Con người là nhân tố quan trọng đóng góp vào việc đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu tại công ty. Lãnh đạo tại công ty cổ phần thiết bị công nghiệp Hoàng Mại cần nhận thức rõ và đúng đắn về tầm quan trọng của dữ liệu. Từ đó có những hành động cần thiết như: đầu tư tiền vào thiết bị và phần mềm mới, nâng cao và đào tạo nhân viên. Bên cạnh đó cần có những nguyên tắc trong việc điều hành và sử dụng tài nguyên dữ liệu trong công ty như:
- Thực hiện nguyên tắc đặc quyền tối thiểu và thiết lập các chính sách cho việc ghi chép
Có hai triết lý đối ngược nhau mà từ đó nhân viên có thể thiết lập các chính sách truy cập mạng. Đầu tiên, chính sách “mở tất cả”, giả thiết rằng tất cả dữ liệu có sẵn đối với mọi người trừ khi lãnh đạo cần phải hạn chế sự truy cập. Thứ hai, chính sách “đặc quyền tối thiểu”, hoạt động trên giả định rằng tất cả dữ liệu đều được hạn chế ở mức tối đa trước mỗi người dùng trừ khi họ được trao quyền truy cập. Sau đó giống như chính sách “cần biết” của các trung tâm tình báo chính phủ: Trừ khi người dùng có
nhu cầu cấp thiết cần phải truy cập vào một file cụ thể, bằng không họ sẽ không thể truy cập được nó.
Cần phải làm rõ một điều rằng, các nhân viên không được copy các thông tin quan trọng hay mang nó về nhà, hoặc email ra ngoài mạng nội bộ mà không có sự cho phép. Mặc dù vậy, trừ khi đặt ra các chính sách như vậy trong các văn bản giấy tờ và có chữ ký của nhân viên để xác nhận, bằng không khó có thể bắt người dùng của công ty thực thi tốt các chính sách đó. Các nguyên tắc không được viết ra sẽ rất khó có hiệu lực.
Các chính sách cũng cần phải cụ thể và có ví dụ cho những gì bị cấm. Các nhân viên có thể không hiểu nếu họ không được giải thích một cách tường tận, chẳng hạn như việc email một tài liệu công ty dưới danh nghĩa đính kèm đến ai đó bên ngoài mạng (hoặc thậm chí đến chính tài khoản của họ ở nhà) sẽ vi phạm chính sách copy tài liệu đó vào USB và nói chuyện về nó bên ngoài công ty của mình.
Thêm vào đó, việc diễn đạt chính sách cần phải rõ ràng để thể hiện sự cấm đoán không chỉ có các ví dụ mà bạn đưa ra.
- Thiết lập các đặc quyền hạn chế và thẩm định truy cập
Không thể chỉ phụ thuộc vào các chính sách để bảo vệ dữ liệu của mình. Hãy nói với các nhân viên những gì họ không nên thực hiện, cách thức này sẽ tránh được việc ai đó trong số họ thực hiện những sai trái do cẩu thả. Sự thi hành các chính sách mang tính kỹ thuật sẽ tước bỏ lựa chọn về việc có tuân theo hay không của họ. Do đó bước đầu tiên trong việc bảo vệ dữ liệu là thiết lập các đặc quyền thích hợp cho file và thư mục. Cũng cần phải nói thêm rằng, dữ liệu trên các mạng Windows nên được lưu dưới các ổ đĩa có định dạng NTFS để có thể sử dụng các đặc quyền NTFS cùng với đặc quyền chia sẻ. Định dạng NTFS của ổ đĩa sẽ có nhiều chi tiết hơn đặc quyền chia sẻ và áp dụng cho người dùng truy cập dữ liệu trên máy tính nội bộ cũng như qua mạng.
Trong khi thực thi nguyên tắc đặc quyền tối thiểu, cần cho phép người dùng mức đặc quyền thấp nhất có thể để họ có thể thực hiện các công việc của mình. Cho ví dụ, cấp đặc quyền “Read Only” để tránh người dùng có thể thay đổi các file dữ liệu quan trọng.
Ngoài ra lãnh đạo cũng có thể thiết lập hành động thẩm định file hoặc thư mục có chứa dữ liệu nhạy cảm để có thể biết ai đã truy cập vào nó và truy cập khi nào. Về vấn đề này công ty có thể tìm hiểu thêm về cơ chế thẩm định truy cập đối tượng trên Windows Server tại đây.
Ngoài ra còn có rất nhiều giải pháp thẩm định của các bên thứ ba mà công ty có thể sử dụng để thẩm định truy cập file trong các site lưu trữ.
- Sử dụng mã hóa
Một thuận lợi khác cho việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị có định dạng NTFS là khả năng sử dụng mã hóa Encrypting File System (EFS). EFS được hỗ trợ trong Windows 2000 và các hệ điều hành gần đây, nó có thể chặn người dùng mở các file dữ liệu thậm chí có các đặc quyền NTFS. Trong Windows XP/2003 và các hệ điều hành gần đây, các thư mục mã hóa có thể được chia sẻ với người dùng khác bằng cách gán cho họ các đặc quyền nào đó thông qua hộp thoại mã hóa.
Tuy nhiên vẫn có một con đường mà ở đó dữ liệu có thể bị mất cắp là mất toàn bộ máy tính, đặc biệt nếu nó là các máy tính laptop. Trong các phiên bản Vista và Windows 7 Enterprise, Ultimate, công ty có thể sử dụng chức năng mã hóa toàn bộ ổ đĩa để bảo vệ dữ liệu trong trường hợp bị mất máy tính.
Ngoài các tính năng đi kèm các hệ điều hành của Microsoft, công ty có thể lựa chọn các phần mềm thay thế khác từ các hãng thứ ba như: PGP Whole Disk Encryption, Check Point Full Disk Encryption Software Blade.
- Thực thi quản lý quyền.
Một số hành vi trộm cắp dữ liệu có thể được ngăn ngừa bằng cách sử dụng các phương pháp trên để giữ cho những người không cần thiết không truy cập vào dữ liệu đó. Tuy nhiên điều gì sẽ xảy ra nếu hành vi trộm cắp đến từ những người mà bạn cần trao quyền truy cập? Công ty có thể sử dụng tính năng Windows Rights Management Services (RMS) và Information Rights Management (IRM) trong nhiều phiên bản Office 2003 và Office 2007 để ngăn chặn người dùng chuyển tiếp, copy hay sử dụng sai các thư tín điện tử và tài liệu Office (các file Word, Excel và PowerPoint) mà lãnh đạo gửi đến họ. 5. Hạn chế sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài
Một trong những cách phổ biến nhất để mang các thông tin dữ liệu ra khỏi tổ chức là copy nó vào các thiết bị lưu trữ ngoài. Các ổ USB ngày nay có giá thành rất rẻ và cũng rất dễ che dấu, dung lượng lưu trữ ngày càng cao. Ngoài ra người dùng cũng có thể copy file dữ liệu sang các thiết bị iPod hoặc MP3 player, hoặc vào các đĩa CD, DVD bằng cách sử dụng ổ ghi. Để tránh tình trạng mất dữ liệu kiểu này, công ty cần hạn chế vĩnh viễn sự cài đặt các thiết bị USB bằng cách gỡ bỏ tất cả các cổng vật lý hoặc bịt chúng bằng một hợp chất nào đó. Ngoài biện pháp vật lý nói trên, công ty có
thể sử dụng các phần mềm để vô hiệu hóa việc sử dụng các thiết bị ngoài trên các máy tính cá nhân hoặc trong toàn bộ mạng.
Trong Vista, công ty có thể hạn chế sử dụng thiết bị ngoài (như USB hoặc CD/DVD burner) thông qua Group Policy. Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo thêm các sản phẩm của các hãng thứ ba, chẳng hạn như Portable Storage Control (PSC) của GFI là một ví dụ.
- Kiểm soát tốt các laptop
Một cách nữa mà người dùng có thể lấy đi các file dữ liệu quan trọng trong tổ chức công ty là kết nối với mạng nội bộ bằng laptop hoặc thiết bị cầm tay, copy các file vào ổ cứng của nó, sau đó mang máy tính đi nơi khác. Để tránh tình trạng này, bạn cần duy trì sự kiểm soát chặt chẽ về việc sử dụng máy tính kết nối với LAN, không chỉ từ xa mà còn cắm trực tiếp vào hub hoặc switch trong mạng của bạn.
Có thể sử dụng Ipsec để ngăn chặn các máy tính không phải là thành viên miền có thể kết nối với máy chủ file và các máy tính khác trong mạng LAN.
- Thiết lập các nguyên tắc cho nội dung gửi đi
Tường lửa có thể thực hiện khóa chặn lưu lượng và không cho gửi vào, ra khỏi mạng. Chúng cũng có thể cho phép một số lưu lượng nào đó có thể rời mạng. Dữ liệu của công ty có thể được gửi ra bên ngoài hoặc nó có thể được gửi ra một cửa ảo thông qua email, tính năng chia sẻ file ngang hàng,… Công ty có thể thiết lập tường lửa để khóa một số kiểu giao thức gửi ra, chẳng hạn như những giao thức được sử dụng bởi phần mềm P2P.
Có thể thiết lập máy chủ mail sao cho nó khóa chặn việc gửi các đính kèm gửi đi. Ngoài ra bạn có thể khóa nội dung gửi đi bởi các từ khóa bằng các thiết bị, phần mềm hoặc dịch vụ lọc nội dung như: Microsoft, ForeFront technologies, McAfee’s, Google’s Postini.
- Kiểm soát truyền thông không dây
Dù có thể khóa việc gửi đi một số dữ liệu nào đó bằng tường lửa hoặc các hệ thống lọc, nhưng vẫn có người có thể kết nối laptop trong công ty đến một mạng không dây khác. Hoặc vẫn có người có thể truy cập Internet qua cách sử dụng điện thoại di động làm modem. Để phòng tránh những lỗ hổng này, công ty cần phải kiểm soát chặt chẽ các mạng không dây gần đó, và nếu có thể, cần phải thực thi biện pháp khóa tín hiệu của chúng một cách hợp lý.
- Kiểm soát sự truy cập từ xa
Người dùng có thể không nhất thiết phải ở trong công ty mới có thể lấy được dữ liệu công ty. Với sự phổ biến của việc liên lạc từ xa và làm việc trên đường, họ hoàn toàn có thể truy cập mạng công ty thông qua nhiều kỹ thuật truy cập từ xa. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cần biết các phương pháp đánh cắp dữ liệu mới nhất
Cần phải nhớ rằng dữ liệu của bạn có thể bị lấy đi dưới nhiều dạng khác nhau. Người dùng có thể in ra một tài liệu và mang nó ra khỏi công ty, hoặc kẻ trộm có thể đánh cắp các tài liệu đã được in ấn từ các thùng rác nếu chúng chưa được xén nát. Thậm chí nếu có thực thi công nghệ như quản lý quyền để ngăn chặn hành động copy và in ấn tài liệu thì vẫn có người có thể sử dụng kỹ thuật chụp ảnh màn hình hoặc thậm chí ngồi và copy các thông tin một cách thủ công. Cần biết tất cả các cách có thể lấy đi những dữ liệu quan trọng của bạn, từ đó công ty mới đưa ra các bước bảo vệ chống lại chúng.