VI Kế toán thành phẩm & tiêu thụ
Phần II I: Chuyên đề đi sâu
Kế toán nhập vật liệu công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí vật liệu
* Tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp 103
Vật liệu là đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, là yếu tố vật chất cấu thành sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành.
Về mặt hiên vật, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất trong quá trình sản xuất, vật liệu đợc dùng toàn bộ, không giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị, vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Vì vậy vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lợng sản phẩm mà còn ảnh h- ởng lớn đến chất lợng sản phẩm. Vật liệu có đảm bảo đợc chất lợng cao, đúng quy cách chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội.
Căn cứ vào công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu ở Xí nghiệp 103 đợc phân thành các loại sau :
+ Nguyên vật liệu chính : đây là đối tợng lao động chủ yếu của Xí nghiệp khi tham gia vào quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm bao gồm : gạch, cát, xi măng, đinh các loại, đá đổ bê tông, que hàn, sắt thép...
+ Vật liệu phụ bao gồm : cốp pha, dây thừng, cáp thép...
Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động có giá trị thấp hoặc thời gian sử dụng ngắn không đủ điều kiện để xếp vào TSCĐ. Công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp 103 bao gồm : máy cắt φ 125, bảo hộ lao động ...
Xí nghiệp 103 áp dụng hệ thống tài khoản dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT của Bộ tài chính ngày 23/12/1996. Các tài khoản Xí nghiệp sử dụng trong công tác vật liệu bao gồm :
TK 152 - Nguyên vật liệu TK 153 : Công cụ dụng cụ
TK 111 : Tiền mặt TK 336 : Phải trả nội bộ. TK 133 : Thuế VAT đợc khấu trừ.
TK 331 : Phải trả ngời bán
TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp
TK 623 : Chi phí sử dụng máy móc thi công TK 627 : Chi phí sản xuất chung
TK 632 : Giá vốn hàng hoá
Quy trình hạch toán chi tiết vật liệu tại Xí nghiệp
Bảng tổng hợp N - X - T Chứng từ nhập Bảng LK nhập Bảng TH nhập Chứng từ xuất Bảng LK xuất Bảng TH xuất Thẻ kho Sổ chi tiết TK 152
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu
Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và sản phẩm xây dựng, địa điểm phát sinh ở nhiều nơi khác nhau. Để tạo điều kiện trong quá trình sản xuất thi công, tránh việc vận chuyển tốn kém nên Xí nghiệp tổ chức kho vật liệu ở ngay từng công trình. * Thủ tục nhập kho vật t :
Vật liệu mà Xí nghiệp 103 sử dụng trong quá trình sản xuất hoàn toàn là vật liệu mua ngoài đợc kế toán sử dụng giá thực tế để hạch toán.
Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho, giá thực tế vật liệu gồm có : giá mua đã đợc hai bên thoả thuận trong hợp đồng kinh tế về cung cấp vật t bao gồm cả chi phí vận chuyển ( nếu có ).
Theo chế độ kế toán quy định tất cả vật liệu mua vào khi về đến Xí nghiệp đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho. Sau khi kiểm tra nếu đồng ý cho nhập kho, thủ kho phải xem xét số vật liệu, CCDC nhập đó có đúng chủng loại, quy cách vật liệu, số lợng, phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế thì mới tiến hành ghi thẻ kho và các chứng từ có liên quan.
Căn cứ vào hàng hoá, vật t mua về nhập vào kho thủ kho viết phiếu nhập kho vật liệu, CCDC phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên.
Liên 1, liên 2 sau khi thủ kho vào thẻ kho đợc chuyển lên cho kế toán để kẹp cùng bảng liệt kê nhập vật t và sổ tổng hợp TK 331 theo dõi cho toàn công trình.
Liên 3 : Giao cho khách hàng để thanh toán. Sổ Nhật ký chung
Cụ thể trong tháng 5 năm 2002 Xí nghiệp 103 mua dây thép, que hàn, đinh của Cửa hàng Lơng thực thực phẩm Hoàn Kiếm II.
Minh họa : Hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho.
Mẫu 01 - GTKT- 3LL
Hoá đơn ( GTGT )
Liên 2 ( giao cho khách hàng ) Ký hiệu : AA/98
Ngày 7 tháng 5 năm 2002 Số : Đơn vị bán hàng : Cửa hàng LTTP Hoàn Kiếm II
Địa chỉ : 33 Mã Mây - HN Số tài khoản :
Điên thoại : Mã số : 0101118079002 Họ và tên ngời mua : Trần Văn Giáp
Đơn vị : Xí nghiệp 103
Địa chỉ : 59 Quang Trung Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Séc Mã số : 0100105782
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Dây thép buộc 1 ly kg 500 5.800 2.900.000 2 Que hàn φ 3+4 kg 260 7.200 1.872.000 3 Đinh 5 cm kg 50 5.200 260.000 4 Đinh 7 cm kg 200 4.900 980.000 Cộng thành tiền 6.012.000 Thuế GTGT 5 % 300.600
Tổng cộng tiền thanh toán 6.312.600
Số tiền bằng chữ : Sáu triệu ba trăm mời hai ngàn sáu trăm đồng chẵn. Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên )
+ Hoá đơn do ngời bán lập ghi rõ số lợng từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền ( cả thuế GTGT ) mà Xí nghiệp phải trả cho ngời bán.
+ Tác dụng : Hoá đơn là căn cứ để lập các chứng từ thanh toán tiền hàng sau khi nhận hàng bên mua phải ký vào hoá đơn cùng với chữ ký của kế toán trởng và thủ tr- ởng đơn vị.
Xí nghiệp 103 Phiếu nhập kho QĐ số : 1141 TC/CĐKT Ngày 7 tháng 5 năm 2002 ngày 1-11-1995 của BTC Họ tên ngời giao hàng : Cửa hàng LTTP Hoàn Kiếm II Số : 9
Theo .... Số ... ngày ... tháng ... năm 200... của ... Nợ : 152 Nhập tại kho : CT Hàng Hải Có : 331
STT Tên vật t Mã số ĐVT Số lợng Theo CT Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Dây thép 1 ly kg 500 500 5.800 2.900.000 2 Que hàn φ 3+4 kg 260 260 7.200 1.872.000 3 Đinh 5 cm kg 50 50 5.200 260.000 4 Đinh 7 cm kg 200 200 4.900 980.000 Cộng 6.012.000
( Viết bằng chữ ) : Sáu triệu không trăm mời hai ngàn đồng chẵn.
Nhập ngày 7 tháng 5 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ khoKế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
Tác dụng : Phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành, là căn cứ ghi vào thẻ kho và bảng liệt kê nhập vật t cũng nh sổ chi tiết và sổ số d ( nếu cuối tháng còn tồn ).
Trờng hợp vật liệu thừa so với hoá đơn thì thủ kho, nhân viên phòng vật t và đại diên bên bán cùng nhau đến tiến hành giải quyết. Thông thờng số thừa Xí nghiệp sẽ mua lại hết sau khi đã tiến hành thoả thuận xong.
Trờng hợp thiếu hụt thì thanh toán theo số thực nhập. Nếu vật liệu đợc nhà cung cấp đa vào tận kho của Xí nghiệp thì các trờng hợp hao hụt hầu nh là ít xảy ra.
Trong sản xuất nhiều khi không tránh khỏi thiếu vật liệu đột xuất. Khi đó nhân viên các đội chủ động đề nghị xin tạm ứng tiền mặt tìm mua vật liệu về cho các tổ sản xuất để đảm bảo tiến độ sản xuất. Trong trờng hợp này, thủ kho có trách nhiệm kiểm nhận số vật liệu nêu trên và cán bộ vật t đồng thời viết phiếu nhập kho và phiếu xuất nh đối với vật liệu Xí nghiệp mua ngoài nhập kho. Nếu có hao hụt thì tuỳ theo quy định cụ thể của Xí nghiệp để quy trách nhiệm một cách hợp lý.
Trong các Công ty thuộc ngành xây dựng thì vật liệu xuất kho chủ yếu cho việc xây dựng các công trình, hạng mục công trình, quản lý và phục vụ cho quá trình thi công công trình đó mà vật liệu là yếu tố cấu thành nên giá trị công trình.
Cũng nh bất kỳ doanh nghiệp nào, ở Xí nghiệp 103 khi xuất kho vật liệu với mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định nh phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập và ngời phụ trách bộ phận xin lĩnh ký vào phiếu trớc khi đa xuống kho lĩnh. Căn cứ vào phiếu xuất kho đợc duyệt bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Khi giao vật liệu thủ kho và ngời nhận ký xác nhận về số lợng thực xuất vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho có giá trị đợc sử dụng làm căn cứ ghi vào thẻ, phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên :
Liên 1 : Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán chi tiết vật liệu.
Liên 2 : Giao cho ngời lĩnh vật t.
Nh vậy tuỳ theo mục đích sử dụng, kế toán vật liệu cuối tháng căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Số vật liệu xuất trong kỳ đợc tính theo phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền.
Giá thực tế Giá thực tế vật Giá thực tế vật liệu vật liệu = liệu tồn đầu kỳ + nhập kho trong kỳ xuất kho Số vật liệu + Số vật liệu
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Từ công thức tính, căn cứ vào lợng tồn kho và thực nhập trong tháng ta có lợng xuất của dây thép, que hàn trong tháng 5 năm 2002 nh sau :
- Tồn kho của dây thép 1 ly tháng 5 năm 2002 là : về lợng là 232 kg, thành tiền là 1.345.600 đồng.
- Nhập dây thép 1 ly trong tháng 5 năm 2002 là : về lợng là 500 kg, thành tiền là 2.900.000 đồng.
1.345.600 + 2.900.000 = 4.245.600 = 5.800 đồng. 232 + 500 732
Theo nh phiếu xuất số 5 có lợng xuất là 180 kg thì số tiền sẽ là : 5.800 x 180 = 1.044.000 đồng.
* Các vật liệu khác cũng đợc tính tơng tự.
Công ty XD số 1 Mẫu số 02 - VT Xí nghiệp 103 Phiếu xuất kho QĐ số : 1141 TC/CĐKT Ngày 7 tháng 5 năm 2002 ngày 1-11-1995 của BTC Họ tên ngời nhận: Tổ Minh Số : 5
Địa chỉ : Xí nghiệp 103 Nợ : 621 Lý do xuất : Dùng vào việc thi công CT HH - GĐ2 Có : 152 Xuất tại kho : CT Hàng Hải
STT Tên vật t Mã số ĐVT Theo CTSố lợngThực xuất Đơn giá Thành tiền
1 Dây thép 1 ly kg 180 180 5.800 1.044.000
2 Que hàn φ 3+4 kg 45 45 7.200 324.000
Cộng 1.368.000
( Viết bằng chữ ) : Một triệu ba trăm sáu mơi tám ngàn đồng chẵn.
Xuất ngày 7 tháng 5 năm 2002 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
(Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên)
Khi nhận đợc phiếu xuất vật liệu, thủ kho vào thẻ, cuối tháng kế toán tiến hành kiểm tra thẻ với phiếu nhập, phiếu xuất. Nếu chênh lệch thì kế toán cũng nh thủ kho tiến hành kiểm tra lại chứng từ gốc và điều chỉnh lại cho phù hợp.
* Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu nh sau :
+ ở kho : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào cột số lợng các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho, mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng.
Thẻ kho do thủ kho ghi, thẻ kho đợc mở cho từng loại vật liệu có một hoặc một số tờ, căn cứ vào khối lợng nghiệp vụ phát sinh.Để đảm bảo tính chính xác của vật liệu,
CCDC tồn kho theo chế độ, hàng tháng kế toán cùng thủ kho phải đối chiếu số vật liệu tồn kho thực tế và số lợng tồn kho trên các thẻ kho.
+ Tại phòng kế toán: Cuối tháng sau khi nhận đợc các chứng từ do các thủ kho đ- a lên, kế toán sẽ tập hợp, lu trữ chúng theo từng kho, từng tháng theo thứ tự từ nhập rồi mới đến xuất. Từ đó, kế toán đa số liệu vào máy theo từng chứng từ, ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ, kế toán tiến hành kiểm tra thẻ tính ra tổng nhập và tổng số xuất và tồn kho của từng loại vật liệu. Chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào sổ kế toán chi tiết TK 152.
Đơn vị : XN 103 Mẫu số 06 - VT Tên kho : CT Hàng Hải Thẻ Kho QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày lập thẻ 7 tháng 5 năm 2002 Ngày 1- 11 - 1995 Tờ số : 1 của Bộ Tài chính Tên nhãn hiệu, quy cách vật t : Dây thép 1 ly
Đơn vị tính : Kg Mã số :
TT SH NTChứng từ Diễn giải Nhập XuấtSố lợng Tồn Ký x.n của k.t
A B C D 1 2 3 4
D đầu tháng 5 năm 2002 232
1 9 7/5 Nhập của cửa hàng LTTP HKII CT HH2
500 732
2 5 7/5 Xuất cho Tổ Minh phục vụ thi công CT HH2