- 12.04BM/NS/HDCV/ABC v1/
QUY TRÌNH KỶ LUẬT CÁN BỘ 2.2.8 BướcNgười thực
hiện Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết quả
2.2.8.1 Trưởng bộ phận Ra quyết định kỷ luật
Nếu cán bộ vi phạm kỷ luật mức bộ phận, tùy mức độ vi phạm mà CBQL đề xuất hình thức kỷ luật tại bộ phận, trưởng bộ phận trên cơ sở đó ra quyết định kỷ luật của bộ phận.
Chuyển hồ sơ kỷ luật cho phòng nhân sự lưu trữ và nhập dữ liệu. (bước 2.2.8.7). Kỷ luật cấp Công ty 2.2..8.2 Trưởng bộ phận/thanh tra Công ty Đề nghị kỷ luật
- Trưởng bộ phận/thanh tra Công ty lập đề nghị kỷ luật cấp Công ty
- Kết hợp với cán bộ thanh tra, cán bộ nhân sự Công ty, xem xét và thống nhất hình thức kỷ luật. Thống nhất hình thức kỷ luật Báo cáo của thanh tra về vụ việc vi phạm
2.2.8.3 Cán bộ nhân sự Lập hồ sơ kỷ luật
Căn cứ đề nghị kỷ luật, CBNS trực tiếp lập hồ sơ kỷ luật: Hồ sơ kỷ luật bao gồm: đề nghị kỷ luật, các bản tường trình, biên bản họp về việc kỷ luật (nếu có) và quyết định kỷ luật. 14.04-BM/NS/HDCV/ABC 7.04-BM/NS/HDCV/ABC Bộ hồ sơ kỷ luật 2.2.8.4 Trưởng ban TCCB Xem xét
- Xem xét hồ sơ kỷ luật.
- Có các hiệu chỉnh cần thiết (nếu cần)
- Ký xem xét sau khi thống nhất với trưởng bộ phận
Hồ sơ kỷ luật được ký xem xét. 2.2.8.5 Trưởng đơn vị Phê duyệt đề nghị kỷ luật Ký phê duyệt hồ sơ, quyết định kỷ luật.
Hồ sơ kỷ luật được ký duyệt
2.2.8.6 Cán bộ nhân sự Giải quyết chế độ và thông báo
- Giải quyết các chế độ liên quan đến việc kỷ luật cán bộ - Gửi thông báo đến đương sự và các đơn vị liên quan.
2.2.8.7 Cán bộ nhân sự Lưu hồ sơ - Cập nhật chương trình quản lý nhân sự- Lưu hồ sơ (hồ sơ cá nhân và hồ sơ công ty)
Nhân viên thi hành quyết định kỷ luật.
Qui trình thực hiện lương Nhà nước- 2.3.1.2
Bước Người thực
hiện Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết quả
2.3.1.2.1
Cán bộ nhân sự Xếp lương
- Căn cứ vào qui định về hướng dẫn xếp lương NN, thực hiện xếp lương NN cho nhân viên khi ký Hợp đồng lao động chính thức bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức đầu tiên - Hợp đồng lao động chính thức tiếp theo
- Ghi mức lương NN trên Hợp đồng lao động chính thức - Nhập thông tin vào chương trình quản lý nhân sự
Qui định về áp dụng hệ thống lương NN trong công ty ABC
HĐLĐ chính thức
đã được xếp lương
NN
2.3.1.2.2 Cán bộ nhân sự Lập hồ sơ tăng lương, tăng ngạch, chuyển ngạch
- Định kỳ theo qui định về thời hạn nâng lương, nâng ngạch, cán bộ nhân sự tổng hợp danh sách cán bộ nhân viên đủ điều kiện: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nâng lương + Nâng ngạch + Chuyển ngạch
- Lập hồ sơ nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch theo qui định gồm:
+ Quyết định nâng lương
+ Danh sách đề nghị nâng lương, nâng ngạch , chuyển ngạch
+ Biên bản xét duyệt của Hội đồng nâng lương
Qui định về áp dụng hệ thống lương NN trong công ty ABC Mẫu Quyết định nâng lương Mẫu Biên bản xét duyệt của Hội đồng nâng lương
Hồ sơ nâng lương, nâng ngạch 2.3.1.2.3 Trưởng ban TCCB Xem xét Xem xét, thẩm định hồ sơ Hồ sơ nâng lương, nâng ngạch đã thẩm định
2.3.1.2.4 Trưởng đơn vị Ký duyệt Ký duyệt hồ sơ
Hồ sơ nâng lương, nâng ngạch đã hê duyệt 2.3.1.2.5 Cán bộ nhân sự Thông báo - Thông báo quyết định thay đổi lương NN cho cán bộ
- Nhập thông tin vào chương trình quản lý nhân sự - Làm thủ tục báo điều chỉnh hệ số lương cho BHXH
Quyết đinh nâng lương
Qui trình thực hiện thanh toán và quản lý sổ BHXH – 2.3.2.1 Bước Người thực
hiện Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết quả
2.3.2.1.1 Cán bộ nhân sự
Lập báo cáo thanh toán và hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH
- Hàng tháng lập các báo cáo thanh toán BHXH theo qui định của cơ quan BHXH :
+ Danh sách lao động và quĩ tiền lương trích nộp BHXH + Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT bắt buộc
+ Danh sách truy đóng BHXH, BHUY bắt buộc + Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT
- Lập hồ sơ và thủ tục cấp sổ BHXH cho nhân viên theo quí
+ Tờ khai tham gia BHXH, BHYT bắt buộc + Sổ Bảo hiểm
+ Đề nghị cấp sổ
+ Danh sách lao động đề nghị cấp sổ + Biên bản xét duyệt hồ sơ cấp sổ
Luật Bảo Hiểm xã hội Quyết định số 309/BHXH – QĐ ngày 15/08/2007 của BHXH Thành phố Hà Nội về việc ban hành tài liệu hướng dẫn thu BHXH, BHYT bắt buộc
Quyết định số 902/BHXH- QĐ-BT ngày 26/06/2007 của BHXH Việt Nam ban hành qui định quản lý thu BHXH, BHYT bắt buộc Quyết định số 1443/LĐTBXH ngày 9/10/1995của Bộ trưởng Bộ LĐTBXH về việc ban hành mẫu sổ BHXH Quyết định số 06/LĐTBXH – TT ngày 26/4/1996 của Bộ LĐTBXH hướng dẫn cấp và ghi sổ BHXH Công văn số 853/LĐTBXH ngày 24/5/1999 của BHXH Việt Nam về việc xử lý hồ sơ bị thiếu , mất để cấp sổ BHXH 04-BM/TC/HDCV/ABC 12.04-BM/NS/HDCV/ABC - Tập biểu báo cáo theo qui định - Hồ sơ cấp sổ BHXH 2.3.2.1.2 Trưởng ban TCCB
Xem xét, ký duyệt báo cáo, hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH
- Xem xét, ký duyệt báo cáo thanh toán BHXH - Xem xét, kiểm tra hồ sơ cấp sổ BHXH
Tập biểu báo cáo , hồ sơ cấp sổ đã kiểm tra 2.3.2.1.3 Trưởng đơn vị Ký duyệt hồ sơ đề nghị cấp
sổ BHXH - Ký duyệt sổ BHXH - Ký duyệt hồ sơ cấp BHXH Hồ sơ cấp sổ đã ký
2.3.2.1.4 Cơ quan BHXH
Thẩm định báo cáo thanh toán, cấp sổ BHXH (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tiếp nhận và thẩm định :
- Báo cáo báo cáo thanh toán BHXH - Xét cấp sổ bảo hiểm Tập biểu báo cáo đã được xác nhận Sổ BHXH đã được cấp số sổ 2.3.2.1.5 Cán bộ nhân sự
Làm thủ tục thanh toán - Làm thủ tục chuyển kế toán chuyển tiền cho BHXH theo số tiền đã được thẩm định, hồ sơ chuyển xuống kế toán
+ Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT - đã được cơ quan bảo hiểm phê duyệt
2.3.2.1.6 Cán bộ nhân sự
Cập nhập sổ BHXH
- Lưu giữ sổ BHXH trong quá trình nhân viên làm việc tại công ty
- Cập nhật các thông tin thay đổi về mức đóng BHXH của nhân viên trong sổ BHXH
Sổ BHXH được cập nhật 2.3.2.1.7 Cán bộ nhân sự Lập hồ sơ đề nghị chốt sổ BH
Khi nhân viên thôi việc, cán bộ nhân sự lập hồ sơ chốt sổ BHXH gồm:
- Sổ BHXH của nhân viên đã ghi đầy đủ thời gian đóng BH từ khi vào công ty đến khi thanh lý hợp đồng - Mẫu đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH
Hồ sơ chốt sổ đã lập 2.3.2.1.8 Trưởng ban TCCB Xem xét hồ sơ đề nghị chốt
sổ BH XH Xem xét, kiểm tra, phê duyệt hồ sơ chốt sổ BHXH
Hồ sơ chốt sổ đã xem xét 2.3.2.1.9 Trưởng đơn vị Ký duyệt hồ sơ đề nghị chốt sổ BH XH - Ký duyệt hồ sơ chốt sổ BHXH Hồ sơ chốt sổ đã ký 2.3.2.1.10 Cơ quan BHXH Thẩm định, chốt sổ BHXH
- Kiểm tra, thẩm định và giải quyết hồ sơ chốt sổ BHXH - Chốt thời gian đóng BHXH trên Sổ BHXH
Sổ của nhân viên đã chốt Danh sách xác nhận thời gian đóng BHXH đã phê duyệt 2.3.2.1.11 Cán bộ nhận sự Bàn giao
Thực hiên bàn giao sổ BHXH đã chốt cho nhân viên thôi việc
Nhân viên thôi việc nhận được
Qui trinh quản lý thẻ BHYT 2.3.2.2
Bước Người thực
hiện Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết quả
2.3.2.2.1 Cán bộ nhân sự Lập danh sách
Căn cứ vào danh sách phòng khám do nhân viên đăng ký, cán bộ nhân sự lập danh sách thẻ BHYT theo mẫu qui định gửi cơ quan BHXH. Thời gian lập như sau: - Hàng tháng: khi có nhân viên mới ký HĐLĐ đầu tiên - Định kỳ (6 tháng, 1 năm): tuỳ theo qui định về thời hạn thẻ của cơ quan BHXH , cán bộ nhân sự thông báo tới cán bộ nhân viên về việc cấp thẻ BHYT để ai có nhu cầu cần thay đổi nơi khám chữa bệnh thì đăng ký lại (hình thức thông báo cho CBNV có thể qua mail hoặc đăng trên mạng intranet của công ty)
Luật Bảo Hiểm xã hội Quyết định số 309/BHXH – QĐ ngày 15/08/2007 của BHXH Thành phố Hà Nội về việc ban hành tài liệu hướng dẫn thu BHXH, BHYT bắt buộc danh sách báo tăng thẻ BHYT 2.3.2.2.2 Trưởng ban TCCB Ký duyệt
- Trưởng Ban TCCB: xem xét, ký duyệt danh sách
danh sách báo tăng thẻ BHYT
đã duyệt 2.3.2.2.3 Cơ quan
BHXH Phát hành thẻ Kiểm tra danh sách và in thẻ BHYT cho nhân viên 2.3.2.2.4 Cán bộ nhân sự Phát thẻ và cập nhật - Phát thẻ tới nhân viên - Cập nhật dữ liệu lên FHRM
2.3.2.2.5 Nhân viên Sử dụng thẻ Quản lý và sử dụng thẻ theo qui định
NĐ 63/2005/NĐ-CP ngày 16/5/2005 Ban hành điều lệ bảo hiểm y tế (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thông tư 21/2005 ngày 27/07/2005 của Liên bộ Y tế - Tài chính hướng dẫn thực hiện BHYT bắt buộc
2.3.2.2.6 Cán bộ nhân sự Cấp lại thẻ Làm thủ tục cấp lại thẻ cho nhân viên khi nhân viên bị mất thẻ hoặc các thông tin ghi trên thẻ bị sai.
Quyết định số 902/BHXH- QĐ-BT ngày 26/06/2007 của BHXH Việt Nam ban hành qui định quản lý thu BHXH, BHYT bắt buộc
Thẻ mới được phát
hành
2.3.2.2.7 Cán bộ nhân sự Nhân viên Giảm thẻ
Khi nhân viên thôi việc, cán bộ nhân sự tiến hành thu hồi thẻ và làm thủ tục giảm thẻ theo qui định của cơ quan BHXH
Trường hợp không truy thu được thẻ, nhân viên thôi việc phải nộp tiền truy thu đóng kể từ lúc nghỉ đến hết thời gian hiệu lực của thẻ
Mô tả qui trình giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội - 2.3.2.3
Bước Người thực
hiện Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết quả
2.3.2.3.1 Cán bộ nhân sự Lập hồ sơ
- Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ của nhân viên được hưởng các chế độ :
+ Ốm đau + Thai sản
+ Tai nạn lao động/ Bệnh nghề nghiệp + Tử tuất
+ Hưu trí
- Đối với hồ sơ trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,việc lập hồ sơ thanh toán với cơ quan bảo hiểm được làm 1năm/1lần vào tháng 12 của năm
- Đối với hồ sơ hưu trí /tử tuất: việc lập hồ sơ thanh toán với cơ quan bảo hiểm được lập và thanh toán khi có cán bộ nhân viên thuộc diện hưởng chế độ
- Lập giấy giới thiệu nhân viên đi giám định sức khoẻ tại hội đồng Giám định đối với trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ hưu trước tuổi
- Lập quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí với nhân viên đủ điều kiện
Quyết định số
815/QĐ_BHXH ngày 6/6/2007 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam về việc han hành qui định về hồ sơ và qui trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc
Bộ hồ sơ trình ký
2.3.2.3.2 Trưởng Ban TCCB Xem xét
- Xem xét , kiểm tra toàn bộ hồ sơ đã lập Bộ hồ sơ
đã xem xét
2.3.2.3.3 Trưởng đơn vị Ký duyệt
- Phê duyệt hồ sơ
- Ký giấy giới thiệu nhân viên đi giám định sức khoẻ - Ký quyêt định nghỉ hưu của nhân viên
Bộ hồ sơ đã được phê duyệt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.2.3.4 Cơ quan BHXH Thẩm định , giải quyết
- Xem xét, thẩm định và giải quyết các hồ sơ hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội
- Chuyển tiền trợ cấp chế độ cho công ty
Bộ hồ sơ đã được thẩm dịnh
và xác nhận
2.3.2.3.5 Cán bộ nhân sự Làm các công việc để nhân viên hưởng chế độ
- Làm thủ tục để nhận viên nhận tiền tiền trợ cấp theo qui định của công ty.
- Trả hồ sơ hưu và sổ bảo hiểm cho nhân viên khi nghỉ hưu
Bộ luật Lao động
Qui định về chế độ nghỉ của công ty
Qui trình thực hiện chương trình ABC care- 2.3.3
Bước Người thực
hiện Tên bước Miêu tả công việc Tài liệu, mẫu biểu liên quan Kết quả
2.3.3.1 Cán bộ nhân sự
Lập báo cáo tháng Phát thẻ ABC Care và sổ tay
chương trình
- Tổng hợp dữ liệu về tăng giảm cấp cán bộ và chuyển loại mức bảo hiểm theo cấp cán bộ
- Tính số tiền bảo hiểm tương ứng với số cán bộ.
- Lập báo cáo số lượng cán bộ tăng, giảm và chuyển loại bảo hiểm hàng tháng. Trình ký và chuyển cho nhà bảo hiểm vào ngày 25 hàng tháng
-Phát thẻ, sổ tay chương trình cho nhân viên mới
- Biểu mẫu báo cáo ABC care - Sổ tay chương trình Báo cáo tháng chuyển cho nhà bảo hiểm. 2.3.3.2 Trưởng ban
TCCB Phê duyệt báo cáo - Phê duyệt báo cáo tăng, giảm, chuyển loại bảo hiểm hàng tháng. - Biểu mẫu báo cáo ABC care
Báo cáo và hồ sơ bồi thường được duyệt
2.3.3.3 Nhà Bảo hiểm Nhận báo cáo, cập nhật thông tin, cung cấp dịch vụ
- Nhận báo cáo
- Cập nhật dữ liệu tăng giảm, chuyển loại bảo hiểm - Cung cấp dịch vụ cho cán bộ theo dữ liệu mới
- Biểu mẫu báo cáo ABC care
Cán bộ được tham gia chương trình 2.3.3.5 Cán bộ nhân viên Sử dụng dịch vụ, Lập hồ sơ bồi thường
- Nhận thẻ ABC Care và thông tin chương trình
- Lập hồ sơ yêu cầu bồi thường khi thực hiện thanh toán theo quyền lơị được hưởng : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Giâý yêu câù bôì thường
+ Các giấy tờ, chứng từ hoá đơn theo qui định - Nộp hồ sơ cho cán bộ nhân sự
- Sổ tay chương trình - Mẫu Giâý yêu câù bôì thường
- Quy định bồi thường bảo hiểm Cán bộ sử dụng chương trình 2.3.3.5
Cán bộ nhân sự Tập hợp hồ sơ bồi thường - Tập hợp hồ sơ bồi thường từ cán bộ, trình ký
- Chuyển hồ sơ bồi thường cho nhà bảo hiểm 1lần/tuần
-Biểu mẫu yêu cầu bồi thương
- Quy định bồi thường bảo hiểm
Nộp hồ sơ yêu cầu bồi thường
2.3.3.6 Trưởng ban
TCCB Phê duyệt hồ sơ bồi thường - Phê duyệt các hồ sơ bồi thường.
Báo cáo và hồ sơ bồi thường được duyệt
2.3.3.7
Nhà Bảo hiểm Giải quyết bồi thường
- Xem xét hồ sơ yêu cầu bồi thường
+ Hồ sơ đầy đủ, đúng qui định: Nhà bảo hiểm chấp nhận bồi thường và làm thông báo bồi thường gửi tới cán bộ nhân sự.
+ Nếu hồ sơ không đúng quy định: Nhà bảo hiểm không chấp nhận bồi thường , thông báo cho nhân viên để hoàn thiện lại hồ sơ theo bước 2.3.3.5
Mâũ thông báo bồi thường Quy định bồi thường bảo hiểm Hồ sơ bồi thường được xem xét 2.3.3.8
Cán bộ nhân sự Chuyển thông tin
- Gửi thông báo bồi thường tới nhân viên
- Đề nghị nhân viên xác nhận đồng ý theo yêu câù cuả nhà bảo hiểm
Việc gửi thông báo được thực hiện qua e-mail
Xác nhận số tiền được bồi thường
2.3.3.9
Nhân viên Xem xét thông báo bồi thường
Xem xét số tiền bồi thường mà bảo hiểm thông báo: + Đồng ý: Xác nhận đồng ý qua email nếu đồng ý với số tiền bồi thường
+ Không đồng ý: Kiến nghị , trao đổi với nhà bảo hiểm