khẩu tại Công ty TNHH xây dựng và làm sạch Sao Việt
3.2.2.1. Giải pháp trong quy trình mở L/C
Hiện nay công ty vẫn còn có nhiều sai sót trong việc mở L/C là sai sót về lỗi chính tả như tên địa chỉ người bán, thời hạn giao hàng, thời hạn hiệu lực của L/C không phù hợp với khả năng thực hiện của bên bán. Để khắc phục được những sai sót trên thì công ty cần đàm phán rõ ràng với bên bán. Như vậy sẻ tránh tình trạng phải tu chỉnh, sữa chữa L/C làm mất thời gian cũng như chi phí.
Công ty không nên mở L/C quá sớm, vì công ty sẻ bị đọng vốn, nếu mở L/C qúa muộn thì sẻ gây khó khăn cho việc giao hàng của bên bán và làm ảnh hưởng tới
nhập hàng của công ty. Do vậy công tác mở L/C trong thời gian hợp lý, sao cho đạt hiểu quả tối ưu.
Cán bộ làm thủ tục mở L/C với ngân hàng phải có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, khi khai báo mở L/C cần phải xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận xem có sai sót gì không để tránh phải sữa chữa.
3.2.2.2. Từng bước thực hiện thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm
Do công ty thường NK hàng hoá theo điều kiện CIF nên nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hoá do bên bán chịu trách nhiêm. Tuy nhiên nếu công ty nhập khẩu theo các điều kiện cơ sở giao hàng mà công ty có nghĩa vụ thuê PTVT và mua bảo hiểm thì công ty sẻ có nhiều lợi thế.
•Thứ nhất, nếu công ty tự thực hiện các nghiệp vụ nói trên thì công ty có thể
sẻ chủ động hơn về thời gian và địa điểm giao nhận hàng hoá, đặc biệt trong những trường hợp cần gấp các thiết bị cho công trình.
•Thứ hai, là công ty có thể thu được chênh lệch giá trị hợp đồng thuê
phương tịên vân tải.
•Thứ ba, công ty có thể tránh được các rủi ro khi nhận hàng từ người chuyên
chở.
Do vậy công ty cần phải từng bước thực hiện các nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hoá. Để thực hiện được các nghiệp vụ này thì công ty có thể tự tìm hiểu các thông tin trên thị trường hoặc công ty có thể tiến hành tuyển thêm cán bộ có kinh nghiệm về kiến thức trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế và có những kiến thức về vận tải hàng hoá trong lãnh thổ Việt Nam.
3.2.2.3. Giải pháp trong quy trình làm thủ tục hải quan
Máy móc thiết bị xây dựng là mặt hàng khá phức tạp, có nhiều loại, vì vậy việc tiến hành làm thủ tục hải quan sẽ gặp những vướng mắc. Những sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan của công ty chủ yếu là thiếu giấy tờ cần thiết dẫn đến chậm hoàn thành các thủ tục hải và tiến hành giao nhận hàng. Để quá trình làm thủ tục hải quan diễn ra thuận lợi công ty cần chú ý:
Khi đi làm thủ tục hải quan cán bộ công ty phụ trách nên chuẩn bị trước, lên danh sách các giấy tờ cần mang theo, thủ tục cần thiết cần hoàn thiện trước khi đến làm thủ tục hải quan.
Nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm thủ tục hải quan trong việc khai báo hải quan điện tử. Vì đây là hình thức làm hải quan mới của hải quan Việt Nam mà cán bộ trong công ty chưa có cơ hội tiếp cận và lung túng.
Trước khi thông báo hàng về, cán bộ nghiệp vụ của công ty cần có một bảng danh mục hàng hoá mà công ty đang làm thủ tục nhập khẩu để tránh nhầm lẫn xảy ra, từ đó dể dàng hơn trong việc tính thuế nhập khẩu với hàng hoá của công ty.
3.2.2.4. Giải pháp trong khâu giao nhận và kiểm tra hàng hoá
Nhận hàng là một khâu trong quy trình thực hiện HĐNK mà công ty còn có những sai sót chủ yếu là do chứng từ về muôn hoặc khâu chuẩn bị hồ sơ nhận hàng chưa tốt. Chính vì vậy mà ở khâu này công ty cần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng như: thường xuyên nhắc nhở cán bộ phụ trách phải kiểm tra đầy đủ giấy tờ trước khi giao cho bộ phận đi nhận hàng, nếu trường hợp thiếu giấy tờ do bên bán chậm gửi chứng từ thì phải dục người bán giao chứng từ đúng hạn, … Công ty cần nhắc nhở bên XK giao hàng đúng thời hạn, có những điều kiện phụ phạt trong HĐ nếu bên bán giao hàng không đúng thời hạn.
Khi kiểm tra mặt hàng NK này thì do các sản phẩm máy móc thiết bị xây dựng là những mặt hàng phục vụ trong công nghiệp, trong xây dựng, đây là mặt hàng có hàm lượng kỹ thuật cao. Vì vậy ngoài việc xem xét hàng hoá có phù hợp về số lương, bao gói, chức năng,… thì công ty cần cử cán bộ có trình độ kinh nghiệm về mặt hàng này để kiểm tra. Có như vậy thì mới phát hiện kịp thời các sai sót nhanh chóng tiến hành khiếu nại với các bên liên quan. Đồng thơi cũng giữ được uy tín của công ty về việc cung cấp hàng đảm bảo.
Bên cạnh đó công ty cũng nên đàm phán để được kiểm nghiệm hàng hoá tại cảng đích và do công ty kiểm định là một công ty có uy tín có chức năng về kiểm định của Việt Nam, đây cũng là cơ sở để đảm bảo hơn về chất lượng hàng nhập về.
3.2.2.5. Giải pháp trong quy trình thực hiện thanh toán
Hiện nay công ty chủ yếu dựa trên hai hình thức thanh toán là L/C va T/T. việc thanh toán bằng L/C trả ngay là để đảm bảo an toàn cho người bán và người mua, nhưng đôi khi lại rất lãng phí, thủ tục phức tạp và bị ứ đọng vốn nếu công ty cũng áp dụng thanh toán bằng L/C đối với cả những đối tác quen thuộc của Trung Quốc. Do hình thức thanh toán tín dụng bằng chứng từ công ty phải mất một khoản
phí khá lớn có khi phải ký quỹ ngân hàng, công ty có thể đàm phán với bạn hàng lâu năm trả theo phương thức trả tiền sau có lợi hơn. Vì vậy mà ngoài hai hình thức thanh toán trên, Công ty có thể áp dụng thêm những hình thức khác như: phương thức nhờ thu, phương thức ghi sổ,… thủ tục dể thực hiện hơn, chi phí do phí thanh toán rẻ hơn, tránh được tình trạng ứ đọng vốn và vẫn có thể áp dung cho những trường hợp thanh toán trả chậm và theo từng đợt như quy định của hợp đồng. Thanh toán D/P cho những lô hàng có giá trị cao, nếu có thể đề nghị phía công ty XK thanh toán bằng D/A có nghĩa là công ty được thanh toán trả chậm và tiết kiệm được chi phí sử dụng vốn. Tuy nhiên tuỳ từng hợp đồng NK, từng phương thức thanh toán khác nhau mà công ty cần áp dụng một cách linh hoạt và hiệu quả.