• Hệ thống kho tàng
Hầu hết cỏc loại nguyờn vật liệu đều mang đặc trưng cơ bản là cú sự tỏch biệt giữa quỏ trỡnh mua sắm và quỏ trỡnh sử dụng chỳng. Với những loại nguyờn vật liệu này doanh nghiệp phải tổ chức dự trữ chỳng. Bờn cạnh đú cỏc điều kiện bất ổn về thị trường cung cấp dẫn đến nguy cơ khụng cú lợi cho doanh nghiệp (thị trường khan hiếm hơn, giỏ cả sẽ tăng cao hơn...). Trong điều kiện đú doanh nghiệp khụng những dự trữ cõn đối với nhiệm vụ sản xuất mà doanh nghiệp cũ phải tớnh tới dự trữ mang tớnh đầu cơ (trong điều kiện khả năng tài chớnh cho phộp).
Mọi nguyờn vật liệu (hàng hoỏ) sau khi được mua sắm ở thị trường phải được vận chuyển về doanh nghiệp và tạm thời dự trữ trong kho. Doanh nghiệp cần tớnh toỏn, bố trớ hệ thống kho tàng phải nhằm mục tiờu đỏp ứng kịp thời yờu cầu sản xuất với tổng chi phớ kinh doanh mua sắm, vận chuyển và lưu kho tối thiểu
Kho tàng của doanh nghiệp cần đảm bảo cỏc yờu cầu cơ bản sau
- Diện tớch kho tàng phải đủ lớn, đỏp ứng được cỏc nhu cầu lưu trữ, nhập kho, vào kho
- Kho tàng phải sỏng sủa, dễ quan sỏt - Đảm bảo an toàn
- Trang thiết bị khi tàng phải đỏp ứng yờu cầu trang thiết bị tối thiểu do chớnh đặc điểm của nguyờn vật liệu lưu kho đũi hỏi.
• Quản trị NVL trong kho + Phõn loại NVL
Trong sản xuất kinh doanh, dự trữ hàng hoỏ, NVL là cần thiết, khỏch quan, vỡ duy trỡ hàng dự trữ cú những vai trũ sau:
Đảm bảo sự gắn bú, liờn kết chặt chẽ giũa cỏc khõu, cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh sản xuất
Đảm bảo kịp thời nhu cầu khỏch hàng trong bất kỳ thời điểm nào
Tuy nhiờn khụng phải loại hàng hoỏ nào cũng cú vai trũ như nhau, được quan tõm như nhau trong việc bảo quản. Để đỏp ứng được yờu cầu về hiệu quả kinh tế trong việc dự trữ doanh nghiệp cần tỡm cỏch phõn loại chỳng. Cú nhiều cỏch phõn loại khỏc nhau:
Thứ nhất: Kỹ thuật phõn tớch ABC phõn loại toàn bộ hàng dự trữ của doanh nghiệp thành ba nhúm: Nhúm A, Nhúm B, Nhúm C. Căn cứ vào mối quan hệ giỏ trị hàng năm với số lượng chủng loại hàng.
Giỏ trị hàng hoỏ dự trữ hàng năm được xỏc định bằng tớch số giữa giỏ bỏn một đơn vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm.
% về giỏ trị hàng dự trữ Nhúm A Nhúm B 100% 80% 5% 20% 50% % về số chủng loại 15% 45% 100%
Số lượng chủng loại hàng là: Số cỏc loại hàng hoỏ dự trữ của doanh nghiệp trong năm.
- Nhúm A bao gồm những loại hàng hoỏ dự trữ cú giỏ trị hàng năm cao nhất, chỳng cú giỏ trị từ 70%- 80% so với tổng giỏ trị hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng, chủng loại chỳng chỉ chiếm 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ
- Nhúm B bao gồm những loại hàng dự trữ cú giỏ trị hàng năm ở mức trung bỡnh, chỳng cú giỏ trị 15%-25% so với tổng giỏ trị hàng dự trữ, nhưng về số lượng, chủng loại chỳng chiếm khoảng 30% tổng số chủng loại hàng dự trữ.
- Nhúm C bao gồm những loại hàng cú giỏ trị hàng năm nhỏ, giỏ trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giỏ trị cỏc loại hàng hoỏ dự trữ, tuy nhiờn số lượng chủng loại chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng dự trữ.
Bằng đồ thị, chỳng ta cú thể biểu thị tiờu chuẩn của cỏc nhúm hàng dự trữ theo kỹ thuật phõn tớch ABC như sau:
Kỹ thuật phõn tớch ABC trong cụng tỏc quản trị dự trữ cú những tỏc dụng sau:
Cỏc nguồn vốn dựng mua hàng nhúm A cần phải nhiều hơn so với nhúm C, do đú cần cú sự ưu tiờn dầu tư thớch đỏng vào quản trị nhúm A.
Cỏc loại hàng nhúm A cần cú sự ưu tiờn trong bố trớ, kiểm tra, kiểm soỏt về hiện vật. Việc thiết lập cỏc bỏo cỏo chớnh xỏc về nhúm A phải được thực hiện thường xuyờn nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
Trong dự bỏo nhu cầu dự trữ chỳng ta cần ỏp dụng cỏc phương phỏp dự bỏo khỏc nhau cho cỏc nhúm hàng khỏc nhau. Nhúm A cần được dự bỏo cẩn thận hơn cỏc nhúm khỏc.
Nhờ cú kỹ thuật phõn tớch ABC trỡnh độ của nhõn viờn giữ kho tàng tăng lờn khụng ngừng, do họ thường xuyờn thực hiện cỏc chu kỳ kiểm tra, kiểm soỏt từng nhúm hàng.
Túm lại, kỹ thuật phõn tớch ABC sẽ cho chỳng ta những kết quả tốt hơn trong dự bỏo, kiểm soỏt, đảm bảo tớnh khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoỏ lượng dự trữ.
Thứ hai, nếu căn cứ vào đặc điểm của hàng hoỏ lưu kho cú thể phõn loại theo cỏc tiờu thức khỏc nhau như hỡnh dỏng, kớch thước, tớnh chất dễ vỡ hay khụng…để phõn chỳng thành cỏc nhúm loại khỏc nhau.
Thứ ba: Phõn loại theo thời gian và mức sử dụng hàng hoỏ để đảm bảo sắp xếp chỳng trong kho một cỏch khoa học.
+ Tiếp nhận NVL
Tiếp nhận NVL phải đảm bảo mục tiờu đỳng về chủng loại, số lượng, chất lượng và thời gian
Tiếp nhận NVL thuộc nhiệm vụ của bộ phận quản trị kho tàng. Hoạt động này liờn quan đến bộ phận cung ứng và vận chuyển NVL về kho doanh nghiệp
Khõu tiếp nhận là khõu quyết định. Đội ngũ nhõn viờn làm cụng tỏc này phải tuõn thủ triệt để quy trỡnh tiếp nhận từng loại NVL. Thủ tục tiếp nhận bao gồm khõu sử dụng cỏc dụng cụ đo đếm cần thiết để kiểm tra chặt chẽ về số
lượng và chất lượng bằng cỏc phương phỏp thớch hợp; ghi nhận những sai lệch so với mẫu mó, chứng từ của bờn cấp hàng để ghi chộp vào tài liệu giao nhận. Cụng việc tiếp theo là phõn loại, đỏnh dấu và nhập kho.
Việc sắp xếp NVL vào kho phải đảm bảo yờu cầu dễ tỡm, dễ thấy, dễ kiểm tra cũng như tuõn thủ nguyờn tắc hàng nhập trước xuất trước và hàng nhập sau xuất sau. Phõn loại và xếp đặt từng loại NVL phải phự hợp với trang thiết bị lưu kho và bảo quản NVL.
Bảo quản NVL trong kho liờn quan nhiều đến trang thiết bị lưu kho và đặc điểm cũng như việc sắp xếp từng loại NVL.
- Cụng tỏc định mức tiờu dựng NVL phải được chỳ ý đỳng mức. Định mức phải được xõy dựng phự hợp với điều kiện tiờu dựng và bảo quản từng loại NVL và phải xõy dựng cho mọi khõu cụng việc cú sử dụng NVL cụ thẻ. Do cỏc điều kiện sử dụng và lưu kho thường xuyờn thay đổi nờn bộ phận định mức cũng phải thường xuyờn kiểm tra, đỏnh giỏ và hoàn thiện định mức.
- Chuẩn bị cấp phỏt NVL cũng là một nội dung quan trọng
Cú hai hỡnh thức cấp phỏt nguyờn vật liệu: Cấp phỏt theo lệnh và cấp phỏt theo kế hoạch
Cấp phỏt theo lệnh là dựa vào cỏc lệnh xuất kho để cấp phỏt nguyờn vật liệu. Cỏch này đảy nhõn viờn cấp phỏt vào thế bị động, cú thể khụng chuẩn bị được nguyờn vật liệu sẵn sàng theo yờu cầu của lệnh cấp phỏt
Cấp phỏt theo kế hoạch là kế hoạch cấp phỏt nguyờn vật liệu phự hợp với kế hoạch tỏc nghiệp và định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu. Phương phỏp này cho phộp bộ phận cấp phỏt chủ động chuẩn bị nguyờn vật liệu cũng như cỏc điều kiện cần thiết khỏc cho cụng tỏc cấp phỏt.
- Ghi chộp, theo dừi cấp phỏt phải liờn tục và đầy đủ theo cỏc mẫu biểu được thiết kế khoa học. Cụng tỏc thống kờ, lập sổ sỏch theo dừi việc xuất nhập, tồn kho đối với từng loại NVL cụ thể phục vụ cho cụng tỏc theo dừi, kế toỏn và tớnh toỏn chi phớ kinh doanh. Tuỳ theo từng loại NVL mà sử dụng hỡnh thức sổ sỏch, thẻ theo dừi hoặc hoỏ đơn chứng từ nhập xuất thớch hợp.
- Kiểm kờ NVL lưu kho định kỳ và bất thường. Cụng tỏc kỉờm kờ định kỳ phải được tiến hành phự hợp với yờu cầu lưu kho và tớnh toỏn chi phớ kinh doanh. Kiểm kờ bất thường khi cú những dấu hiệu hoặc biểu hiện đột biến về số lượng, chất lượng NVL lưu kho. Kiểm tra kho tàng và NVL trong kho là rất quan trọng vỡ chỉ cú thụng qua kiểm tra mới cú thể xỏc định xem liệu giữa tồn kho trờn thực tế và trong bỏo cỏo cú trựng nhau khụng? Liệu cỏc yờu cầu về cụng tỏc lưu kho NVL cú được thực hiện và thực hiện ở mức độ nào?...Thụng qua kiểm tra, phõn tớch mới cú thể phỏt hiện nguyờn nhõn của thực trạng đó kết luận và trờn cơ sở đú mà cú giải phỏp thớch hợp. Tuỳ từng loại kiểm tra mà sử dụng lực lượng và phương tiện thớch hợp.
- Tớnh chi phớ kinh doanh lưu kho cũng là một nội dung cần thiết. Muốn tớnh được chi phớ kinh doanh phải cú kiến thức về phõn loại chi phớ kinh doanh khoa học và tớnh chi phớ kinh doanh theo quan điểm.