II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Công nghệ phẩm Hà tây.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
- Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Do sự phân cấp hạch toán gồm Công ty và các cửa hàng trực thuộc hạch toán kế toán mà công ty áp dụng là hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Phòng kế toán của công ty thực hiện các phần hàng công việc kế toán phát sinh ở công ty và công tác tài chính của công ty, h- ớng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán phụ thuộc, thu nhận và kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị phụ thuộc gửi lên cùng với báo cáo kế toán các phần hành công việc kế toán ở công ty để lập báo cáo tổng hợp toàn công ty. Kế toán ở các cửa hàng thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị mình; tổ chức thu thập, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơnvị mình để lập báo cáo kế toán định kỳ gửi về phòng kế toán công ty. Từng đơn vị trực thuộc phải căn cứ vào khối lợng công việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị cho thích hợp
- Chức năng của từng bộ phận:
* Kế toán trởng hớng dẫn và kiểm tra về mặt nghiệp vụ đối với các cửa hàng và đơn vị trực thuộc. Đồng thời kế toán trởng chỉ đạo trực tiếp về mặt chuyên môn và nghiệp vụ kế toán ở khối văn phòng công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tính trung thực của số liệu tài liệu kế toán và thay mặt cho ban giám đốc quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, nguồn vốn của công ty, báo cáo thông tin lên ban giám đốc và cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra kế toán tr-
Giám đốc
Phòng TCHC Phòng KTTV Phòng NVKD
ởng còn phụ trách điều hành kế toán tài sản cố định của công ty. Giúp việc cho kế toán trởng là kế toán tổng hợp thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc gửi lên để lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn công ty. Chịu sự điều hành trực tiếp của kể toán trởng và kế toán tổng hợp là kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán chi phí, kế toán quỹ và kế toán hàng hoá.
* Kế toán thanh toán: Theo dõi toàn bộ tình hình thanh toán của công ty và khách hàng trong kỳ. Tuy nhiên, một phần công việc thanh toán qua ngân hàng đã do kế toán ngân hàng đảm nhiệm nên chỉ theo dõi tình hình thanh toán bằng tiền mặt và công nợ của khách hàng.
* Kế toán ngân hàng: Theo dõi đối chiếu số d với ngân hàng, các khoản tiền gửi, tiền vay ở ngân hàng, theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ của công ty.
* Kế toán chi phí: Theo dõi bộ phận chi phí lu thông, chi phí quản lý của công ty và các chi phí khác phát sinh.
* Kế toán quỹ: Có nhiệm vụ thờng xuyên kiểm tra quỹ để đảm bảo sự phù hợp giữa tiền mặt và tồn quỹ với số d trên sổ quỹ.
* Kế toán hàng hoá: Theo dõi vấn đề tiêu thụ hàng hoá ở các phòng kinh doanh sao cho tiền và hàng vận động khớp nhau, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn... theo dõi hàng hoá nhập xuất kho công ty, xác định doanh số, giá vốn, thuế, theo dõi công nợ nội bộ.
Còn ở các đơn vị kế toán trực thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức năng, nhiệm vụ nh các bộ phận kế toán tơng ứng ở phòng kế toán công ty, nhng chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế phát sinh ở đơn vị trực thuộc.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty