Quản lý thay đổi là những biện pháp của nhà lãnh đạo, quản lý nhằm mục đích kiểm soát và điều chỉnh quá trình
4.4.Một số bài học kinh nghiệm trong lãnh đạo, quản lý sự thay đổi:
4.4.1. Các bước cơ bản để tìm đến sự đồng thuận giúp thực hiện thay đổi thành công
Giống như trước một vụ mùa cần phải cày bừa cho đất, một tổ chức cũng phải biết cách chuẩn bị thật tốt trước khi có bất kỳ thay đổi nào trong hệ thống của mình. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Rất nhiều nhà lãnh đạo có kinh nghiệm đã khẳng định rằng: thay đổi trong cách làm việc của một tổ chức sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi tổ chức đó biết tôn trọng giá trị của mỗi nhân viên và khả năng đóng góp của họ. Việc thay đổi nhân sự cũng như quản lý sẽ rất đơn giản với tổ chức nào đề cao quy tắc truyền thông hai chiều liên tục và thành thật giữa lãnh đạo - nhân viên. Một tổ chức cũng sẽ thay đổi dễ dàng hơn nếu nhận được sự đồng ý của toàn bộ các thành viên. Để có nhiều người tán thành nhất và những thay đổi hiệu quả nhất, hãy làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Cung cấp càng nhiều thông tin tới càng nhiều nhân viên về tình hình của tổ chức càng tốt. Hãy chia sẻ với họ những thông tin tài chính, những phản hồi của khách hàng, những kết quả nghiên cứu mức độ hài lòng của nhân viên về tổ chức, những dự án, những thách thức. Các quyết định thay đổi trong công việc phải hoàn toàn dựa trên những dữ liệu cơ sở đáng tin cậy. Nhân viên của bạn cũng sẽ hiểu và đồng ý rằng thay đổi là cần thiết. Họ có thể không đồng ý với việc thay đổi cái gì, như thế nào nhưng lãnh đạo phải làm cho họ phải chấp nhận với các lý do và không còn băn khoăn liệu có nên thay đổi hay không.
Bước 2: Bạn cần phải thúc đẩy cho sự thay đổi của tổ chức. Ví dụ như một buổi họp mặt cho nhân viên chẳng hạn. Hãy giải thích cho họ chuyện gì sẽ xảy ra nếu như họ không thực hiện những thay đổi cần thiết. Hãy chia sẻ thông tin một cách chân thực nhất và dùng các dữ liệu để thuyết phục.
Bước 3: Dành thêm thời gian và làm việc với những người trực tiếp quản lý nhân viên để chắc chắn rằng họ hiểu, trao đổi, ủng hộ việc thay đổi. Những hành động và cách làm của họ giúp tạo ra quan điểm cho số đông nhân viên.
Bước 4: Sắp xếp lại cách làm việc của tổ chức để thuận lợi cho việc thay đổi. Nó bao gồm việc công nhận và trao thưởng, kỷ luật, đền bù, thăng tiến, thưởng công... Sự rõ ràng, kiên định xuyên suốt hệ thống của toàn bộ nhân lực trong tổ chức sẽ giúp cho việc thay đổi nhanh chóng thành công.
Bước 5: Tiếp đó bạn thực hiện những thay đổi trong mạng lưới nội bộ của tổ chức như bạn mong muốn. Nếu như bạn có thể tạo ra được một mạng lưới thông tin nội bộ không chính thức, chẳng hạn như việc ăn trưa ở căng-tin của cơ quan và bàn luận về những sự thay đổi một cách tích cực với mọi người, họ sẽ trở thành những “kênh truyền thông tin” rất hiệu quả.
Trên đây là những bước quan trọng khiến cho nhân viên của bạn để tâm đến những thay đổi trong quá trình quản lý của tổ chức. Điều này còn có ý nghĩa rất quan trọng cho một tổ chức nhằm tạo được niềm tin và sự chân thành cho nhân viên của mình.
4.4.2. Những điều dẫn đến thất bại trong quản lý sự thay đổi:
Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới thành công của việc thay đổi, trong đó có những nguyên nhân do chính người dẫn dắt thay đổi tạo ra. Sau đây là một số
nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong quản lý sự thay đổi mà người quản lý cần phải tìm cách vượt qua:
(1). Không nhạy cảm
(2).Hành động một cách khác thường (3). Kiểm soát chặt chẽ quá mức (4). Tham vọng quá mức
(5). Không có khả năng suy nghĩ một cách chiến lược (6). Không có khả năng thích ứng
(7). Quá phụ thuộc vào người khác
(8). Đưa ra các quyết định nhân sự không hiệu quả (9). Thiếu cam kết
(10). Thiếu truyền đạt thường xuyên (11). Thiếu kiên nhẫn:
(12). Thiếu sự đồng tình (13). Thiếu kiến thức, kĩ năng
Nhiều nhà quản lý biết mình phải tạo ra thay đổi trong tổ chức. Nhưng họ đã trải qua quá nhiều nỗ lực thay đổi không thành và không biết liệu có thể thực sự tạo ra thay đổi có ý nghĩa hay không. Họ đã cam kết với thay đổi, tin tưởng nó, nhưng không biết cách tiến hành nó. Họ thực sự không biết bắt đầu từ đâu. Muốn thay đổi thành công? Hãy học cách bạn cần làm để thành công.
Tóm lại để “Quản lý sự thay đổi” người quản lý cần có những kiến thức và kỹ năng nhất định. Trong quá trình quản lý sự thay đổi, người quản lý cần phải quýết định xem mình muốn đạt được gì và khi nào; tuy nhiên trước khi ra quyết định họ phải hiểu rõ nội dung của sự thay đổi và đặc điểm của sự thay đổi này. Trong quá trình hoạch định sự thay đổi nên xác định những điểm cần cân nhắc khi thực hiện sự thay đổi trong bối cảnh cụ thể của đơn vị mình, lập danh sách cho những việc cần làm và cách làm chúng. Khi thực hiện sự thay đổi cần quan tâm đến thông tin phản hồi và cập nhật thông tin, sau khi quán triệt cho mọi thành viên của đơn vị nhận thức mục đích, nội dung và thống nhất cách làm người QL nên trao quyền cho người dưới quyền thực hiện sự thay đổi, đưa tinh thần của sự thay đổi vào công việc mà mình đang đảm nhiệm, tạo điều kiện môi trường cho sự thay đổi
diễn ra trôi chảy và cân nhắc sự xáo trộn có thể xẩy ra để hạn chế tối đa những xáo trộn không cần thiết. Cần lưu ý rằng một tổ chức theo kiểu “Tổ chức biết học hỏi”, đủ linh hoạt thì có khả năng thực hiện sự thay đổi thuận lợi hơn. Một bầu không khí làm việc cởi mở, thân thiện, biết chia sẻ, hỗ trợ và tin cậy lẫn nhau sẽ góp phần rất lớn giúp việc thực hiện sự thay đổi dễ dàng. Cần thận trọng trong việc truyền thông tin về sự thay đổi để giảm thiểu các “nhiễu” có thể xẩy ra; Cách đưa thông tin có thể làm cho người nhận có những phản ứng không cần thiết, chuyển tải thông tin về chủ trương thay đổi cho đội ngũ phải rõ ràng và nhấn mạnh mục đích tốt đẹp và sự cần thiết phải thay đổi. Sự thay đổi có thể mang lại những cảm hứng mới cho công việc nếu được khích lệ kịp thời. Sự thay đổi có thể là thử thách đối với một số người vì vậy cần thiết có sự chia sẻ, hỗ trợ của người qaủan lý: Chấp nhận sự“vấp ngã để bớt dại” là điều không tránh khỏi trong khi thực hiện sự thay đổi vì vậy người quản lý phải tạo bầu không khí cởi mở và khích lệ, làm cho mọi người được chia sẻ và thấy được mặt tích cực của sự thay đổi. Kỹ năng cơ bản đòi hỏi ở đây là người quản lý tìm cách để có được sự ảnh hưởng, sự tin cậy, và lòng tôn trọng; kích thích được tính tự giác, tự nguyện. Cần lưu ý nếu không thật cần thiết thì không nên xáo trộn và tôn trọng quy luật lịch sử của vấn đề
Điều kiện cho sự thay đổi thành công là :
1. Lãnh đạo có quyết tâm và có sự chỉ đạo quyết liệt cho “sự thay đổi” 2. Đặt được mọi người trong tổ chức vào vị thế sẵn sàng cho sự thay đổi 3. Có một kế hoạch với lộ trình đi đến đích “xác đáng”(phù hợp với đặc
điểm của tổ chức mình và khả thi trong bối cảnh cụ thể) CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP
1- Thế nào là thay đổi? Thay đổi có các mức độ cơ bản nào? Tại sao phải thay đổi? Phân biệt sự thay đổi - phát triển và sự hoàn thiện - ổn định.
2- Hãy nêu ra một số ví dụ về sự thay đổi mà bạn biết.
3- Trong quá trình thay đổi thường gặp những cản trở nào? Xác định những yếu tố cản trở sự thay đổi trong một tổ chức giáo dục (trường học chẳng hạn). Tìm hiểu nguyên nhân.
4-Xác định cơ sở thực tiễn của việc thúc đẩy sự thay đổi nhằm phát triển một tổ chức.
5- Phân tích vai trò của các cấp độ quản lý và khả năng quản lý sự thay đổi ở các cấp quản lý.
6- Hãy bắt đầu từ một tổ chức nào đó, với tư cách là nhà quản lý, áp dụng qui trình quản lý sự thay đổi bạn hãy vạch ra các nội dung cần thiết để thực hiện một sự thay đổi. Nói rõ tại sao bạn lựa chọn sự thay đổi đó?
7- Để quản lý sự thay đổi thành công cần tuân thủ nguyên tắc và qui trình nào? 8- Điều gì dẫn đến thất bại trong quản lý sự thay đổi? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});