II. NHỮNG YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 1 Khái niệm về thể thức văn bản
d. Địa danh ghi trên Văn bản của HĐND, UBND và của các tổ chức cấp xã
2.11. Thẩm quyền ký
♦ Thẩm quyền ký bao gồm: hình thức đề ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký.
Trường hợp Văn bản do tập thể thông qua thì ghi trước chức vụ người ký T.M (thay mặt).
Trường hợp cấp phó được ký về những việc đã phân công thì trước chức vụ đề K.T (ký thay).
Ngoài ra tuỳ theo trường hợp Văn bản có thể được ký T.L (thừa lệnh), T.U.Q (thừa uỷ quyền), Q. (quyền).
♦ + Ký TUQ: người đứng đầu cơ quan uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký một số Văn bản mà mình phải ký.
♦ > Việc giao ký TUQ. phải được quy định bằng Văn bản và trong một thời gian nhất định
♦ + Ký TL: người đứng đầu cơ quan có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hchính hoặc Trưởng một số đơn vị ký một số loại Văn bản.
♦ > Việc giao ký TL. phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
♦ Phải ký đúng thẩm quyền, kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký; ký một lần ở bản duy nhất;
♦ Không ký trên giấy nến để in thành nhiều bản, không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký.
♦ Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm.
♦ Nếu văn bản có nhiều trang toàn bộ mục thẩm quyền ký này phải được trình bày thống nhất tại trang cuối cùng.
♦ BT: Trình bày thể thức đề ký dưới đây là đúng hay sai? Hãy sửa lại.
♦ 1. TM. Hội đồng tuyển dụng Phó Chủ tịch
♦ 2. TL. Giám đốc Phó văn phòng
♦ 3. Tổng Công ty Sông Đà Văn phòng Phó Chánh văn phòng
♦ 4. TM. Phòng Tài vụ – Kế toán Trưởng phòng
♦ 5. TL. Hội đồng quản trị Thư ký
♦ 1. TM. Hội đồng tuyển dụng KT. Chủ tịch Phó Chủ tịch ♦ 2. TL. Giám đốc KT. Chánh văn phòng Phó văn phòng ♦ 3. TL. Tổng Giám đốc KT. Chánh Văn phòng Phó Chánh văn phòng
♦ 5. TM. Hội đồng quản trị TL. Chủ tịch Thư ký