3.1.2.1 Ưu điểm
Nhìn chung công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Nhà sách Tiền Phong đã đảm bảo đúng yêu cầu về công tác kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán quy định. Các số liệu kế toán của công ty được phản ánh một cách trung thực, kịp thời, rõ ràng, cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản lý kinh doanh của toàn công ty. Các thông tin đó làm căn cứ quan trọng để đưa ra những quyết định đúng đắn và hiệu quả. Hơn thế nữa nó còn cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý cấp trên , các đơn vị quản lý tài chính như: Cục thuế . Bộ Tài chính … và các đối tượng khác quan tâm đến công ty.
Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, Nhà sách đã tăng cường công tác quản lý. Quản lý trước hết là quản lý bán hàng mà trong đó vai trò của kế toán được coi trọng và phát huy. Bộ máy kế toán của Nhà sách được tổ chức theo hình thức tập trung hoàn chỉnh, gọn nhẹ với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ kế toán cao, có kinh nghiệm, trung thực, nhiệt tình và có trình độ chuyên môn hoá nên luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình với kết quả cao. Vì vậy công tác kế toán bán hàng ở Nhà sách Tiền Phong luôn ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ tình hình bán hàng về số lượng, chủng loại, các khoản doanh thu, chi phí và các khoản giảm trừ doanh thu đảm bảo số liệu được phản ánh trung thực, rõ ràng.
Bên cạnh đó bộ máy kế toán của Nhà sách đã được trang bị phần mềm kế toán tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, in báo cáo cho giám đốc và các nhà quản lý
Các chứng từ bắt buộc hầu hết đều được sử dụng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính và đều có chữ ký của các bên liên quan, việc lập ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đầy đủ, chính xác đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. Nhà sách đã thực hiện tốt quy định về hóa đơn, chứng từ ban đầu theo quy định của chuẩn mực kế toán và của chế độ kế toán mới. Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại Nhà sách được xây dựng trên chế độ kế toán hiện hành và căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu quản lý riêng của Nhà sách. Các chứng từ ban đầu sau khi được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết. Có thể nói quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác kế toán của Nhà sách được thực hiện một cách chính xác, kịp thời tạo điều kiện cho công tác kế toán tại phòng kế toán của công ty thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Thứ ba: Về hình thức kế toán, sổ kế toán
Trong điều kiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên và có giá rị lớn nên việc công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung là hoàn toàn hợp lý giúp cho công tác quản lý chặt chẽ và có hiệu quả cao
Trong suốt thời gian qua Nhà sách luôn thực hiện tốt các chính sách chế độ kế toán của Nhà nước và hoàn thành tốt nghĩa vụ thuế với ngân sách Nhà nước. Tổ chức hệ thống sổ sách và luân chuyển đúng trình tự không có sự chồng chéo giữa các bộ phận liên quan phù hợp với khả năng trình độ của kế toán và với đặc điểm kinh doanh của Nhà sách.
Các phần hành kế toán được thực hiện trên máy tính nên giảm được khối lượng công việc cho kế toán trong việc làm sổ sách, tránh được nhiều sai sót trong quá trình làm sổ sách, tiết kiệm thời gian làm việc và nhất là khâu đối chiếu số liệu lập báo cáo, giúp nhà sách theo dõi sát sao sự biến động của các nghiệp vụ kinh tế. Đảm bảo được mối quan hệ đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết khi nhập dữ liệu vào máy, máy vừa ghi vào sổ chi tiết, vừa ghi vào sổ tổng hợp, chương trình phần mềm giúp kế toán có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu một bộ phận nào đó của kế toán sửa chữa sẽ ảnh hưởng tới các bộ phận khác như vậy sẽ dễ dàng phát hiện được sai sót.
Thứ tư :Về kế toán chi tiết hàng hóa
Công ty hạch toán chi tiết hàng hóa tại kho và phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo khả năng so sánh số liệu giữa kho và phòng kế toán được chính xác, cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời
Thứ năm : kế toán hàng tồn kho
Việc Nhà sách hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên rất phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty, đảm bảo cung câp thường xuyên liên tục về tình hình nhập xuất tồn hàng hóa tại công ty phục vụ kịp thời cho yêu cầu quản lý
Thứ sáu : Về vận dụng hệ thống TK tại Nhà sách:
+ Việc vận dụng hệ thống TK kế toán phù hợp với chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ nhân viên kế toán thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu. Việc vận dụng và mở TK chi tiết của Công ty phù hợp với sự hướng dẫn của Nhà nước và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp.
+ Vấn đề về công tác hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá. Công ty đã tổ chức phần hành kế toán này một cách đơn giản, linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý một số lượng hàng hoá lớn, phong phú, đa dạng hằng ngày được bán ra trong Công ty.
+ Trong công tác hạch toán kế toán vận dụng các tài khoản trên trên cơ sở đặc điểm, phạm vi của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xuất phát từ yêu cầu quản lý. Do đó, tài khoản cấp 2 được mở khá phù hợp với công tác kế toán của Nhà sách. Kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng tỏ ra linh hoạt trong việc vận dụng hệ thống sổ sách phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình.
3.1.2.2 Nhược điểm
Thứ nhất: Về chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
- Phiếu xuất kho đều do phòng kinh doanh lập. Sau đó chứng từ mới được chuyển xuống kho xong kho mới chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra nhập vào máy tính và lưu. Điều đó gây mất thời gian.
- Đối với cửa hàng bán lẻ hàng hoá của Nhà sách: Nhân viên bán hàng ở cửa hàng cuối ngày chỉ nộp số tiền thu được từ bán hàng và số thuế GTGT phải nộp cho phòng kế toán mà không lập bảng kê bán lẻ hàng hoá điều này không đúng so với nguyên tắc kế toán.
Thứ hai: Về trình tự kế toán
Đối với các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh dù đã trả tiền rồi hay chưa trả tiền kế toán đều hạch toán qua TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” đối với mua hàng và TK 131 “Phải thu của khách hàng” đối với phần bán hàng. Điều này
sai với nguyên tác hạch toán không phản ánh thực chất cảu nghiệp vụ kinh tế phát sinh là thanh toán ngay hay trả chậm, làm cho các chỉ tiêu phân tích tài chính bị sai lệch.
Thứ ba: Về các khoản giảm trừ doanh thu
Hiện công ty đang áp dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ trong đó mảng bán buôn ngày càng phát triển mạnh nên việc thực hiên chính sách chiết khấu thương mại cho những nhà phân phối mua hàng với khối lượng lớn là rất cần thiết . Đây cũng là phương pháp hữu hiệu giữ mối làm ăn lâu bền đối với Nhà sách. Nhưng hiện nay Nhà sách chưa thực hiện chính sách giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại cho khách hàng.
Thứ tư: Về tình hình theo dõi công nợ
Quy mô các khoản phải thu của Nhà sách là tương đối lớn mà việc thanh toán của khách hàng đôi khi còn rất chậm. Chính điều này đặt cho kế toán Nhà sách trách nhiệm nặng nề: Thường xuyên phải kiểm tra, theo dõi một lượng tài sản khá lớn của mình nhưng vẫn còn đang trong quy trình thanh toán. Nhà sách đã tìm ra và hoàn thiện các biện pháp thích hợp, từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi nợ. Các biện pháp đó phải đảm bảo cả hai nguyên tắc: lợi ích của Nhà sách không bị vi phạm, đồng thời không bị mất bạn hàng. Cơ chế bán hàng của Nhà sách là cơ chế mở , luôn coi “khách hàng là thượng đế” . Hiện nay Nhà sách vẫn chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi, đây là điểm cần khắc phục.