- Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho do kế toán lập
6.Sổ kế toán
Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp sử dụng mà sổ kế toán dùng để phản ánh tình hình nhập xuất NVL có thể khác nhau. Có 4 hình thức kế toán là:
+ Hình thức Nhật ký sổ cái + Hình thức Nhật ký chung + Hình thức Chứng từ ghi sổ + Hình thức Nhật ký chứng từ
Tại công ty Xây dựng Cấp thoát nước - 52 Quốc Tử Giám đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nên em sẽ trình bày cụ thể hơn hình thức kế toán và các sổ kế toán sử dụng của hình thức này.
a/Hình thức Nhật ký chứng từ:
-Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ này thường có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao. Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công chuyên môn hóa cao trong lao động kế toán giữa các phần hành.
-Đăc điểm tổ chức sổ: Kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian (nhật ký) với việc ghi chép phân loại theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế
toán chi tiết , giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành vào sổ chi tiết, bảng kê và các sổ Nhật ký chứng từ. Cuối tháng dựa trên số liệu phát sinh trong sổ Nhật ký chứng từ, kế toán tiến hành vào các sổ Cái tương ứng.
-Hệ thống sổ: Nhật ký - Chứng từ số 2, Nhật ký - Chứng từ số 5, Nhật ký - Chứng từ số 6, Nhật ký - Chứng từ số 7, Nhật ký - Chứng từ số 10, Bảng kê số 3 và sổ Cái các TK 151, TK152, TK331...
Hình thức này áp dụng phàn mềm kế toán trên máy vi tính khó khăn hơn các hình thức kế toán khác trong việc tổ chức thu nhận và hệ thống hoá thông tin kế toán NVL.
b.Hình thức chứng từ ghi sổ
-Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp
kể cả những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp sử dụng nhiều TK, trình độ quản lý kế toán chưa cao, doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán.
-Đặc điểm tổ chức sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tự thời gian( nhật ký). Căn cứ vào bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ lại dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và các TK tương ứng.
-Hình thức này thuận tiện trong việc áp dụng phần mềm kế toán trên
máy vi tính.
c.Hình thức Nhật ký - Sổ Cái
-Điều kiện áp dụng:Thường áp dụng với các doanh nghiệp kinh doanh đơn giản, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít TK, trình độ kế toán thấp có ít nhân viên kế toán, lao động kế toán chủ yếu là thủ công và trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thì thường được áp dụng.
-Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp trình tự ghi sổ theo trình tự thời gian(nhật ký) với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống trong một sổ kế toán tổng hợp duy nhất.
-Hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký - Sổ Cái, Sổ chi tiết vật liệu.
d.Hình thức Nhật ký chung
-Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi đơn vị, kể cả những đơn vị lớn và đơn vị sử dụng nhiều TK, thường áp dụng với đơn vị có trình độ quản lý cũng như trình độ kế toán chưa cao, nhưng đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho phân công lao động trong phòng kế toán.
-Đặc điểm tổ chức sổ: Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhật ký) với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để vào hai sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái. Trong trường hợp có khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, người ta có thể mở một sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) để ghi các nghiệp vụ cùng loại (thực chất là bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại)