4.1 Đối với khách thuê môt hoặc nửa ngày.
Khách thanh toán trực tiếp với lễ tân viên ngay khi thuê phòng hoặc thanh toán sau khi trả phòng.
4.2 Quá trình thanh toán đối với khách lưư trú dài ngày.
-Trong thời gian khách nghỉ tại Trung tâm, lễ tân viên cần phải nhanh chóng nắm bắt đầy đủ và chính ác các yêu cầu về thanh toán của khách
(phương thức, cách thức, các yêu cầu đặc biệt) nhằm tạo ra sự chủ động trong công việc thanh toán ngay các khâu theo dõi, lập và tổng hợp chứng từ.
- Hàng ngày các ca làm việc cập nhật đầy đủ, kịp thời các phiếu ký tại quầy dịch vụ (phiếu ăn, uống, điện thoại ...). Kiểm tra xem xét phiếu đã đầy đủ chữ ký của người bán hàng và khách hàng chưa (ghi rõ họ tên, số phòng, ngày, giờ sử dụng dịch vụ.)
- Ghi sổ nhận phiếu ký để bàn giao giữ các ca đồng thời ghi vào phiếu theo dõi thanh toán của từng phòng.
- Ca đêm có trách nhiệm kiểm tra mọi phiếu ký ca ngày đã cập nhật để tính tổng chi phí của từng phòng trong ngày. Nếu gần cuối tháng mà khách vẫn tiếp tục thuê buồng thì khách thanh toán những phần dịch vụ trong tháng (nếu là khách lẻ), hoặc lên hoá đơn công nợ vào ngày cuối cùng trong tháng (đối với khách đoàn do công ty của họ thanh toán) để kịp cho tổ kế toán kịp thời lập báo cáo doanh thu.
- Trước khi nhân viên lễ tân lập hoá đơn, tổng đài phải thông báo cho các quầy dịch vụ để xác minh đã tập hợp hết các phiếu ký của khách, đồng thời thông báo ngày giờ rời khách sạn của kháchđể các quầy dịch vụ này biết, tránh trường hợp sau khi khách trả phòng hoặc đã thanh toán, rời đi mới chuyển phiếu cho tổ lễ tân. (Đối với trường hợp khách trả phòng sớm hoặc trước thời gian dự định, tổ lễ tân cũng phải lưu ý nguyên tắc này.)
- Hợp đồng tổng hợp thanh toán phải ghi rõ thứ tự từng loại dịch vụ theo đúng qui định ở từng cột trong hợp đồng, và phần thuế VAT theo đúng qui định của tổng cục thuế ban hành (đã được tổ kế toán Trung tâm hướng dẫn cụ thể hoá)
- Đối với trường hợp khách yều cầu hợp đồng tài chính để thanh toán với cơ quan, lễ tân viên phải yều cầu khách ký và ghi rõ họ tên trong từng liên của hợp đồng (không ký qua giấy than, tránh sửa chữa hay tẩy xoá hợp đồng).
- Trường hợp viết nhầm các nội dung hợp đồng tài chính, cần phải huỷ hợp đồng, lễ tân viên phải tuân thủ các qui định của Trung tâm và lập biên bản huỷ hợp đồng theo qui định.
- Đối với khách đoàn do cơ quan thanh toán, trước khi khách rời khỏi Trung tâm, lễ tân viên phải yêu cầu trưởng đoàn ký nhận nợ vào hợp đồng.
- Đối với khách lẻ hoặc khách đoàn không có đăng ký thuê buồng trước do cá nhân hoặc người đại diện thanh toán hộ, trước khi khách rời Trung tâm
mà chưa thanh toán phải có giấy cam kết của người được uỷ quyền thanh toán xác nhận sẽ thanh toán cụ thể những khoản mục nào trong các khoản mục mà người uỷ quyền tiêu dùng. Phải giữ giấy tờ, địa chỉ liên hệ của người uỷ quyền thanh toán đó.
- Ghi sổ theo dõi công nợ đối với những trường hợp khách nợ để các ca làm việc cùng theo dõi.
- Cuối cùng khi khách thanh toán với lễ tân viên, phải diễn giải cho khách mọi thắc mắc và nếu cần có thể đưa cả chứng từ gốc cho khách kiểm tra.