3. 2 Những vấn đề cơ bản về bộ tiêu chuẩn ISO9000.
3.4 Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO9000:2000.
ISO9000:2000.
Việc chứng nhận ISO9000 là một kết quả khá quan trọng đối với các tổ chức, nó đánh dấu một giai đoạn làm việc với nỗ lực cao trên tinh thần trách nhiệm. Tuy nhiên việc áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO9000 không phải là một công việc mang tính nhất thời mà nó đòi hỏi mọi ngời trong tổ chức phải nỗ lực liên tục duy trì và cải tiến hệ thống đó luôn luôn có hiệu lực, phù hợp với những yêu cầu của hệ tiêu chuẩn, hệ thống quản lý chất lợng đã đợc áp dụng và không ngừng thoả mãn nhu cầu, mong muốn của khách hàng và thị trờng. Duy trì hệ thống quản lý chất lợng đã đợc áp dụng coi nh công việc th- ờng nhật nh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cải tiến liên tục Đào tạo về ISO9000
Đánh giá hệ thống
Thực hiện sản phẩmSản phẩm
Đầu ra Đầu vào
hệ thống đó, đó là một tất yếu do yêu cầu ngày càng cao khách hàng và thị trờng. Ngoài ra ISO9000 không phải là mục tiêu cuối cùng mà đó là chặng đờng đầu tiên trong quản lý chất lợng.
3. 4.1. Duy trì hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO9000.
Ngoài yêu cầu của sự giám sát sau chứng nhận (đánh giá định kỳ 6 tháng/1 lần và đánh giá lại sau 3 năm). Việc duy trì tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lợng khi các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lợng đợc hoạch định và thực hiện là một yêu cầu của hoạch định hệ thống chất lợng mà lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo thực hiện (yêu cầu của trách nhiệm lãnh đạo). Hệ thống quản lý chất lợng của tổ chức có thể thay đổi qua các giai đoạn, các thời kỳ phát triển của tổ chức và doanh nghiệp cũng nh sự phát triển của nhu cầu và mong muốn của khách hàng thị trờng thì tính nhất quán của nó phải đợc duy trì: tức là
+ Mọi quá trình của tổ chức đề phải luôn luôn đợc thực hiện theo các thủ tục hớng dẫn công việc đã đợc ban hành của hệ thống quản lý chất lợng hay là các quá trình, các thủ tục đợc thực hiện có hiệu lực.
+ Thiếu lập và duy trì các hồ sơ để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và các hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất l- ợng.
+ Duy trì tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lợng luôn đảm sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO9000 trong mọi hoạt của tổ chức và cũng là một hoạt động thờng xuyên duy trì chứng chỉ ISO9000 đã đợc chứng nhận sau những lần đánh giá lại của tổ chức.
3. 4. 2.Cải tiến liên lục hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO9000.
Duy trì hệ thống quản lý chất lợng đang đợc áp dụng là một yêu cầu của sự đánh giá, giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại tức là duy trì chứng chỉ ISO9000 cho hệ thống quản lý chất lợng mà tổ chức xây dựng và áp dụng. Cải tiến liên tục hệ thống đó là yêu cầu đặt ra từ phía khách hàng và các bên quan tâm khác và nó đã trở thành một trong những yêu cầu quan trọng trong phiên bản ISO9000:2000. “Tổ chức phải thờng xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lợng thông qua việc sử dụng chính sách chất lợng, mục tiêu chất l- ợng, kết quả đánh giá, việc phân tích dữ liệu, hành động khắc phục và phòng ngừa, xem xét lãnh đạo ”. Mục đích của cải tiến liên tục là để tăng cờng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng và các bên quan tâm đợc mô tả qua mô hình sau.
Hình 1.3 Mô hình phơng pháp tiếp cận quá trình
Theo mô hình này thì quá trình cải tiến liên tục là một quá trình không ngừng thông qua việc sử dụng các phát hiện khi đánh giá chất lợng nội bộ và các cuộc đánh giá bên ngoài cũng nh các kết luận của cuộc đánh giá đó, phân tích dữ liệu, xem xét lãnh đạo để có hành động khắc phục hay phòng ngừa. Nh vậy các yếu tố làm cơ sở và cũng là nội dung của cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất l- ợng là :
+ Chính sách và mục tiêu chất lợng : sau khi đạt đợc mục tiêu đề ra tổ chức có thể đặt ra các mục tiêu cao hơn hớng về cải tiến liên tục chất lợng sản phẩm - dịch vụ thoả mãn nhu cầu của khách hàng và các bên quan tâm.
+Xem xét của lãnh đạo : các vấn đề liên quan đến cải tiến hệ thống quản lý chất lợng, cải tiến các sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng và việc nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lợng, kết hợp với các quá trình xử lý các vấn đề đợc phát hiện trong quá trình đánh giá chất lợng nội bộ và hành động khắc phục. ý kiến của khách hàng, xu thế và yêu cầu thị trờng khắc phục, phòng ngừa đợc tiến hành phải tơng xứng với tác động của các vấn đề tiềm ẩm
Quá trình thực hiện khắc phục phòng ngừa liên quan trực tiếp đến cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lợng.
+ Đánh giá chất lợng nội bộ, tổ chức phải tiến hành đánh giá chất lợng nội bộ theo định kỳ, kế hoạch đã xây dựng để xem xét hệ thống chất lợng có phù hợp với cách bố trí, sắp xếp đợc hoạch định đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và các yêu cầu của hệ thống chất lợng đợc tổ chức thiết lập và có đợc áp dụng một
cách có hiệu quả và đợc duy trì. Bản thân quá trình này là quá trình phát hiện, phân tích tìm nguyên nhân và đề ra các biện pháp cải tiến. Để có thể cải tiến liên tục hệ thống chất lợng cần kiên trì tìm cơ hội cải tiến hơn là đợi các vấn đề nào đó xảy ra mới cải tiến.
Sau khi đợc chứng nhận, tổ chức cần sử dụng động lực cải tiến chất lợng đã đợc tạo ra trong quá trình thực hiện ISO9000 để đề ra những mục tiêu chất lợng cao hơn và trong lĩnh vực kinh doanh khác. tiếp tục nghiên cứu áp dụng những kỹ thuật quản lý và tác nghiệp cụ thể về chất lợng. Có những vấn đề thuần tuý trong nội bộ nhng lại đóng vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức, doanh nghiệp nh quản lý nguồn nhân lực, giảm chi phí sản xuất và chi phí tiềm ẩn…tất cả đều nhằm mục tiêu cải tiến hệ thống chất lợng không ngừng và thoả mãn ngày càng cao nhu cầu của khách hàng và thị trờng. Các hành động cải tiến bao gồm những hoạt động sau:
+ Phân tích xem xét, đánh giá tình trạng hiện tại để xác định lĩnh vực cải tiến.
+ Thiết lập mục tiêu cải tiến.
+ Tìm kiếm giải pháp có thể đạt đợc các mục tiêu đã đợc thiết lập.
+ Xem xét đánh giá các giải pháp và lựa chọn giải pháp tối u cho giai đoạn kế hoạch.
+ Thực hiện các giải pháp đã lựa chọn.
+ Đo lờng, kiểm tra xác nhận, phân tích và xem xét đánh giá các kết quả thực hiện để xác việc đạt đợc các mục tiêu.
+ Chính thức hoá những thay đổi.
Khi cần thiết các kết quả đợc xem xét để xác định cơ cải tiến tiếp theo. Theo cách thức này cải tiến là một hoạt động không ngừng, các phản ánh của khách hàng và các bên quan tâm khác, các cuộc đánh giá và xem xét hệ thống quản lý chất lợng cũng có thể đợc sử dụng để xác định cơ hội cải tiến.