Microsoft Access đã trở thành phần mềm cơ sở dữ liệu liên tục phát triển, thể hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng. Hiện nay Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ thao tác khi làm việc. Hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay đều lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, tất cả các dữ liệu được quản lý theo bảng lưu trữ thông tin về một chủ thể.
Các khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu là cho chúng ta quyền kiểm soát hàon toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác.
Có nhiều các xử lý dữ liệu trong Access lad các bảng, các truy vấn, các bảng biều mẫu, các báo cáo, các macro và các module.
1. Bảng (Table):
Bảng là đối tượng được xác định và dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định, Mỗi bảng đều có các trường (Field) lưu trữ các dữ liệu khác nhau và các bản ghi (Record) lưu trữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó.
1.2. Đặt khoá chính (Primary Key)
Mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ đều có một khoá cơ bản tuỳ theo từng tính chất quan trọng của bảng hay từng cơ sở dữ liệu mà ta chọn làm khoá chính cho phù hợp. Ở chế độ Design muốn chọn trường lamg khoá chính ta bấm vào biểu tượng hình chìa khoá trên thanh công cụ.
1.3. Định nghĩa khoá quan hệ:
Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hrrj thì ta vào Relationship để thiết lập mối quan hệ cho cơ sở dữ liệu.
2. Biểu mẫu (Form)
Biều mẫu là một đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị dữ liệu người dùng. Các biểu mẫu được dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc truy vấn.
Một biểu mẫu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng dụng, ta có thể thiết kế biểu mẫu cho nhiều mục đích khác nhau ngư: Hiển thị và hiệu chỉnh dữ liệu, nhập dữ liệu, hiển nthịi các thông báo.
3. Báo cáo (Report)
Báo cáo là một đối tượng thiết kế để định nghĩa quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn.