+ Nắm vững kiến thức, tổ chức cỏc hoạt động về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ; + Nắm vững phương phỏp nghiờn cứu khoa học về văn thư - lưu trữ và ngành nội vụ.
* Kỹ năng: Điểm giống nhau về kỹ năng đối với ba chuyờn ngành như sau:
- Sử dụng thành thạo cỏc thiết bị chuyờn ngành;
- Cú kỹ năng điều hành và quản lý để giải quyết cỏc cụng việc liờn quan đến cụng tỏc văn thư, cụng tỏc lưu trữ của cỏc cơ quan, tổ chức;
- Cú kỹ năng thực hiện và hướng dẫn cỏc nghiệp vụ chuyờn mụn; - Cú kỹ năng kiểm tra, đỏnh giỏ cụng tỏc chuyờn mụn, nghiệp vụ;
- Ứng dụng và hướng dẫn sử dụng cỏc thiết bị văn phũng; cỏc chương trỡnh phần mềm tin học thụng dụng trong trao đổi thụng tin nghiệp vụ, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Cú phương phỏp tổ chức cỏc hoạt động, bố trớ sắp xếp cụng việc và cải tiến lề lối làm việc trong cơ quan;
- Phỏt hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức; - Kỹ thuật đỏnh mỏy văn bản đạt tốc độ 60 đập/phỳt;
Điểm khỏc nhau về kỹ năng đối với chuyờn ngành như sau:
- Chuyờn ngành Hành chớnh văn thư:
+ Vận dụng được phương phỏp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về cụng tỏc văn thư;
+ Thực hiện thành thạo cỏc thao tỏc: tiếp nhận, kiểm tra, phõn loại, búc bỡ, đúng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng mỏy vi tớnh và bằng sổ, chuyển giao văn bản đến;
+ Thực hiện thành thạo cỏc thao tỏc: kiểm tra thể thức, hỡnh thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản, đúng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng mỏy vi tớnh và bằng sổ, làm cỏc thủ tục phỏt hành văn bản đi;
+ Thực hiện thành thạo cỏc bước làm thủ tục sao và ban hành bản sao văn bản; + Xỏc định chớnh xỏc hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị;
+ Lập tương đối thành thạo hồ sơ cụng việc, hồ sơ nguyờn tắc, hồ sơ nhõn sự; + Hướng dẫn được phương phỏp lập hồ sơ;
+ Làm thành thạo cỏc thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
+ Thực hiện thành thạo cỏc thao tỏc soạn thảo văn bản trờn mỏy vi tớnh và quản lý văn bản đi, đến;
+ Viết bỡa hồ sơ, bỡ văn bản, giấy giới thiệu, đăng ký văn bản đến, văn bản đi, chữ rừ ràng;
- Chuyờn ngành Lưu trữ:
+ Tổ chức được nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan; + Chỉnh lý thành thạo một phụng tài liệu lưu trữ;
+ Xỏc định, lựa chọn đỳng những tài liệu cú giỏ trị để bảo quản, loại những tài liệu hết giỏ trị để tiờu huỷ;
+ Làm được cụng cụ tra cứu tài liệu
+ Sử dụng thành thạo cỏc mỏy múc, thiết bị bảo quản tài liệu; + Làm được cỏc quy trỡnh khử trựng, Axit;
+ Làm được cỏc quy trỡnh tu bổ phục chế tài liệu;
+ Phục vụ được cỏc nhu cầu khai thỏc sử dụng tài liệu tại phũng đọc; + Sử dụng thành thạo cỏc phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
* Yờu cầu về "thỏi độ" của 3 chuyờn ngành trờn như sau:
- Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng và chớnh sỏch, phỏp luật của Nhà nước; - Cú lũng yờu nước, yờu chủ nghĩa xó hội, trung thành với sự nghiệp cỏch mạng của Đảng Cộng sản Việt Nam và lợi ớch của đất nước;
- Cú phẩm chất chớnh trị tốt, lập trường tư tưởng vững vàng, cú lũng yờu nghề và tỏc phong của người cỏn bộ, cụng chức, viờn chức;
- Cú đạo đức nghề nghiệp;
- Cú ý thức tổ chức kỷ luật và tỏc phong cụng nghiệp, nghiờm tỳc, trung thực, cần kiệm, tỷ mỷ, chớnh xỏc;
- Tuõn thủ cỏc quy định về bảo mật;
- Cú tinh thần trỏch nhiệm và cú ý thức phục vụ xó hội, cơ quan, tổ chức.
1.4. Nhu cầu xó hội về nguồn nhõn lực văn thƣ - lƣu trữ bậc cao đẳng
Theo Quy hoạch phỏt triển nhõn lực ngành Nội vụ giai đoạn 2011-2020 của Bộ Nội vụ: Dự bỏo nhu cầu về trỡnh độ đào tạo “Đến năm 2020, số cụng chức, viờn chức của ngành Nội vụ cú trỡnh độ đào tạo từ cử nhõn, thạc sỹ, tiến sỹ khoảng 35.700 người, chiếm khoảng hơn 70% trong tổng số cụng chức, viờn chức ngành Nội vụ. Cụ thể, nhõn lực cú trỡnh độ đào tạo cử nhõn chiếm hơn 60% và nhõn lực cú trỡnh độ thạc sỹ, tiến sỹ khoảng 10%.
Tỷ lệ cụng chức, viờn chức ngành Nội vụ cần đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ giai đoạn 2011 – 2015 khoảng 30%, giai đoạn 2016 – 2020 khoảng 25 % tổng số cụng chức, viờn chức. Ước tớnh khoảng 11.000
Theo Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước:
1.4.1. Cơ quan cấp trung ương
Do thực trạng hiện nay đang cú nhiều bất cập về nhõn lực đảm bảo cho yờu cầu hoạt động văn thư, lưu trữ khối cỏc cơ quan cấp trung ương, nờn giai đoạn 2011-2015 nhu cầu về nhõn lực văn thư, lưu trữ cần tăng bỡnh quõn khoảng từ 15 - 20 % so với năm 2010; đến năm 2020 số lượng nhõn lực tăng khoảng 10% so với năm 2015, trong đú: 40% cụng chức; 60% viờn chức như:
- Biờn chế làm văn thư, lưu trữ thuộc 09 bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chớnh phủ tăng từ 167 (năm 2010) lờn 239 người (năm 2015) và 260 người (2020), bỡnh quõn bố trớ từ 16 đến 34 người (năm 2015) và từ 17 đến 34 người (2020);
- Biờn chế làm văn thư, lưu trữ ở cỏc cơ quan, tổ chức như Ban Thường trực uỷ ban nhõn dõn mặt trận tổ quốc Việt Nam, Ban dõn vận, Ban chấp hành trung ương, VP BCĐTW về phũng, chống tham nhũng, Viện Khoa học và Cụng nghệ Việt Nam, Văn phũng Ban chấp hành TW, Cơ quan Uỷ ban Ktra-Ban CHTW, Đài tiếng núi Việt Nam, Viện Khoa học xó hội Việt Nam, Hội Liờn Hiệp phụ nữ Việt Nam, Thụng tấn xó VN, Bảo hiểm xó hội Việt Nam, Đài truyền hỡnh VN, Ngõn hàng phỏt triển VN, Hội nụng
dõn VN, Đường sắt Việt Nam, Đại học Quốc gia Hà Nội, Ban quản lý lăng Bỏc tăng từ
59 người (năm 2010) lờn 174 người (năm 2015) và 191 người (2020), bỡnh quõn bố trớ từ 7 đến 10 người (năm 2015) và từ 7 đến 12 người (2020)
- Biờn chế làm văn thư, lưu trữ ở cơ quan, tổ chức cú đặc thự về quản lý tài liệu chuyờn ngành tăng từ 228 người (năm 2010) lờn 430 người (năm 2015) và 482 người (2020), bỡnh quõn bố trớ từ 20 đến 30 người (năm 2015) và từ 25 đến 40 người (2020).
Từ thực tế nhiệm vụ và chất lượng cụng tỏc văn thư, lưu trữ trong thời gian qua của 6 Tổng cục trực thuộc bộ cú chức năng quản lý ngành dọc từ trung ương đến địa phương; 09 Tổng cục là Đường bộ Việt Nam, Dự trữ Nhà nước, Biển và Hải đảo Việt Nam, Mụi trường, Dạy nghề, Du lịch, Thể dục - Thể thao và Dõn số kế hoạch hoỏ gia đỡnh, Tiờu chuẩn Đo lường Chất lượng và 100 Cục và Ban trực thuộc Bộ rất cần bổ sung nguồn nhõn lực bậc cao đẳng đỳng chuyờn ngành cho cụng tỏc văn thư, lưu trữ.
Đối với tổ chức phi chớnh phủ được quy định trong Danh mục số 1 nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo Quyết định 115/QĐ-VTLTNN và Quyết định 116/QĐ- VTLTNN ngày 15/5/2009, tuỳ thuộc khối lượng cụng việc văn thư, lưu trữ mà bố trớ ớt nhất 1 người làm văn thư, 1 người làm lưu trữ; về trỡnh độ, bảo đảm ớt nhất là 1 người (trong 2 người) cú trỡnh độ đại học đỳng chuyờn ngành.
Như vậy, dự kiến nhu cầu nhõn lực cụng tỏc văn thư, lưu trữ tại cỏc bộ, ngành trung ương như sau: Đến năm 2015: tổng số 1.000 người, 100% qua đào tạo, trong đú:
45% cú trỡnh độ đại học; 35 % cú trỡnh độ cao đẳng hoặc trung cấp, 25% đào tạo nghề hoặc sơ cấp; Đến năm 2020: tổng số 1.110 người, 100% qua đào tạo, trong đú: 45% cú trỡnh độ đại học; 40% cú trỡnh độ cao đẳng hoặc trung cấp, 20 % đào tạo nghề hoặc sơ cấp.[tr6, 9]
1.4.2. Cơ quan cấp địa phương
a) Cấp tỉnh
* Tại cỏc Chi cục Văn thư lưu trữ:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ cú Chi cục trưởng và khụng quỏ 02 Phú Chi cục trưởng. Chi cục trưởng chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc Sở Nội vụ và trước phỏp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục. Phú Chi cục trưởng chịu trỏch nhiệm trước Chi cục trưởng và trước phỏp luật về lĩnh vực cụng tỏc được phõn cụng.
Chi cục trưởng, cỏc Phú Chi cục trưởng và cụng chức, viờn chức thuộc Chi cục đảm bảo tiờu chuẩn ngạch văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cỏch chức Chi cục trưởng, Phú Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của Nhà nước và phõn cấp của Uỷ ban nhõn dõn tỉnh.
Về số lượng nhõn lực của cỏc Chi cục Văn thư - Lưu trữ do Uỷ ban nhõn dõn tỉnh quyết định trong tổng số biờn chế hành chớnh và sự nghiệp của Sở Nội vụ, đảm bảo theo chỉ tiờu sau:
Đến năm 2015:
- Về biờn chế hành chớnh, tối thiểu đảm bảo: 35 người, trong đú: Lónh đạo Chi cục: 03, phũng Tổ chức- Hành chớnh: 05, phũng Quản lý Văn thư - Lưu trữ: 07
- Về biờn chế sự nghiệp: Phũng Nghiệp vụ: 20
Đến năm 2020:
- Về biờn chế hành chớnh, tối thiểu đảm bảo: 45 người, trong đú: Lónh đạo Chi cục: 03, phũng Tổ chức- Hành chớnh: 07; phũng Quản lý Văn thư - Lưu trữ: 10
- Về biờn chế sự nghiệp: Phũng Nghiệp vụ: 25
* Tại cỏc cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ tỉnh:
- Đến năm 2015: mỗi cơ quan cần cú tối thiểu 01 người chuyờn trỏch văn thư, 01 người chuyờn trỏch cụng tỏc lưu trữ;
- Đến năm 2020: mỗi cơ quan cần cú tối thiểu 01 người chuyờn trỏch văn thư, 02 người chuyờn trỏch cụng tỏc lưu trữ;
b) Cấp huyện
* Tại văn phũng UBND cấp huyện: Bộ phận (Tổ) Văn thư - Lưu trữ thuộc Phũng
Nội vụ bố trớ 03 - 04 biờn chế đủ tiờu chuẩn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn thư và Lưu trữ huyện;
* Tại cỏc cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND cấp huyện: đến năm 2015 bố trớ tối thiểu 3 người làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ (trong đú 2 người làm cụng tỏc văn thư,1 người làm cụng tỏc lưu trữ); đến năm 2020, bố trớ tối thiểu 5 người làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ (trong đú: văn thư: 2 người, lưu trữ: 3 người)
c) Cấp xó
- Đến năm 2015: tại mỗi xó bố trớ 01 cỏn bộ chuyờn trỏch cụng tỏc văn thư và lưu trữ; - Đến năm 2020: Tại mỗi xó cần bố trớ 01 cỏn bộ chuyờn trỏch nghiệp vụ cụng tỏc văn thư, 01 cỏn bộ chuyờn trỏch nghiệp vụ cụng tỏc lưu trữ.
Như vậy, dự kiến tổng thể nhu cầu nhõn lực văn thư, lưu trữ tại cỏc địa phương đến năm 2020 như sau: [9].
DỰ KIẾN NHU CẦU NHÂN LỰC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA CÁC ĐỊA PHƢƠNG ĐẾN NĂM 2020
Loại cơ quan lƣợng Số
cơ quan Nhõn lực 2015 (người) Nhõn lực 2020 (người) Số bỡnh quõn NL trong mỗi cơ quan Tổng số Số bỡnh quõn NL trong mỗi cơ quan Tổng số
Chi Cục Văn thư
Lưu trữ 63 35 2.205 45 2.835
Cỏc cơ quan thuộc danh mục số 1 nộp lưu tài liệu vào LT tỉnh
5.014 2 10.028 3 15.042
VPUBND cấp
huyện 698 4 2.792 6 16.752
Cỏc cơ quan chuyờn mụn thuộc UBND huyện 9.000 1 9.000 2 18.000 VPUBND cấp xó 11.108 1 11.108 2 22.216 Tổng số 786.122 43 34.462 58 74.147
Nguồn: Phũng Nghiệp vụ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Túm lại, nhõn lực Văn thư, Lưu trữ tại cỏc địa phương: Đến năm 2015 khoảng 35.000 người, 100% qua đào tạo, trong đú 30% cú trỡnh độ đại học; 40% cú trỡnh độ cao đẳng hoặc trung cấp; 30 % đào tạo nghề hoặc sơ cấp. Đến năm 2020 khoảng 70.000 người, 100% qua đào tạo, trong đú 30% cú trỡnh độ đại học; 40% cú trỡnh độ cao đẳng hoặc trung cấp; 30 % đào tạo nghề hoặc sơ cấp. [tr6,9]
1.4.3. Một số doanh nghiệp
Theo Trung tõm Dự bỏo nhu cầu nhõn lực và thụng tin thị trường lao động TP.HCM vừa cụng bố 12 nhúm ngành nghề “hấp dẫn” nhiều lao động (LĐ) năm 2013, chiếm hơn 91% tổng nhu cầu rao tuyển 270.000 LĐ (bao gồm 140.000 chỗ làm việc mới).
Số liệu đưa ra từ kết quả khảo sỏt nhu cầu tuyển dụng LĐ tại khoảng 6.000 doanh nghiệp trờn địa bàn TP.HCM, theo ụng Trần Anh Tuấn - Phú giỏm đốc Trung tõm Dự bỏo nhu cầu nhõn lực và thụng tin thị trường lao động TP.HCM:
- Cỏc nhúm ngành thu hỳt lao động gồm marketing - kinh doanh - bỏn hàng; du lịch - nhà hàng - khỏch sạn - dịch vụ - phục vụ; cụng nghệ thụng tin - điện tử - viễn thụng; Quản lý
- Hành chớnh - giỏo dục - đào tạo; dệt - may - da giày; tài chớnh - kế toỏn - kiểm toỏn - đầu tư
- bất động sản - chứng khoỏn; tư vấn - bảo hiểm; cơ khớ - luyện kim - cụng nghệ ụtụ; húa - y tế, chăm súc sức khỏe; xõy dựng - kiến trỳc - giao thụng vận tải; điện - điện cụng nghiệp - điện lạnh; kho bói - vật tư - xuất nhập khẩu.
- Riờng khu chế xuất, khu cụng nghiệp TP.HCM sẽ tập trung rao tuyển cỏc ngành cơ khớ, điện tử, cụng nghệ thụng tin, húa - dược - cao su, chế biến lương thực thực phẩm (khoảng 30.000 LĐ).
- Trong năm 2013, chỉ tiờu cung ứng LĐ đạt trỡnh độ ĐH trở lờn chiếm 12,81%; Cao
đẳng - Trung cấp chiếm 32,73%; sơ cấp nghề và cụng nhõn kỹ thuật lành nghề (11,11%);
cũn lại rơi vào cỏc đối tượng LĐ chưa qua đào tạo (chiếm 43,35%).
ễng Tuấn cũng thừa nhận là thị trường lao động TPHCM vẫn cũn tồn tại nghịch lý cung cầu do chất lượng và đào tạo nhõn lực phõn bố chưa đồng đều giữa cỏc nhúm ngành và cơ cấu trỡnh độ lao động. Cụ thể, nhu cầu về lao động cú nghề kỹ thuật và bậc học cao đẳng, trung cấp, cụng nhõn kỹ thuật luụn cao hơn nguồn cung; trong khi lao động trỡnh độ cao cung nhiều nhưng cầu lại ớt. Mặt khỏc, một số ngành như Kế toỏn – Kiểm toỏn, Quản lý điều hành cú nhiều lao động tỡm việc nhưng doanh nghiệp vẫn than thiếu người làm được việc do chất lượng nguồn cung vẫn chưa đỏp ứng được yờu cầu doanh nghiệp.
Cũng theo ụng Tuấn thỡ trong quý II/2013 cỏc doanh nghiệp sẽ tiếp tục tỏi cấu trỳc doanh nghiệp, nõng cao chất lượng chuyờn mụn nờn cú thể nhiều lao động sẽ mất việc làm, thất nghiệp. Lỳc đú, lực lượng lao động này cần tỏi đào tạo, đào tạo bổ sung cho cụng việc làm mới.
Do vậy, yờu cầu cấp thiết hiện nay của nguồn lao động là phải trau dồi thờm kỹ năng nghề nghiệp để đỏp ứng yờu cầu cụng việc trong giai đoạn mới. ễng Tuấn cho rằng: “Nếu người lao động giỏi nghề, am hiểu nhiều kỹ năng và ngoại ngữ sẽ rất thuận lợi trong việc tỡm được chỗ làm thớch hợp và ổn định”.
Từ thực tế trờn, theo ý kiến chủ quan của tỏc giả, nhu cầu cỏn bộ văn thư lưu trữ bậc cao đẳng được đào tạo đỳng chuyờn ngành ở cỏc cơ quan tổ chức là rất lớn lờn đến hàng nghỡn người.
Như vậy, với nhu cầu về số lượng và chất lượng nhõn lực ngành Nội vụ khụng ngừng tăng, trỏch nhiệm của cỏc cơ sở đào tạo cú đào tạo nguồn nhõn lực văn thư, lưu
trữ bậc cao đẳng rất nặng nề. Dự bỏo nhu cầu nhõn lực cũng cho thấy nhu cầu về nhõn lực chất lượng cao ngày càng được chỳ trọng. Đũi hỏi cỏc trường ĐH, CĐ núi chung và cỏc trường cú đào tạo chuyờn ngành HCVT, VTLT, LTH núi riờng cần phải nõng cao chất lượng đào tạo để đỏp yờu cầu ngày càng cao của ngành và xó hội.
1.5. Sự tỏc động của xó hội đối với quỏ trỡnh giỏo dục đào tạo ngành văn thƣ - lƣu