấy ủy quyền mới đặt tên một ngƣời khác làm ngƣời đại diện đƣợc ủy quyền để giải quyết công việc của ngƣời ủy quyền; hoặc ngƣời ủy quyền tự xử lý các công việc độc lập.
Mỗi bang có thể quy định các quy tắc khác nhau liên quan đến giấy ủy quyền. Do đó, trƣớc khi thiết lập giấy ủy quyền, các cá nhân nên tìm hiểu các quy định về giấy ủy quyền ở nơi mà nó đƣợc thực hiện.