Hàng ngày, tại các phòng ban, đơn vị, các cán bộ phụ trách có trách nhiệm theo dõi và ghi chép số lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép… vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo đúng mẫu quy định của Nhà nước được treo công khai tại nơi làm việc để mọi người có thể theo dõi ngày công của mình
Bảng số 2.4.1.1: Bảng chấm công
STT Họ và tên
Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 ... 31 Số công hưởng lương sản phẩm Số công hưởng lương thời gian Số công ngừng việc nghỉ việc hưởng 100% lương(F) Số công Số công hưởng BHXH Ăn ca Độc hại A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Lê Văn Nam XĐ XĐ X 26 24 10
2 Nguyễn Hồng Hạnh
XĐ X X 26 6 24 4
3 Đào Phương Loan XĐ F X 20 17 3
4 Vương Tuấn Anh XĐ X X 26 24 5
Bảng 2.4.1.2:Bảng thanh toán tiền lƣơng
TT Họ và tên lương Bậc
Lương sản phẩm
Lương thời gian nghỉ việc phải ngừng việc hưởng 100% lương Độc hại Lương năng suất Điều chỉnh thu nhập Ăn ca Phụ cấp khác Tổng số
Tạm ứng kỳ I` Các khoản phải khấu trừ
Kỳ II được lĩnh
Số SP (phụ cấp)
Số
tiền Số công Số tiền công Số Số
tiền Số công Số tiền Số tiền Ký nhận BHXH 6%
Vé ôtô Cộng Số tiền Ký nhận
A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1 Lê Văn Nam 625800 42000 26 625800 16 38500 438100 200000 24 96000 1440400 800000 Đã ký 40100 40100 600300 Đã ký
2 Nguyễn Hồng Hạnh 373800 20 6 373800 3 4300 201300 200000 17 68000 847400 500000 Đã ký 22400 20000 42400 305000 Đã ký 3 Đào Phương Loan 373800 26 373800 5 7200 261700 200000 24 96000 938700 500000 Đã ký 22400 22400 416300 Đã ký 4 Vương Tuấn Anh 373800 26 373800 10 14400 261700 200000 24 96000 945900 500000 Đã ký 22400 22400 423500 Đã ký 5 Trần Ngọc Cương 373800 26 373800 5 7200 261700 200000 24 96000 938700 500000 Đã ký 22400 22400 416300 Đã ký
Cuối tháng tại các phòng ban, đơn vị, các cán bộ phụ trách có trách nhiệm tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, nghỉ phép, nghỉ không lương của từng người lao động trong phòng ban, đơn vị mình. Bảng chấm công của các đơn vị hưởng lương theo thời gian được gửi trực tiếp lên Phòng Tổ chức nhân sự xem xét và duyệt, sau đó chuyển sang phòng kế toán để tính lương. Khi nhận được Bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan, kế toán tiền lương kiểm tra lại, tính lương cho từng người tại các đơn vị đồng thời lập Bảng thanh toán tiền lương (Bảng 2.4.1.2). Bảng thanh toán tiền lương sau khi được Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt sẽ trở thành căn cứ để thủ quỹ thanh toán lương cho người lao động. Sau đó, lại chuyển cho kế toán tiền lương để lập Bảng phân bổ chi phí nhân công và BHXH ( Bảng 2.4.1.3) đồng thời tiến hành ghi sổ kế toán. Kết thúc của quá trình luân chuyển chứng từ là lưu chứng từ tại Phòng kế toán.
Bảng 2.4.1.3: Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH
STT
Ghi Có TK
Ghi Nợ TK
TK 334 - Phải trả nhân viên TK 338- Phải trả phải nộp khác
TK 335 CF phải trả Lương khoản Các phụ cấp Các khoản khác Cộng có Tk 334 Kinh phí CĐ(3382) BHXH (3383) BHYT (3384) Cộng cóTK338 (3382,3383, 3384) 1 Chi phí nhân công trực tiếp
sản xuất sơn
1943775180 89251122
2 Chi phí nhân công trực tiếp sơn công trình
6202000 0
3 Chi phí nhân viên PX 939909896 44378927
4 Chi phí nhân viên BH 288386200 13242941
5 Chi phí nhân viên QL DN 1395096500
được tính kèm với Bảng thanh toán lương sản phẩm. Người lập Bảng thanh toán lương ký tên rồi sau đó chuyển cho Quản đốc phân xưởng duyệt, tiếp đến chuyển cho Thủ kho, Thủ kho xác nhận số lượng sản phẩm nhập kho rồi chuyển đến phòng KCS ( kiểm tra chất lượng sản phẩm) xác nhận chất lượng sản phẩm, chuyển đến phòng kế hoạch đối chiếu với kế hoạch đặt ra, chuyển đến bộ phận lao động tiền lương ký duyệt và Giám đốc duyệt. Sau đó chuyển cho kế toán tiền lương và luân chuyển tương tự như Bảng chấm công của các đơn vị hưởng lương theo thời gian.
Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán tiền lương ở trên được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4.1: Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán tiền lƣơng tại Công ty sơ tổng hợp Hà nội
2.4.1.2.Trình tự hạch toán kế toán tiền lương.
Để hạch toán kế toán tiền lương Công ty sử dụng các Tài khoản sau. Bộ phận, đơn vị Tổ chức nhân sự Phòng kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Phòng kế toán Lưu chứng từ Bảng chấm công Xét duyệt
Kế toán tiền lương tính lương, lập bảng thanh toán tiền lương
Kiểm tra, xác nhận và ký duyệt
Duyệt y
Thanh toán thưởng cho người lao động
Lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, ghi sổ kế toán
toán với công nhân viên của Công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.
TK 334 được chi tiết thành: TK 3341 – Lương thời gian. TK 3342 – Lương sản phẩm.
TK 3343 – BHXH phải trả công nhân viên TK 3344 – Tiền ăn ca
TK 3345 – Tiền phụ cấp TK 3346 – Tiền thưởng.
* TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp”: Dùng để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, dịch vụ.
TK 622 được chi tiết thành 3 TK sau:
TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn.
TK 6222: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn công trình. TK 6223: BHXH, BHYT, KPCB ( phân tích vào chi phí).
* TK 627- 6271 “ Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng”: Dùng để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng.
TK 6271 được chi tiết thành hai tài khoản sau: TK 62711 – Lương, thu nhập khác.
TK 62712 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí).
* TK 641- 6411 “ Chi phí nhân viên bán hàng”: Dùng để phản ánh chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng.
TK 6411 được chi tiết thành 2 TK như sau: TK 64111 – Lương, thu nhập khác.
TK 64112 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí).
* TK 642- 6421 “ Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp”: Dùng để phản ánh chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
TK 64211 – Lương, thu nhập khác.
TK 64212 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí).
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán như TK 111, 338….
Căn cứ vào dòng tổng cộng trong các bảng thanh toán lương của từng bộ phận, kế toán tiền lương lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của toàn Công ty.
Căn cứ vào số liệu của Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Bảng tổng hợp thanh toán lương, kế toán tiến hành định khoản và tập hợp chi phí tiền lương lên Nhật ký chứng từ số 7, đồng thời phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản 334.
- Chi nhân công trực tiếp:
Nợ TK 622: 1.949.977.180 TK 6221: 1.943.775.180 TK 6222: 6.202.000
Có TK 334 (3341, 3342): 1.949.977.180. - Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng:
Nợ TK 62711 (chi tiết phân xưởng): 939.909.896 Có TK 334 (3341, 3342): 939.909.896. - Chi phí nhân viên bán hàng:
NợTK6411(64111):288.386.200
Có TK 334 (3341, 3342): 288.386.200 - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 6421 (64211): 1.395.096.500
Có TK 334 (3341, 3342): 1.395.096.500
- Khi thanh toán tiền lương cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334 (3341, 3342): 2.135.123.160
sổ cái TK 334. (Bảng số 2.4.1.2). Bảng số 2.4.1.2. Công ty Sơn tổng hợp HN. Sổ Cái TK 334: Phải trả CNV Năm2002 Dư ĐK: Nợ: 0 Có: 2.356.593.157 Ghi Có các TK đối ứngNợ TK này SHTK Q1 Q2 Q3 Q4 Cộng TM TGNH Đống Đa TV 111 1121 3.282.823.543 1.600.000 2.585.085.325 8.550.000 2.600.955.600 2.135.123.160 10.603.987.628 10.150.000 Cộng FS Nợ: Có: 3.284.423.543 2.119.930.710 2.593.635.325 2.880.070.325 2.600.955.600 2.994.090.600 2.135.123.160 4.576.086.068 10.614.137.628 12.570.177.703 Dư CK: Nợ: 0 Có: 4.312.633.232
Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương tại Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 1 Nhật ký chứng từ số1, số 10 Sổ chi tiết TK 334
Sơ đồ 2.4.2: quy trình ghi sổ kế toán tiền lƣơng
2.4.2. Hạch toán kế toán các khoản thu nhập khác của ngƣời lao động.
2.4.2.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu.
Hàng tháng, kế toán tiền lương tính và hạch toán các khoản thu nhập khác ngoài tiền lương của người lao động như: tiền thưởng, tiền ăn ca, phụ cấp… dựa trên các chứng từ: Bảng thanh toán tiền thưởng (Bảng 2.4.2.1), Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương.
Bảng 2.4.2.1:
Công ty sơn tổng hợp Hà Nội Bộ phận: Phòng Kế hoạch
Bảng thanh toán tiền thƣởngnăm 2002
ĐVT: VNĐ Đạt loại Mức lương Tiền lương Tiền lương
tháng theo hệ số 1 2 3 4 5
Lê Văn Nam Đào Phượng Loan Vương Tuấn Anh Trần Ngọc Cương Nguyễn Thị Hạnh A – 1,0 B – 0,8 A – 1,0 C – 0,6 B – 0,8 625.800 373.800 373.800 373.800 373.800 625.800 299.040 373.800 224.280 299.040 1.877.400 897.120 1.121.400 672.840 897.120 Tổng 2.121.000 1.821.960 5.465.880
Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán các khoản thu nhập khác của người lao động tương tự như sơ đồ 2.4.1.
Để hạch toán tiền thưởng, tiền ăn ca, phụ cấp, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 334, TK 431 (4311), TK 622, TK 6271, TK 6411, TK 6421, ….
Căn cứ vào số liệu trên các chứng từ kế toán tiền lương tiến hành định khoản và ghi vào Nhật ký chứng từ số 7, Sổ chi tiết TK 334.
Cuối kỳ lấy số liệu ở Nhật ký chứng từ số 7 ghi vào sổ cái TK 334. - Kế toán hạch toán tiền thưởng phải trả CBCNV:
Nợ TK 431 (4311): Có TK 3346: - Tiền ăn ca, phụ cấp:
Nợ TK 622 (6221, 6222): Nợ TK 6271 (62711- px): Nợ TK 6411 (64111): Nợ TK 6421 (64211):
Có TK 334 (3344, 3345): - Khi thanh toán:
Nợ TK 334 (3344, 3345, 3346): Có TK 111:
2.5. Thực trạng hạch toán kế toán các quỹ trích theo lƣơng. 2.5.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu.
chứng từ hợp lý kèm theo.
Nếu nghỉ từ 1- 3 ngày, chứng từ để thanh toán do y tế Công ty cấp- đó là giấy chứng nhận để thanh toán.
Nếu nghỉ từ ngày thứ 4 trở đi thì phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh.
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
Họ và tên: Nguyễn Ngọc ảnh
Đơn vị công tác: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Lý do nghỉ việc: Cảm sốt
Số ngày nghỉ: 01
( Từ ngày 10/01/2003 đến hết ngày 10/01/2003)
Xác nhận của phụ trách Ngày 10 tháng 01 năm 2003 Đơn vị Y, Bác sĩ
Số ngày thực nghỉ: 01 ngày Phần BHXH
Số sổ: 200
1. Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày 2. Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ: 01 ngày 3. Lương tháng đóng BHXH: 1.350.700 đồng 4. Lương bình quân ngày: 51.950 đồng 5. Tỉ lệ hưởng BHXH: 75% 6. Số tiền hưởng: 38.963 đồng Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH Cuối tháng, kế toán viết phiếu thanh toán BHXH theo mẫu sau:
Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH
(Nghỉ ốm, trông con ốm, ….thai sản.)
Họ và tên: Nguyễn Ngọc ảnh Nghề nghiệp: Công nhân nghề hoá
Thời gian đóng BHXH: Năm 1995
Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 1.350.700 đồng Số ngày được nghỉ: 01
Trợ cấp:
Mức 75%: 37.962,5 đồng * 1 ngày = 38.963 đồng Cộng: 38.963 đồng
Bằng chữ: Ba mươi tám nghìn chín trăm sáu mươi ba đồng Ghi chú:
Người lĩnh tiền Kế toán Thủ trưởng đơn vị BCH Công đoàn cơ sở Từ “ Giấy chứng nhận nghỉ BHXH”, kế toán tiền lương lập “Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH” cho từng loại chế độ. Sau đó, lập “ Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH” cho từng đơn vị, bộ phận. Các chứng từ này được kế toán trưởng tổng hợp và lập “ Bảng thanh toán BHXH” làm căn cứ quyết toán với cơ quan BHXH cấp trên.
2.5.2. Trình tự hạch toán kế toán các Quỹ trích theo lƣơng.
Để hạch toán kế toán các Quỹ trích theo lương, kế toán sử dụng TK 338 “ Phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT.
Tài khoản 338 được chi tiết thành 6 TK cấp 2: + ….
+ TK 3382: Kinh phí Công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm Y tế +….
Căn cứ vào Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn Công ty xác định được: Tổng tiền lương thực hiện quý 4 năm 2002 là: 4.586.650.776 đồng
+ Lương cấp bậc của công nhân trực tiếp sản xuất: 296.327.166 đồng + Lương cấp bậc của nhân viên quản lý phân xưởng: 150.474.876 đồng + Lương cấp bậc của nhân viên bán hàng: 43.971.864 đồng
+ Lương cấp bậc của nhân viên quản lý doanh nghiệp: 232.151.094 đồng Kế toán tiền lương hạch toán các quỹ trích theo lương như sau:
Hàng quý trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ( thể hiện trên Bảng phân bổ số 1)
- Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất: Nợ TK 6223: 89.251.122 Có TK 338: 89.251.122
- TK 3382: 1.943.775.180 * 2% = 38.875.504 - TK 3383: 296.327.166 * 15% = 44.449.075 - TK 3384: 296.327.166 * 2% = 5.926.543 - Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng
Nợ TK 6271 (62712): 44.378.927
Có TK 338: 44.378.927
- TK 3382: 939.909.896 * 2% = 18.798.198 - TK 3383: 150.474.876 * 15% = 22.571.231 - TK 3384: 150.747.876 * 2% = 3.009.498 - Chi phí nhân viên bán hàng:
Nợ TK 6411 (64112): 13.242.941
Có TK 338: 13.242.941
- TK 3382: 288.386.200 * 2% = 18.798.198 - TK 3383: 43.971.864 * 15% = 6.595.780 - TK 3384: 43.971.864 * 2% = 879.437 - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp:
- TK 3382: 1.408.337.500 * 2% = 28.166.750 - TK 3383: 232.151.094 * 15% = 34.822.664 - TK 3384: 232.151.094 * 2% = 4.643.022 Hàng quý trích BHXH, BHYT, trừ vào lương của người lao động:
Nợ TK 334: 722.925.000 * 6% = 43.375.500
Có TK 338: 722.925.000 * 6% = 43.375.500 - TK 3383: 722.925.000 * 5% = 36.146.250 - TK 3384: 722.925.000 * 1% = 7.229.250 Những số liệu này được ghi trên Bảng thanh toán tiền lương (Bảng 2.4.1.2) * Khi nộp BHXH, BHYT,KPCĐ cho cơ quan quản lý Quỹ cấp trên:
Nợ TK 338: 212.138.858
- TK 3382: 4.586.610.776 * 1% = 45.866.108 - TK 3383: 722.925.000 * 20% = 144.585.000 - TK 3384: 722.925.000 * 3% = 21.687.750
Có TK 334: 212.138.858
* Cuối quý các khoản chi trợ cấp BHXH cho người lao động được hạch toán vào TK 3343. Trình tự hạch toán như sau:
+ Chi BHXH cho người lao động nghỉ ốm, kế toán ghi: Nợ TK 3343:
Có TK 1111:
+ Khi quyết toán với cơ quan BHXH và được cơ quan BHXH chấp nhận chi trả cho Công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 1121 (NH Công thương Đống Đa): Có TK 3343:
* Chi tiêu kinh phí công đoàn tại Công ty: Nợ TK 3382: 45.866.108
Có TK 1111: 45.866.108
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán vào sổ chi tiết TK 338, Nhật ký chứng từ số 1, số 10.
số 7. Sau đó vào Sổ cái TK 338 và cuối cùng là lập về Báo cáo lao động tiền lương.
Sơ đồ 2.5.2.2: Quy trình ghi sổ kế toán các quỹ trích theo lƣơng 2.6. Thực trạng công tác quản lý lao động, phân tích chỉ tiêu lao động và tiền lƣơng.
2.6.1. Thực trạng công tác quản lý lao động.
Lao động là một trong những yếu tố tiên quyết quyết định sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh. Hay nói cách khác, lao động có vai trò hết sức quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty nói riêng và của tất cả doanh nghiệp nói chung. Do sớm nhận thức được tầm quan trọng của lao động nên Công ty đã có những chính sách quản lý lao động rất chặt chẽ và có hiệu quả cao. Cụ thể:
- Tuyển dụng lao động: Hiện nay do nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất