Vào đầu mỗi học kỳ, cán bộ quản lý thực hiện tạo lập các lớp tín chỉ trong hệ thống quản lý đào tạo. Các thông tin về lớp tín chỉ sau khi được cho phép tổ chức đăng ký sẽ được tạo lập thành cơ sở dữ liệu dành cho hệ thống dịch vụ web quản lý trạng thái đăng ký từng lớp tín chỉ được đăng ký.
Học viên truy cập vào máy chủ điều phối hoạt động đăng ký để thực hiện đăng nhập vào hệ thống. Mỗi khi có học viên vào đăng nhập, máy chủ điều phối sẽ tải về thông tin trạng thái tổ chức đăng ký ở các máy trạm và căn cứ thông tin này để thực hiện điều chuyển yêu cầu đăng ký của học viên về máy trạm đăng ký phù hợp (có ít học viên đang thực hiện đăng ký nhất). Thông tin điều phối dành cho học viên được lưu vào nhật ký làm việc phục vụ cho việc đăng nhập các lần sau của học viên.
Số lượng máy trạm có thể được cài đặt không hạn chế. Hệ thống web chạy trên máy trạm nhỏ, không đòi hỏi yêu cầu quá cao về hệ thống phần cứng vì vậy hệ thống web trên máy trạm có thể cài đặt chạy trên các dịch vụ hosting thuê ở bên ngoài hoặc chạy trên các máy ảo nhằm tiết kiệm chi phí khi mà máy trạm chỉ hoạt động vào đầu mỗi học kỳ.
Tại các máy trạm đăng ký, khi có một yêu cầu đăng ký lớp tín chỉ được chuyển đến, máy trạm sẽ tải về thông tin đăng ký của học viên căn cứ theo mã xác định phiên làm việc và mã học viên. Sau khi học viên thực hiện đăng ký các lớp tín chỉ, thông tin
mã học viên và mã lớp tín chỉ được lưu tạm thời tại máy trạm đăng ký. Chỉ có số lượng học viên đăng ký theo từng lớp được cập nhật về máy chủ dịch vụ web để tổng hợp thành thông tin trạng thái đăng ký cũng như là kiểm soát các lớp tín chỉ nào được phép đăng ký.
Khi số lượng học viên đạt gần đến số lượng tối đa học viên ở mỗi lớp tín chỉ, máy chủ dịch vụ web sẽ không cho phép tiếp tục đăng ký lớp tín chỉ đó và trạng thái đầy học viên sẽ cập nhật đến toàn bộ máy trạm đăng ký.
Sau mỗi phiên đăng ký, cán bộ quản lý thực hiện tổng hợp danh sách các học viên đã đăng ký lớp tín chỉ được lưu tạm ở máy trạm đăng ký. Toàn bộ thông tin từ máy trạm được chuyển về lưu chính thức trong cơ sở dữ liệu chính của hệ thống quản lý đào tạo.