Số tiền phát sinh Ghi
chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 6,315,000 01 02 03 30/06 30/06 05/04 30/06 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ BHXH, BHYT, BHTN KPCĐ trừ vào lương nhân viên Nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cấp trên 642 334 111 21,030,000 7,350,000 13,680,000 04 30/06
Chi cho họp Ban chấp
hành công đoàn 111 520,000
Cộng phát sinh 21,550,000 21,030,000
Dư cuối kỳ 5,795,000
Sổ này có 01 trang đánh số từ trang 01 đến trang 01
Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Người ghi sổ ( đã ký) Kế toán trưởng ( đã ký) Giám đốc ( đã ký)
CHƯƠNG III
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC TÒA NHÀ VNPT
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện
3.1.1 Ưu điểm
Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tại Công ty nói chung và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng ở công ty đã phần lớn đáp ứng được yêu cầu quản lý xét trên cả hai khía cạnh: tuân thủ chế độ tài chính kế toán và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Công tác kế toán tiền lương là công cụ trợ giúp đắc lực cho quản trị nhân lực của lãnh đạo đồng thời cũng là chỗ dựa đáng tin cậy cho người lao động.
Hiện nay các phương pháp trả lương cho nhân viên Công ty áp dụng là phù hợp với các quy chế tiền lương của Nhà nước và phù hợp với thực tiễn tình hình kinh doanh của Công ty. Việc tính lương theo thời gian đảm bảo tính hợp pháp giữa thu nhập với thành tích lao động, đảm bảo quyền lợi cho CBCNV. Công ty có chế độ phụ cấp là nguồn động viên khuyến khích nhân viên hăng say, nhiệt tình hơn trong công tác, có tinh thần tìm tòi sáng tạo và trách nhiệm cao trong công việc để từ đó góp phần thúc đẩy kinh doanh có hiệu quả.
Trong công tác quản lý chung Công ty đã có sự kết hợp hài hoà giữa các phòng ban.
Hình thức ghi sổ Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung, phù hợp với mô hình tổ chức của Công ty, thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy, khối lượng công việc cho nhân viên được giảm bớt. Trong quá trình tính lương đảm bảo tính chính xác, tính thống nhất trong tháng, phương pháp tính gọn nhẹ, dễ
hiểu, dễ làm. Việc số liệu ghi chép từ sổ này vào sổ khác đảm bảo tính chính xác, hợp lý, thống nhất đúng quy định.
Mẫu sổ sách của Công ty dù có điều chỉnh lại theo yêu cầu công tác song vẫn đảm bảo đúng quy định của Nhà nước có tính thống nhất cao.
Công tác quản lý chặt chẽ, có đối chiếu việc chấm công với thống kê lao động, với những CBCNV nghỉ hưởng BHXH được theo dõi sát xao, các chứng từ phải đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan mới thanh toán, có sự xem xét cẩn thận cho từng trường hợp để xét đóng tỷ lệ hưởng BHXH.
Các chứng từ được trình bày đúng như quy định, có đầy đủ chữ ký, đảm bảo chính xác, không bị tẩy xoá, việc thu thập xử lý chứng từ rất cẩn thận, khoa học, hợp lý, dễ hiểu thuận lợi cho quá trình tính toán cũng như kiểm tra nếu cần.
Việc thanh toán các khoản phải trả, phải thu rõ ràng, đúng như chế độ đã quy định. Việc thanh toán trả lương cho CBCNV bằng tiền mặt, trả lương đúng thời hạn quy định.
3.1.2 Nhược điểm
Mặc dù Công ty có nhiều chế độ trả lương khác nhau nhưng bên cạnh đó vẫn còn có những thiếu xót:
Việc trả lương theo thời gian thì chỉ căn cứ vào số lượng thời gian lao động mà chưa tính đến chất lượng công tác của từng người trong tháng. Có nghĩa là tiền lương mà họ được hưởng không gắn với thành quả mà họ làm ra nên họ không quan tâm đến thành quả đó.
Thời gian thanh toán lương 1 lần trong tháng có thể không giải quyết được nhu cầu sinh hoạt cho nhân viên, họ có thể thiếu tiền tiêu dùng trong thời gian lĩnh lương chưa tới.
Để đảm bảo tính công bằng trong tính lương thì Công ty phải xây dựng hệ số lương cấp bậc công việc bằng cách xác định chất lượng công tác của từng cá nhân.
Công tác tiền lương của Công ty còn nhiều khuyết điểm vì thế Công ty cần có những giải pháp thích hợp để hoàn thiện công tác tiền lương hơn nhằm khuyến khích đội ngũ nhân viên của Công ty hăng say hơn, có trách nhiệm hơn trong công việc.
Công ty còn tuyển dụng thêm một số vị trí cần thiết, mất nhiều thời gian để tìm tòi phát hiện nhân tài, những người thích ứng với công việc của Công ty.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Qua thời gian tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần quản lý và khai thác tòa nhà VNPT, dựa trên những kiến thức lý luận cơ bản về hạch toán kế toán đã được trang bị tại trường em xin đề xuất một số kiến nghị và phương hướng nhằm hoàn thiện công tác tiền lương nói riêng và công tác kế toán tài chính của Công ty nói chung:
Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động
- Phân phối thu nhập phải chú trọng đãi ngộ các chủ chốt về kỹ thuật, coi trọng lao động chất xám.
- Sắp xếp lao động hợp lý, đúng người, đúng việc nhằm tạo điều kiện để người lao động có khả năng phát huy hết năng lực của mình, đem hết sức mình cống hiến cho sự phát triển của Công ty, đồng thời phải có một sự đãi ngộ tương ứng với trình độ và khả năng của họ.
- Tạo điều kiện để mọi người lao động được học tập nâng cao kiến thức và năng lực chuyên môn.
Như vậy thì Công ty mới có một đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được yêu cầu của cạnh tranh và hội nhập. Mặt khác, nếu không được đào tạo, bồi dướng thường xuyên thì người lao động không đáp ứng được với những đòi hỏi của công việc, dễ trở thành lạc hậu, không ứng dụng được những thành tựu của công nghệ tiên tiến trong mọi lĩnh vực kinh doanh. Nên có những đài ngộ về vật chất đối với những người được cử đi học cũng như những người tự túc đi học đồng thời phải sử dụng họ một cách hợp lý sau khi họ đã được đào tạo.
Cùng với sự phát triển của Công ty, số lượng nhân viên năm sau tăng hơn năm trước nhưng công việc tính lương hiện tại chủ yếu thực hiện bằng tay và chỉ được hỗ trợ bằng máy tính thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán EXCEL. Chính vì vậy, những sai sót trong tính toán rất có thể xảy ra. Việc thực hiện thủ công như vậy có thể gây sự nhầm lẫn, khó khăn đặc biệt trong việc tập hợp các khoản chi phí, kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh. Do đó, Công ty nên trang bị thêm phần mềm kế toán hỗ trợ cho công việc kế toán tổng hợp nói chung và kế toán tiền lương nói riêng.
Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm dùng để trợ cấp cho người lao động bị thôi việc, mất việc làm, đào tạo nghề cho người lao động trong doanh nghiệp. Hiện tượng thôi việc, mất việc ít xảy ra nhưng nhưng việc đào tạo lao động là một việc rất cần thiết đặc biệt khi Công ty có nhu cầu tuyển dụng lao động nhiều. Với đặc điểm hoạt động của Công ty, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và quản lý các tòa nhà cao ốc, cung cấp các dịch vụ như hội nghị... đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao. Chính vì vậy việc đào tạo đội ngũ nhân viên sao cho phù hợp với công việc là một việc hết sức cần thiết. Để đáp ứng được nhu cầu đó Công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
Tuy nhiên Công ty cũng nên xem xét lại cơ cấu chi phí của Công ty sao cho hợp lý để có thể đưa ra quyết định có nên lập dự phòng trợ cấp mất việc hay không và nếu trích thì tỷ lệ hợp lý là bao nhiêu.
Việc hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một yêu cầu tất yếu của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty Cổ phần quản lý và khai thác tòa nhà VNPT nói riêng. Để hoàn thiện được công tác trên Công ty phải thường xuyên có sự điều chỉnh sao cho phù hợp với các quy định của nhà nước và với lợi ích của người lao động.
Mặt khác mỗi người lao động trong công ty cũng nên cố gắng hết mình, nhiệt tình hăng say trong công việc để đưa công ty ngày càng phát triển vững vàng hơn. Đặc biệt là các cán bộ quản lý lao động, tiền lương và các nhân viên kế toán tiền lương trong công ty cần phải phát huy tính tự giác, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc để tránh những sai sót không đáng có khi hạch toán, nhằm đảm bảo quyền lợi xứng đáng cho người lao động.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần quản lý và khai thác tòa nhà VNPT
3.2.1- Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương Về hình thức tiền lương:
Công ty phải xây dựng đồng bộ các quy chế nội bộ để khi triển khai công tác tiền lương, các cơ quan chức năng và các đơn vị chủ động thực hiện, tránh vi phạm các quy định về công tác quản lý, cần xây dựng các quy chế:
Quy chế về quản lý và giám sát nhân viên trong Công ty: quản lý thời gian làm việc tại Công ty, đề ra những quy chế tiến hành xử phạt đối với những nhân viên đi muộn về sớm thường xuyên và không có tinh thần trách nhiệm đối với công việc của Công ty.
Quy chế về quản lý tài chính, quản lý công cụ dụng cụ, trang thiết bị của Công ty: Các quy chế này liên quan đến việc bảo vệ tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty. Nếu phát hiện những hành vi gian lận đối với tài sản của Công ty thì phải tiến hành xử phạt hành chính thật nghiêm khắc. Tiến hành cho nghỉ việc đối với những hành vi thật sự nguy hiểm.
Quy chế về phương pháp tính lương và tính thưởng: Xây dựng đơn giá về tiền lương một cách chính xác. Các cách tính lương phải thật rõ ràng. Công ty nên có hệ số lương đối với từng nhân viên. Kế toán tiến hành chấm công từng ngày cho từng nhân viên một cách chính xác. Đến cuối tháng tổng hợp ngày công và tính lương cho nhân viên. Cấp phát lương cho nhân viên vào đúng ngày phát lương theo quy định của Công ty.
Công ty nên tiến hành xây dựng quỹ tiền thưởng cho những nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Mức tiền thưởng có thể tuỳ theo chất lượng công việc hoàn thành. Quỹ tiền thưởng là biện pháp khuyến khích nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
Quy chế về quản lý, khai thác và tìm kiếm việc làm: Đây là một quy chế liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Đề ra các phương pháp tích cực sẽ giúp cho hoạt động của Công ty hiệu quả hơn, nâng cao lợi nhuận kinh doanh của Công ty.
Về phương pháp tính lương
Tính lương theo thời gian có hạn chế: chỉ quan tâm đến thời gian mà không quan tâm đến chất lượng công việc do vậy cần phải có biện pháp khắc phục:
Phải thường xuyên kiểm tra chất lượng công việc hoàn thành. Xây dựng đơn giá tiền lương phù hợp.
Đối với tính lương theo thời gian thì Công ty nên áp dụng tính lương theo hệ số. Tính lương dựa vào thời gian nhân viên công tác tại Công ty và dựa vào trình độ học vấn của từng nhân viên. Những nhân viên có bằng Đại học thì hệ số lương cao hơn so với những nhân viên chưa có bằng Đại học.
Các khoản trích theo lương:
Công ty nên quản lý danh sách lao động có nộp BHXH và không nộp BHXH trong quá trình hạch toán.
Hiện nay trên bảng thanh toán lương của Công ty số người không tham gia BHXH không được tách khỏi số người nộp BHXH do đó gây nhiều khó khăn trong việc tính toán các khoản BH cho từng lao động. Do vậy Công ty nên phân chia thành hai nhóm:
Nhóm nộp Bảo hiểm
hành một cách đồng loạt, đơn giản hơn nhiều.
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán:
Chi phí nhân công chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy để tính toán chính xác kết quả kinh doanh thì Công ty cần phải hạch toán chính xác chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương. Hơn nữa, nếu hạch toán đúng theo chế độ hiện hành nhân viên sẽ thấy được số tiền thực tế trong tháng mình làm ra chứ không chỉ là số tiền thực tế mà mình nhận được trong tháng là bao nhiêu, cho thấy rõ bản chất tiền lương.
Kế toán sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 642: chi phí lương bộ phận quản lý Có TK 334
Khí trích các khoản trích theo lương (BHXH) kế toán sẽ ghi: Nợ TK 642: 17% lương theo hợp đồng bộ phận quản lý Nợ TK 334: 7% lương theo hợp đồng của bộ phận quản lý
Có TK 3383: Tổng số BHXH phải trích Trích BHYT trong kỳ, kế toán sẽ định khoản
Nợ TK 642: 3% lương theo hợp đồng bộ phận quản lý Nợ TK 334: 1,5% lương theo hợp đồng bộ phận quản lý
Có TK 3384: Tổng số BHYT phải trích
Đồng thời phản ánh đúng bản chất của thuế TNCN người lao động là khoản trừ vào thu nhập của nhân viên trong kỳ.
Hiện nay, tiền ăn ca của nhân viên trong Công ty chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ, do đó tổng chi phí chưa được hạch toán chính xác ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳ hạch toán. Do vậy một đề xuất nữa là tiền ăn ca của nhân viên cần được hạch toán vào chi phí của từng bộ phận. Công việc này do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Khi đó, kế toán sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 642: Tiền ăn ca của nhân viên quản lý
3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ :
Vì Công ty mới thành lập nên các chứng từ trong Công ty còn rất ít, không cụ thể được nhiều phần hành. Kết cấu của các chứng từ thì chưa được chi tiết.
Ví dụ như bảng chấm công của Công ty dành cho các phòng ban phải thêm các cột như: quy ra số công làm việc hưởng lương, số công hưởng BHXH, số công nghỉ việc hưởng % lương, số công hưởng lương theo sản phẩm và số công hưởng lương theo thời gian.
Công ty có thể thêm các chứng từ để xác định thời gian và khối lượng hoàn thành công việc như:
Phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành. Phiếu làm thêm giờ
PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ
Ngày Tháng Năm Họ và tên :
Đơn vị công tác :
Ngày tháng Công việc Thời gian làm thêm Đơn Thành Ký Từ giờ Đến giờ Tổng giờ
Tổng cộng
Người lập (Ký tên)
Cuối tháng căn cứ vào phiếu báo làm thêm giờ của từng cán bộ công nhân viên, kế toán tiền lương sẽ quy đổi số giờ làm thêm ra ngày công bằng cách lấy tổng số giờ làm thêm chia cho 8. Làm được như vậy người lao động trong công ty sẽ được khuyến khích hơn vì lao động của họ ra được bù đắp thoả đáng.
Các chứng từ trên phải được cụ thể và rõ nét.
phải đề ra công thức tính lương cụ thể, xác định lương cho nhân viên trong Công ty hưởng theo thời gian thì phải có hệ số cụ thể. Hệ số lương cho trưởng phòng