Hình 3.7: Sơ đồ thực thể liên kết (ER) của hệ thống“Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT”
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 4.1 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
4.1.1 Thiết kế các bảng dữ liệu:
Bảng MANAGER (QUẢN LÝ):
Mục đích: Bảng Manager (quản lý) nhằm để lưu trữ thông tin về người sử
dụng hệ thống. Bảng tạo ra một danh sách các người sử dụng được phép truy cập vào hệ thống.
Bảng nhân viên lưu trữ thông tin bao gồm:
Mã người sử dụng: mã người sử dụng dùng để phân biệt giữa những người sử dụng khác nhau (mỗi một người sử dụng được cung cấp 1 mã người sử dụng riêng biệt không trùng nhau).
Tên người sử dụng: tên đăng nhập vào hệ thống của người sử dụng
Mật khẩu: chứa mật khẩu của người sử dụng dùng để đăng nhập hệ thống.
Khóa chính: ID Khóa phụ:
Cấu trúc của bảng:
STT Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
1 ID Mã người sử
dụng
Text 5 Khóa chính
2 Username Tên đăng nhập Text 15
3 Password Mật khẩu Text 15
Mục đích: bảng Student (Học viên) được tạo ra nhằm để lưu trữ thông tin
của các học viên tham gia học tập tại trung tâm. Bảng tạo thành một danh sách các học viên đang và đã học tập tại trung tâm tin học HT.
Bảng học viên lưu trữ các thông tin sau:
Mã học viên: dùng để phân biệt các học viên (mỗi học viên có một mã riêng biệt không trùng nhau).
Mã lớp: dùng để nhận biết một học viên thuộc lớp học nào. Tên học viên: là họ tên của học viên học tại trung tâm. Ngày sinh: là ngày tháng năm sinh của học viên. Giới tính: là giới tính của học viên (Nam / Nữ). Địa chỉ: là địa chỉ nơi ở hiện tại của học viên. Số điện thoại: là số điện thoại liên lạc của học viên. Nghề nghiệp: là nghề nghiệp hiện tại của học viên
Khóa chính: StudentID Khóa phụ: ClassID Cấu trúc của bảng:
STT Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
1 StudentID Mã học viên Text 5 Khóa chính
2 ClassNo Mã lớp Text 5 Khóa phụ
3 StudentName Họ tên của học viên Text 30
4 DOB Ngày sinh Date/Time
5 Sex Giới tính Text 10
6 Address Nơi ở hiện tại Text 50
7 Phone Số điện thoại liên lạc Text 11
8 Job Nghề nghiệp Text 30
Bảng MARK (ĐIỂM):
Mục đích: bảng Mark (Điểm) được tạo ra nhằm để lưu trữ điểm thi của học
viên trong đợt thi cuối khóa, đồng thời lưu trữ việc xếp loại và kết quả của học viên thi đỗ hay trượt.
Bảng điểm lưu trữ thông tin sau: Mã lớp: Mã lớp học của học viên
Mã học viên: Mã dùng để phân biệt các học viên với nhau. Điểm: Điểm thi của học viên.
Xếp loại: xếp loại bằng của học viên, học viên xếp loại trung bình, khá hay giỏi.
Kết quả: kết quả thi của học viên, thi đỗ hay trượt.
Khóa chính:
Khóa phụ: ClassNo, StudentID Cấu trúc của bảng:
STT Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
1 ClassNo Mã lớp học Text 5
2 StudentID Mã học viên Text 5
3 Mark Điểm Number
4 Grade Xếp loại Text 20
5 Result Kết quả thi Yes / No
Bảng COURSES (KHÓA HỌC):
Mục đích: bảng Courses (khóa học) được tạo ra nhằm mục đích lưu trữ
thông tin về các khóa học, bảng tạo ra một danh sách các khóa học mà trung tâm đã tiến hành thông báo tuyển sinh từ trước.
Mã khóa học: Mã này dùng để phân biệt các khóa học khác nhau. Tên khóa học: chứa tên các khóa học ứng với mỗi mã khóa học ở trên. Số lượng lớp: chứa số lượng lớp học có trong 1 khóa học.
Học phí: Học phí của khóa học (số tiền phải đóng khi tham gia khóa học đó). Ngày bắt đầu: là ngày bắt đầu khai giảng khóa học.
Ngày kết thúc: là ngày kết thúc khóa học.
Khóa chính: CoursesID Khóa phụ:
Cấu trúc của bảng:
STT Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
1 CoursesID Mã khóa học Text 5 Khóa chính
2 CoursesName Tên của khóa học
Text 30
3 NOC Số lượng lớp Number
4 Fees Học phí Currency
5 StartDate Ngày bắt đầu Date/Time 6 FinishDate Ngày kết thúc Date/Time
Bảng CLASS (LỚP HỌC):
Mục đích: bảng Class (lớp học) để lưu trữ thông tin về các lớp học trong
một khóa học. Bảng tạo ra một danh sách các lớp học trong một khóa học. Bảng lớp học lưu trữ thông tin:
Mã lớp: mã dùng để phân biệt các lớp học khác nhau trong một khóa học. Mã giáo viên: chứa mã của giáo viên giảng dậy tại lớp.
Tên lớp: chứa tên của lớp.
Số lượng học viên: chứa số lượng học viên trong lớp. Phòng học: là phòng học mà lớp đó học ví dụ: phòng 302.
Khóa chính: ClassNo
Khóa phụ: CoursesID, TeacherID Cấu trúc của bảng:
STT Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
1 ClassNo Mã lớp học Text 5 Khóa chính
2 CoursesID Mã khóa học Text 5 Khóa phụ
3 TeacherID Mã giáo viên Text 5 Khóa phụ
4 ClassName Tên lớp học Text 30
5 NOS Số lượng học
viên
Number
6 Classroom Phòng học số Text 30
Bảng TEACHER (GIÁO VIÊN):
Mục đích: Bảng Teacher (Giáo viên) được tạo ra nhằm để lưu trữ thông tin
của các giáo viên. Bảng tạo thành một danh sách các giáo viên tham gia giảng dậy tại trung tâm tin học HT.
Bảng giáo viên lưu trữ thông tin:
Mã giáo viên: mã dùng để phân biệt các giáo viên khác nhau. Tên giáo viên: lưu trữ tên của các giáo viên.
Ngày sinh: lưu trữ thông tin về ngày sinh của các giáo viên. Giới tính: lưu trữ thông tin về giới tính của giáo viên (Nam / Nữ) Địa chỉ: chứa địa chỉ hay nơi ở hiện tại của giáo viên.
Dậy môn: chứa thông tin về giáo viên đó dậy môn gì tin học văn phòng A hay tin học văn phòng B.
Khóa chính: TeacherID Cấu trúc của bảng:
STT Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
1 TeacherID Mã giáo viên Text 10 Khóa chính
2 Name Tên giáo viên Text 30
3 DOB Ngày sinh Date / Time
4 Sex Giới tính Text 10
5 Address Địa chỉ Text 30
6 Phone Số điện thoại Text 11
7 Subject Dậy môn gì Text 30
4.1.2 Mối quan hệ giữa các bảng:
4.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN VÀ BÁO CÁO4.2.1 Thiết kế giao diện 4.2.1 Thiết kế giao diện
4.2.1.1 Form đăng nhập
Hình 4.2: Form đăng nhập
4.2.1.2 Form chương trình chính
4.2.1.3 Form lựa chọn
Hình 4.4: Form lựa chọn
4.2.1.4 Form giáo viên
4.2.1.5 Form khóa học
Hình 4.6: Form KHÓA HỌC
4.2.1.6 Form lớp học
Hình 4.7: Form LỚP HỌC
Hình 4.8: Form HỌC VIÊN
4.2.2 Thiết kế báo cáo
4.2.2.1 Báo cáo danh sách học viên
4.2.2.2 Báo cáo điểm
Hình 4.10: Báo cáo điểm
4.3 CODE MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH
Lấy Form Student làm ví dụ minh học cho việc viết code ‘Thủ tục để thực hiện các công việc khai báo đầu tiên: Option Explicit
Dim conQLDTTHNH As ADODB.Connection Dim rsStudent As ADODB.Recordset
Dim strSQL As String Dim strSQL1 As String Dim strIndex As String
‘Thủ tục Form_Load để nạp khi bắt đầu chạy chương trình:
Private Sub Form_Load()
Set conQLDTTHNH = New ADODB.Connection Set rsStudent = New ADODB.Recordset
conQLDTTHNH.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" & "Data Source=" & App.Path & "\Database.mdb;Persist Security Info=False"
conQLDTTHNH.Open With rsStudent
.CursorLocation = adUseClient .CursorType = adOpenDynamic .LockType = adLockOptimistic
.Open "Student", conQLDTTHNH, , , adCmdTable End With BillData AssignData LockData frmStudent.Left = 3500 frmStudent.Top = 100 frmStudent.Height = 6855 frmStudent.Width = 6330
staCustomers.Panels(1).Text = " " & "Number of student is : " & rsStudent.RecordCount
End Sub
‘Thủ tục BillData là để thiết lập nguồn dữ liệu cho các ô textbox: Public Sub BillData()
Set txtStudentID.DataSource = rsStudent Set txtStudentName.DataSource = rsStudent Set txtDOB.DataSource = rsStudent
Set cboSex.DataSource = rsStudent Set txtAddress.DataSource = rsStudent Set txtJob.DataSource = rsStudent Set txtPhone.DataSource = rsStudent
Set DataGridStudent.DataSource = rsStudent End Sub
Public Sub AssignData() With rsStudent
txtStudentID.Text = ![StudentID]
txtStudentName.Text = ![StudentName] txtDOB.Text = ![DOB]
If ![Sex] = True Then cboSex.Text = "Female" Else cboSex.Text = "Male" End If cboSex.ListIndex = 0 txtAddress.Text = ![Address] txtJob.Text = ![Job] txtPhone.Text = ![Phone] End With End Sub
‘Thủ tục txtStudent_Validate là để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi
điền dữ liệu vào ô mã học viên:
Private Sub txtStudentID_Validate(Cancel As Boolean) If Len(txtStudentID.Text) < 5 Then
MsgBox "StudentID must have 5 character", vbInformation + vbOKOnly, "Incorrect CustomerId" txtStudentID.Text = "" ElseIf IsNumeric(Left(txtStudentID.Text, 1)) _ Or IsNumeric(Mid(txtStudentID.Text, 2, 1)) _ Or IsNumeric(Mid(txtStudentID.Text, 3, 1)) = False _ Or IsNumeric(Mid(txtStudentID.Text, 4, 1)) = False _ Or IsNumeric(Mid(txtStudentID.Text, 5, 1)) = False _
MsgBox "StudentId have 2 charater & 4 number, try again", vbOKOnly, "Incorrect CustomerId" txtStudentID.Text = "" Cancel = True End If With txtStudentID .SetFocus End With End Sub
4.4 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH4.4.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình 4.4.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình
Yêu cầu để cài chương trình “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT” (Máy tính dùng để cài đặt chương trình phải được thiết lập sẵn một số chương trình sau):
Là máy tính đã được cài đặt hệ điều hành Windows. Máy tính được cài đặt đủ bộ Microsoft Office 2003. Máy tính này phải được cài đặt sẵn chương trình VB 6.0. Chú ý:
Phải cài đặt từ hệ điều hành Windows 98 trở lên.
Khi cài đặt Microsoft Office 2003 ta nên chọn mục Custom để cài đặt đủ bộ Microsoft Access 2003.
Với máy tính đã cài đặt sẵn chương trình VB 6.0 và Microsoft Office 2003, chỉ cần cho đĩa CD chương trình có hệ thống “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT” vào trong ổ CD của máy tính.
Kế đó, mở và copy thư mục “Quản lý đào tạo tại HT” vào trong ổ cứng máy tính của bạn.
Sau khi đã copy xong, thì mở thư mục rồi click chọn file “Setup.exe” để bắt đầu cài đặt.
Kế tiếp, trong thời gian cài đặt nếu cần thì tiến hành click chọn nút next nếu không muốn thay đổi bất kỳ thiết đặt đã có sẵn cho quá trình cài đặt.
Cuối cùng chọn nút finish để hoàn thành quá trình cài đặt chương trình. Khi xuất hiện thông báo là chương trình đã được cài đặt xong. Ta tiến hành mở thư mục “Quản lý đào tạo tại HT” và copy thư mục “Database” rồi paste vào thư mục chương trình ta vừa cài đặt, thường thì sẽ là: C:\Program Files\Project1.
Quá trình cài đặt đã được hoàn tất, chương trình đã có thể sử dụng.
4.4.2 Hướng dẫn sử dụng
Có 2 cách để khởi động chương trình ta click chọn Start\All Program\ DT\DT từ start menu hoặc click chọn trực tiếp file DT.exe từ thư mục C:\Program Files\Project1\DT.exe.
Xuất hiện hộp thông báo bắt đăng nhập vào chương trình. Ta có thể sử dụng tên người sử dụng và mật khẩu sau đây để đăng nhập vào hệ thống.
Tên NSD: admin Mật khẩu: 123
Ngay khi đăng nhập được vào hệ thống, trên màn hình chính của chương trình có sẵn các menu và thanh công cụ để hỗ trợ ta thực hiện.
Nếu ta chọn menu Quản lý, sẽ xuất hiện 1 loạt sub menu cho ta lựa chọn như: khóa học, lớp học, sinh viên, giáo viên, điểm…
Hay để tiết kiệm thời gian cũng ta có thể sử dụng trực tiếp nút công cụ tắt trên thanh Tool Bar để có thể quản lý được hồ sơ, đào tạo hay lập các báo cáo. Click chọn nút hồ sơ để quản lý hồ sơ học viên và giáo viên. Click chọn nút Đào
tạo để quản lý lớp học, khóa học, điểm. Để thiết lập báo cáo chọn nút Báo cáo (chú ý để hiển thị thanh toolbar ta click chọn menu View / Toolbar và click chọn menu View / Statusbar để hiển thị thanh Status bar).
Khi chọn quản lý hồ sơ, trong đó có thể quản lý được thông tin cá nhân giáo viên hoặc học viên. Trên các form chương trình chính nếu cần thêm dữ liệu của giáo viên, học sinh thì ta chọn menu thêm sau đó nhập các dữ liệu cần thiết và click chọn nút save. Trong quá trình điền dữ liệu, thấy dữ liệu đó sai ta có thể hủy bỏ thao tác Nhập bằng cách click chọn nút Hủy. Với những thông tin lưu trữ nếu phát hiện thấy lỗi sai, tiến hành click chọn nút Sửa để sửa dữ liệu sau khi đã sửa xong thì click chọn nút Lưu để lưu lại thông tin. Để xóa hẳn dữ liệu đó khỏi cơ sở dữ liệu ta click chọn nút xóa. Trên các form chương trình chính còn có nút Thoát để có thể thoát ra khỏi thao tác đang làm bất cứ lúc nào.
Trên form chương trình chính, còn có các menu khác như để xem báo cáo: về danh sách lớp hay điểm của học viên. Click chọn Thống kê và báo cáo rồi chọn submenu Danh sách để xem danh sách sinh viên từng lớp và Điểm để xem báo cáo về điểm học tập của từng lớp. Tương tự ta có thể sử dụng nút Báo cáo trên thanh toolbar, click chọn Báo cáo xuất hiện 1 form để lựa chọn báo cáo về điểm hay để in ra danh sách sinh viên cho từng lớp. Tiến hành chọn tên lớp, để in ra danh sách sinh viên click chọn nút Danh sách và để in ra điểm của học viên trong lớp đó chọn nút In. Để đóng form chọn nút Thoát.
Chọn menu Trợ giúp hoặc chọn nút Trợ giúp ở trên thanh toolbar để xem file giới thiệu về chương trình.
Cuối cùng có 3 cách để thoát khỏi chương trình là tắt trực tiếp hay click chọn nút Thoát ở trên thanh toolbar hoặc click menu File \ Thoát.
KẾT LUẬN I. ƯU ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG
Hệ thống “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học” là đề tài mang tính thực
tiễn. Hệ thống có những ưu điểm sau:
Đề tài nhằm giúp cho việc hệ thống hóa quy trình từ việc nhập thông tin học viên, giáo viên tính điểm, xếp loại học viên cho tới việc lập các thống kê & báo cáo. Chương trình là một mảng trong “Hệ thống quản lý trung tâm tin học”, nó được xây dựng nhằm liên kết với 1 số chương trình khác như quản lý lương, quản lý tài sản tại trung tâm tin học trong trường hợp phát triển lớn hơn. Trên cơ sở dữ liệu này, những chương trình khác có thể truy cập lấy một số dữ liệu cần thiết.
Sử dụng cơ sở dữ liệu lưu các thông tin cố định cũng như cập nhật nhằm giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý bằng tay.
Cơ bản đã hoàn thành những mục tiêu chính của hệ thống và đã thực hiện tốt các công việc như:
Cập nhật, lưu trữ, thêm thông tin:
Thông tin về học viên. Thông tin về giáo viên. Thông tin về lớp. Thông tin về khóa học. Thông tin về điểm.
Đưa ra các thống kê và báo cáo:
Danh sách học viên từng lớp. Bảng điểm cho học viên từng lớp.
Từ đó sẽ rút ngắn thời gian truy suất thông tin, tạo điều kiện quản lý thông tin hiệu quả hơn.
Cấu hình yêu cầu để sử dụng hệ thống thấp chỉ cần có các chương trình đơn giản mà hầu như trên máy tính nào cũng có.
Quá trình cài đặt không phức tạp.
Đặc biệt là hệ thống “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT” rất dễ sử dụng, với những nhân viên trung tâm không có nhiều kiến thức về tin học cũng có thể sử dụng hệ thông một cách dễ dàng.
II. NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG
Tuy nhiên, hệ thống cũng còn tồn tại một số nhược điểm:
Hệ thống sử dụng cơ sở dữ liệu bằng Microsoft Access nên chương trình chỉ đáp ứng được với các dữ liệu có dung lượng vừa phải.
Còn lỗi phông chữ khi chạy chương trình và trên một số form chương trình còn sử dụng font tiếng việt không dấu.
Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao.
Chưa giải quyết được trọn vẹn những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
Hệ thống “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT” là một hệ thống quản lý chỉ phù hợp với các trung tâm tin học nhỏ.
III. HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG TƯƠNG LAI
Trong tương lai, chương trình cần hoàn thiện và phát triển lớn hơn để thực hiện các công việc truy xuất dữ liệu, bảo quản dữ liệu một cách hợp lý nhất.
Tìm kiếm học viên, giáo viên, khóa học, lớp học…
Tìm kiếm nâng cao hay rộng hơn tức là tìm kiếm theo các điều kiện ví dụ: