Hình 42. Sơ đồ tổ chức quản lý CSVC
Nhận thấy rằng, CSVC ở Trung tâm được quản lý chưa tập trung. Bài toán đặt ra là cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý CSVC một cách thống nhất và tập trung, phân quyền từng đối tượng mà vẫn đảm bảo chức năng, vai trò của từng bộ phận.
Khi một giảng viên của trường liên kết đến giảng dạy tại Trung tâm: đầu tiên giảng viên của trường liên kết và giáo viên phụ trách lớp ở Trung tâm liên lạc với nhau qua điện thoại để biết kế hoạch giảng dạy cụ thể cũng như hướng dẫn cho giảng viên các trường tìm đến đúng địa chỉ của Trung tâm.
Sau khi liên hệ xong, nếu không có gì thay đổi trước ngày giảng viên trên trường về dạy, giáo viên chủ nhiệm ở Trung tâm sẽ báo cho bộ phận quản lý nhà khách biết về thời gian giảng viên về dạy ở Trung tâm để nhà khách chuẩn bị phòng. Nếu giảng viên đến trong giờ hành chính thì việc đầu tiên là qua phòng Bảo vệ ở cổng để xuất trình và được nhân viên ở đấy hướng dẫn đến nhà khách để nhận phòng ở cho đợt dạy của mình. Nếu ngoài giờ hành chính thì bảo vệ sẽ đưa chìa khóa phòng ở cho giảng viên và hướng dẫn thầy, cô đến đúng phòng ở của mình.
Các thầy cô về dạy sẽ đăng ký thời gian ở tại Trung tâm với bộ phận nhà khách. Nhà khách có trách nhiệm bố trí phòng ở hợp lý cho các thầy cô phụ thuộc vào điều
QUẢN LÝ CSVC CHUNG
PHÒNG GIÁO VỤ PHÒNG HÀNH CHÍNH – TÀI VỤ
- Thư viện - Bộ phận Hành chính:
+ QL phòng học; QL nhà khách; Bảo vệ; QL Ký túc xá; Điện, nước - Tài vụ:
+ Kế toán CSVC
PHÒNG NGOẠI NGỮ - TIN HỌC PHÒNG ĐÀO TẠO NGẮN HẠN
- Tự quản CSVC phòng mình (phòng QL chuyên môn 1 và 2 cũng thế)
- Bộ phận kỹ thuật: QL loa, đài, phòng máy, máy chiếu, chìa khóa loa, mic...
kiện và tình hình thời điểm đó cho phép.
Khi một học viên đến học tại Trung tâm, họ xem sơ đồ phòng học tại bảng sơ đồ phòng học của trường rồi tìm đến phòng học của mình hôm đó (Bộ phận xếp phòng hàng ngày xếp phòng học cho các lớp dựa vào thời khóa biểu học tập của các lớp do các phòng quản lý lớp đó đưa cho vào đầu tuần hoặc có cập nhật thay đổi báo thêm, bớt hàng ngày). Trong buổi học lớp phải tự quản trang, thiết bị trong lớp của mình, sai, hỏng, mất mát tùy mức độ, bộ phận quản lý phòng học sẽ kiểm tra và xử lý sau khi lớp hết buổi học hoặc đột xuất xảy ra báo cho quản lý. Ngoài ra, còn chú ý tắt điện, quạt sau mỗi buổi học để tránh lãng phí (sẽ bị phạt nếu quên). Những điều này giáo viên chủ nhiệm có trách nhiệm phải phổ biến cho học sinh, sinh viên ngay từ buổi học nội quy, quy chế đầu tiên.
Học viên đến học tập tại đây còn được mượn sách, báo phục vụ học tập tại Thư viện; được đăng ký ở trọ tại ký túc xá.
Tổ kỹ thuật có trách nhiệm quản lý phòng máy, loa, đài. Theo dõi tình trạng sử dụng của các tài sản, thiết bị này.
Khi một tài sản, thiết bị mới được mua về, CSVC đó được bàn giao cho QL CSVC chung để thêm vào danh mục đã có của CSVC, từ đó QL chung sẽ quyết định xem CSVC đó được sử dụng, quản lý trực tiếp của phòng ban (tổ) nào.
Khi một CSVC sắp đến thời gian thanh lý thì lập phiếu chờ thanh lý và khi hết khấu hao thì lập phiếu thanh lý. Kế toán CSVC có trách nhiệm theo dõi CSVC về mặt tuổi thọ (tính khấu hao) hàng năm để từ đó cùng QL chung đề xuất mua mới hay thanh lý CSVC
Cuối năm học (tháng 12 hàng năm) các phòng ban, bộ phận tiến hành kiểm kê lại CSVC của bộ phận mình, đối chiếu với bảng kiểm kê CSVC năm trước để biết tình trạng sử dụng CSVC trong năm, đồng thời có kế hoạch đề xuất với Ban Giám đốc thanh lý hay mua thêm CSVC mới.